信息化在優(yōu)化醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷中的思考

范明光

[摘 要]在新醫(yī)療改革形勢下，醫(yī)院取消藥品和耗材加成，管理成本增加，醫(yī)院面臨規(guī)模擴(kuò)大、設(shè)備設(shè)施更新加快的現(xiàn)狀。醫(yī)護(hù)人員工作繁重，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)出差會(huì)議多，簽字流程長，報(bào)銷人員疲于往來財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)報(bào)銷日趨專業(yè)性和復(fù)雜性，財(cái)務(wù)審核人員審核風(fēng)險(xiǎn)較大。利用信息化優(yōu)化醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷，可以很好地為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約時(shí)間、縮短報(bào)銷流程、減輕財(cái)務(wù)審核風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷與預(yù)算相結(jié)合，提升財(cái)務(wù)管理水平。文章以某三甲醫(yī)院為例，探討信息化在優(yōu)化醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷中的路徑，以期與廣大同仁共同探討。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院財(cái)務(wù);信息化;財(cái)務(wù)報(bào)銷;優(yōu)化流程

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.10.153

1 前言

醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)銷是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的重要開端，關(guān)系到財(cái)務(wù)核算的質(zhì)量。醫(yī)院的支出種類越來越多，財(cái)務(wù)報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)不斷細(xì)化。財(cái)務(wù)報(bào)銷是一項(xiàng)兼具專業(yè)性和復(fù)雜性的工作，審核人員需要有專業(yè)的財(cái)務(wù)知識和風(fēng)險(xiǎn)識別能力。隨著公立醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，就診人次逐年增加，傳統(tǒng)的手工報(bào)銷模式面臨巨大挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)核算已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是財(cái)務(wù)報(bào)銷信息化卻沒有完全推開，財(cái)務(wù)報(bào)銷與財(cái)務(wù)核算之間的信息化橋梁需要打通。借助信息化手段，設(shè)計(jì)出與之相適應(yīng)的具有一定功能的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，可以提高效率，簡化流程，提升服務(wù)[1]。

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷人員需要了解相關(guān)的法律法規(guī)、各種制度和醫(yī)院的辦公會(huì)決議，在報(bào)銷中嚴(yán)格按照這些制度執(zhí)行。報(bào)銷流程包括：①了解業(yè)務(wù)活動(dòng)的報(bào)銷制度和標(biāo)準(zhǔn);②填寫相應(yīng)的報(bào)銷單據(jù);③根據(jù)審批制度判斷需要簽字的領(lǐng)導(dǎo)，或者咨詢財(cái)務(wù)人員;④到財(cái)務(wù)處接受現(xiàn)場審核，單據(jù)使用錯(cuò)誤、填寫錯(cuò)誤或者簽字不齊全的需要返回重新填寫。醫(yī)院手工報(bào)銷流程如圖1所示。

報(bào)銷流程長，財(cái)務(wù)審核人員也需要不停地傳遞單據(jù)，在單據(jù)的傳遞過程中面臨遺失單據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。如何利用信息化手段，多使用表單，替代手工報(bào)銷，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約簽字時(shí)間，從而有更多時(shí)間從事醫(yī)院管理工作，讓財(cái)務(wù)人員從報(bào)賬的基礎(chǔ)工作中解放出來，更專注地完成財(cái)務(wù)分析，顯得越來越重要。

2 手工報(bào)銷模式存在的問題

（1）預(yù)算對報(bào)銷控制不足。醫(yī)院的開支應(yīng)該嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，做到有預(yù)算才報(bào)銷，無預(yù)算不支出，超出預(yù)算而又重大的報(bào)銷事項(xiàng)需要先調(diào)整預(yù)算。手工報(bào)銷時(shí)往往沒辦法逐筆查詢報(bào)銷金額是否在預(yù)算內(nèi)，依靠線下臺賬登記查詢工作量較大，容易出現(xiàn)遺漏。報(bào)銷審核崗與預(yù)算核算崗工作相互分離，先查詢預(yù)算再報(bào)銷也會(huì)增加報(bào)銷流程。對于超出預(yù)算范圍的報(bào)銷，需要先調(diào)整預(yù)算，再通過預(yù)算管理委員會(huì)審批，增加預(yù)算額度，再予以報(bào)銷，耗時(shí)較長。預(yù)算管理人員需要對每筆報(bào)銷進(jìn)行手工登記匯總，然后對匯總項(xiàng)目金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，工作量較大，準(zhǔn)確性不高。

