本科生畢業(yè)論文管理系統(tǒng)的設(shè)計與分析

摘 要：本科生畢業(yè)設(shè)計（論文）完成過程因流程較多、較為復雜，故相應管理信息系統(tǒng)也貫穿了多個階段。取代傳統(tǒng)人工管理模式，進行過程化梳理、監(jiān)管，既能夠節(jié)省數(shù)據(jù)溝通與存儲所耗費的時間和精力，也可以使流程架構(gòu)更為清晰，對整體進度與質(zhì)量把控更為有效。文章針對上海電力大學經(jīng)濟與管理學院畢業(yè)論文管理系統(tǒng)進行了設(shè)計與分析。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)設(shè)計（論文） 過程化管理 信息系統(tǒng) 設(shè)計分析

中圖分類號：F016.3;G64 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）10-206-03

畢業(yè)設(shè)計（論文）是學生在離開學校前，對所學知識融會貫通、綜合利用的階段，是重要的實踐性教學環(huán)節(jié)，也是對于學術(shù)能力、學習能力等更高標準素養(yǎng)的全面檢測。此實踐階段具有不可替代性，既是培養(yǎng)計劃中不可或缺的內(nèi)容，也是學生深化、拓寬、綜合所學知識的必要過程。畢業(yè)設(shè)計（論文）的完成過程，需要多方共同努力和協(xié)作，學生為完成者，教師為指導者，教務(wù)管理人員及輔導員為督促者，教學管理部門安排整體時間進度，協(xié)調(diào)督促指導教師及學生按照工作計劃完成任務(wù)，學生則作為主體參與者，在教師指引下根據(jù)題目要求進行撰寫與設(shè)計。

相較于傳統(tǒng)人工管理，利用多端畢業(yè)設(shè)計（論文）管理信息系統(tǒng)進行管理，可以實現(xiàn)論文選題的電子化、信息化管理，在節(jié)約紙張的同時，提高選題信息的傳輸和匹配能力[1]，學生可以在系統(tǒng)中一目了然獲取所有題目信息，并快速選出感興趣的題目，指導教師也可以清晰得到學生的志愿選擇，根據(jù)選題規(guī)則確定所帶學生，也便于教務(wù)人員更好地進行督促管理，在畢業(yè)設(shè)計（論文）師生出題選題、文本資料上傳、中期檢查及交叉評閱（盲審）等過程化管理中發(fā)揮重要作用，在教務(wù)檢查、專業(yè)認證等需要畢業(yè)設(shè)計（論文）等教學材料支撐時，信息系統(tǒng)具備資料快速檢索查詢以及調(diào)用功能，更為方便高效。數(shù)據(jù)庫管理可存儲大量信息，畢業(yè)設(shè)計（論文）的紙質(zhì)版歸檔教務(wù)處規(guī)定為四年，使用過程化管理系統(tǒng)則可將存儲信息量擴大的同時節(jié)省空間。

一、畢業(yè)設(shè)計（論文）過程化管理中存在問題

一是在選題過程中，傳統(tǒng)人工管理模式溝通成本高且易管理混亂，在學生、教師雙向選擇時，學生根據(jù)自身專業(yè)知識掌握程度或興趣集中選擇一些題目，引發(fā)選擇沖突的情況下，還需教學管理部門進行協(xié)調(diào)，不僅管理成本增加，選題過程中的公平性也難以保障和實現(xiàn)。同時教師工作量的分配問題也很棘手，如果一名教師帶的學生過多，不僅精力無法達到，指導成效不足，會影響論文內(nèi)容的完成質(zhì)量。因此根據(jù)學院實際情況，選題過程中設(shè)置明確的所帶學生數(shù)量上限是有必要的，否則一些教師基本工作量不足，影響績效的同時也浪費了學院的教學資源。

二是在畢業(yè)設(shè)計（論文）撰寫過程中，學生與指導教師的交流雖然可以通過多種社交媒體以及郵箱等方式，但是教務(wù)管理人員無法掌握總體完成進度，無法對未交、遲交各項資料的同學進行及時提醒督促，無法實時掌握進度與質(zhì)量這兩個最重要的維度，也不能為論文的監(jiān)督管理提供及時信息[2]。通常教師與學生的交流有限，有時需要輔導員及教務(wù)管理人員對其進行聯(lián)絡(luò)，了解具體情況，對存在懈怠態(tài)度的學生說明這門實踐課程的重要性。因此建立過程化管理系統(tǒng)，使教學負責人能夠?qū)崟r掌握學院畢業(yè)設(shè)計（論文）整體完成情況，并針對有困難、進度較為落后的學生重點關(guān)注，可以更好地實現(xiàn)“一人一策”。

