軍隊醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)的研發(fā)與初步運用

黃麟 夏艷鳴 馮文 丁璨 周建云

[摘 要] 隨著國家、軍隊對采購管理的不斷規(guī)范，軍隊醫(yī)院需要集中采購的項目數(shù)量和類別顯著增加，同時醫(yī)院對集中采購的全流程管理要求也不斷加強，這對醫(yī)院采購中心采購數(shù)據(jù)的管理提出了更高的要求。軍隊醫(yī)院始終要遵守信息保密的管理要求，滿足對采購數(shù)據(jù)安全管理的需要。因此，文章從確定軍隊醫(yī)院采購信息管理系統(tǒng)功能需求和開展采購管理信息系統(tǒng)各功能模塊的流程設(shè)計等方面入手，探討構(gòu)建具有醫(yī)院自主知識產(chǎn)權(quán)的、適合軍隊醫(yī)院采購管理的醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)，并分析總結(jié)了自主研發(fā)的醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)運用與體會，以期不斷完善醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)，提升醫(yī)院采購管理信息化水平，提高醫(yī)院采購管理綜合效能。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院采購；管理；信息系統(tǒng)

中圖分類號： F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）05-0077-03

當(dāng)前，市面上有多種電子招投標(biāo)信息系統(tǒng)[1]?，F(xiàn)代企業(yè)對信息技術(shù)的重視程度越來越高，但是在采購業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后 [2]。雖然這些信息系統(tǒng)功能強大，種類較多，但是現(xiàn)有商品化采購信息系統(tǒng)往往功能復(fù)雜、操作煩瑣，價格偏高，采購數(shù)據(jù)庫往往能被產(chǎn)品開發(fā)公司隨意調(diào)取而存在極大的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，加之后期開發(fā)響應(yīng)周期長、軟件維護成本高、核心產(chǎn)權(quán)一直掌握在公司手上。這些問題嚴(yán)重制約了其在軍隊醫(yī)院的運用。因此，結(jié)合軍隊醫(yī)院采購特點以及軍隊保密管理規(guī)定和醫(yī)療信息系統(tǒng)安全要求，設(shè)計并研發(fā)一套適用于軍隊醫(yī)院的采購信息管理軟件非常必要。

一、確定醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)功能需求

近年來，為進(jìn)一步加強“采管分離”，規(guī)范集中采購，根據(jù)軍隊采購管理政策要求，軍隊醫(yī)院先后成立了采購中心（室），并不同程度地開展了采購管理信息化建設(shè)。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院在管理院內(nèi)采購數(shù)據(jù)的方式，還是以Excel表格為主。這種做法優(yōu)點是成本低廉、錄入簡便、傳遞快捷，但是也存在極大的隱患，比如不同人員同時操作導(dǎo)致版本不一致，或者不同時間點未能使用最近版本而導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)遺失，或者操作不當(dāng)誤刪部分?jǐn)?shù)據(jù)。此外，Excel表格數(shù)據(jù)不方便統(tǒng)計分析，不能記錄歷史操作痕跡。因此，迫切需要各醫(yī)院根據(jù)自身采購流程和實際情況，梳理出醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)核心功能需求和主要功能模塊。

采購管理信息系統(tǒng)需要覆蓋計劃下達(dá)、執(zhí)行采購、簽訂合同、到貨驗收、采購結(jié)算、采購資料歸檔，到合同履約的采購活動全過程，以及伴隨采購活動的供應(yīng)商管理和評審專家管理，此外還需要實現(xiàn)對采購過程各個執(zhí)行環(huán)節(jié)狀態(tài)的內(nèi)、外部監(jiān)督。因此，我們通過調(diào)研分析和專家咨詢，確定了醫(yī)院采購信息管理體統(tǒng)的核心功能需求，包括用戶管理模塊、任務(wù)管理模塊、采購管理模塊、結(jié)算管理模塊、檔案管理模塊、評審專家管理模塊、供應(yīng)商管理模塊等。

（一）用戶管理模塊

用戶管理模塊包括用戶管理、角色管理和用戶權(quán)限三個部分。主要實現(xiàn)對登陸該信息系統(tǒng)的人員授權(quán)、角色和權(quán)限分配；及時更新承擔(dān)醫(yī)院集中采購任務(wù)、監(jiān)督采購流程的各個環(huán)節(jié)動態(tài)，實時停用離職（調(diào)離采購相關(guān)崗位）人員的登陸權(quán)限，根據(jù)對應(yīng)人員工作職能的變化實時調(diào)整各類用戶的使用權(quán)限。

