高校大型儀器設(shè)備驗收管理策略研究

王亞紅 趙衛(wèi)峰

摘 要：隨著高校教育事業(yè)被重點關(guān)注，為充分滿足當前高校管理要求，高校大批量購置大型儀器，雖然便利了教學要求，但在大型儀器設(shè)備驗收管理方面存在諸多不足，驗收管理不到位為不法分子打開了“天窗”，也影響了大型儀器的使用壽命。該文立足于高校大型儀器設(shè)備驗收管理，以重慶市某大學為例，分析大型儀器設(shè)備驗收的重要性及現(xiàn)存問題，深入分析重慶市某大學大型儀器設(shè)備驗收實踐情況，從隊伍建設(shè)、信息化建設(shè)等角度提出未來高校大型儀器設(shè)備驗收策略。

關(guān)鍵詞：高校? 大型儀器設(shè)備? 驗收管理? 策略研究

大型儀器設(shè)備作為高校的重要資產(chǎn)，是服務(wù)于高校教育教學而存在，大型儀器設(shè)備的驗收工作作為其正式進入高校服務(wù)于教學的重要一環(huán)，驗收質(zhì)量關(guān)系著大型儀器的使用效益。因此，在大型儀器設(shè)備投入使用之前，應(yīng)把好驗收質(zhì)量關(guān)。從當前高校大型儀器驗收管理現(xiàn)狀來看，采購合同不明確、儀器型號與需求不符等問題凸顯，加上國家對教育投入的不斷加大，大型儀器設(shè)備數(shù)量和種類越來越多，加大了驗收工作難度，高校亟需開拓新的驗收管理方式，提升驗收管理質(zhì)量^[1]。

1 大型儀器設(shè)備驗收的重要性及現(xiàn)存問題

1.1大型儀器設(shè)備驗收的重要性

高校采購一臺大型儀器設(shè)備往往需要高額采購費，所以，大型儀器設(shè)備作為高校重要資產(chǎn)，使用前應(yīng)做好設(shè)備驗收工作。大型儀器設(shè)備的型號、性能、出廠合格證明、技術(shù)參數(shù)等應(yīng)與高校采購需求相符，這關(guān)系著學校資產(chǎn)安全及師生的生命安全，若驗收不到位，儀器質(zhì)量不過關(guān)，師生在使用過程中一旦發(fā)生危險將造成不可逆的損害，所以，大型儀器設(shè)備驗收管理至關(guān)重要。驗收處于儀器采購與使用的中間環(huán)節(jié)，既是對采購合同內(nèi)容的檢驗，又是保證設(shè)備能否安全有效投入使用的關(guān)鍵。高校在采購大型儀器設(shè)備時，若不按規(guī)定的驗收流程操作，很容易讓不法分子鉆了制度漏洞，讓以次充好、以假亂真的儀器流入市場^[2]，走進高校，給高校安全、順利運營帶來威脅。良好的驗收秩序、規(guī)范的驗收流程可以有效避免上述問題，且能依據(jù)高校對大型儀器設(shè)備的實際需求進一步完善合同規(guī)定，也能為大型儀器設(shè)備的資產(chǎn)賬務(wù)管理及合理使用提供有效保障。

1.2 大型儀器設(shè)備驗收管理現(xiàn)存問題

當前，社會浮躁之風彌漫，各項工作在開展過程中都會存在一定程度的不確定性，影響工作效率。隨著近年來高校對大型儀器設(shè)備的需求越來越多，對大型儀器設(shè)備采購驗收提出了更高的要求，就目前高校大型儀器設(shè)備驗收管理情況來看，仍然存在較多不足：

1.2.1.合同等文件材料內(nèi)容不明晰

高校在采購大型儀器設(shè)備的過程中，需要根據(jù)需求院系提交的采購申請單等采購明細進行相應(yīng)采購，但很多高校各院系只提出大型儀器設(shè)備的采購需求，對于儀器型號、性能、技術(shù)參數(shù)等不予以表明，也未指定對應(yīng)的招標文件，采購人員無法獲取所采購儀器設(shè)備的全面信息，從而手忙腳亂，讓不法分子有機可乘，為以次充好現(xiàn)象提供了先機^[3]。

1.2.2.驗收制度形同虛設(shè)