三是在答辯和評閱過程中，例如預答辯（中期檢查）和交叉評閱（盲審）時，評閱、答辯教師需要填寫交叉評閱表及中期檢查表，表格利用傳統(tǒng)人工方法收取不便于進行過程化記錄管理，既無法確保最終評分的準確率，也需耗費人工成本進行計算。此外，表格格式錯亂問題也經(jīng)常出現(xiàn)。在發(fā)放電子版表格后，填寫和傳送文件過程中極易出現(xiàn)錯位、移位等格式錯亂的情形。過程化管理系統(tǒng)則方便整合各項評分數(shù)據(jù)，且系統(tǒng)中有固定的格式套用，使各項表格數(shù)據(jù)符合要求、更為規(guī)范。

四是在歸檔環(huán)節(jié)，單一紙質(zhì)版歸檔方式不僅占用空間，且檢索查找較為繁瑣。畢業(yè)設(shè)計（論文）歸檔包含任務(wù)書、開題報告、文獻綜述、英文翻譯等，文件種類較多，在進行教學檢查或?qū)I(yè)認證時，不便于查詢調(diào)用資料。

五是部分流程并未在過程化管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，例如論文查重檢測環(huán)節(jié)、最終答辯環(huán)節(jié)評分等，尚未實現(xiàn)全過程管理，流程間銜接仍有空缺，需要線上線下、多個平臺間交互，以及人工協(xié)調(diào)配合，效率較低。例如按照流程，只有查重檢測合格才能進入交叉評閱環(huán)節(jié)，未通過查重檢測的論文，系主任將不會在管理系統(tǒng)中對其分配評閱教師，但是未通過的論文信息須由教務(wù)管理人員及時傳遞給系主任，系統(tǒng)不能自動得到并傳遞分辨此信息，也不能自動進行相應操作。

二、畢業(yè)設(shè)計（論文）管理系統(tǒng)需求分析

（一）功能需求

基于畢業(yè)設(shè)計（論文）全過程管理的基本流程，并考慮到實際需求，需分別根據(jù)不同流程模塊，梳理分析本系統(tǒng)的不同使用者的具體功能。本系統(tǒng)使用者共有四種類型，分別為教務(wù)管理人員、系主任、論文指導教師以及學生，因此本系統(tǒng)需要看針對不同使用者提供不同的圖形化界面，便于其使用和管理。

1.系統(tǒng)初始化階段。教務(wù)管理人員：導入學生以及教師的基本信息，在系統(tǒng)中設(shè)置哪些教師為系主任，并給每位教師設(shè)置畢業(yè)論文指導對口的專業(yè)。另外設(shè)置各不同流程環(huán)節(jié)的時間段，便于系統(tǒng)定時自動切換。初始化所有用戶的賬戶，用戶名為學號、工號，密碼隨機生成并通過郵件系統(tǒng)自動發(fā)送到用戶的郵箱。

2.選題階段。一是教務(wù)管理人員。根據(jù)學院給出的時間節(jié)點，手動或自動切換選題過程中不同環(huán)節(jié)的狀態(tài)。此外，為了保證選題公平性，教務(wù)管理人員無法查看學生填寫志愿情況。二是指導教師。首先教師對所帶的專業(yè)分別錄入題目，內(nèi)容不可重復，保證課題的多元化，且數(shù)量須大于預估所帶的學生數(shù)量，避免題目不足。在匹配題目時，教師在三個連續(xù)時段分三個志愿對學生進行選擇，可以根據(jù)系統(tǒng)中學生的聯(lián)絡(luò)方式與學生溝通，了解其對題目的理解能力及其專業(yè)知識的掌握程度，判斷其是否適合并可以順利完成相關(guān)課題。匹配成功后，進行任務(wù)書文件的上傳，對系主任審核未通過的題目進行修改，并完成一項非常重要的工作，即最終課題信息的輸入。三是學生。學生可查看其可以選擇的題目范圍，并根據(jù)自身情況選擇三個課題題目，但無法查看出題教師信息。匹配成功后，下載查看任務(wù)書。四是系主任。分配未匹配成功的學生，在分配時可查看學生的三個志愿，給分配提供合理的參考依據(jù)。如果三個題目選擇階段結(jié)束后，仍然未有指導教師選擇，則系主任為這些學生指派課題及導師。在本專業(yè)教師全部完成出題后，系主任對課題題目進行第一次審閱，在完成學生和題目的雙向互選及分配完成下達任務(wù)書后，系主任對所有題目再次進行審查，對各位指導教師所出的課題復核審閱，有問題的題目通知指導教師盡快在系統(tǒng)中修改。

