現(xiàn)階段辦公室管理的困境與對(duì)策

謝劍云

摘 要：本來(lái)主要針對(duì)新時(shí)代背景下辦公室管理工作中的困境進(jìn)行了深入的探討和詳細(xì)的研究，同時(shí)筆者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)針對(duì)此類問(wèn)題中所存在的不足之處指出了具有建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，并且也給出了具體的解決策略，希望能夠有效地提升目前我國(guó)辦公室管理工作質(zhì)量。

1、辦公室管理概述

1.1辦公室職能

第一，服務(wù)職能。辦公室的職能主要體現(xiàn)在了職務(wù)的管理角度方面。辦公室的職能需要在具體的應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中為領(lǐng)導(dǎo)提供各項(xiàng)服務(wù)。除此之外，還應(yīng)該服務(wù)于管理的部門和廣大的員工。第二，協(xié)調(diào)職能。辦公室的職能更加傾向于行政運(yùn)作的總體調(diào)度方面。因此，辦公室的職能既要負(fù)責(zé)好單位內(nèi)部各項(xiàng)日常協(xié)調(diào)運(yùn)作，除此之外，還應(yīng)該針對(duì)辦公室內(nèi)部員工的工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)。在這一過(guò)程當(dāng)中需要辦公室部門處理協(xié)調(diào)會(huì)議和協(xié)調(diào)緊急突發(fā)狀況等事宜。在協(xié)調(diào)過(guò)程當(dāng)中，需要注重部門與部門之間的關(guān)聯(lián)性以及單位與單位之間的互動(dòng)性，員工與員工之間的合作性。第三，參謀職能。辦公室職能在其實(shí)際應(yīng)用過(guò)程當(dāng)中必須要為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供可靠的相關(guān)信息，因此也就凸顯出了辦公室的參謀性職能。通常情況下，無(wú)論是何種類型企事業(yè)單位的辦公室智能都必須要積極地收集各類相關(guān)信息，除此之外還需要針對(duì)這些信息進(jìn)行調(diào)研和排查，進(jìn)而獲得最為全面和前沿的相關(guān)調(diào)研材料，進(jìn)而能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供更加具有針對(duì)性的決策依據(jù)。第四，辦公室的督辦職能。辦公室的督辦職能主要體現(xiàn)在了檢查辦公室的各項(xiàng)工作是否能夠嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)定予以執(zhí)行和落實(shí)方面。辦公室的主督辦職能能夠在其實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中起到較好的監(jiān)督和落實(shí)效果。

1.2辦公室管理的特點(diǎn)

首先，辦公室管理具有政策性的特點(diǎn)。在職能角度上，辦公室主要負(fù)責(zé)貫徹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)部署，并且及時(shí)地處理相關(guān)的文件內(nèi)容。因此，辦公室的職能在一定角度上具有較強(qiáng)的政策性特點(diǎn)。與其他科室相比較而言，辦公室在政策的把握上和研讀上的能力能夠直接地影響到領(lǐng)導(dǎo)決策部署質(zhì)量。同時(shí)，它在一定程度上影響著企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。其次，辦公室管理具有服務(wù)性特點(diǎn)。辦公室是單位中各個(gè)部門之間溝通和協(xié)調(diào)的橋梁，因此在起到這一作用的過(guò)程中也突出了辦公室的服務(wù)性特點(diǎn)。同時(shí)，辦公室還具有開(kāi)放性的特點(diǎn)。其主要原因是辦公室是單位的窗口，能夠在日常工作中針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的精神進(jìn)行上傳下達(dá)，同時(shí)廣泛地聽(tīng)取各方意見(jiàn)。一方面辦公室能夠代表著單位的形象，另外一方面也能夠凸顯出單位的行政水平。

2、辦公室業(yè)務(wù)管理過(guò)程中的安全保密隱患

2.1機(jī)要管理

機(jī)要管理作為緝私局辦公室管理工作的重要補(bǔ)充部分之一，其主要的工作內(nèi)容包括了機(jī)要文書的收發(fā)、緝私局公文的流轉(zhuǎn)、機(jī)要視頻會(huì)議管理等工作。緝私局的辦公室中所要處理的機(jī)要文書內(nèi)容相對(duì)較多，具有著數(shù)量龐大、種類繁雜密集程度高等特點(diǎn)。緝私局辦公室針對(duì)績(jī)效管理工作人員要求專人專崗，同時(shí)還建立了機(jī)要完成登記制度，從而使得所有的機(jī)要文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中必須要簽字被查。傳統(tǒng)形式下的機(jī)要文件管理依然自成體系，用紙質(zhì)登記的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)和管理。由于缺乏信息化的管理方式，因此在機(jī)要文件的收發(fā)、借閱、流轉(zhuǎn)、保管環(huán)節(jié)中缺乏了監(jiān)控和監(jiān)察手段，因此很難針對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)，進(jìn)而產(chǎn)生了緝私局相關(guān)的機(jī)要文件信息秩序范圍擴(kuò)大等問(wèn)題。