（2）制度不健全，部分相互重疊。醫(yī)院財(cái)務(wù)制度需要符合國家法律法規(guī)、各項(xiàng)規(guī)章制度和醫(yī)院臨時(shí)決議，隨著新業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，部分業(yè)務(wù)缺少相應(yīng)制度，有些制度又會(huì)出現(xiàn)重疊。常規(guī)的會(huì)議費(fèi)和差旅費(fèi)屬于常規(guī)事項(xiàng)，有明確的規(guī)章制度，便于操作和執(zhí)行。但是對于發(fā)生很少的偶發(fā)性的業(yè)務(wù)缺少明確的規(guī)章和依據(jù)，如自駕車出差、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等制度沒有明確規(guī)定，容易延伸擴(kuò)大報(bào)銷范圍，不易控制。部分勞務(wù)費(fèi)和咨詢費(fèi)無法量化工作量，雖然工作時(shí)長可以統(tǒng)計(jì)，但是工作質(zhì)量存在差異，導(dǎo)致勞務(wù)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)難以制定。有些部門遇到臨時(shí)業(yè)務(wù)，單獨(dú)報(bào)送院辦公會(huì)，上報(bào)之前缺少與財(cái)務(wù)人員的有效溝通，導(dǎo)致辦公會(huì)決議與制度相互沖突，執(zhí)行難度較大。

（3）報(bào)銷單流轉(zhuǎn)過程長，存在丟失風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)常規(guī)的報(bào)銷流程，報(bào)銷單需要在職能部門、分管領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)之間流轉(zhuǎn)，有些還需要在財(cái)務(wù)處審核人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)之間流轉(zhuǎn)，過程較長，存在丟失風(fēng)險(xiǎn)。報(bào)銷單是重要的原始單據(jù)，是后續(xù)財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)，丟失后補(bǔ)救難度較大。而且丟失責(zé)任不明確，無法明確責(zé)任人，容易引起糾紛。

（4）缺少有效培訓(xùn)和溝通，容易產(chǎn)生誤解。醫(yī)院部分醫(yī)護(hù)人員缺少報(bào)銷經(jīng)驗(yàn)，也沒有參加報(bào)銷類培訓(xùn)，有些員工出差開具發(fā)票不規(guī)范，報(bào)銷時(shí)被退回，增加不必要的麻煩。有些員工一次報(bào)銷需要多次電話咨詢，財(cái)務(wù)人員如果沒有給出正確的回復(fù)，會(huì)導(dǎo)致對方誤解。財(cái)務(wù)審核人員除了面臨大量的手工報(bào)賬，還要不斷地重復(fù)解答咨詢問題，導(dǎo)致工作效率低。

（5）重復(fù)報(bào)銷，缺乏有效控制。手工報(bào)銷階段，財(cái)務(wù)人員需要核查該筆單據(jù)是否報(bào)銷過，目前主要通過手工查詢會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。如果查詢時(shí)間段太短，可能不會(huì)發(fā)現(xiàn)問題，如果查詢間隔時(shí)間太長，需要花費(fèi)大量時(shí)間，占用財(cái)務(wù)審核人員大量時(shí)間，并且還容易出現(xiàn)遺漏，原始單據(jù)的真實(shí)性難以得到有效保證。如果是電子發(fā)票，還需要查重，可能存在重復(fù)報(bào)銷的情況，存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3 信息化報(bào)銷優(yōu)化路徑思考

（1）借助信息化手段，優(yōu)化報(bào)銷流程。內(nèi)部控制制度化，各項(xiàng)報(bào)銷通過表單進(jìn)行固定，業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，嵌入信息系統(tǒng)，讓信息多跑路，人員少跑路。在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都注明財(cái)務(wù)制度的具體要求，提示填寫標(biāo)準(zhǔn)和要求，設(shè)置各事項(xiàng)審批流程、各崗位審批權(quán)限。報(bào)銷人填寫完報(bào)銷單后，可以通過手機(jī)掃描上傳電子單據(jù)，財(cái)務(wù)審核人員審核無誤后系統(tǒng)提示財(cái)務(wù)初審?fù)瓿?。?bào)銷人收到系統(tǒng)提示后再將紙質(zhì)單據(jù)移交財(cái)務(wù)處審核人員，財(cái)務(wù)處收集紙質(zhì)單據(jù)后與系統(tǒng)核對，核對無誤即可正常進(jìn)行下一步流轉(zhuǎn)。流轉(zhuǎn)完成后系統(tǒng)提示財(cái)務(wù)報(bào)銷人員，報(bào)銷人員再將電子審批流程打印出來，同時(shí)可以自動(dòng)生成會(huì)計(jì)單據(jù)，報(bào)銷人員將信息傳達(dá)給出納，出納依靠銀醫(yī)直連系統(tǒng)自動(dòng)核對付款指令。報(bào)銷人員再將紙質(zhì)單據(jù)合并歸檔，移交檔案管理員，完成整個(gè)報(bào)銷流程。

信息化系統(tǒng)可以自動(dòng)提示報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和適用制度，醫(yī)護(hù)人員不需要重復(fù)咨詢財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員節(jié)約時(shí)間可以更專注于為臨床部門提供財(cái)務(wù)分析，解決信息不對稱，提升財(cái)務(wù)處滿意度。電子流不受時(shí)間限制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以利用碎片時(shí)間完成審批，減少紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，降低單據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。報(bào)銷人員錄入單據(jù)和發(fā)票，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判定是否重復(fù)報(bào)銷，自動(dòng)查詢發(fā)票真?zhèn)危瑢Χ啻沃貜?fù)報(bào)銷系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)預(yù)警。節(jié)省大量的手工查詢時(shí)間，降低重復(fù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)，為醫(yī)院節(jié)約支出。

