衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施

韓竹棠

摘 要：檔案管理工作是地方基礎(chǔ)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要工作內(nèi)容，有效推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案建設(shè)工作是推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常工作進(jìn)步的重要措施，同時(shí)還可以幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院提升自身的醫(yī)療服務(wù)水平。但是目前我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理人員自身專業(yè)性也相對(duì)比較差，欠缺管理制度的同時(shí)管理設(shè)備設(shè)施也非常落后，在這一系列客觀因素的制約下，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作始終存在諸多問題。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作需要全面深化與完善，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)檔案管理水平的大幅度提升。文章首先分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作目前的實(shí)際情況，并針對(duì)其中問題羅列相應(yīng)的優(yōu)化解決措施。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院;檔案管理;現(xiàn)狀;措施

檔案管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要管理內(nèi)容，其管理水平影響著衛(wèi)生院的運(yùn)行發(fā)展，想要大力推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院日常的管理效率與醫(yī)療服務(wù)水平，提高自身的檔案管理質(zhì)量是有效的途徑之一。確保衛(wèi)生院日常臨床工作的開展。所以，首先就要明確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的主要內(nèi)容，結(jié)合現(xiàn)階段我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行深化探討，針對(duì)性的實(shí)施相應(yīng)的改進(jìn)措施，最大限度提升檔案管理水平并推動(dòng)衛(wèi)生院醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)步，這樣衛(wèi)生院才能獲得可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的建設(shè)與發(fā)展過程中有著舉足輕重的作用，可有力促進(jìn)衛(wèi)生院的發(fā)展，可以幫助衛(wèi)生院實(shí)現(xiàn)自身醫(yī)療水平的進(jìn)步，并推動(dòng)相關(guān)醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展。檔案在促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的同時(shí)，對(duì)醫(yī)療整體醫(yī)療水平與醫(yī)學(xué)研究也具有十分深遠(yuǎn)的意義，所以，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作，必須予以足夠的重視。

一、目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的狀況

1. 沒有發(fā)揮檔案的實(shí)際作用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理工作的重視程度上是明顯不足的，由于未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于衛(wèi)生院發(fā)展提升所起到的重要作用所以長期以來檔案管理工作沒有作為主要管理工作受到重視，而且既往所采取的檔案管理措施以及原則是針對(duì)既往服務(wù)特點(diǎn)和發(fā)展需求制定的，隨著現(xiàn)代化醫(yī)療服務(wù)的不斷發(fā)展已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代需求，檔案利用情況也相對(duì)比較差，有價(jià)值信息獲取能力低，且檔案利用效率也比較差。加上大量紙質(zhì)檔案在長期保存過程中需要進(jìn)行復(fù)雜的維護(hù)工作，這無疑也加大了傳統(tǒng)衛(wèi)生院檔案管理工作的難度，工作人員工作量大的同時(shí)工作效率也比較低，這些都導(dǎo)致了檔案管理工作沒有發(fā)揮其實(shí)質(zhì)作用。目前，我國大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作重心，是醫(yī)療服務(wù)與行政管理，大家對(duì)于檔案管理工作往往并不重視。因此，就使得檔案信息的實(shí)際效用無法充分的發(fā)揮出來。并且，檔案資源在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的存儲(chǔ)與開發(fā)方面，一直處于停滯不前的尷尬時(shí)期，受這一系列客觀因素的限制，個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院必須提升自己的檔案管理水平。

2.檔案管理的設(shè)備、方式與理念均較為落后

伴隨著社會(huì)的不斷變革與經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，檔案管理在理念、設(shè)備以及方法方面都有了一定程度的變革。目前檔案管理較為有效的方式就是信息化的管理，在保障檔案信息安全性與精確性的同時(shí)，還可以確保較高的工作效率。然而，我們目前所應(yīng)用的檔案管理技術(shù)、理念與方式方面存在嚴(yán)重的滯后性，且這種落后的情況是普遍存在的，即使部分衛(wèi)生院基于全新的時(shí)代背景強(qiáng)化了自身檔案管理的信息化建設(shè)，但是仍然難以緊跟時(shí)代進(jìn)步的步伐，嚴(yán)重制約了檔案管理水平的提升，檔案管理效率持續(xù)走低，不能切實(shí)發(fā)揮實(shí)際作用。

