二級庫運(yùn)作體系在醫(yī)院精細(xì)化管理中的實(shí)踐

葉蕾

（杭州市兒童醫(yī)院，浙江 杭州 310014）

一、引言

精細(xì)化管理概念最早出現(xiàn)在工業(yè)時(shí)代，是以常規(guī)管理為基礎(chǔ)，隨著社會(huì)分工不斷細(xì)化及服務(wù)質(zhì)量要求不斷提高而提出的必然要求，具體而言就是責(zé)任落實(shí)管理。從醫(yī)院角度來說，精細(xì)化管理就是要對醫(yī)院的戰(zhàn)略和目標(biāo)進(jìn)行分解、提煉、細(xì)化、落實(shí)，將管理責(zé)任落實(shí)到具體的相關(guān)人員，推動(dòng)戰(zhàn)略規(guī)劃的有效落實(shí)施，提高醫(yī)院的運(yùn)營效率。

近年來，隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革不斷推進(jìn)，各地各醫(yī)院開始轉(zhuǎn)變運(yùn)營管理模式，試圖在提高醫(yī)療質(zhì)量的前提下盡可能地降低運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)降本增效。根據(jù)現(xiàn)行醫(yī)療業(yè)務(wù)的成本統(tǒng)計(jì)，醫(yī)用耗材已經(jīng)成為藥品成本、人力成本之外的第三大業(yè)務(wù)類支出，加強(qiáng)對醫(yī)用耗材的成本控制有利于提高公立醫(yī)院運(yùn)營效率，也有助于實(shí)現(xiàn)資源消耗規(guī)模擴(kuò)張型醫(yī)院向內(nèi)涵質(zhì)量效率型醫(yī)院轉(zhuǎn)變。在此進(jìn)程中，醫(yī)用耗材的信息化管理勢在必行。

二、醫(yī)用耗材二級庫在醫(yī)院精細(xì)化管理中的必要性

（一）醫(yī)用耗材自身及管理特點(diǎn)

醫(yī)用耗材品種規(guī)格繁多，日常使用量大，同時(shí)在安全性、法制性和需求及時(shí)性等方面較醫(yī)院其他物資有更高要求。這些特點(diǎn)無疑對醫(yī)院管理形成了一定挑戰(zhàn)：首先，品種規(guī)格繁多會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)在管理、應(yīng)用及維護(hù)方面存在難度；其次，安全性和法制性要求醫(yī)院加強(qiáng)對供應(yīng)商資質(zhì)的審核及對醫(yī)用耗材質(zhì)量的把關(guān)；最后，需求及時(shí)性則決定了醫(yī)用耗材采購模式必定是小批量、高頻率的。此外，醫(yī)用耗材使用量大，使醫(yī)用耗材管理在醫(yī)院精細(xì)化管理中顯得尤為重要。

（二）傳統(tǒng)管理模式的不足

醫(yī)用耗材信息量之大，更新之頻繁都對醫(yī)院日常管理提出較高的要求。傳統(tǒng)的人工或紙質(zhì)辦公模式會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院存在醫(yī)用耗材及相關(guān)供應(yīng)商信息更新延時(shí)、查詢煩瑣、庫存管理困難等問題，影響耗材供應(yīng)的效率和質(zhì)量，不利于醫(yī)院正常運(yùn)行，甚至?xí)裣戮薮蟮尼t(yī)療糾紛隱患。同樣，只實(shí)行一級庫管理模式的醫(yī)院在醫(yī)用耗材管理方面也存在不足：首先，信息管理及更新困難，醫(yī)用耗材的采購價(jià)格、合同有效期及供應(yīng)商信息均通過手工錄入、核銷，出入庫、審計(jì)、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)需多次對采購合同進(jìn)行核對，效率低下且難以保證正確率，存在一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。其次，出入庫流程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，申購、申領(lǐng)行為多基于個(gè)人經(jīng)驗(yàn)判斷，容易出現(xiàn)物資積壓或物資短缺等現(xiàn)象，造成庫存管理壓力，影響日常醫(yī)療活動(dòng)。最后，由于未實(shí)現(xiàn)利用條形碼對醫(yī)用耗材進(jìn)行信息化管理，各科室領(lǐng)用的醫(yī)用耗材缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)管，科室成本難以核算，無法進(jìn)行成本溯源及分?jǐn)?，進(jìn)而影響科室成本及績效分配等?？梢?，傳統(tǒng)的管理模式難以滿足醫(yī)用耗材管理的現(xiàn)實(shí)需要，只有更新管理模式才能促進(jìn)醫(yī)療耗材管理得到發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的新突破。