（2）實(shí)現(xiàn)報(bào)銷與預(yù)算控制相關(guān)聯(lián)。在信息化報(bào)銷系統(tǒng)中事先設(shè)定預(yù)算額度，錄入各部門和各業(yè)務(wù)活動(dòng)預(yù)算使用額度，提示預(yù)算使用范圍、使用時(shí)間，將報(bào)銷系統(tǒng)與預(yù)算控制關(guān)聯(lián)。報(bào)銷人在報(bào)銷系統(tǒng)錄入單據(jù)信息時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示預(yù)算剩余額度，報(bào)銷人可以根據(jù)預(yù)算剩余額度合理規(guī)劃報(bào)銷進(jìn)度，使支出與預(yù)算同步。真正做到無預(yù)算不支出，使得每筆報(bào)銷審批有章可循，方便財(cái)務(wù)人員查詢預(yù)算剩余額度，及時(shí)登記預(yù)算支出情況表，各科室和職能部門負(fù)責(zé)人更加方便查詢預(yù)算發(fā)生明細(xì)和執(zhí)行情況。強(qiáng)化全院職工預(yù)算管理意識，提高預(yù)算執(zhí)行力，避免過度支出。信息化報(bào)賬系統(tǒng)杜絕了無預(yù)算、超預(yù)算列支的情況，并實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前管理、過程管理，真正將預(yù)算落實(shí)到業(yè)務(wù)控制中[2]。

（3）信息化審批與職能管理相結(jié)合。醫(yī)院外部監(jiān)管部門每年都會(huì)出臺新的法律法規(guī)和部門規(guī)章制度，財(cái)務(wù)人員需要不斷學(xué)習(xí)新的知識，醫(yī)院黨委、院辦、后勤和設(shè)備等職能管理部門也會(huì)有相應(yīng)的新制度和流程，財(cái)務(wù)部門需要與各部門討論如何修訂醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理制度。公立醫(yī)院改革推進(jìn)迅速，醫(yī)院建設(shè)要求節(jié)能減排，后勤部門致力于追求降低能耗，預(yù)算管理能夠很好地實(shí)現(xiàn)支出的計(jì)劃性和高效性?，F(xiàn)在醫(yī)院的合同管理是一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)，在簽訂前流程較長，簽訂后執(zhí)行監(jiān)控不足，監(jiān)督管理缺失，信息化報(bào)賬可以將報(bào)銷與合同管理進(jìn)行銜接，合同管理部門可以實(shí)時(shí)查詢合同進(jìn)度和執(zhí)行情況，便于監(jiān)督管理。信息化系統(tǒng)可以加強(qiáng)各部門的溝通協(xié)作，及時(shí)有效地完成部門間的信息溝通傳遞。

（4）信息化報(bào)銷遵循PDCA閉環(huán)。信息化報(bào)銷PDCA循環(huán)可分為四個(gè)階段，即Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和 Action（處理）。信息化報(bào)銷，實(shí)施前要制訂周密的計(jì)劃，把各種財(cái)務(wù)制度形成有效的流程和完整的表單，按照流程和表單設(shè)計(jì)成標(biāo)準(zhǔn)的信息化系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成后需對相關(guān)人員展開培訓(xùn)，然后選擇部分科室試運(yùn)行。檢查階段可以根據(jù)執(zhí)行結(jié)果分析存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整信息化系統(tǒng)，使其適應(yīng)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理要求，再在全院推廣執(zhí)行，定期不斷改進(jìn)優(yōu)化。財(cái)務(wù)工作同樣遵循PDCA閉環(huán)，在執(zhí)行中優(yōu)化、升級，最終做到為醫(yī)院的發(fā)展做好財(cái)務(wù)支撐。

4 結(jié)語

過去的手工報(bào)銷模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的需要，信息化報(bào)銷是發(fā)展的必然趨勢，正如財(cái)務(wù)電算化取代傳統(tǒng)手工記賬一樣，相信現(xiàn)在沒有哪一家醫(yī)院會(huì)采用手工記賬。信息化報(bào)銷系統(tǒng)可以有效地與預(yù)算管理、合同控制和收支管理控制進(jìn)行關(guān)聯(lián)，多個(gè)模塊信息共享，有效提升財(cái)務(wù)管理水平。信息化報(bào)銷優(yōu)化了流程，做到報(bào)銷人員最多跑一趟，也可以節(jié)約院領(lǐng)導(dǎo)大量寶貴時(shí)間，同時(shí)減輕財(cái)務(wù)審核人員負(fù)擔(dān)，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。信息化報(bào)銷也不是一成不變的，需根據(jù)外部的制度和醫(yī)院的管理來不斷優(yōu)化，最終適應(yīng)醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理需要，提升醫(yī)院管理水平。

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