3.管理方式與實(shí)際需求不符

檔案管理工作在任何單位都具有一定的保密性質(zhì)，檔案不僅記錄了大量接診患者的詳細(xì)信息，同時(shí)也包含衛(wèi)生所所有工作人員的相關(guān)信息，因此衛(wèi)生所檔案管理必然要注意保密性原則，而在這種情況下多數(shù)檔案管理工作選擇閉環(huán)操作，防止泄密，這樣雖然最大限度避免了資料外泄，但是同時(shí)也讓非檔案管理人員難以有效利用檔案信息來進(jìn)一步促進(jìn)衛(wèi)生所的發(fā)展進(jìn)步，檔案不是必須要封存的“秘密”檔案管理工作的功能也不是單純的避免資料外泄，我們實(shí)施檔案管理工作如果不能多方有效利用檔案信息，那么檔案本身的價(jià)值就被大幅削弱了。而且檔案管理工作過度閉環(huán)操作也容易引起衛(wèi)生所發(fā)展?fàn)顩r評(píng)價(jià)缺乏客觀性的問題，檔案的利用者都是內(nèi)部人員，這樣在檔案分析的過程中很難發(fā)現(xiàn)其中的問題并為今后發(fā)展給出具有建設(shè)性的意見。檔案的監(jiān)管工作是必要的，但是管理和監(jiān)管不應(yīng)該有沖突，在科學(xué)避免重要數(shù)據(jù)資料外泄的基礎(chǔ)上，也要讓與衛(wèi)生院發(fā)展有關(guān)的多方力量進(jìn)入到檔案利用工作之中，這樣才能最大化發(fā)揮檔案管理工作的作用。

4.服務(wù)目標(biāo)不明確

誰可以查閱使用檔案資料，誰才可以有效分析并利用檔案中所提供的信息，而衛(wèi)生院檔案一直以來都存在服務(wù)目標(biāo)不明確的情況，只有少部分上層組織和公檢法等國家監(jiān)察管理機(jī)構(gòu)才能使用檔案，那這就意味著很多能夠?yàn)樾l(wèi)生院現(xiàn)代化醫(yī)療服務(wù)建設(shè)提供幫助的其他單位或組織根本不能接觸到有用的檔案信息，這種情況就屬于典型的服務(wù)目標(biāo)不明確。現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展過程中，衛(wèi)生院想要謀生存求發(fā)展，必須得到很多組織和部分的支持，很多單位有心無力，因?yàn)樽约航佑|不到衛(wèi)生院的檔案信息，不能對(duì)當(dāng)前情況作出正確的分析，自然也無法提供能幫助。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的優(yōu)化措施

1.提升檔案管理人員的專業(yè)性

檔案管理工作屬于專業(yè)化工作，尤其是在現(xiàn)代化工作需求下，檔案管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，我們?cè)谶x擇檔案管理人員時(shí)應(yīng)該選擇具有責(zé)任心和積極態(tài)度且具有專業(yè)從業(yè)資格的人員來任職。由于在日常的檔案管理工作過程中，并未設(shè)置相關(guān)的工作考核機(jī)制，導(dǎo)致工作人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)的緊張感，使得在日常的工作中疲軟松散，這對(duì)檔案管理工作造成了嚴(yán)重不利影響。想要全面有效的激發(fā)這些工作人員的工作積極性，促進(jìn)其綜合能力素質(zhì)的有效提高，要改變這一現(xiàn)狀，我們自然要從激發(fā)工作人員工作積極性上入手，并加強(qiáng)對(duì)工作人員的關(guān)心。想要提升檔案管理人員的專業(yè)性，我們就要從定期進(jìn)行人員專業(yè)化培訓(xùn)和調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu)配置量方面入手。在培訓(xùn)方面，要注意根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代化背景下衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際需求和相關(guān)專業(yè)技術(shù)來制定周期性的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容包含現(xiàn)代化檔案管理理念和實(shí)際工作技巧，同時(shí)還要注意給予工作人員專項(xiàng)培訓(xùn)，包括檔案信息系統(tǒng)的使用、維護(hù)、升級(jí)技術(shù)等。而從調(diào)整管理人員結(jié)構(gòu)配置方面來看，我們需要保障高水平專業(yè)工作人員與一般工作人員達(dá)到需求方面的平衡，這樣既符合當(dāng)前我國檔案管理人員實(shí)情也能夠滿足基本的現(xiàn)代化檔案管理需求。

