檔案管理的重要性與作用

宋振華

摘 ?要：檔案是一切工作和社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的跟蹤和記錄，是這個(gè)工作發(fā)展的全程見證，因此檔案具有無可比擬的參考使用價(jià)值。不可否認(rèn)，現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中還存在大量問題需要解決，只有正確認(rèn)識和對待存在的問題，才能更好的改進(jìn)檔案工作，為檔案長遠(yuǎn)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;重要性和作用

檔案在社會(huì)發(fā)展中形成，具有促進(jìn)社會(huì)發(fā)展不可替代的價(jià)值作用它的文字的原始性，圖片的真實(shí)性，可以全面反映整個(gè)歷史發(fā)展過程，還原真實(shí)的基礎(chǔ)面貌，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展質(zhì)量，助力經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面發(fā)揮著巨大的力量，因此做好檔案工作成效顯著。但是，在檔案工作過程中，仍然會(huì)遇到很多現(xiàn)實(shí)的問題和障礙，需要盡快予以解決，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

1.檔案管理工作的意義

檔案工作具有多方面的工作特性和無可比擬的價(jià)值，在實(shí)際工作生活中發(fā)揮著服務(wù)支撐性作用。一是促進(jìn)社會(huì)文明發(fā)展。檔案具有重要的文化價(jià)值，是文化元素的集結(jié)體，大量的優(yōu)秀歷史和傳統(tǒng)文化在檔案中都有體現(xiàn)，沉淀濃縮的文化價(jià)值通過管理開發(fā)，可以有效助推社會(huì)文化文明發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。一是發(fā)揮著經(jīng)驗(yàn)借鑒性作用。檔案是先輩們開展工作的真實(shí)記錄，集結(jié)了大量的工作生活經(jīng)驗(yàn)，其中的歷史過程記錄和形成的大量數(shù)據(jù)信息通過研究，并進(jìn)一步開發(fā)，可以發(fā)現(xiàn)很多可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，用于我們的現(xiàn)實(shí)工作指導(dǎo)，提高工作效率，促進(jìn)工作有效開展。二是發(fā)揮著依據(jù)性作用。從檔案中我們可以探尋一切工作事物發(fā)展的痕跡和規(guī)律，為工作規(guī)范化開展提供支撐，做到工作有依據(jù)，發(fā)展有根據(jù)。在社會(huì)競爭異常激烈的今天，社會(huì)發(fā)展快速而多樣化，甚至有的事情錯(cuò)綜復(fù)雜，就需要規(guī)范化的管理來維持工作秩序，通過查閱檔案資料完善管理，讓檔案的堅(jiān)強(qiáng)支撐為建立有序的工作秩序提供保障。由此可見，檔案的作用價(jià)值明顯而重要，在服務(wù)發(fā)展中處于重要的地位，只有強(qiáng)化各項(xiàng)工作管理，全力推進(jìn)檔案價(jià)值發(fā)揮，才能服務(wù)檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.檔案管理工作的重要性

2.1檔案管理工作有利于傳承單位文化

文化體現(xiàn)了一個(gè)單位的精神文明與思想底蘊(yùn)，檔案記錄著單位的文化信息，其內(nèi)容包括了單位的發(fā)展歷史、黨政管理、人力資源及基礎(chǔ)建設(shè)等資源，也包括著每一次活動(dòng)的記錄、每個(gè)工作人員的調(diào)動(dòng)信息及日常的運(yùn)行記錄等信息，檔案信息全面又詳細(xì)，反映著一個(gè)單位的全貌，因此，做好檔案管理工作對一個(gè)單位的文化傳承具有重要意義，對單位的精神文明建設(shè)也意義深遠(yuǎn)。

2.2做好檔案管理工作有利于規(guī)劃單位未來發(fā)展

檔案記錄著單位發(fā)展的最原始的資料，其內(nèi)容真實(shí)又廣泛，為規(guī)劃其未來發(fā)展提供重要參考依據(jù)。由于檔案真實(shí)的記錄了單位的發(fā)展軌跡，包括照片、錄音錄像資料，都是第一手資料，沒有被篡改和編寫，很多資料也都有當(dāng)事人或負(fù)責(zé)人簽名等，能真實(shí)的反映歷史，真實(shí)的反映位的發(fā)展歷程，是最有利的證據(jù)參考。通過查閱檔案資料，能全面了解一個(gè)單位的發(fā)展史，進(jìn)而據(jù)單位特色對未來的發(fā)展方向進(jìn)行規(guī)劃。

