有軌電車PPP項(xiàng)目工程檔案質(zhì)量管理探析

高東帥

PPP模式作為城市軌道交通建設(shè)的一種重要模式，有軌電車行業(yè)也參與采用PPP項(xiàng)目的建設(shè)方式實(shí)施，主要原因?yàn)镻PP項(xiàng)目的建設(shè)模式為政府與社會(huì)投資人共同為社會(huì)打造公共服務(wù)項(xiàng)目，在特許經(jīng)營(yíng)協(xié)議期間由建設(shè)單位自主建設(shè)運(yùn)營(yíng)，協(xié)議期到期之后將所有權(quán)、經(jīng)營(yíng)權(quán)移交政府，這種模式的實(shí)施不僅保障履行政府公共職能的同時(shí)，還可以減輕政府投資建設(shè)壓力，同時(shí)也可以帶動(dòng)社會(huì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，便于促進(jìn)某一行業(yè)的規(guī)模發(fā)展。

然而，PPP模式有其優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)也存在不可避免的弊端，如由于投資主體不唯一，建設(shè)工程復(fù)雜，工程建設(shè)周期長(zhǎng)等原因，都給PPP模式下的有軌電車檔案管理帶來(lái)一定的難度與一系列的問(wèn)題，如何提高PPP模式下有軌電車檔案管理質(zhì)量成為一個(gè)值得探討的問(wèn)題。

一、PPP模式下有軌電車工程檔案的產(chǎn)生與管理模式

1、PPP模式下有軌電車檔案產(chǎn)生過(guò)程與內(nèi)容

PPP模式的有軌電車檔案產(chǎn)生是根據(jù)整體項(xiàng)目建設(shè)程序推進(jìn)依次產(chǎn)生，因此根據(jù)有軌電車建設(shè)過(guò)程產(chǎn)生三個(gè)重要的檔案階段，概括為：有軌電車建設(shè)前期階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段。

三個(gè)階段主要產(chǎn)生的工程檔案內(nèi)容分別為：（1）基建文件：主要包括項(xiàng)目前期的可行性研究報(bào)告及批復(fù)等相關(guān)立項(xiàng)文件、專家建議、土地或項(xiàng)目規(guī)劃許可文件、前期勘察設(shè)計(jì)初審文件、招投標(biāo)合同、工程開(kāi)工許可等審批文件以及開(kāi)工前的項(xiàng)目原貌聲像檔案等;（2）施工階段：施工及監(jiān)理日志、相關(guān)施工人員及實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)、施工物資材料構(gòu)配件的進(jìn)場(chǎng)記錄及相關(guān)合格證明文件，實(shí)驗(yàn)報(bào)告、施工過(guò)程記錄管理文件等;（3）竣工驗(yàn)收階段：過(guò)程驗(yàn)收資料、工程竣工質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖、竣工后工程新貌聲像檔案等。

2、PPP模式下有軌電車檔案管理模式

PPP模式下的工程檔案管理一般由項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員進(jìn)行檔案管理，政府通過(guò)項(xiàng)目招標(biāo)篩選出適合的社會(huì)投資人進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，雖然中標(biāo)的建設(shè)單位具備建設(shè)資質(zhì)，由于有軌電車工程項(xiàng)目建設(shè)的復(fù)雜性，涉及土建、軌道、車輛、智能控制、供電、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等多專業(yè)領(lǐng)域、往往在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)單位選擇分專業(yè)進(jìn)行再次施工單位招標(biāo)。簡(jiǎn)而言之，PPP項(xiàng)目有軌電車檔案管理模式概括為：建設(shè)單位檔案管理人員負(fù)責(zé)收集整理工程前期檔案、監(jiān)督并指導(dǎo)施工單位檔案人員完成施工過(guò)程檔案，以及組織各施工單位完成檔案竣工驗(yàn)收等工作。

二、PPP模式下有軌電車項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)與問(wèn)題分析

1、 主體的變更導(dǎo)致前期基建檔案的缺失，檔案完整性難以保證

PPP模式下有軌電車的工程檔案的產(chǎn)生與常規(guī)工程檔案不同，由于PPP的實(shí)施主體涉及到政府與社會(huì)投資人多重主體，因此，項(xiàng)目的前期一些立項(xiàng)、可行性研究等前期工作是由政府或者相關(guān)企業(yè)來(lái)實(shí)施辦理，很多政府內(nèi)部為文件電子化辦公，或產(chǎn)生的立項(xiàng)等批復(fù)文件原件留在政府或相關(guān)企業(yè)存檔，后期社會(huì)企業(yè)作為建設(shè)單位，政府對(duì)前期檔案進(jìn)行移交，部分前期建設(shè)的政府審批文件原件留在了政府辦理部門(mén)存檔，導(dǎo)致后期建設(shè)單位在整理前期基建文件中立項(xiàng)等批復(fù)文件原件缺失。

