ERP系統(tǒng)對(duì)學(xué)校陽光食堂管理的優(yōu)化及構(gòu)建研究
——論嵌入財(cái)務(wù)管理模塊平臺(tái)的開發(fā)與應(yīng)用

林鋒 杭州市上城區(qū)教育發(fā)展服務(wù)中心

一、原有學(xué)校食堂ERP采購系統(tǒng)管理運(yùn)行的現(xiàn)狀分析

上城區(qū)教育系統(tǒng)已于2016年起對(duì)食堂啟用ERP采購系統(tǒng)，該系統(tǒng)目前主要功能有菜譜管理、在線訂菜、供應(yīng)商訂單管理、供配過程監(jiān)督等功能，通過這些年的使用，已收集、積累了大量的食堂業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而針對(duì)業(yè)務(wù)結(jié)算、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)模塊的尚未涉及，使得ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的監(jiān)控與運(yùn)用存在明顯不足。

（一）信息流不通暢，財(cái)務(wù)監(jiān)督滯后

目前的食堂ERP采購系統(tǒng)業(yè)務(wù)訂單功能在線上完成，而財(cái)務(wù)支付與會(huì)計(jì)核算功能都是財(cái)務(wù)人員離線操作完成。業(yè)務(wù)信息、資金信息、財(cái)務(wù)信息各自為陣，成為信息孤島。從而使學(xué)校食堂經(jīng)營整體現(xiàn)狀不能全面、快送地反映。信息流的受阻，信息的碎片化與滯后，不利于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及單位管理者對(duì)學(xué)校食堂的財(cái)務(wù)管理與監(jiān)控。

（二）成本核算不精準(zhǔn)，管理能力受限

目前的收付實(shí)現(xiàn)制的財(cái)務(wù)核算方式，無法準(zhǔn)確反映學(xué)?；锸吵杀尽臉I(yè)人員專業(yè)水平的參差不齊，對(duì)會(huì)計(jì)科目也存在不同的理解與不同的經(jīng)濟(jì)科目歸集。食堂伙食成本的直接成本包括食品原料成本、加工食品所需的燃料煤、水、電等能源成本、人工工資福利、炊具用具的日常保養(yǎng)維修維護(hù)費(fèi)用、食堂設(shè)備租賃費(fèi)用等，而目前ERP采購系統(tǒng)里只反應(yīng)直接成本中的食品原材料業(yè)務(wù)訂單數(shù)據(jù)，無法產(chǎn)生食堂伙食總成本，更法得到各項(xiàng)成本類別占總成本的比例。

（三）盈虧反饋不及時(shí)，影響伙食品質(zhì)。

學(xué)校食堂直接影響學(xué)生的膳食營養(yǎng)。學(xué)校應(yīng)合理、妥善安排學(xué)生在校期間的健康營養(yǎng)與學(xué)校食堂的盈虧平衡。所謂食堂的盈虧率是指當(dāng)期伙食總收入減總成本費(fèi)用后占伙食總收入的比例。因財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)脫離EPR平臺(tái)，只有在每月業(yè)務(wù)截止，財(cái)務(wù)人員才能獲取業(yè)務(wù)資料，食堂伙食盈虧率自然不能動(dòng)態(tài)反饋，也無法進(jìn)行事前、事中控制。如盈虧率的波動(dòng)幅度較大，也會(huì)影響學(xué)生伙食的品質(zhì)。

二、ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的開發(fā)

食堂原ERP系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息的脫節(jié)，再加之線下每個(gè)學(xué)校財(cái)務(wù)核算成本方法的多樣性，造成了相關(guān)管理部門的監(jiān)管乏力。因此，在原有食堂ERP采購系統(tǒng)中嵌入財(cái)務(wù)模塊已是迫在眉睫的需求。

（一）財(cái)務(wù)管理模塊的開發(fā)目標(biāo)

系統(tǒng)可以將實(shí)時(shí)信息處理流程嵌入財(cái)務(wù)管理。通過全區(qū)域食堂財(cái)務(wù)管理工作及可操作指導(dǎo)文件的確立，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理規(guī)則統(tǒng)一與細(xì)化。學(xué)校食堂食材下單的同時(shí)，將下單的相關(guān)信息生成至財(cái)務(wù)管理模塊中，通過執(zhí)行業(yè)務(wù)和信息處理，驅(qū)動(dòng)憑證的生成，實(shí)現(xiàn)集成化財(cái)務(wù)管理。通過網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)達(dá)到規(guī)則的統(tǒng)一與有效執(zhí)行，通過信息化手段來解決數(shù)據(jù)的匯總和核查工作，建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的賬目管理體系。財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督觸角可延伸到業(yè)務(wù)的全過程，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制，做到問題早發(fā)現(xiàn)、早介入、早解決。