3.撰寫階段。一是教務(wù)管理人員。可以切換撰寫過程中不同環(huán)節(jié)的狀態(tài)，可以查看學院畢業(yè)設(shè)計（論文）材料提交情況，掌握規(guī)定時間節(jié)點后未交、遲交的學生名單，從而進行督促。二是指導教師?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)的不同文件模塊下載，并可以在線預覽和查看各項畢業(yè)設(shè)計（論文）的過程性材料。三是學生?？梢陨蟼鞲黜椷^程化文件，并能夠通過上傳新文件覆蓋舊文件的方式，達到修改的目的。四是系主任。可以抽查學生上傳的所有文件，并就發(fā)現(xiàn)的問題定期組織系部教研室進行討論，也定期報學院教學指導委員會進行研討。

4.交叉評閱（盲審）階段。一是教務(wù)管理人員。切換交叉評閱過程中不同環(huán)節(jié)的狀態(tài)：盲審開啟—指定評閱人—評審開始狀態(tài)—評審結(jié)束。二是指導教師。通過交叉評閱（盲審），給負責評閱的其他指導教師的學生論文評分并提交評審建議，給出通過或不通過意見。同時指導教師也需要給自己學生的論文打分，采用百分制評分方法打分。三是學生。查看交叉評閱教師給出的修改建議后，修改論文并最終定稿，確定論文最終版本。四是系主任。在系統(tǒng)的交叉評閱模塊中，分配論文對應的盲審教師。

5.歸檔階段。指導教師。確認系統(tǒng)中學生遞交的各個文件是最終稿，以便學院統(tǒng)一保存論文最終稿電子版。

6.評教階段。學生。論文實踐環(huán)節(jié)主要流程完成后，通過系統(tǒng)對指導老師進行總體評價。

除此之外，教務(wù)人員可以通過公告欄發(fā)布畢業(yè)論文（設(shè)計）相關(guān)的公告，學生打開系統(tǒng)即可看到信息，教師也可在公告欄查看。系統(tǒng)還需要提供學生和教師進行在線交流的功能，通過信息系統(tǒng)進行即時留言溝通，便于保存信息，留存論文指導相關(guān)的過程化痕跡。

（二）性能需求

系統(tǒng)穩(wěn)定性要求在學院畢業(yè)論文（設(shè)計）周期內(nèi)，提供7x24服務(wù)。而可靠性方面則要求系統(tǒng)數(shù)據(jù)不出錯、系統(tǒng)操作不崩潰、極端情況下數(shù)據(jù)不丟失。實時性要求系統(tǒng)頁面平均響應時間不超過1秒，數(shù)據(jù)查詢返回時間最長不超過4秒。安全性要求本系統(tǒng)僅限學校內(nèi)網(wǎng)訪問，校外訪問則借助網(wǎng)絡(luò)中心提供的虛擬專用網(wǎng)絡(luò)登陸內(nèi)網(wǎng)后進行操作。此外，每個用戶權(quán)限單獨配置，不能越權(quán)訪問頁面或數(shù)據(jù)。

三、畢業(yè)設(shè)計（論文）管理系統(tǒng)設(shè)計

（一）前臺模塊設(shè)計

基于第二節(jié)功能需求分析，可以根據(jù)用戶角色將前臺分為五大模塊，分別是學生模塊、教師（系主任）模塊、教務(wù)模塊、管理員模塊以及公共模塊。前臺模塊基于web端開發(fā)，使用PHP進行設(shè)計。

學生模塊實現(xiàn)了課題選擇、課題查看、任務(wù)書查看、論文提交、論文修改等功能;指導教師（系主任）模塊實現(xiàn)了出題、課題初審、導師選學生、匹配未成功學生指定、下達任務(wù)書、二審、查看學生論文、交叉評閱、最終稿確定等功能;教務(wù)模塊實現(xiàn)了導入學生教師信息、賬號生成、系統(tǒng)狀態(tài)切換、查看所有教師學生進度、篩選查看單個或群組（班級、專業(yè)、系）的進度、存檔等功能;管理員則擁有所有權(quán)限，可以查看所有用戶非密碼的數(shù)據(jù);公共模塊實現(xiàn)一些共有的功能，實現(xiàn)代碼的復用，包括個人信息查看與修改、密碼修改、文件上傳下載、文件預覽、在線對話、公告欄等功能。