驗收制度不規(guī)范、不完善等導(dǎo)致驗收制度形同虛設(shè)，即便嚴格按照驗收制度要求做了驗收工作，也會因為驗收制度的問題導(dǎo)致驗收工作無效，浪費人力、物力、財力。驗收制度不完善，驗收職責不明確，導(dǎo)致驗收工作人員工作分工不明確，工作人員在驗收工作中互相推諉，破壞儀器設(shè)備驗收程序，為不法供應(yīng)商提供可乘之機。目前，許多高校雖然已經(jīng)制定了大型儀器設(shè)備驗收管理辦法，但在執(zhí)行階段卻差強人意，操作人員忽視制度的要求，對儀器設(shè)備使用不規(guī)范、維護不到位，導(dǎo)致部分儀器折損，影響儀器精度，以至于影響了教學實驗的準確性。加上大型儀器設(shè)備作為高校的固定資產(chǎn)，不能為高校帶來創(chuàng)收，為節(jié)省資金和科研經(jīng)費，高校一般選擇在大型儀器設(shè)備的養(yǎng)護方面節(jié)省開支，造成大型儀器設(shè)備養(yǎng)護不到位，使用效率低下。

1.2.3.大型儀器設(shè)備檔案不完善

大型儀器設(shè)備作為高校的重要資產(chǎn)，購入后應(yīng)將設(shè)備入廠合格證、使用說明書、采購合同等文件做好存檔，放入檔案庫。但在驗收環(huán)節(jié)，并未明確規(guī)定這部分“軟配件”的分類及歸檔標準，進而使得在大型儀器設(shè)備使用過程中出現(xiàn)問題想查閱使用說明書時，卻因沒有存檔導(dǎo)致無法正確使用儀器，所以，也應(yīng)重視大型儀器設(shè)備檔案的建立與完善。

1.2.4.大型儀器設(shè)備在資產(chǎn)管理與預(yù)約使用方面存在問題

資產(chǎn)管理與預(yù)約使用是驗收管理的最終環(huán)節(jié)，在這一環(huán)節(jié)，供應(yīng)商往往會為了快速得到款項，學校相關(guān)管理人員也為了盡快完成設(shè)備的賬務(wù)管理，導(dǎo)致驗收管理流于形式，設(shè)備的廠家、型號、技術(shù)參數(shù)等任何一項記錄不全都會影響日后的資產(chǎn)管理。在實際驗收過程中，驗收人員為簡化驗收流程，經(jīng)過簡單的驗收培訓(xùn)后，只表面上對設(shè)備走了驗收流程，驗收過后便將設(shè)備閑置了，造成了資源浪費、資金浪費，將驗收流程變成了結(jié)款流程^[4]，沒有凸顯大型儀器設(shè)備的使用效益。

2 重慶市某大學大型儀器設(shè)備驗收實踐情況

為提高大型儀器設(shè)備驗收管理工作效率，解決設(shè)備驗收管理中存在的各項問題，保護高校資產(chǎn)，維護設(shè)備的正常運行，使設(shè)備價值最大化，重慶市某高校在大型儀器設(shè)備驗收管理方面進行了一系列探索和實踐，具體情況如下。

2.1 完善了大型儀器設(shè)備驗收管理制度，加大了設(shè)備驗收管理力度

2020年，該校針對新時期教育部規(guī)定的《大型儀器設(shè)備共享使用管理辦法（試行）》制定并印發(fā)了“高校大型儀器設(shè)備驗收管理辦法（試行）”^[5]，該辦法詳細說明了大型儀器設(shè)備使用規(guī)范、驗收標準、安裝方式等，也明確了驗收人員工作，制定了規(guī)范的驗收流程。

（1）做好驗收前的準備工作，制定好驗收方案，按照方案內(nèi)容準備驗收所需材料，如檢測儀器、記錄表格等。

（2）現(xiàn)場采購大型儀器設(shè)備時，應(yīng)現(xiàn)場試用設(shè)備，檢測設(shè)備是否可以正常運行，現(xiàn)場查看設(shè)備的出廠合格證等相關(guān)證明材料，檢查無誤即可購買。若線上購買儀器，收到貨后應(yīng)先開箱拍照，檢查說明書及合格證等相關(guān)文件，查看以外表是否正常，若有劃痕或修飾現(xiàn)象需聯(lián)系賣家退換貨處理。

（3）設(shè)備安裝好后進入技術(shù)驗收環(huán)節(jié)，按照合同規(guī)定的技術(shù)標準，逐項檢查設(shè)備各項性能指標，在試運行階段注意觀察設(shè)備運行的穩(wěn)定性，觀察設(shè)備運行工作過程中有無異常。