（二）財(cái)務(wù)管理模塊的開發(fā)內(nèi)容

財(cái)務(wù)管理模塊在食堂ERP系統(tǒng)中的嵌入內(nèi)容主要包括業(yè)務(wù)訂單自動(dòng)生成記賬憑證、規(guī)范財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)科目、形成總賬和明細(xì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表及.增加個(gè)性化的可視圖表。

1.業(yè)務(wù)訂單自動(dòng)生成記賬憑證。系統(tǒng)通過平臺(tái)訂單歸集生成應(yīng)付款，自動(dòng)生成付款憑證；通過與銀行系統(tǒng)的端口接入，自動(dòng)進(jìn)行業(yè)務(wù)收付結(jié)算；完成了數(shù)據(jù)的匯總，減輕了財(cái)務(wù)人員的部分工作。業(yè)務(wù)訂單的特性，保證了數(shù)據(jù)可追溯，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與唯一性。

2.規(guī)范財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)科目。軟件通過規(guī)則約束食材的歸屬科目、費(fèi)用列支進(jìn)行歸屬，憑證的生成與錄入工作，通過平臺(tái)的統(tǒng)一規(guī)則來實(shí)現(xiàn)錄入和提交功能，保證了數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)一性，數(shù)據(jù)管理統(tǒng)一性，真正做大財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理要求。

3.形成總賬和明細(xì)賬、財(cái)務(wù)報(bào)表。記賬憑證的生成直接可產(chǎn)生總賬和明細(xì)賬，可以清晰地查詢到采用數(shù)量金額式記賬的各原材料的進(jìn)庫、出庫的明細(xì)以及實(shí)時(shí)的庫存，包含數(shù)量、單價(jià)及金額等。同樣可以查詢普通財(cái)務(wù)軟件的常規(guī)性科目的明細(xì)。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)操作，可以做到數(shù)據(jù)時(shí)時(shí)匯聚，同時(shí)可以滿足財(cái)務(wù)管理統(tǒng)一規(guī)則的執(zhí)行，所有的報(bào)表數(shù)據(jù)和細(xì)分?jǐn)?shù)據(jù)可以統(tǒng)一匯總進(jìn)行報(bào)表化呈現(xiàn)。

4.增加個(gè)性化的可視圖表。管理人員可以根據(jù)需要通過餅圖、柱狀圖、走勢圖等進(jìn)行呈現(xiàn)各類數(shù)據(jù)。通過對(duì)數(shù)據(jù)的追蹤分析、縱橫向比對(duì)，準(zhǔn)確地監(jiān)測到直接原材料主食、副食和配料之間的結(jié)構(gòu)比例是否合理，即學(xué)生的膳食營養(yǎng)結(jié)構(gòu)合理化問題；各原材料的進(jìn)貨價(jià)格是否合理化，進(jìn)行市場化對(duì)比、各校之間對(duì)比，實(shí)現(xiàn)了日常精細(xì)化管理，清晰了食堂成本的大多流向，解決了原材料的溯源問題，數(shù)據(jù)化管理進(jìn)銷存，大大地提高了食堂管理效率。

（三）財(cái)務(wù)管理模塊的開發(fā)實(shí)施

財(cái)務(wù)管理模塊項(xiàng)目對(duì)于ERP系統(tǒng)中的嵌入鏈接，其開發(fā)實(shí)施主要有以下四個(gè)方面。

1.部門聯(lián)動(dòng)

學(xué)校食堂作為義務(wù)教育階段目前少數(shù)的財(cái)政監(jiān)控之外的收支項(xiàng)目，一直是管理部分關(guān)注的重點(diǎn)領(lǐng)域。教育局通過召集基層單位財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行座談，收集整理食堂管理中存在的不足之處；與上級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門進(jìn)行溝通交流；結(jié)合近些年食堂檢查與專項(xiàng)審計(jì)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分類羅列，最終整理出需要完善的任務(wù)清單。如典型基礎(chǔ)信息收集、整理；功能調(diào)整和制度修訂等。最后與軟件開發(fā)工程師進(jìn)行溝通。

2.試點(diǎn)先行

上城區(qū)教育局本著謹(jǐn)慎性原則，選擇了系統(tǒng)內(nèi)不同類型的園校食堂進(jìn)行試點(diǎn)。第一批在幼兒園、中小學(xué)學(xué)校以及九年一貫制學(xué)校中各選擇了一家單位提前參與測試與試運(yùn)行?？紤]到測試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性核實(shí)需要，試行期間學(xué)校食堂賬務(wù)采用原食堂財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與EPR平臺(tái)系統(tǒng)同步記賬核算方式，邊運(yùn)行，邊修正系統(tǒng)運(yùn)行。

