醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策研究

張銘濤

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院內部管理更加規(guī)范化、科學化以及規(guī)范化的一大重要標志，更加完備的檔案管理制度能夠對醫(yī)院基礎管理水平進行有效提升，更加利于醫(yī)院辦公室檔案管理的標準化建設，提升醫(yī)院內部辦公室檔案管理規(guī)范性和效率性。本文正是基于此，闡述了醫(yī)院辦公室檔案管理的主要特點，分析了如今醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題，總結了醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策，希望能夠為醫(yī)院內部辦公室檔案管理規(guī)范化建設提供一定的指導意見。

關鍵詞：醫(yī)院;辦公室;檔案管理;規(guī)范化;對策

在醫(yī)院管理當中，辦公室檔案管理是極為重要的一大組成部分。當今社會發(fā)展是硬道理，醫(yī)院當中辦公室檔案管理的科學化管理是醫(yī)院實現(xiàn)發(fā)展進步的一大重要環(huán)節(jié)，同時也是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展的一大關鍵因素。正是基于此，大多數(shù)醫(yī)院都極為重視辦公室內部檔案管理工作的優(yōu)化以及相關管理人員的綜合素質提升，進而提高醫(yī)院內部檔案管理質量。雖然目前醫(yī)院檔案管理人員的工作態(tài)度以及工作方法都有進步，但是依舊不可否認的是少數(shù)醫(yī)院辦公室檔案管理依舊存在一定的問題。這類問題的出現(xiàn)都將會對醫(yī)院內部檔案管理工作質量的提高造成一定的影響。因此，各大醫(yī)院必須更加深入地研究檔案管理所存在的問題，經(jīng)過分析后得出有效的解決措施，優(yōu)化醫(yī)院內部辦公室工作。

一、醫(yī)院檔案管理具體內涵

醫(yī)院檔案主要指的是醫(yī)院在日常工作活動期間所形成的音像、文件、圖表、盤片、薄冊等等載體以及門類的檔案資料。醫(yī)院檔案不單單包含有醫(yī)院自身發(fā)展的歷程，更加有著廣大病患就醫(yī)治療期間的所有醫(yī)療文書檔案、X線光片、病理切片資料以及各類檢查圖文資料等等。在張秀良所發(fā)表的《新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法》當中寫道，醫(yī)院檔案主要指的是醫(yī)學大類文件資料以及醫(yī)院整個發(fā)展歷史的資料，醫(yī)院當中的所有日常工作活動共同組成了醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案所涉及的內容有圖表資料、文件記錄以及錄音影像等等。除此之外，醫(yī)院檔案還是醫(yī)院當中相關人員實施管理工作的重要依據(jù)，強化醫(yī)院檔案管理工作力度，對提升醫(yī)院管理水平有著非常重要的意義。在醫(yī)院內采取高水平和高質量的檔案管理措施，能夠顯著提高醫(yī)院的整體服務質量，有利于提升醫(yī)院管理發(fā)展的有序性，對于整個醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展也有著極為重要的意義。因此，分析、研究以及解決醫(yī)院穆齊安檔案管理工作中存在的問題具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理主要特點

1.檔案管理設備較為科技化

當前在科學技術發(fā)展的同時，檔案管理方式也越來越進步，醫(yī)院內部辦公室在進行檔案管理期間也不僅僅限制在傳統(tǒng)化的紙質存儲中，有時甚至會采取攝像機進行視頻記錄，采取照相機記錄圖像等等。比如，醫(yī)院在進行會議期間就可以采取速錄法的方式進行記錄，在記錄完成后讓專業(yè)水平強的速錄師編輯會議內容，將所記錄的會議內容轉變成為文檔的形式，便于后續(xù)的存儲。

2.檔案內容較為多樣化

醫(yī)院辦公室檔案管理的內容極為多樣，主要分成了三種。第一種為業(yè)務指導內內容，這類檔案大多數(shù)是醫(yī)院日常工作期間所總結得出的培訓手冊、醫(yī)院日常會議期間所保存下的檔案以及上傳下達的一些文件文書。第二種為醫(yī)患檔案，這類檔案主要的記錄為治療期間出現(xiàn)的醫(yī)療糾紛。在對患者進行治療期間，難免會和醫(yī)院產(chǎn)生一定的糾紛，此時就會出現(xiàn)較多的文件，醫(yī)院必須要采取收集整理的方式保存檔案，確保后續(xù)事件處理期間能夠有充分的證據(jù)加以輔證。第三種為醫(yī)院內部員工檔案，大多數(shù)是醫(yī)院內部員工的應聘、離職、晉升、調整、所獲得的榮譽等等的儲存以及管理。

3.檔案管理較為集中化

醫(yī)院辦公室在進行檔案管理期間集中管理大量的檔案，將醫(yī)院內部所有的檔案存儲在專門辦公室的方式能夠大大便于醫(yī)院檔案的管理工作的開展，后續(xù)工作人員在進行檔案查找期間也能夠更加快速的找出。此外，在檔案管理期間采取集中管理方式能夠更好地提升醫(yī)院內檔案管理的保密性，提升檔案使用效果。