（4）驗收結(jié)束后，填寫“貴重儀器設(shè)備技術(shù)驗收報告”，填寫完成后，將檢驗原始記錄作為附件一并存檔，作為檔案資料。

重慶市某大學大型儀器設(shè)備驗收管理辦法的出臺進一步規(guī)范了重要儀器設(shè)備的驗收管理，有效維護了高校固定資產(chǎn)，該辦法明確了工作人員的具體工作內(nèi)容，要求驗收人員需按照驗收流程做好大型儀器設(shè)備的驗收工作，避免因職責不明使員工之間存在互相推諉現(xiàn)象。各院系、供應(yīng)商、財務(wù)、設(shè)備管理人員等應(yīng)各司其職，做好自己職責范圍內(nèi)的事，減少因溝通不暢導(dǎo)致驗收工作存在紕漏;此外，驗收之前應(yīng)將場地清理干凈，安排好設(shè)備安裝及使用場地，保證水電暢通，以縮減驗收時間。

因不同院系所需大型儀器設(shè)備的型號、性能等不同，該校采購的儀器設(shè)備種類不同，在進行驗收管理時，采取分類驗收管理辦法，對于購置數(shù)量大、儀器精度高的測量儀器，會聘請校外的專家一同進行檢查驗收，驗收人員須在驗收報告上簽字，對驗收結(jié)果負責，以保證驗收工作公開、公正，提高驗收效果。

2.2 完善并規(guī)范了合同內(nèi)容及招標文件內(nèi)容

重慶市某大學大型儀器設(shè)備驗收管理工作處經(jīng)過一系列探究，通過走訪學校招投標辦公室和設(shè)備管理處等各部門，了解各方面專業(yè)知識，制定設(shè)備采購合同和招標文件，并經(jīng)由上述部門層層審核，形成終稿。該大學為公立大學，設(shè)備采購多由政府統(tǒng)一采購，通過公開競標的方式購置大型儀器設(shè)備，為保證采購公平、公正，投標文件由評標專家審核。

2.3 完善了檔案管理，降低驗收管理工作難度

大型儀器所攜資料是驗收工作的重要憑證，也是設(shè)備故障處理的關(guān)鍵文件，驗收工作中若不重視大型儀器自帶文件材料的存檔管理，將對后期維護使用帶來較大麻煩。在檔案管理方面，該校與重慶市一所985高校合作開發(fā)了一款檔案管理系統(tǒng)^[6]，借助信息化手段對大型儀器設(shè)備檔案進行管理，技術(shù)人員可通過后臺操作查看檔案信息，調(diào)取檔案資源，也可以實時跟蹤、歸檔、管理，實現(xiàn)檔案的全程監(jiān)控，不僅保證了檔案資料的完整性，還為使用者提供多層次、多元化的檔案信息檢索辦法，將原來的“死”檔案變?yōu)閷崟r查閱、實時更新的“活”檔案，極大提高了大型儀器設(shè)備的使用效益。對于該校大型儀器的資產(chǎn)管理，則是通過大型儀器管理平臺，借助信息化手段實現(xiàn)管理，2019年年底，為貫徹落實高校對大型儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的要求，該校與軟件開發(fā)公司聯(lián)合開發(fā)了一款大型儀器資產(chǎn)管理平臺，將有形設(shè)備變?yōu)閷W校的固定資產(chǎn)，同時，平臺采用信息化手段，記錄大型儀器設(shè)備的詳細信息，包括采購時間、質(zhì)量、參數(shù)等，同時，還向各院系開放借用功能，只需要登錄平臺說明借用原因、借用時間及歸還時間，即可使用相關(guān)儀器設(shè)備，平臺會自動將借用信息存檔管理。截至目前，平臺數(shù)據(jù)顯示，已用于學校教學科研20萬元以上的大型儀器設(shè)備60臺，50萬元以上的大型儀器設(shè)備15臺，該校所有大型儀器設(shè)備占學?？偣潭ㄙY產(chǎn)的20%。由此可見，信息化檔案管理系統(tǒng)不僅能準確保留大型儀器設(shè)備的基礎(chǔ)信息，還能實時記錄大型儀器設(shè)備的使用信息，降低了高校大型儀器設(shè)備驗收管理的工作難度。

3 強化高校大型儀器設(shè)備驗收策略

重慶市某高校在大型儀器設(shè)備驗收管理工作中已做出了具體實踐，取得了不錯效果。隨著科技進步及教育教學要求，大型儀器設(shè)備驗收管理技術(shù)也需不斷加強，如：成立一支綜合能力較強的驗收工作隊伍、搭建大型儀器設(shè)備驗收網(wǎng)絡(luò)平臺、評價采購和驗收工作效益等。