3.全員培訓(xùn)

7月，教育局邀請(qǐng)軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)骨干成員對(duì)各園校的食堂采購員、食堂管理人員、財(cái)務(wù)主辦以及中心所有會(huì)計(jì)進(jìn)行了集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)。結(jié)算中心會(huì)計(jì)包干負(fù)責(zé)各自負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)單位人員的線上業(yè)務(wù)操作。同時(shí)，全體單位采用本年度1月的食堂數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬操作，熟練業(yè)務(wù)操作的同時(shí)，再次完善校園的日常食堂業(yè)務(wù)采購、出入庫、支付等環(huán)節(jié)。

4.全面上線

實(shí)施過程，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，各部門積極配合，工作有效推進(jìn)。在軟件技術(shù)人員的協(xié)助下，教育局按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、先易后難、循序漸進(jìn)”的原則，完成了前期調(diào)研至人員培訓(xùn)的各個(gè)階段，ERP系統(tǒng)也于8月成功上線運(yùn)行。

三、ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊嵌入實(shí)施后的成效

2020年8月，在全區(qū)學(xué)校原有的食堂采購ERP系統(tǒng)嵌入財(cái)務(wù)模塊后，一體化的線上操作，使業(yè)務(wù)流、資金流、財(cái)務(wù)流的三流合力；唯一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)憑證生成，統(tǒng)一規(guī)范的科目、賬目歸集，為科學(xué)分析基層單位數(shù)據(jù)縱橫向比對(duì)提供支持；ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊的嵌入更是實(shí)現(xiàn)了精準(zhǔn)的監(jiān)控力度。

（一）成本監(jiān)控

會(huì)計(jì)核算模式從收付實(shí)現(xiàn)制轉(zhuǎn)變?yōu)闄?quán)責(zé)發(fā)生制，通過收入與支出的有效配比，準(zhǔn)確地反映食堂伙食經(jīng)營收入與費(fèi)用，可靠地計(jì)量伙食實(shí)際成本。所有伙食收支通過業(yè)務(wù)端直接生成記賬憑證，手工憑證單獨(dú)標(biāo)注并上傳圖片作為附件依據(jù)，有效杜絕基層單位對(duì)成本的調(diào)控，也嚴(yán)控了虛列成本。

（二）盈虧監(jiān)控

網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)，為單位提供了動(dòng)態(tài)的伙食盈虧情況。詳實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不僅提供了伙食盈余率，還對(duì)各項(xiàng)細(xì)分費(fèi)用、收入進(jìn)行完整的呈現(xiàn)，為基層人員進(jìn)行進(jìn)一步分析與反饋提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。管理部門也可及早介入單位食堂伙食的盈虧控制，如連續(xù)2個(gè)月的盈虧超標(biāo)，可開展約談與通報(bào)。

（三）支付監(jiān)控

所有貨款支付只能通過轉(zhuǎn)賬支付到供應(yīng)商指定的唯一對(duì)公賬戶，不得使用現(xiàn)金，確保了資金的使用安全性和支付的準(zhǔn)確性。

軟件系統(tǒng)按照教育局制定的財(cái)務(wù)管理制度以及國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)工作，準(zhǔn)確、規(guī)范的財(cái)務(wù)資料為相關(guān)部門的監(jiān)管和審計(jì)工作帶來便利；全流程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保了學(xué)生伙食收入的足額使用，有效地促進(jìn)了學(xué)生營養(yǎng)午餐的健康發(fā)展，保障了學(xué)生伙食品質(zhì)。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，借助區(qū)塊鏈概念，ERP系統(tǒng)必然會(huì)逐漸成為企事業(yè)單位必不可少的信息化工具。而針對(duì)日常、高頻率、單一的學(xué)校食堂業(yè)務(wù)，急需借助現(xiàn)代化手段的有效“破冰”，將食堂管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)鎖定在采購訂單環(huán)節(jié)。2020年，中心利用食材采購ERP平臺(tái)進(jìn)行嵌入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的二次開發(fā)，以業(yè)務(wù)活動(dòng)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)核算過程，即由訂單自動(dòng)生成科目固化的憑證，最終達(dá)到業(yè)務(wù)活動(dòng)到財(cái)務(wù)核算的全過程線上無縫對(duì)接，食堂財(cái)務(wù)信息將不再是“孤島”。財(cái)務(wù)信息化在食堂ERP系統(tǒng)的嵌入，使業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)成為一體化系統(tǒng)，厘清業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)職責(zé)，對(duì)支付、成本、盈虧實(shí)施精準(zhǔn)地監(jiān)控，有效地控制食堂經(jīng)營的各類風(fēng)險(xiǎn)。