4.管理制度較為現(xiàn)代化

醫(yī)院辦公室當中的檔案管理人員大多比較穩(wěn)定，能夠對檔案管理工作的延續(xù)性以及完整性進行保證。此外，在管理制度上也較為嚴格，員工在日常管理期間依據(jù)相關制度以及要求進行檔案管理。員工還需要對醫(yī)院內部管理制度條例進行遵守，明確要求員工的工作時間、工作流程、員工理念以及工作方法等等內容。同時在醫(yī)院人才行為管理、思想能力管理、管理方法、思想能力管理以及管理手段上要求也極為嚴格。

三、目前醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題

1.相應管理制度體系較不完善

醫(yī)院辦公室進行檔案管理期間想要實現(xiàn)高效管理必須要采取更加完善的管理制度體系作為管理基礎。但是目前很多醫(yī)院所實施的管理制度都沒有專門在檔案管理工作上創(chuàng)建較為完備的管理體系，導致相關工作人員在進行日常工作期間常常遇到困難。此外，很多醫(yī)院在實際進行檔案管理時也會因為制度方面的缺失，使得管理崗位設置不完備，無法將相關崗位職責進行落實，導致醫(yī)院內部檔案流失情況極為嚴重，這一情況不單單會對醫(yī)院利益造成一定的損害，還會大大限制醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展步伐。

2.紙質化檔案管理方式較不合理

目前，大多數(shù)的醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理工作中的無紙化管理建設工作，能夠采取信息化的方式呈現(xiàn)出紙質檔案。這一方式不單單可以對檔案資源安全性進行保證，還可以為其后續(xù)使用帶來一定的便利，提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展的順利程度。作為檔案管理工作中紙質檔案的保管依舊是極為重要的一種工作內容，但是目前較多醫(yī)院在實施紙質檔案保管工作之后依舊存在較多的缺陷，主要體現(xiàn)在醫(yī)院辦公室進行檔案管理的環(huán)境比較潮濕，光線也較為陰暗，容易滋生各類害蟲，導致紙質檔案出現(xiàn)潮濕以及發(fā)霉的情況，對紙質檔案造成一定的損害。針對這一情況醫(yī)院必須更加重視紙質檔案的管理工作，依據(jù)相關情況制定出一定的解決方案，對問題進行解決，提升紙質檔案的完整程度。

3.檔案管理重要性認識不足

醫(yī)院的檔案管理工作往往無法直接轉變成為醫(yī)院的社會效益以及經(jīng)濟效益，因此，醫(yī)院內部的管理人員常常會將醫(yī)院的發(fā)展放在研發(fā)科研技術等等方面，較為輕視醫(yī)院內部的檔案管理工作。醫(yī)院辦公室在進行檔案管理工作期間如果出現(xiàn)思想認識上的偏差，將會導致檔案利用概率較低。因此，醫(yī)院辦公室相關工作人員必須要對檔案管理重要性認識的基礎之上對檔案信息化管理落實到實處，提升醫(yī)院內部檔案管理認識程度。

4.檔案管理人員專業(yè)素質低

現(xiàn)階段，就我國醫(yī)院檔案管理人員情況現(xiàn)狀來看，較多醫(yī)院并沒有以檔案管理工作實際需求來對管理人員能力以及素質進行定位，大多數(shù)進行醫(yī)院檔案管理工作的人員是剛進入醫(yī)院進行工作的實習生，缺乏檔案管理工作過程中的知識基礎，再加上缺少相關方面的培訓，導致很多管理人員的能力無法對檔案管理工作實際需求進行滿足。同時，目前大部分醫(yī)院辦公室檔案管理崗位的薪資以及福利待遇比較低，無法對管理人員工作積極性進行調動，工作期間較為消極，使其缺少敬業(yè)精神和積極的工作態(tài)度。

四、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

1.積極引進先進的檔案管理技術

應用先進的檔案管理技術不單單可以使檔案管理人員工作效率進行提升，還可以顯著提高醫(yī)院辦公室進行檔案管理的標準性以及完整性。具體來說就是將醫(yī)院辦公室當中原先的紙質檔案歸檔方法轉變成為電子檔案進行歸檔，對醫(yī)院辦公室進行檔案空間進行節(jié)約，提升醫(yī)院進行檔案歸檔以及分類工作的便捷度。為了有效應用醫(yī)院檔案管理技術，醫(yī)院內部的管理人員必須為辦公室檔案管理工作提供打印設備、掃描設備等在內的更加完備的硬件設備，保證醫(yī)院辦公室檔案信息開發(fā)以及錄入工作的順利實施。此外，醫(yī)院辦公室在進行電子檔案管理期間極為容易出現(xiàn)泄露或者篡改的情況，因此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員在進行檔案管理期間必須要多使用防火墻、認證和授權技術、防病毒軟件等等方式，在對醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化進行保障的基礎上對檔案管理安全性進行提升，切實保證醫(yī)護人員以及患者的隱私，推動醫(yī)院的發(fā)展進步。