2.2重要涉密辦公場(chǎng)所管理?；榫诸I(lǐng)導(dǎo)辦公室和勝利會(huì)議室是等到節(jié)的生物會(huì)議工作的重要場(chǎng)所。經(jīng)常負(fù)責(zé)重要事項(xiàng)的討論和接待重要人員以及處理大量的說(shuō)明文件。在使用辦公室和會(huì)議室的過(guò)程當(dāng)中，通常情況下會(huì)聚集單位中的重要信息，因此。緝私局領(lǐng)導(dǎo)辦公室和設(shè)立會(huì)議室是單位中的重要生命與辦公場(chǎng)所，一到這些成熟。對(duì)植入，竊聽(tīng)，竊照等相關(guān)設(shè)備。就會(huì)使得人員工勤人員在服務(wù)過(guò)程當(dāng)中獲取到國(guó)家機(jī)密進(jìn)而嚴(yán)重地影響著信息的安全問(wèn)題。

2.3領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息管理

緝私局辦公室中的個(gè)人信息主要涵蓋了辦公室工作人員的基本信息、出行信息、聯(lián)系信息等相關(guān)內(nèi)容。通常情況下，這類信息不屬于國(guó)家機(jī)密信息。然而緝私局辦公室的領(lǐng)導(dǎo)人不僅具有行政職務(wù)，除此之外還承擔(dān)著國(guó)家的機(jī)密信息。因此，機(jī)密程度較高。如果緝私局辦公室領(lǐng)導(dǎo)人信息和從事工作的身份信息相融合，在這種情況之下就有可能分析出相關(guān)內(nèi)部信息。因此，針對(duì)緝私局領(lǐng)導(dǎo)人員的個(gè)人信息管理工作必須要嚴(yán)抓，謹(jǐn)防緝私局高層領(lǐng)導(dǎo)人的信息泄露問(wèn)題。另外一方面也要做好出行信息的管理工作。

3、安全保密管理建議措施

3.1機(jī)要管理方面

在緝私局辦公室信息管理方面，緝私局辦公室首先要嚴(yán)格地落實(shí)相關(guān)信息的機(jī)要管理和全生命周期管理制度。促使緝私局辦公室相關(guān)工作人員能夠嚴(yán)格按照管理流程開(kāi)展相關(guān)工作。其次，緝私局辦公室必須要定期地針對(duì)相關(guān)紀(jì)要管理文件進(jìn)行及時(shí)的處理，要嚴(yán)查相關(guān)文件是否在流轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)。

3.2重要涉密辦公場(chǎng)所管理

首先，緝私局辦公室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人必須具備較強(qiáng)的安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。將各類的競(jìng)聘文件進(jìn)行嚴(yán)格的保管。除此之外，還應(yīng)該進(jìn)一步的加強(qiáng)緝私局辦公室涉密會(huì)議的管理力度。相關(guān)會(huì)議資料嚴(yán)禁隨意丟棄。除此之外，還應(yīng)該進(jìn)一步的加強(qiáng)對(duì)于緝私局辦公室相關(guān)工作人員的管理力度。針對(duì)工勤人員要開(kāi)展上崗前的安全保密培訓(xùn)教育工作，同時(shí)還應(yīng)該加入背景審查等內(nèi)容。工勤人員在打掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室的過(guò)程當(dāng)中必須要有辦公室工作人員進(jìn)行陪同和監(jiān)督。

3.3領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息管理方面

首先，緝私局辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)信息必須要嚴(yán)格做好信息管理工作。通常情況下，辦公室會(huì)預(yù)留相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的個(gè)人信息。如果因公需要使用這類信息時(shí)，必須要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行批準(zhǔn)，明確其用途。除此之外，還應(yīng)該做好領(lǐng)導(dǎo)人信息的防范提醒工作。緝私局辦公室文秘應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)注意出行過(guò)程中的安全保密問(wèn)題。例如，是否攜帶與緝私局相關(guān)的涉密載體。同時(shí)要確保出行活動(dòng)中涉密載體的安全性。

4、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，緝私局辦公室工作也變得更加多元化。緝私局辦公室的安全保密工作在這一過(guò)程當(dāng)中也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，緝私局辦公室安全保密工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，提高相關(guān)工作人員的安全保密意識(shí)，從而將緝私局辦公室安全保密工作融入到辦公室日常工作中。使其及時(shí)地發(fā)現(xiàn)各類工作的薄弱環(huán)節(jié)，盡可能地消除安全保密隱患。

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