三、醫(yī)用耗材二級庫在醫(yī)院精細(xì)化管理中的運(yùn)作過程

醫(yī)用耗材二級庫是在醫(yī)院一級庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立各個(gè)科室二級庫，同時(shí)與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）進(jìn)行銜接。此時(shí)，整個(gè)醫(yī)用耗材的管理包括供應(yīng)商管理系統(tǒng)、醫(yī)院一級庫、科室二級庫以及HIS系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全程信息化管理。其中，供應(yīng)商管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)管理以及申購訂單的發(fā)布、響應(yīng)與確認(rèn)；醫(yī)院一級庫作為總庫，主要負(fù)責(zé)物資的采購驗(yàn)收入庫、二級庫申領(lǐng)、出庫配送和退貨以及期末盤點(diǎn)等工作；科室二級庫的功能模塊與一級庫基本保持一致，同時(shí)與HIS系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，在系統(tǒng)計(jì)費(fèi)后實(shí)時(shí)核銷庫存。

四、醫(yī)用耗材二級庫在醫(yī)院精細(xì)化管理中的實(shí)施效果

（一）形成耗材閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)管

科室二級庫的建立，彌補(bǔ)了原有一級庫管理下醫(yī)療耗材管理的不足。運(yùn)用信息系統(tǒng)對醫(yī)用耗材進(jìn)行閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)對各品種耗材的實(shí)時(shí)監(jiān)管，很好地追蹤其流動(dòng)使用情況。此外，后臺(tái)的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)也能夠?yàn)楦骺剖医ㄔO(shè)以及醫(yī)院精細(xì)化管理提供參考。

醫(yī)院二級庫運(yùn)作過程流程圖

（二）促進(jìn)工作效率提高，深化管理改革

科技改革可以解放勞動(dòng)力，這在醫(yī)用耗材管理中也同樣適用。實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的全流程信息管理，可以免去人工核對、錄入等繁雜的工作程序，在節(jié)約勞動(dòng)成本、提高運(yùn)行效率的同時(shí)，也確保了信息的準(zhǔn)確性和有用性，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要一步。

（三）加強(qiáng)科室成本控制，提升核算質(zhì)量

在傳統(tǒng)管理模式下，受限于信息更新傳遞的有限性，以領(lǐng)用數(shù)為科室醫(yī)用耗材成本的計(jì)算基礎(chǔ)，與實(shí)際消耗之間存在較大差異，導(dǎo)致科室成本計(jì)算不真實(shí)、不準(zhǔn)確，同時(shí)醫(yī)院整體醫(yī)用耗材的積壓、短缺狀況也經(jīng)常出現(xiàn)?？剖叶墡斓慕⒖梢詫剖裔t(yī)療耗材領(lǐng)用消耗情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，做到系統(tǒng)中的消耗數(shù)與實(shí)際消耗數(shù)一致，提高醫(yī)院及科室成本核算數(shù)據(jù)的參考性，同時(shí)為醫(yī)院耗材的進(jìn)銷存管理提供有效依據(jù)，降低醫(yī)用耗材積壓及短缺狀況發(fā)生的可能性，避免耗材浪費(fèi)，提高醫(yī)院資金利用效率。

（四）推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)，防范各類風(fēng)險(xiǎn)

相較于傳統(tǒng)管理模式，醫(yī)用耗材的全信息化管理可以實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商及其耗材資質(zhì)的效期預(yù)警，進(jìn)而降低因資質(zhì)不符或物資過期引發(fā)醫(yī)療糾紛的可能性。同時(shí)，信息管理可以對合同有效期、采購單價(jià)、支付期限等進(jìn)行系統(tǒng)控制，確保醫(yī)院在約定期限內(nèi)支付相應(yīng)貨款，有效防范財(cái)務(wù)支付風(fēng)險(xiǎn)。此外，科室二級庫醫(yī)用耗材的消耗情況對接HIS系統(tǒng)，這不僅可以實(shí)現(xiàn)收費(fèi)耗材的消耗數(shù)與HIS系統(tǒng)和醫(yī)院庫存系統(tǒng)同步變動(dòng)，也能在一定程度上減少患者的不必要支出，維護(hù)醫(yī)院聲譽(yù)，緩解患者就醫(yī)壓力，提高患者滿意度。

五、結(jié)語

隨著醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理對醫(yī)院的未來發(fā)展顯得尤為重要。醫(yī)用耗材作為醫(yī)院日常運(yùn)營中醫(yī)療成本的高占比項(xiàng)，醫(yī)院應(yīng)積極應(yīng)用二級庫運(yùn)作體系加強(qiáng)對醫(yī)用耗材的管理，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)良性健康發(fā)展。