（二）任務(wù)管理模塊

任務(wù)管理模塊為了實現(xiàn)采購員根據(jù)需求科室下達(dá)任務(wù)，審核通過并錄入系統(tǒng)作為采購任務(wù)清單，從而實現(xiàn)對任務(wù)進(jìn)行項目編號、合同編號，并將任務(wù)分配給采購助理。采購助理可以通過篩選功能快速查看承擔(dān)任務(wù)。

（三）采購管理模塊

采購管理模塊包括信息發(fā)布、評審時間、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、履約保證金、合同簽訂時間、合同服務(wù)期、到貨時間、驗收時間、結(jié)算時間等全采購流程數(shù)據(jù)信息管理。實現(xiàn)讓采購助理根據(jù)下達(dá)的任務(wù)，實時、按計劃完成采購任務(wù)，實現(xiàn)對采購過程關(guān)鍵信息的管理，同時可以對保證金退費資料、合同文本和驗收報告等關(guān)鍵采購文書電子資料進(jìn)行上傳與管理。

（四）結(jié)算管理模塊

結(jié)算管理模塊主要實現(xiàn)財務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)管理，包括修改結(jié)算信息、查看結(jié)算明細(xì)、取消結(jié)算、合同金支付、取消掛賬等功能，并將采購數(shù)據(jù)鏈提交至檔案助理。

（五）檔案管理模塊

檔案管理模塊用于采購助理完成采購活動及時整理采購資料，由結(jié)算管理確認(rèn)信息無誤后，交由檔案助理及時進(jìn)行采購資料歸檔。

（六）供應(yīng)商管理模塊

供應(yīng)商管理模塊用于統(tǒng)計錄入上級、本院及兄弟單位不良供應(yīng)商信息和中標(biāo)供應(yīng)商信息，以便在報名和合同簽訂前及時排除不良記錄供應(yīng)商，同時能夠根據(jù)合同履約情況，及時記錄院內(nèi)項目供應(yīng)商不良履約信息。

（七）評審專家管理模塊

評審專家管理模塊，主要實現(xiàn)對來院評審的評審專家進(jìn)行考核與信息管理，同時兼顧院內(nèi)采購中各類推薦專家的信息管理和專家抽取管理，按照軍隊有關(guān)規(guī)定，彌補個別項目遇到的駐地政府采購評審專家?guī)旌蛙婈牪少徳u審專家?guī)鞂＜也蛔愕碾y題。

二、醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)

（一）醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)各功能模塊的使用流程設(shè)計

根據(jù)醫(yī)院采購的特點，我們設(shè)計了各功能模塊的初步運轉(zhuǎn)流程（如圖1所示），并采用專家咨詢的方法，對所設(shè)計的流程進(jìn)行了論證。

采購中心（室）受領(lǐng)由醫(yī)院采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室集中下達(dá)的已完成審批的采購任務(wù)后，根據(jù)限額確定采購類別，為集中采購或臨時采購，并確定每一個采購項目的采購助理。采購助理根據(jù)采購任務(wù)下達(dá)的采購方式擬制采購文件，完成采購活動，確定供應(yīng)商并簽訂合同。合同生效后，進(jìn)一步對供應(yīng)商是否按照合同約定時間發(fā)貨，需求科室是否按照合同約定進(jìn)行驗收與入庫進(jìn)行管理。合同履約完成后，采購人員應(yīng)當(dāng)及時完成項目資金結(jié)算及采購檔案歸檔，并對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行管理。

（二）編制采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計說明書

聯(lián)合醫(yī)院信息科工程師，根據(jù)前期論證確定的需求模塊編制信息系統(tǒng)設(shè)計說明書，包括任務(wù)管理、采購管理、結(jié)算管理、檔案管理、供應(yīng)商管理、評審專家管理及數(shù)據(jù)導(dǎo)出、導(dǎo)入功能。進(jìn)入主菜單后對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，包括添加、修改、刪除和更新等操作。采購人員根據(jù)業(yè)務(wù)流程的各功能模塊進(jìn)行操作，并能及時掌握采購任務(wù)執(zhí)行情況，智能數(shù)據(jù)匹配、數(shù)據(jù)可溯源及責(zé)任明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。制初稿后組織采購助理、信息工程師共同論證審修。

