檔案管理數(shù)字化轉型的路徑探究

任慧

摘 ?要：數(shù)字化技術近年來推動了許多行業(yè)的發(fā)展，檔案管理作為企業(yè)經營中的重要部分，也應引入數(shù)字化技術來完善其工作需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法滿足當今企業(yè)以及單位的需求，因此建設檔案數(shù)字化管理至關重要。本文主要描述了檔案數(shù)字化建設的含義以及基本原則，并闡述了企業(yè)在當下實施檔案管理數(shù)字化建設的益處。

關鍵詞：檔案數(shù)字化;企業(yè);策略

傳統(tǒng)的檔案管理模式在保密性以及便捷性上都存在一定問題，檔案管理模式應尋求新的突破。在大數(shù)據(jù)、云計算不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作應順應時代的發(fā)展，朝更加數(shù)字化、信息化的方向建設，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設概述

1.1 檔案數(shù)字化的基本定義

隨著科技的發(fā)展，檔案管理的方式也逐漸趨于信息化、數(shù)字化，計算機應用，多媒體發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的運用不斷地改善著檔案管理的方式。這些科學技術的應用已成為當下檔案數(shù)字化建設不可或缺的工具。在檔案管理工作的發(fā)展中，越來越多的檔案資料轉化成信息化、數(shù)字化的形式，通過科技進行保存、整理。這樣數(shù)字化的檔案管理模式不僅滿足了檔案信息的管理需求，同時也順應了傳統(tǒng)檔案管理模式中的統(tǒng)一儲存。除此之外，檔案數(shù)字化還推動了檔案共享的發(fā)展，減少了檔案工作人員在日常工作中的壓力，從多方面推動了檔案工作的發(fā)展以及檔案管理的完善。

1.2 檔案管理的基本原則

檔案數(shù)字化要求的不僅僅是檔案管理工作中某部分的數(shù)字化建設，而是整個檔案管理工作體系的建設。因此在檔案數(shù)字化建設中，建設流程必須要與檔案管理流程相同，要具備較高的技術水準，順應檔案管理工作的流程。在檔案數(shù)字化建設中，首先要保證各項檔案工作的連續(xù)性，要保證檔案管理中的各個環(huán)節(jié)彼此之間銜接，禁止出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。其次檔案管理要確保安全性，要做好檔案信息的保護工作，盡可能提高保密性。檔案數(shù)字化管理的建設與傳統(tǒng)的紙質檔案管理有所不同，相比較紙質形式的檔案管理，數(shù)字化檔案管理更容易發(fā)生信息泄露。一旦發(fā)生信息泄露的問題，不僅會給檔案管理工作帶來危險，還會威脅到個人或者整個企業(yè)的利益與財產安全。除此之外，還要確保檔案原件的保管問題。檔案管理信息化建設的同時也不能忽視原文件的功能性。原文件是數(shù)字化檔案管理建設中的重要數(shù)據(jù)，是數(shù)字化檔案管理的基礎，在日后的數(shù)字化檔案管理中如果出現(xiàn)問題，原文件則是最優(yōu)的記錄依據(jù)以及更改、調整的參考。因此要提升對原文件的保管意識，多數(shù)企業(yè)在檔案管理數(shù)字化的建設中，會采用原件歸檔的模式來對原文件進行管理，這也是一種較為安全的檔案管控形式。最后要確保檔案管理數(shù)字化的順利進行，檔案管理的數(shù)字化建設雖然提升的檔案管理工作的效率，利用扁平化的方式開啟了新型的檔案管理模式，但是并不是依靠幾個人就可以完成檔案管理的全部工作。因此要注意各環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)人員的整合以及磨合。就目前的形式來看，檔案管理中人員在工作上的交接環(huán)節(jié)還有待完善。