在指導教師（系主任）模塊中指導教師分配交叉評閱老師的功能是除了實現(xiàn)了第二章所提的需求外，還增加了隨機分配的按鈕，系主任可點擊按鈕，一鍵分配好所有的盲審老師。該功能根據(jù)學生論文及評閱老師數(shù)量和各評閱老師的工作量進行了讀取，然后在排除論文指導教師后隨機匹配出交叉評閱組合。

教務(wù)模塊實現(xiàn)了賬號生成功能，該功能賬號采用學號或教工號，密碼則需要是隨機生成并發(fā)送到學號、教工號對應的學校郵箱。該功能的實現(xiàn)是使用向?qū)W校申請的專用郵箱，通過使用phpmail的smtp鑒權(quán)登陸，然后自動發(fā)送賬號密碼給相關(guān)人員。該功能的正常使用還需要學校郵件系統(tǒng)給予白名單權(quán)限，防止被誤判為垃圾郵件。

公共模塊的文件預覽功能有一定的挑戰(zhàn)，一般來說文檔預覽主要依賴于第三方提供的api接口實現(xiàn)，但畢業(yè)論文系統(tǒng)考慮到信息安全無法使用api來實現(xiàn)在線預覽。因此，本設(shè)計采取了轉(zhuǎn)換-預覽的策略。首先通過php調(diào)用服務(wù)器本地安裝的OpenOffice將word、excel、ppt、文本文檔等文件轉(zhuǎn)換為編寫文檔格式（pdf），然后通過調(diào)用PDFObject來顯示轉(zhuǎn)換后的文檔，從而實現(xiàn)預覽功能。為了提高服務(wù)器運行效率，文檔轉(zhuǎn)換采用動態(tài)調(diào)度，在服務(wù)器空閑時進行批量轉(zhuǎn)換。如有預覽未轉(zhuǎn)換的文檔請求，則提高該文件的轉(zhuǎn)換優(yōu)先級。

公共模塊還提供了一個通信功能，該功能使用workman環(huán)境，采用web消息推送框架（web-msg-sender），該框架使用WebSocket長連接通訊。此功能通過后臺推送消息，消息可以即時推送到客戶端[3]。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計

本系統(tǒng)使用MySql作為數(shù)據(jù)庫平臺管理所有數(shù)據(jù)。根據(jù)不同的模塊需要設(shè)計與實體相對應的數(shù)據(jù)表，分別有學生表（student）、指導教師表（teacher）、教務(wù)員表（assistant）、管理員表（admin）、公告欄表（board）、留言板表（dialogue）、導師課題表（topic）、學生課題表（topic_stu）、文件表（files）。用戶表的主鍵是用戶賬號（學生為學號，教職員為教工號），用戶表的id和username一一建立索引，保證數(shù)據(jù)唯一，其他字段依賴于主鍵。

（三）系統(tǒng)設(shè)計時間分布

本設(shè)計計劃6周完成，其中兩周用于設(shè)計，四周用于測試及設(shè)計修改和文檔工作。首先進行需求分析，并且準備好開發(fā)環(huán)境。其次，數(shù)據(jù)庫開發(fā)與各個模塊的開發(fā)并行進行，共使用兩周時間。各個模塊開發(fā)完成后，一周用于集成調(diào)試，三周用于測試及修改迭代，其中兩周時間同時完成文檔工作。

四、完善畢業(yè)設(shè)計（論文）系統(tǒng)的建議與總結(jié)

此畢業(yè)設(shè)計（論文）過程化管理系統(tǒng)不僅符合基本流程，也滿足了過程化管理中的大部分需求，方便學生與教師使用，同時實現(xiàn)了電子化管理，且論文相關(guān)過程化數(shù)據(jù)更易于存檔，不僅滿足了嚴謹?shù)墓芾砹鞒绦枨?，過程性材料無紙化也節(jié)約了辦公空間，信息系統(tǒng)管理也使得整個監(jiān)管過程相對透明，教學管理部門可以實時掌握、查閱各項材料，并做出相應舉措，為師生提供更好的教學實踐性服務(wù)。也為其他教務(wù)工作的開展提供了信息系統(tǒng)管理的新思路、新方法。

在接下來的管理工作中，將在實踐應用中不斷改進與完善，會在以下幾個方面做出努力。

一是參考部分其他高校的做法，在最終答辯結(jié)束后，在系統(tǒng)中將由答辯教師將成績單獨或者批量錄入學生答辯總分[4]，系統(tǒng)將自動計算總評成績：指導教師評分（40%）、交叉評閱（20%）、答辯成績（40%）。不僅真正實現(xiàn)了全過程管理，且提高了過程化成績計算的準確率，也讓學生對畢業(yè)（設(shè)計）論文成績的構(gòu)成更加清晰，更了解優(yōu)勢與不足。

