試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)秘書創(chuàng)新管理服務(wù)

徐燕茹

摘 ? 要： “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要成員，教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)的高低直接決定高校教學(xué)管理能否穩(wěn)步推進(jìn)。教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作呈現(xiàn)出新特點(diǎn)和新的管理服務(wù)模式，隨之出現(xiàn)一些問題。教學(xué)秘書要明確角色定位，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代如何做好高校教學(xué)秘書管理服務(wù)工作，不斷創(chuàng)新發(fā)展，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代教學(xué)管理工作的新要求，為推動(dòng)新形勢(shì)下高校高質(zhì)量發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞： “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代 ? 教學(xué)秘書 ? 教學(xué)管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高等教育不斷追求高質(zhì)量發(fā)展，注重教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)管理是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障，在協(xié)調(diào)各種教學(xué)資源、優(yōu)化整體教學(xué)工作中起主導(dǎo)作用。教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理的運(yùn)行中不可或缺，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，教學(xué)秘書要注重自身職能，理清“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代教學(xué)管理工作面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，培養(yǎng)和提高職業(yè)素養(yǎng)，探尋崗位服務(wù)模式的新思路和新方法，促進(jìn)教育教學(xué)工作穩(wěn)步運(yùn)行。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下的高校教學(xué)管理的特點(diǎn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”是互聯(lián)網(wǎng)的新信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等多部門的應(yīng)用，比如移動(dòng)數(shù)據(jù)段、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等[1]（31-32）?；ヂ?lián)網(wǎng)的新信息技術(shù)與傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式融合，加速了教學(xué)管理現(xiàn)代化進(jìn)程，是高校提高辦學(xué)質(zhì)量的必然趨勢(shì)。目前教學(xué)管理的工作模式更加科學(xué)有序，各種規(guī)章制度和教學(xué)計(jì)劃得以高效實(shí)施，調(diào)動(dòng)師生在教與學(xué)方面的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。師生借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，加速了知識(shí)信息在互聯(lián)網(wǎng)的傳播和積累，激發(fā)了高校創(chuàng)新和發(fā)展活力。“互聯(lián)網(wǎng)+”與高校教學(xué)管理的結(jié)合充分體現(xiàn)了跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、連接一切的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了資源的共享、開放和創(chuàng)新，為高校教學(xué)管理工作提供了便利平臺(tái)，使得教學(xué)管理能夠充分整合師生等各方面資源，為提高教學(xué)質(zhì)量保駕護(hù)航。教學(xué)秘書在“互聯(lián)網(wǎng)+”教學(xué)管理模式下，能夠充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，提高崗位服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代教學(xué)秘書管理服務(wù)的新模式

互聯(lián)網(wǎng)信息量大、方便快捷，移動(dòng)互聯(lián)應(yīng)用因移動(dòng)終端的快速普及得到快速發(fā)展，以移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)為依托的移動(dòng)辦公已廣泛應(yīng)用到工作中。由于高校無紙化辦公的普及，高校教學(xué)秘書充分利用互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)終端開展工作，在教學(xué)計(jì)劃實(shí)施和教學(xué)文件管理的各個(gè)階段做好質(zhì)量監(jiān)控，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，積極廣泛聽取意見和建議，積累經(jīng)驗(yàn)，保障各項(xiàng)教學(xué)工作順利實(shí)施。

（一）教學(xué)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)及落實(shí)工作。

作為高校實(shí)施教學(xué)管理工作和人才培養(yǎng)的主要依據(jù)，各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃都要提前部署制訂。教學(xué)秘書要將各個(gè)專業(yè)的教學(xué)任務(wù)安排、教材計(jì)劃、實(shí)踐計(jì)劃、教學(xué)大綱、專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)生成績(jī)等工作的制定、執(zhí)行、監(jiān)督、評(píng)估等從落實(shí)、整合到上報(bào)，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)教師的自主獲取和管理，利用網(wǎng)絡(luò)及移動(dòng)終端，通過微信、QQ群和辦公軟件，在云端或移動(dòng)設(shè)備存儲(chǔ)和訪問文檔，實(shí)時(shí)創(chuàng)建、編輯和共同處理文檔，利用手機(jī)和計(jì)算機(jī)傳輸文件、運(yùn)用設(shè)備共享，做好協(xié)調(diào)、反饋、匯總、分類、整理等工作，保障各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃落實(shí)到位。