（三）醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)的軟件開發(fā)

根據(jù)以上經(jīng)過論證后確定的醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計說明書，由信息科工程師完成軟件開發(fā)。

（四）醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)軟件試運行及調(diào)試、優(yōu)化

信息科工程師完成的軟件安裝調(diào)試并進(jìn)行試運行，采購室根據(jù)上級檢查以及軍隊、國家采購相關(guān)管理規(guī)定的更新及時完成軟件的調(diào)試和優(yōu)化。

三、醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)的初步運用與成效

（一）對接軍隊采購管理要求及時

隨著軍隊改革，各級各單位對采購相關(guān)管理出臺了一系列的文件規(guī)定，對采購信息管理要求越來越嚴(yán)格，也越來越細(xì)致。我們自主研發(fā)的醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)能夠更好地對接上級管理要求，實際運用中可實時調(diào)整模塊結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)要求。

（二）采購信息數(shù)據(jù)存儲安全可追溯

集中歸口采購后，采購數(shù)據(jù)大量增加，陸軍軍醫(yī)大學(xué)第二附屬醫(yī)院自2016年至今共有3500余條采購信息納入到采購管理信息系統(tǒng)，涉及的數(shù)據(jù)包括項目名稱、預(yù)算、需求科室、采購金額、中標(biāo)單位等。采購管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，大大減少了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，讓采購執(zhí)行情況的信息記錄實現(xiàn)了完整、及時、規(guī)范、可溯源、便于隨時統(tǒng)計分析等功能。

（三）采購工作有序開展，提高工作效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在采購領(lǐng)域的深入運用，有效提高了采購數(shù)據(jù)的管理水平，提高了采購效率，進(jìn)一步規(guī)范了采購行為[3-5]。工作中人員流動是無法避免的，陸軍軍醫(yī)大學(xué)第二附屬醫(yī)院研發(fā)的采購管理信息系統(tǒng)操作簡便，錄入方便，減少了新進(jìn)人員的學(xué)習(xí)時間，讓采購人員更快熟悉工作。同時，在歷年各級各類檢查中，采購行業(yè)都是檢查的重點，每次提報數(shù)據(jù)都時間緊、內(nèi)容多、涉及面廣。而運用采購管理信息系統(tǒng)后，可以將信息提取工作由一人完成且能保證每次提報數(shù)據(jù)一致，有效避免重復(fù)或者錯誤提報，大大節(jié)約了人力成本，徹底改變了以前的人工錄入核對工作，極大地提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

（四）加強采購監(jiān)督，降低廉政風(fēng)險

通過使用采購管理信息系統(tǒng)，事項了采購數(shù)據(jù)公開化，對于每一條采購信息可隨時接受同事及采購管理部門的監(jiān)督，并且采購項目信息終生記錄制，每一個操作均永久留存痕跡。此外，本系統(tǒng)還具有不良供應(yīng)商信息預(yù)警功能，便于采購中心（室）內(nèi)部監(jiān)督，以及管理部門及時發(fā)現(xiàn)項目隱患，及時預(yù)警采購工作人員，有效降低項目風(fēng)險和廉政風(fēng)險。

四、結(jié)語

綜上所述，目前國內(nèi)運用的采購管理系統(tǒng)中雖然功能強大，但無法滿足軍隊醫(yī)院采購信息管理要求。本系統(tǒng)結(jié)合軍隊醫(yī)院信息化管理要求，以及對接軍隊物資采購管理規(guī)定，對采購內(nèi)容清楚、準(zhǔn)確的記錄，讓采購工作人員工作順利便捷的開展，大大提升了采購工作效率和質(zhì)量，值得運用。

在下一步系統(tǒng)二次開發(fā)中，我們將解決目前系統(tǒng)僅適用于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，無法實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)以及手機App操作，采購檔案電子化，評審時間、保證金退還、及時結(jié)算等預(yù)警功能，進(jìn)一步提升操作的方便性和系統(tǒng)信息化。

參考文獻(xiàn)

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