2. 根據(jù)檔案利用需求適當(dāng)放開檔案使用權(quán)限

衛(wèi)生院檔案利用應(yīng)該是多組織多部分共同參與的工作，要改變既往檔案管理工作中絕對(duì)保密的原則，公民本身有全力參與相應(yīng)的檔案利用工作，而其他與衛(wèi)生院現(xiàn)代化發(fā)展有關(guān)的組織或者個(gè)人也應(yīng)該能夠在一定范圍內(nèi)查閱使用衛(wèi)生院檔案資料，這也是政務(wù)信息公開背景下，衛(wèi)生院檔案管理工作必須做出的改變。這樣做能夠讓更多具備相關(guān)專業(yè)眼光和專業(yè)能力的組織或個(gè)人參與到促進(jìn)衛(wèi)生院向前發(fā)展的工作之中，給未來發(fā)展作出科學(xué)規(guī)劃，也能夠讓衛(wèi)生院日后服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)水平更加符合現(xiàn)代化條件下人民基礎(chǔ)醫(yī)療需求。

3.創(chuàng)新工作理念

社會(huì)的進(jìn)步與信息化技術(shù)的普及，讓人們的生活乃至各行各業(yè)都發(fā)生了巨大的變化。由于傳統(tǒng)的檔案管理觀念深入人心，所以檔案管理工作也受到陳舊觀念的消極影響，僅僅做到了檔案的相關(guān)管理工作，并沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行有價(jià)值的充分利用，同時(shí)，對(duì)檔案資料也沒有進(jìn)行深入的開發(fā)，更何談檔案資料的有效共享。伴隨著信息數(shù)量的與日俱增，我們也需要更多的了解檔案資料內(nèi)容。因此，檔案管理工作逐漸備受關(guān)注。所以借助信息技術(shù)的力量，使檔案管理工作能夠朝現(xiàn)代化發(fā)展轉(zhuǎn)變是非常關(guān)鍵的。以此才能在龐大的檔案資料中精確的尋找出自己想要的檔案信息。想要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，保持符合現(xiàn)代化需求的管理理念是唯一途徑。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，我們要更加深入的去了解衛(wèi)生院檔案管理工作內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，結(jié)合具體的情況與實(shí)際的需求來確立合理的工作方案，保障檔案管理工作能夠有效落實(shí)。其次，需要積極扭轉(zhuǎn)以往的管理認(rèn)識(shí)，充分利用大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改變檔案管理工作現(xiàn)狀，以此突顯檔案管理服務(wù)工作原有的服務(wù)性，保障以全新的符合實(shí)際需求的檔案管理理念來進(jìn)行管理工作?；诂F(xiàn)代化的社會(huì)背景，大數(shù)據(jù)已經(jīng)與人們的生活緊密地結(jié)合，人們基礎(chǔ)的工作與生活都對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用有著極強(qiáng)的依賴性。因此，檔案管理需要充分的與海量數(shù)據(jù)有機(jī)融合，同時(shí)將用戶的具體需求為出發(fā)點(diǎn)，從多個(gè)角度將檔案信息進(jìn)行整理與收集，以此來促進(jìn)檔案管理的有效創(chuàng)新。

4.創(chuàng)新管理機(jī)制

（1）檔案管理的核心資源就是人力，這也是檔案管理工作的主體所在。因此，需要積極的創(chuàng)新人力管理機(jī)制。檔案管理工作在信息時(shí)代中擁有全新的更高要求，想要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，我們自然要從管理人員方面入手，提升人員專業(yè)能力才是核心。檔案管理的人才培養(yǎng)應(yīng)該與衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際需求和未來發(fā)展相符，定期對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行相關(guān)技能的專業(yè)培養(yǎng)，大力加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)提升力度，不斷提升工作人員的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)。

（2）實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的有效創(chuàng)新。競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制在日常檔案管理工作中的運(yùn)用，能夠促進(jìn)檔案管理部門在人力資源的優(yōu)化配置方面有全新的突破。檔案管理部門結(jié)合實(shí)際情況開展一些關(guān)于效率、時(shí)間以及服務(wù)方面的良性競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)檔案管理部門的工作氣氛更加活躍并富有生機(jī)，以此來激發(fā)工作人員的工作積極性與工作熱情，全面促進(jìn)檔案管理工作的效率提升。