（二）教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)控管理工作。

教學(xué)秘書利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，及時(shí)接收學(xué)校各個(gè)管理部門的通知文件，在工作中通過收集、分析、處理各項(xiàng)政策信息，將通知要求通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)施信息共享，及時(shí)分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)和師生，并時(shí)刻跟蹤相關(guān)師生接收效果，確保傳達(dá)到位。在教學(xué)管理中，對(duì)于教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)測(cè)評(píng)、教學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)等各項(xiàng)工作，保障各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)及時(shí)，數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。通過互聯(lián)網(wǎng)工具展開數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料整理，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督、審核工作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)順利開展。

（三）各項(xiàng)教學(xué)資料存檔工作。

教學(xué)秘書要對(duì)每個(gè)階段的教學(xué)工作做好總結(jié)，利用互聯(lián)網(wǎng)及辦公軟件做好相關(guān)資料的存檔。首先，教學(xué)秘書要對(duì)過往教學(xué)資料進(jìn)行信息處理，進(jìn)行更細(xì)化的分類存檔，同時(shí)為迎接專業(yè)評(píng)估和績(jī)效考核等數(shù)據(jù)填報(bào)工作做好相關(guān)資料的準(zhǔn)備。其次，做好相關(guān)教學(xué)檢查督導(dǎo)的文件管理，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)整理和保存相關(guān)的教學(xué)日歷、課表等，確保教學(xué)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查閱。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)秘書崗位職責(zé)及角色定位

教學(xué)是學(xué)校貫徹教育方針，目的是實(shí)現(xiàn)學(xué)生德、智、體等方面全面發(fā)展。教學(xué)工作是學(xué)校的核心工作，高校教學(xué)秘書是保證學(xué)校教學(xué)工作順利開展的重要角色，在教學(xué)管理過程中起著紐帶和橋梁作用，連接學(xué)院和學(xué)校、學(xué)院和教師、學(xué)院和學(xué)生，是直接承擔(dān)教學(xué)服務(wù)的一線工作人員[2]（32-33）。因此，教學(xué)秘書要對(duì)教學(xué)活動(dòng)的運(yùn)行做好監(jiān)督和服務(wù)工作，必須有正確的角色定位，做好院系領(lǐng)導(dǎo)、師生和各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)工作，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度和工作流程，管理好工作實(shí)施環(huán)節(jié)，做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的使用和維護(hù)工作，倡導(dǎo)安全的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，將服務(wù)意識(shí)貫穿工作始終，確保各項(xiàng)工作有序開展。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代教學(xué)秘書管理工作中存在的問題

教學(xué)秘書的日常工作任務(wù)量大、瑣碎而繁雜?？茖W(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)完成日常工作，使用各種軟件、信息交流工具，使工作效率大大提高，一些問題隨之而來。

首先，一部分師生群體拘泥于傳統(tǒng)工作方式，不能適應(yīng)互聯(lián)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新和工作模式的變化，被動(dòng)地接受互聯(lián)網(wǎng)帶來的改變，網(wǎng)絡(luò)意識(shí)不強(qiáng)，辦公軟件版本低，設(shè)備不維護(hù)，運(yùn)行速度慢，經(jīng)常遇到要將電子文件由高版本轉(zhuǎn)為低版本才能在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享的現(xiàn)象。

其次，工作中很多重要的文件都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字或者加蓋公章，用于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或作為工作落實(shí)的重要依據(jù)。無紙化辦公的普及使傳統(tǒng)辦公方式淡化，秘書會(huì)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和信息交流工具產(chǎn)生過度依賴的心理。由于過度依賴電腦、手機(jī)等電子設(shè)備，忽視紙質(zhì)文件的分類與管理，如果沒有對(duì)不同學(xué)期的有關(guān)學(xué)院的重要文件進(jìn)行保存，在學(xué)院查找和使用時(shí)，就會(huì)造成查找困難。同時(shí)，更新大量電子信息的時(shí)候，如果不對(duì)電子文件進(jìn)行及時(shí)更新和分類，就會(huì)導(dǎo)致管理混亂，不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期的工作效果。