2.3做好檔案管理工作有利于單位人員分配

檔案的價(jià)值還在于其詳細(xì)的包含了一個(gè)單位所有工作人員的履歷信息等，包括學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、家庭信息等，充分的反映了一個(gè)人的人生經(jīng)歷。這些檔案信息一方面為人事招聘提供重要參考，人事可參考個(gè)人的履歷判定其是否適合單位工作。另一方面可為單位分配工作提供依據(jù)，通過對個(gè)人檔案信息的分析，深入了解員工的特點(diǎn)特長及經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢，從而做到知人善任。同時(shí)，員工的晉升及調(diào)動(dòng)也需要參考檔案信息，所以做好檔案管理工作在人員分配方面具有十分重要的作用。

3.檔案管理在現(xiàn)代檔案管理中的作用

3.1促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化

現(xiàn)代檔案管理工作的高效開展，離不開檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化開展。檔案管理部門，需嚴(yán)格要求檔案歸檔、分類等相關(guān)環(huán)節(jié)的工作，為現(xiàn)代化檔案管理的高效開展提供支持。而歸檔、分類等相關(guān)工作屬于檔案管理的基礎(chǔ)工作，如果不對其進(jìn)行嚴(yán)格的要求，那么在后期很可能會(huì)使檔案信息的準(zhǔn)確性難以保障以及相關(guān)的檔案信息可能會(huì)有所缺失。因此，做好檔案管理工作，對檔案信息進(jìn)行有效的分類和歸檔，使基礎(chǔ)工作能夠得到規(guī)范的開展，使檔案信息能夠準(zhǔn)確且健全，不僅能夠提升檔案管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量也能為現(xiàn)代化檔案管理的有序開展提供支持，讓現(xiàn)代化檔案管理工作向著規(guī)范和有序開展。

3.2有利于提升現(xiàn)代檔案管理工作的水準(zhǔn)

檔案管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系著現(xiàn)代檔案管理工作的水準(zhǔn)。在社會(huì)不斷前進(jìn)的背景之下，對于檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作想要滿足其社會(huì)發(fā)展的需求，就必須跟著社會(huì)的發(fā)展而前進(jìn)，創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理現(xiàn)代檔案管理需要其相關(guān)的管理人員，能夠具備一定的信息技能。但是，從事檔案管理工作人員的信息技能難以滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。因此，檔案管理部門還需加強(qiáng)對基礎(chǔ)檔案管理人員新技能的培養(yǎng)，讓其能夠掌握一定的信息技能，能夠?qū)⑵浼寄軕?yīng)用到檔案管理之中，讓其能夠滿足現(xiàn)代檔案管理對于人員的要求。以便于檔案管理人員能夠在其工作中，更為高效，也能確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。因此，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，能夠提升現(xiàn)代檔案管理的水準(zhǔn)。

3.3為檢索工作提供便捷

現(xiàn)代檔案管理工作的目的是為了將相關(guān)的信息進(jìn)行有效的存儲(chǔ)、分類以及保管，當(dāng)相關(guān)人員有需要的時(shí)候，能夠快速準(zhǔn)確的將信息提供給相關(guān)人員。而對信息進(jìn)行有效分類與錄入，則屬于檔案管理工作。因此，檔案管理人員在其工作過程中需要不同的檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，在分類完成之后，則需對每一個(gè)類別的檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的錄入，錄入完成之后，則要檢查其錄入信息的準(zhǔn)確性，確保所入的信息準(zhǔn)確無誤。之后，則要對檔案進(jìn)行標(biāo)號，以便于后期查找。由于檔案的信息量繁多，為使其后期查找更為便利，需設(shè)計(jì)相關(guān)的檢索程序，后期在進(jìn)行檔案檢索時(shí)，可以將直接檢索其標(biāo)號、類型、關(guān)鍵詞等。以節(jié)省檢索過程的時(shí)間，使檢索更為高效。同時(shí)，檔案管理工作一個(gè)較為重要的部分就是對其檢索系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，在平時(shí)的工作過程中，應(yīng)留心關(guān)注與觀察其檢索結(jié)果是否存在問題，以及時(shí)對其進(jìn)行維護(hù)，為現(xiàn)代化檔案管理的高效檢索工作而助力。

4.結(jié)束語

為促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，還需加大工作實(shí)施及管理力度，完善現(xiàn)代檔案管理工作流程，確保各項(xiàng)工作有序?qū)嵤?，引起人員對工作實(shí)施重視度。提升工作開展與實(shí)施效率，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，提高管理工作效率與質(zhì)量，加大投資力度，拓展檔案管理信息化發(fā)展，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理智能化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭嘉祥.國有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2020（11）：89- 91.

[2]何平.提高企業(yè)檔案管理效能的實(shí)踐路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（27）：45-46.