2、施工檔案管理專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量大，檔案質(zhì)量難以把控

根據(jù)PPP有軌電車檔案管理模式來(lái)看，建設(shè)單位檔案管理人員需要定期檢查監(jiān)督及指導(dǎo)各施工單位檔案人員的檔案業(yè)務(wù)，而施工單位需要跟隨工程進(jìn)度及時(shí)記錄施工現(xiàn)場(chǎng)的材料、步驟及工藝過(guò)程產(chǎn)生工程檔案，同時(shí)，有軌電車項(xiàng)目檔案涉及的專業(yè)復(fù)雜，工程檔案數(shù)量龐大，因此，對(duì)于各專業(yè)的工程檔案在建設(shè)施工期間的檢查任務(wù)量巨大，檢查復(fù)查耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)數(shù)量龐大的檔案質(zhì)量難以把控。

3、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)多元化

由于PPP模式建設(shè)的有軌電車項(xiàng)目建設(shè)單位作為特許經(jīng)營(yíng)期內(nèi)的產(chǎn)權(quán)單位，需要遵循建設(shè)單位或單位上級(jí)的檔案部門(mén)管理標(biāo)準(zhǔn)，而政府作最終真正的產(chǎn)權(quán)單位也有自己檔案標(biāo)準(zhǔn)，因此，檔案需要遵守不同的行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案整理的方式、順數(shù)、數(shù)量、歸檔內(nèi)容等，這就導(dǎo)致了需要召開(kāi)多次會(huì)議對(duì)多重檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣貫及培訓(xùn) ，并且各參建單位需要按照不同的檔案規(guī)范進(jìn)行多次整理，整理難度大。

4、 工程周期長(zhǎng)，檔案問(wèn)題難以及時(shí)解決

PPP模式的有軌電車建設(shè)周期較長(zhǎng)，在工程竣工驗(yàn)收前需要提前進(jìn)行全方位詳細(xì)的檔案檢查，以保證檔案竣工驗(yàn)收的順利通過(guò)，經(jīng)過(guò)檢查產(chǎn)生一些問(wèn)題，例如施工單位人員資質(zhì)文件缺失、或者期間技術(shù)人員變更缺少表更手續(xù)、施工日志部分缺失、施工日志與監(jiān)理日志部分內(nèi)容不符等，由于工程時(shí)間較長(zhǎng)，項(xiàng)目人員已經(jīng)調(diào)到其他項(xiàng)目，或者已經(jīng)錯(cuò)過(guò)的內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法進(jìn)行檔案的彌補(bǔ)，導(dǎo)致檔案的缺失;同時(shí)各施工單位檔案管理人員在這期間也時(shí)常發(fā)生人員變更，使檔案管理難度大。

三、如何提高PPP模式有軌電車檔案管理質(zhì)量探析

1、應(yīng)盡早確定采取PPP模式的建設(shè)模式，及時(shí)移交檔案

PPP項(xiàng)目?jī)?yōu)勢(shì)明顯，政府應(yīng)盡早確定有軌電車項(xiàng)目建設(shè)方式為PPP模式，并且確定中標(biāo)單位后盡量減少建設(shè)主體的變更，使建設(shè)初期建設(shè)單位就參與項(xiàng)目前期的事務(wù)辦理，如不得已發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)辦理前期檔案全部移交工作，保證檔案的完整性與連貫性，由此可以減少前期基建檔案批復(fù)文件的缺失。

2、建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)具備綜合工程專業(yè)知識(shí)并參與現(xiàn)場(chǎng)檢查

建設(shè)單位檔案管理人員在有有軌電車PPP模式檔案管理中扮演著紐帶的作用，既要聽(tīng)從上級(jí)政府（最終產(chǎn)權(quán)單位）及接收檔案館的雙方要求，同時(shí)也要負(fù)責(zé)對(duì)各施工單位進(jìn)行檔案規(guī)范的傳達(dá)與指導(dǎo)，把控整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的節(jié)奏與質(zhì)量，因此對(duì)于建設(shè)單位檔案管理人員選擇至關(guān)重要，應(yīng)具有豐富的工程建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)或有專家輔導(dǎo)，可以對(duì)各階段產(chǎn)生的檔案質(zhì)量及時(shí)把控甄別問(wèn)題，同時(shí)建設(shè)檔案管理人員應(yīng)參與工地現(xiàn)場(chǎng)檢查，以便及時(shí)了解工程真實(shí)現(xiàn)狀，與工程檔案及時(shí)匹配。

3、統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)

PPP有軌電車項(xiàng)目除了作為軌道交通行業(yè)的建設(shè)工程，需要遵循城市軌道交通工程資料管理規(guī)定地方標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)有的項(xiàng)目不同的產(chǎn)權(quán)單位要求遵守全國(guó)軌道交通行業(yè)規(guī)范，不同的規(guī)范有不同的要求與內(nèi)容，因此應(yīng)對(duì)于不同的產(chǎn)權(quán)單位統(tǒng)一規(guī)范，減少規(guī)范行業(yè)類別，以行業(yè)要求最嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)作為統(tǒng)一的PPP有軌電車行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一整理，形成檔案標(biāo)準(zhǔn)化整。

4、及時(shí)全方位檢查并關(guān)注各參見(jiàn)單位工程檔案，避免遺留問(wèn)題

應(yīng)提前盡早開(kāi)始定期對(duì)各單位檔案全方位詳細(xì)檢查，在檔案整理過(guò)程嚴(yán)格把控，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行紙質(zhì)記錄并且逐一復(fù)查核銷檢查問(wèn)題，避免將問(wèn)題遺留到工程竣工階段解決。