2 檔案數(shù)字化建設的重要性

2.1 加強科學管理，提升工作效率

檔案數(shù)字化的建設不僅可以幫助企業(yè)完善檔案管理工作，還可以是企業(yè)的檔案管理工作更加的高效。檔案管理的數(shù)字化建設使日后管理人員在工作中可以更加方便、快捷的找尋自己需要的資料，進而推動工作效率的提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要消耗大量的時間和人力來對檔案進行管理，使得檔案工作繁瑣費事，在數(shù)字化檔案管理模式的幫助下，工作人員可以通過計算機來將所需要存檔的資料進行整理存放，還可以隨時對檔案進行調取等工作。并且大數(shù)據(jù)技術下，檔案信息的整合也會變得更加容易，檔案不再是一堆資料，還可以變?yōu)榭梢岳玫馁Y源。

2.2 強化檔案保管工作

數(shù)字化的建設以及信息技術的引進讓檔案管理工作有了更多的機遇。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的備份一直是較為復雜的工作，檔案原件的存放以及備份的存放都很難滿足存放標準。隨著檔案管理工作的不斷完善，我國各企業(yè)以及事業(yè)單位也逐漸認識到了檔案管理工作的重要性。引入數(shù)字化的技術來對檔案管理工作做出改善，是勢在必行的。以檔案的備份工作為例，傳統(tǒng)的檔案管理模式想要實行檔案備份，就需要對原文件進行查找、復印等工作，整個過程會花費一定時間，并且需要較多的流程，重復復印也會對原文件造成磨損，不利于原文件的保存，并且降低了安全性。而數(shù)字化檔案管理工作中，只需通過計算機就可以對原文件進行備份，只需對原文件進行掃描，存放，就可以完善后續(xù)的工作。

3 檔案數(shù)字化建設的策略

3.1 針對檔案資源數(shù)字化實施科學籌劃

想要完善檔案資源數(shù)字化的建設，首先要明確檔案數(shù)字化建設的意義以及優(yōu)勢，管理者要明確傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端以及數(shù)字化檔案管理模式給企業(yè)帶來的益處。其次要做好數(shù)字化的檔案管理構架，要有相關的專業(yè)人才針對企業(yè)的特征以及檔案管理工作的特點進行科學的籌劃。檔案管理的數(shù)字化建設不僅需要專業(yè)的人才，還需要一定的財力與物力的之處，先進的設備以及科學的系統(tǒng)是保證檔案管理數(shù)字化建設的重要前提。因此相關管理人員應對檔案管理數(shù)字化建設給予高度支持，讓檔案管理數(shù)字化的建設有所保障。

3.2 采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式

在檔案數(shù)字化的建設中，能夠統(tǒng)一檔案數(shù)字化的建設標準也是檔案建設的一大目標之一。數(shù)字化的檔案建設可以借助的檔案管理模式，選擇最優(yōu)的檔案管理模式并且統(tǒng)一管理方式。在檔案管理的數(shù)字化建設中，我國曾頒布了相關的技術標準以及規(guī)范要求，企業(yè)及單位應以該規(guī)范準則為基礎，根據(jù)單位自身的特點以及實際情況對其規(guī)范要求進行完善和提升，在不違反規(guī)范要求的前提下，找尋適合企業(yè)自身的建設模式，這樣才能更好地利用數(shù)字化的檔案管理來開展企業(yè)的相關工作。

3.3 推動檔案數(shù)字化資源共享

要想在企業(yè)的發(fā)展中合理的使用檔案資料，就要完善企業(yè)的檔案數(shù)字化資源共享模式，而在檔案數(shù)字化資源共享中，最重要的就是檔案數(shù)據(jù)庫的建設。數(shù)據(jù)庫不單單是基本檔案的春次，還應涵蓋企業(yè)的檔案目標建設以及多媒體數(shù)據(jù)等信息。要想推動檔案數(shù)字化的資源共享，要在建設之前做好檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設。企業(yè)還是要結合實際情況來制定適合本企業(yè)的運行管理模式以及資源共享流程，完善數(shù)據(jù)庫以及檔案數(shù)字化的構架。

4結束語

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)中不可或缺的一部分，應受到管理者的重視。管理者應認識到檔案數(shù)字化管理以及數(shù)字化建設的重要性，積極調動相關專業(yè)人員，完善企業(yè)的組織結構，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設以及資源的共享。

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