再次，教學(xué)秘書在工作中由于對(duì)設(shè)備維護(hù)不當(dāng)，不能掌握設(shè)備運(yùn)行的狀態(tài)，不能隨時(shí)跟蹤和檢查，在工作中就會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)空間有限、斷網(wǎng)、設(shè)備故障等突發(fā)狀況，導(dǎo)致信息接收不暢，甚至造成文件丟失，必然影響工作進(jìn)度和工作熱情。另外，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)淡薄，缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備知識(shí)，不能對(duì)軟件進(jìn)行安全管理與維護(hù)，受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵?jǐn)_，影響辦公的安全性。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校教學(xué)秘書創(chuàng)新管理服務(wù)的路徑

教學(xué)秘書面對(duì)大量工作時(shí)，既要有效利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，又要合理安排各項(xiàng)工作，對(duì)工作環(huán)境和硬件設(shè)施進(jìn)行研判和分析，以最飽滿的狀態(tài)完成每項(xiàng)工作。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)。

教學(xué)秘書要適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的觀念改變，而不能局限于技術(shù)的更新?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”意味著融合、分享、改造和提升，在原有的工作模式中融入新的技術(shù)和處理能力。在信息發(fā)達(dá)的今天，如果不突破傳統(tǒng)觀念，就不能提高主動(dòng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熱情，不能通過連接、交互、協(xié)作提高工作效率。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校教學(xué)秘書要與時(shí)俱進(jìn)，深入理解掌握高校的各個(gè)組織機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)，協(xié)助推動(dòng)優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)流程，改進(jìn)傳統(tǒng)工作模式，以適應(yīng)新時(shí)代高校發(fā)展的需要。

（二）培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的發(fā)展。

教學(xué)秘書在教學(xué)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，要求重效率、講質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書要用互聯(lián)網(wǎng)思維工作，帶動(dòng)師生使用互聯(lián)網(wǎng)工作的意識(shí)，在工作中營(yíng)造“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的工作氛圍，促使教師主動(dòng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，掌握新的工作技能，將新方法、新技能應(yīng)用于課堂教學(xué)，將新媒體技術(shù)手段應(yīng)用于教育管理工作。教學(xué)秘書要善于在常規(guī)的教學(xué)管理工作中發(fā)現(xiàn)新問題和處理辦法，能夠借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的各種教育管理系統(tǒng)靈活開展工作，使新方法和新技能在實(shí)際工作中發(fā)揮實(shí)效，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，提高工作效率。

（三）提高差異化服務(wù)水平，順利完成各項(xiàng)工作。

教學(xué)秘書在日常工作中要面對(duì)不同的群體，提高差異化服務(wù)水平。高校秘書差異化服務(wù)指的是高校秘書工作者在面對(duì)不同的師生或者領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，應(yīng)有針對(duì)性地提供個(gè)性化差異化的服務(wù)，以滿足不同的需要，樹立在本學(xué)院乃至教育行業(yè)的獨(dú)特性[3]（46）。這就要求教學(xué)秘書有高尚的職業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)意識(shí)和良好的心態(tài)。在工作中有效利用互聯(lián)網(wǎng)手段，用智能化服務(wù)使工作打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的跨地域使用，提高溝通和協(xié)調(diào)效率和質(zhì)量，能在不同的工作角色之間切換，營(yíng)造積極向上的工作氛圍，順利完成各項(xiàng)工作。

（四）熟練掌握智能化辦公技術(shù)，強(qiáng)化處理各種故障的能力。

教學(xué)秘書一直是集管理者、服務(wù)者和聯(lián)絡(luò)者于一體的工作人員，必然離不開電子設(shè)備等工具開展工作。隨著高校的不斷創(chuàng)新發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)的各種信息化技術(shù)推陳出新。因此，為了更好地開展工作，教學(xué)秘書必須熟練掌握各種辦公設(shè)備及軟件使用，了解和利用好各種移動(dòng)互聯(lián)終端，最大限度地利用現(xiàn)有的工作條件。

1.教學(xué)秘書必須具備豐富的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，主動(dòng)研究各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的使用，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)搭建、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用等基礎(chǔ)知識(shí)有更加深入的學(xué)習(xí)和研究，能夠熟練運(yùn)用、調(diào)試網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，快速排除網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行故障，使這些基礎(chǔ)的辦公條件能夠?yàn)楣ぷ饔行蜻M(jìn)行提供保障。要做好日常辦公設(shè)備和辦公軟件的維護(hù)工作，使電腦的環(huán)境和存儲(chǔ)設(shè)備一直處于良好的工作狀態(tài)。