2.重視紙質檔案管理工作

在以往醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，相關工作人員都采取紙質文件的方式統(tǒng)一保存檔案。在如今信息技術快速發(fā)展的背景之下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作越來越朝著數(shù)字化以及信息化方向發(fā)展，很多檔案管理人員在進行檔案管理工作中均采取歸檔軟件完成相關的管理工作，在此期間較為忽視紙質檔案的管理，導致很多的紙質化檔案無法得到有效的保管，同時也無法有效開發(fā)出紙質檔案所存在的價值。因此，為了對醫(yī)院辦公室檔案管理整體水平進行提升必須進行更加規(guī)范化的檔案管理方式，相關的管理人員同樣需要重視紙質檔案的管理工作，多使用掃描技術方式將一些紙質化的檔案掃描成為信息數(shù)據(jù)，之后再采取信息化技術保存紙質檔案，便于醫(yī)院辦公室檔案管理人員對檔案進行分類、歸檔以及整理，確保醫(yī)院辦公室實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。例如，某醫(yī)院在進行醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員安排期間，將其工作范圍規(guī)定為庫房消毒以及清潔類工作，保證紙質檔案室當中的空氣以及環(huán)境都能夠適宜紙質化檔案的保存要求。此外，還需要定期進行通風，防止出現(xiàn)陽光直射的情況，大大提升紙質檔案的保存時間，為后續(xù)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化工作的開發(fā)以及利用奠定較好的基礎。

3.制定更加完善的醫(yī)院檔案管理體系

醫(yī)院辦公室在實施檔案管理工作期間的前提為統(tǒng)一化的管理制度以及標準。因此，在進行規(guī)范化檔案管理工作前，醫(yī)院當中的檔案管理部門必須要制定出更加完善和全面的檔案管理體系，為后續(xù)檔案管理工作的實施進行指導，提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化。首先，醫(yī)院當中的檔案管理部門必須要以相關規(guī)范標準作為依據(jù)，對醫(yī)院辦公室當中的檔案類別進行明確，同時需要對辦公室檔案保管時間以及規(guī)范范圍等等內容進行明確，將詳細要求歸納到檔案管理制度當中，為后續(xù)辦公室檔案管理人員在進行管理工作期間能夠相關制度進行指導。之后，醫(yī)院管理人員在進行管理制度制定期間必須對辦公室保密銷毀、開發(fā)利用以及立檔歸卷等等工作細節(jié)進行明確，還需要劃定好醫(yī)院辦公室檔案管理人員日常工作職責，適當結合管理人員的考核制度，對醫(yī)院辦公室檔案管理人員的工作行為進行規(guī)范，提供全面的人員保障。以某醫(yī)院為例，為了對醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)劃化程度進行提升，醫(yī)院辦公室和醫(yī)院各個科室當中的管理人員共同策劃和制定了醫(yī)院內部的《電子檔案歸檔及管理辦法》以及《辦公室檔案管理辦法》等檔案管理方面制度，為后續(xù)相關工作人員工作的開展提供一定的制度指導。在這一基礎上，該醫(yī)院還定期進行辦公室檔案管理人員的培訓工作，主要對辦公室檔案管理人員進行檔案管理概念、歸檔要求以及檔案歸檔軟件使用方式等等內容進行培訓，以制度以及技術作為入手點，提升醫(yī)院辦公室當中檔案管理的規(guī)范化。

4.提升辦公室檔案管理人員專業(yè)素質

醫(yī)院辦公室想要提升檔案工作開展的順利性必須要有專業(yè)化的檔案管理人員作為支撐，從根本上將目前醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質以及專業(yè)能力上較為缺失的情況進行扭轉，讓醫(yī)院相關管理人員能夠充分意識到如果以編制作為崗位設置基礎將會對醫(yī)院發(fā)展造成較大的制約，想要真正提升檔案管理工作的質量必須要選擇更加具備檔案管理素質以及能力的人才。與此同時，還需要加強辦公室檔案管理人員的培訓力度，在人員培訓完成后需要對其進行管理知識考核，確保其具備更加扎實的工作能力，同時采取法律法規(guī)培訓的方式對檔案管理人員責任意識進行提升，采取思政教育方式對檔案管理人員思想覺悟進行提高，使其具備較高管理能力的基礎之上，更加愛崗敬業(yè)，完成好醫(yī)院檔案管理方面的工作。

五、結語

總而言之，伴隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進步，在對醫(yī)改進行深化的過程中必須要更加重視醫(yī)院檔案管理工作，進而采取更加完備的檔案管理制度對辦公室檔案管理人員崗位責任進行完善，充分提升相關管理人員工作積極性。此外，還需要對檔案管理人員培訓力度進行提升，通過培訓和教育的方式有效提升醫(yī)院辦公室檔案管理人員專業(yè)能力，進而對醫(yī)院檔案管理工作力度進行全面強化，提升醫(yī)院檔案利用效率，實現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：山東日照市婦幼保健院）