（3）積極引導(dǎo)檔案管理工作人員，全面提升自己的專業(yè)技能素質(zhì)，樹立健康良好的心態(tài)，最終成為社會(huì)需要的有用人才。需要注意的是，獎(jiǎng)罰機(jī)制的創(chuàng)新。結(jié)合實(shí)際情況為檔案管理工作人員指定相應(yīng)的考核機(jī)制，以此為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作人員的具體工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，積極獎(jiǎng)勵(lì)在工作中表現(xiàn)良好以及具有卓越貢獻(xiàn)的人員，適當(dāng)處罰工作狀態(tài)不佳的人員，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督與懲罰，確保檔案管理部門能夠維持一個(gè)最佳的工作氛圍，以此來保證高效的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的全面提升。

5. 創(chuàng)新管理方式

信息化檔案管理的要求，就是充分的將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并根據(jù)實(shí)際的情況與切實(shí)的需求，制定出更加科學(xué)實(shí)用的檔案管理方法。同時(shí)，在創(chuàng)新性管理方法的應(yīng)用過程中，應(yīng)注意實(shí)際情況的變化而對(duì)管理方式進(jìn)行改進(jìn)，以此設(shè)立健全合理的檔案管理制度，避免檔案管理工作出現(xiàn)不符合相關(guān)規(guī)定的問題。除此之外，檔案管理還應(yīng)充分的利用到現(xiàn)代化的工具與設(shè)備，切實(shí)保證信息化的檔案管理工作能夠與現(xiàn)代化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相契合，全面保障檔案管理信息化工作的先進(jìn)性。

6.信息化檔案管理模式的搭建

在信息時(shí)代，任何工作的創(chuàng)新與實(shí)施都離不開管理模式的搭建，檔案管理也不例外。管理人員需要對(duì)信息化檔案管理的工作理念以及技術(shù)手段進(jìn)行全面細(xì)致的了解，并以此為基礎(chǔ)，強(qiáng)化自身先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)，最大限度的確保檔案管理工作人員有能力去有效的開展信息化的檔案管理工作。檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作，工作過程中將會(huì)涉及到海量的檔案信息資料，這對(duì)檔案管理工作人員歸納、整理以及錄入信息的能力提出了嚴(yán)格的要求。檔案管理信息化工作的具體實(shí)施，需要嚴(yán)格的以橫向與縱向兩個(gè)層面作為切入口，積極強(qiáng)化各個(gè)部門之間的協(xié)作與聯(lián)系。社會(huì)信息化使得社會(huì)資源與信息數(shù)量急速增多，如果單純的將檔案資源管理工作歸屬于一個(gè)部門，有效的完成會(huì)存在極大的難度。因此，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的緊密配合，確保檔案信息的及時(shí)有效共享，借助建立信息共享平臺(tái)的方式，在實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí)完成檔案信息體系的有效健全。以信息化的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案電子化的自動(dòng)管理，并促進(jìn)檔案信息的自動(dòng)化上傳，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效率的有效提升。同時(shí)，搭建完善的電子檔案自動(dòng)化管理平臺(tái)，以此強(qiáng)化電子檔案自動(dòng)化管理的相關(guān)措施，促進(jìn)電子檔案利用價(jià)值的上漲。

三、結(jié)語

總結(jié)全文，檔案管理工作對(duì)于衛(wèi)生院的運(yùn)行發(fā)展至關(guān)重要，想要有效優(yōu)化配置危險(xiǎn)源的各類信息資源，就必須切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作在衛(wèi)生院發(fā)展中的促進(jìn)作用，深入掌握現(xiàn)階段各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，明晰其中的弊端，結(jié)合目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的實(shí)際需求，健全各項(xiàng)檔案管理制度、強(qiáng)化各項(xiàng)檔案管理設(shè)施建設(shè)、定期提升相關(guān)人員的技能素質(zhì)。相關(guān)工作人員在進(jìn)行信息化檔案管理工作的具體操作時(shí)，應(yīng)針對(duì)性的采用合理的管理措施，不斷進(jìn)行更新檔案管理模式，從多個(gè)層面與維度提高工作效率和綜合工作質(zhì)量，保障衛(wèi)生院的發(fā)展方向符合發(fā)展需求，為衛(wèi)生院長遠(yuǎn)的積極發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提供有力的支持。

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（作者單位：青島即墨區(qū)溫泉衛(wèi)生院）