檔案管理信息化需統(tǒng)籌推進

張新雨

摘 要：我國作為人口大國，社會體系以及人口基數(shù)相對來說都較為龐大，因此在多年的發(fā)展中，不同行業(yè)以及不同領(lǐng)域都會產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)信息以及檔案信息。為充分發(fā)揮出歷史檔案以及相關(guān)信息的社會價值，需要相關(guān)工作人員加強對于檔案管理的重視程度。檔案管理作為我國社會體系的重要組成部分，在社會發(fā)展中承擔(dān)的重要作用，從現(xiàn)階段我國整體發(fā)展形勢來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足市場需求，因此需要結(jié)合實際情況對其進行轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案管理信息化。在這樣的背景之下，本文將對統(tǒng)籌推進檔案管理信息化的必要性進行系統(tǒng)闡述，并結(jié)合實際情況提出相應(yīng)措施，促進檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;統(tǒng)籌推進

檔案管理看似容易，但是在其實際管理的過程當(dāng)中所涉及到的內(nèi)容以及環(huán)節(jié)極其復(fù)雜，針對不同領(lǐng)域以及不同部門產(chǎn)生的不同類型的信息，都要進行相應(yīng)的分析與規(guī)劃。目前我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，市場規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全無法滿足市場需求。所謂檔案管理信息化，主要就是指在原有的檔案管理模式的基礎(chǔ)之上，加強對于信息化技術(shù)以及現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型難度雖然較高，但是其是時代發(fā)展的必然趨勢。

1.統(tǒng)籌推進檔案管理信息化的必要性

隨著社會體系以及市場規(guī)模的擴大，各領(lǐng)域在其實際發(fā)展過程當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案的類型以及數(shù)量也越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過人工對相關(guān)檔案信息進行收集并對其進行整理與歸檔，相對來說這種方式不但需要耗費大量的人力資源，而且無法保證檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性以及其全面性。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，信息化檔案管理的自動性更強，其能夠在保證檔案管理效率以及相關(guān)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和全面性的基礎(chǔ)之上，降低相關(guān)工作人員的工作難度并減少其工作量。基于此，可以說對檔案管理信息化建設(shè)進行統(tǒng)籌推進是非常必要的。

2.統(tǒng)籌推進檔案管理信息化需幾點措施

2.1加強相關(guān)人員對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

雖然相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式具有更強的自動性，但是想要實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，仍然需要相關(guān)工作人員采取相應(yīng)措施進行合理操作。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段我國的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型效率低下且進度緩慢，這主要是相關(guān)工作人員對于檔案管理工作以及答案管理的信息化建設(shè)工作的重視程度嚴重不足。基于此，加強相關(guān)人員對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度是非常必要的。首先需要加強管理階層對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，然后由管理基層在團隊內(nèi)部定期進行宣傳，加強專業(yè)人員對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。

2.2加大檔案管理信息化資金投入

檔案管理信息化建設(shè)需要相關(guān)人員投入的精力以及資金相對較多，現(xiàn)階段我國多數(shù)單位由于對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，因此投入資金較少，加大檔案管理信息化資金投入是非常必要的。想要實現(xiàn)檔案管理信息化的統(tǒng)籌推進，至少需要保證單位內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施以及硬件設(shè)施的先進性達到實際需求，這就需要管理階層在對單位內(nèi)資金進行規(guī)劃時，加強對于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，加大資金投入才能夠保證基礎(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定運行和與時俱進。

2.3提高相關(guān)人員專業(yè)水平

想要實現(xiàn)檔案管理信息化的統(tǒng)籌推進，就必須保證專業(yè)人員的專業(yè)水平以及其綜合素質(zhì)達標(biāo)，現(xiàn)階段我國的檔案管理需要的已經(jīng)不只是具有的管理專業(yè)能力的人才，想要做好檔案管理信息化建設(shè)工作 相關(guān)人員不但需要具備傳統(tǒng)的檔案管理相關(guān)理論知識，更需要具有較強的現(xiàn)代化技術(shù)以及信息化技術(shù)應(yīng)用能力。提高相關(guān)工作人員專業(yè)水平主要可以從以下幾方面進行：（1）需要對于檔案管理專業(yè)人員現(xiàn)存的問題進行全面分析，找出其不足之處，然后再結(jié)合實際情況制定針對性的培訓(xùn)措施，定期組織相關(guān)培訓(xùn)和考核，在單位內(nèi)部實行優(yōu)勝劣汰制;（2）制定相應(yīng)措施，加強專業(yè)人員專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)和其個人利益之間的聯(lián)系，通過明確的獎懲措施，激勵相關(guān)人員自主進行專業(yè)知識學(xué)習(xí)以及信息化技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)學(xué)習(xí)。

2.4建立科學(xué)完善的信息化檔案管理體系

檔案管理工作本身相對較為復(fù)雜，想要實現(xiàn)其信息化就需要保證信息化技術(shù)以及現(xiàn)代化技術(shù)貫穿于檔案管理工作的全過程，因此就必須基于實際情況，制定科學(xué)且完善的信息化檔案管理體系。在制定相應(yīng)體系之前，需要相關(guān)人員對于單位內(nèi)現(xiàn)存體系進行全面分析，然后再綜合考慮市場需求以及單位實際情況，保證新體系的科學(xué)性、合理性、全面性、經(jīng)濟性以及可行性。只有具有科學(xué)完善的信息化檔案管理體系，才能夠保證相關(guān)工作人員在進行各項工作時有理可循、有法可依。同時一旦單位內(nèi)檔案管理工作出現(xiàn)問題，也可以第一時間找出具體責(zé)任人。

3.結(jié)語

檔案管理工作看似簡單，但是其在社會實際發(fā)展過程當(dāng)中起到至關(guān)重要的作用，隨著近年來我國整體科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，檔案管理信息化已經(jīng)成為了社會發(fā)展的必然趨勢。想要充分發(fā)揮出檔案管理的社會價值，就必須實現(xiàn)其與時俱進。目前我國的檔案管理信息化推進速度相對來說較為緩慢且轉(zhuǎn)型效率低下，基于此相關(guān)人員必須對具體原因進行全面分析，然后再結(jié)合實際情況提出針對性解決措施，促進檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮出其在社會發(fā)展中的重要作用。

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