3.1 建立一支綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)“雙高”的驗收工作隊伍

隨著國家對高校投入力度的不斷加大，包括大型儀器設(shè)備在內(nèi)的輔助性學習工具日漸增多，儀器質(zhì)量、參數(shù)、種類等都較以往變化較大，給驗收工作帶來較大挑戰(zhàn)，需要一批綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)“雙高”的人員組成驗收工作隊伍。依據(jù)驗收隊伍變動性大、綜合素質(zhì)要求高的特點，聘請設(shè)備檢驗專家作為兼職驗收人員，長期參與設(shè)備驗收工作，再根據(jù)不同設(shè)備對應(yīng)的采購方，每個學院/系選擇2～5名驗收人員，長期從事驗收工作^[7]。此外，還需定期對驗收隊伍展開培訓(xùn)，強化驗收人員的專業(yè)技能，強調(diào)其責任意識，將驗收效益作為工作考核的重要標準，激勵驗收人員敬業(yè)工作，提高驗收效率。

3.2 循信息化規(guī)律，搭建大型儀器設(shè)備驗收網(wǎng)絡(luò)平臺

在信息化時代，社會各行業(yè)紛紛采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，乘信息化快車，走向創(chuàng)新發(fā)展。高校教育也積極響應(yīng)國家數(shù)字化建設(shè)號召，建設(shè)數(shù)字化校園，實現(xiàn)學校的數(shù)字化管理，大型儀器設(shè)備驗收管理也將隨著數(shù)字校園建設(shè)逐步與學校信息化系統(tǒng)相匹配，大型儀器設(shè)備數(shù)字化驗收管理平臺建設(shè)勢在必行。傳統(tǒng)的大型儀器設(shè)備驗收管理在各階段流程銜接上存在矛盾，如：各部門分工溝通方面一旦溝通不暢便影響整體驗收管理效率;而依賴于大數(shù)據(jù)的大型儀器設(shè)備驗收管理網(wǎng)絡(luò)平臺則可以有效避免各階段流程銜接矛盾，實現(xiàn)驗收工作可視化，借助信息技術(shù)可以實時更新、跟進合同信息、驗收報告模板等文件資料，便于驗收人員操作，驗收誤差較小，節(jié)約了人力、物力，提高驗收管理水平。

此外，在大型儀器設(shè)備驗收網(wǎng)絡(luò)平臺上還應(yīng)創(chuàng)立大型儀器功能情況監(jiān)察系統(tǒng)，從各院/系選一名設(shè)備使用代表，組成監(jiān)察小組，實時關(guān)注設(shè)備功能情況，定期維護設(shè)備，一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備運行異常，及時聯(lián)系售后做好設(shè)備使用維護，充分發(fā)揮大型儀器設(shè)備的使用功能，延長大型儀器設(shè)備的使用壽命。

3.3 增加采購與驗收工作效益評價環(huán)節(jié)

采購與驗收工作效益評價是對采購效果的檢驗，同時，也是對采購人員采購情況的總結(jié)，恰當?shù)尿炇展ぷ骺梢杂行П苊庖源纬浜玫膬x器設(shè)備進入實驗室，降低師生在使用過程中遇到風險的概率，保證師生利益最大化。增加采購與驗收工作效益評價環(huán)節(jié)，可以進一步規(guī)范驗收程序，是對大型儀器設(shè)備進入“服役”階段的真正運行情況的檢驗，驗收后設(shè)備能否真正“有所用”關(guān)系著社會研究和社會服務(wù)，是對整體驗收結(jié)果的最好證明^[8]，如果設(shè)備在短時間使用中出現(xiàn)問題，可以及時發(fā)現(xiàn)問題原因，找出應(yīng)對方法，避免問題擴大化。

4 結(jié)語

綜上所述，在高校大型儀器設(shè)備被廣泛使用的今天，加強大型儀器設(shè)備驗收管理工作勢在必行，面這一項艱巨的任務(wù)，要求高校制定合理的驗收管理制度，總結(jié)科學驗收管理方法，明晰各部門管理職責，采用信息化技術(shù)實現(xiàn)大型儀器設(shè)備的驗收管理，確保采購合法、合理、合規(guī)，最大限度地發(fā)揮高校大型儀器設(shè)備的使用效益。

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