2.學(xué)會(huì)運(yùn)用各種辦公軟件。由于信息技術(shù)的飛速更新，各種辦公軟件不斷推出新版本，操作起來更加人性化，滿足不同用戶的需求。教學(xué)秘書要不斷學(xué)習(xí)新的辦公軟件操作，例如熟悉OA系統(tǒng)在日常行政管理事務(wù)中的處理流程，比如會(huì)議室及車輛申請(qǐng)，各種審批文件的流轉(zhuǎn)等。

3.學(xué)會(huì)日常文件的存儲(chǔ)、歸檔和更新工作。首先，要學(xué)會(huì)電子文件的管理。根據(jù)文檔的歸屬范圍，對(duì)于教師、學(xué)生、考試等不同領(lǐng)域在存儲(chǔ)日期和存儲(chǔ)份數(shù)上都要有明確標(biāo)識(shí)，確保電子文件的歸屬質(zhì)量和存儲(chǔ)空間的安全、有效。其次，做好紙質(zhì)文件的保存，按照學(xué)期、類型及重要程度歸類存放、分柜保存。最后，做好各種文件的保密和維護(hù)工作，確保存檔文件安全可靠，并能永久地處于可提取和可利用的有效狀態(tài)。

（五）認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)教學(xué)的方針政策，增強(qiáng)信息分析和處理能力。

教學(xué)秘書首要工作是處理各種信息，完成上傳下達(dá)，快速落實(shí)。因此，教學(xué)秘書首先要第一時(shí)間學(xué)習(xí)接收的信息，領(lǐng)悟政策要求，迅速分析，向領(lǐng)導(dǎo)、師生做出準(zhǔn)確的傳達(dá)。對(duì)于工作中出現(xiàn)的問題，要依托網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，及時(shí)聯(lián)系和解決相關(guān)問題，做好后續(xù)的落實(shí)和收尾工作。要建立以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的協(xié)調(diào)和交流機(jī)制，通過群消息等方式快速構(gòu)建起整項(xiàng)工作的參與團(tuán)隊(duì)，使團(tuán)隊(duì)成員做到目標(biāo)一致、齊心協(xié)力完成工作。其次，教學(xué)秘書是部門領(lǐng)導(dǎo)的助手，在接收大量信息時(shí)，要有分辨是非的能力，不虛傳、不造謠，實(shí)事求是、去偽存真，利用大數(shù)據(jù)、信息統(tǒng)計(jì)等技能篩選有價(jià)值信息。

（六）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)空間安全意識(shí)，營(yíng)造和諧的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境。

教學(xué)秘書工作連接師生，要做好與各個(gè)職能部門工作的有效銜接，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代各種信息五彩斑斕，要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)空間安全意識(shí)。對(duì)個(gè)人所處的網(wǎng)絡(luò)空間有一定的認(rèn)知，能夠分辨網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)實(shí)的區(qū)別與聯(lián)系，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)提高工作效率。從“我”做起，遵守職業(yè)道德，積極弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，在網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐中教育、提高自己，堅(jiān)信科學(xué)，堅(jiān)定正確的立場(chǎng)。要增強(qiáng)判斷、分析等綜合能力應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)不安全因素，推動(dòng)形成和諧的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境。善于學(xué)習(xí)和篩選互聯(lián)網(wǎng)中有意義的信息，使其能夠積極指導(dǎo)我們的工作和生活，充分享受“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代帶來的幸福體驗(yàn)。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來打破了傳統(tǒng)的教學(xué)管理瓶頸，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使教學(xué)管理及教學(xué)資源實(shí)現(xiàn)變革。作為教學(xué)管理隊(duì)伍的重要成員，教學(xué)秘書應(yīng)緊跟現(xiàn)代教育思想，積極在豐富的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)方面學(xué)習(xí)新技能，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代教學(xué)管理工作的新要求，積極創(chuàng)新，在繁忙的工作中鍛煉自我，提高服務(wù)本領(lǐng)，為推動(dòng)新形勢(shì)下高校的高質(zhì)量發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]雷萌.關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及與應(yīng)用教學(xué)模式實(shí)踐探索[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2020（13）.

[2]高鳳娥.“雙一流”建設(shè)環(huán)境下高校教學(xué)秘書如何提高服務(wù)水平[J].教育教學(xué)論壇，2020（22）.

[3]余芳.互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校秘書工作專業(yè)化技能發(fā)展策略探究[J].電子信息，2017（25）.