在系統(tǒng)現(xiàn)有功能中，包含了指導教師評分及交叉評閱分數(shù)，而答辯分數(shù)并未提交至過程化管理系統(tǒng)中，而是體現(xiàn)在紙質(zhì)版成績評定書中。最終成績評定目前均為人工計算，系統(tǒng)中增加答辯成績錄入功能后，不僅可以機器計算提高效率，還可以與學校教務(wù)管理系統(tǒng)接洽，增加接口聯(lián)結(jié)兩個系統(tǒng)，將最終成績直接導入，避免重復工作的同時，增加系統(tǒng)間的耦合。

二是在交叉評閱過程中，學生上傳了新修改的論文后，在教師界面增加提示功能，或進行短信提示，便于評閱教師及時審閱，避免信息交互不暢，提高效率。

在實際實踐過程中，交叉評閱一般在答辯前一至兩周進行，只有通過交叉評閱的畢業(yè)設(shè)計（論文）才可以參加答辯。由于系統(tǒng)目前現(xiàn)有設(shè)置中，學生根據(jù)教師評審意見修改后，上傳新文件直接覆蓋原有文件，教師端、系主任端及教務(wù)管理人員端沒有相關(guān)提示，無法看出學生是否已經(jīng)修改，不能即時做出反饋或進行相應督促，導致在答辯前時間較為緊張的情況下信息不對稱，且修改一般需要進行多次，信息交互不及時致使效率低下，影響整體完成進度及質(zhì)量。

三是繼續(xù)采購權(quán)威查重檢測機構(gòu)服務(wù)，并使用其提供的接口，接入本系統(tǒng)后實現(xiàn)學生論文上傳后一鍵自主查重功能[5]，方便學生、教導教師、教務(wù)管理人員三方了解查重情況，如未達到通過標準（即重復率高于30%）將無法進入下一環(huán)節(jié)，即交叉評閱環(huán)節(jié)。

四是在畢業(yè)（設(shè)計）論文管理系統(tǒng)實踐中，本系統(tǒng)將會記錄并存儲大量的數(shù)據(jù)，這部分數(shù)據(jù)將是這一系統(tǒng)給我們的寶貴財富。如何將數(shù)據(jù)更加高效地發(fā)揮作用，作者將進一步嘗試使用數(shù)據(jù)可視化方法對數(shù)據(jù)進行處理，通過對數(shù)據(jù)的直觀展示及分析，科學地提供決策建議，更好地為畢業(yè)（設(shè)計）論文管理工作服務(wù)。

五是移動互聯(lián)網(wǎng)已發(fā)展多年，移動設(shè)備也越來越多地成為了生產(chǎn)力工具，單一的電腦端網(wǎng)頁界面已經(jīng)不能充分滿足師生們的需要。因此，本系統(tǒng)的另一個發(fā)展方向就是將其交互界面移動互聯(lián)網(wǎng)化，對多種設(shè)備適配，使得師生可以使用手機瀏覽器、移動應用、小程序隨時隨地接入畢業(yè)（設(shè)計）論文管理系統(tǒng)。

六是切實完善畢業(yè)（設(shè)計）論文管理制度與流程。過程化管理系統(tǒng)只能是輔助管理的工具，關(guān)鍵還在于制度明確、流程清晰，相關(guān)規(guī)則制定、實施細則的出臺均須考慮全面，建立完整的質(zhì)量保障體系[6]。從根本上優(yōu)化管理和監(jiān)督流程，完善學校頂層設(shè)計，相應建立學院層面管理辦法，嚴格遵循學校的管理規(guī)定與細則并明確需求，在對應需求對系統(tǒng)進行改進。畢業(yè)設(shè)計（論文）管理體系包括成立專項工作領(lǐng)導小組，各系主任須對各項材料審核并負責，并成立學院的畢業(yè)論文檢查工作小組等。監(jiān)督體系包括成立監(jiān)督工作小組，定期組織學院督導及校督導教師對畢業(yè)設(shè)計（論文）各階段材料進行抽檢，針對抽檢不合格材料，由指導教師、教務(wù)管理人員及輔導員多方共同督促。

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（作者單位：上海電力大學經(jīng)濟與管理學院 上海 200135）

[作者簡介：王凌斐（1994—），女，山西太原人，上海電力大學經(jīng)濟與管理學院實習研究員，本科畢業(yè)于華南理工大學工商管理學院財務(wù)管理專業(yè)，碩士研究生畢業(yè)于香港科技大學商學院信息系統(tǒng)管理專業(yè)。]

（責編：趙毅）