數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

劉濤

摘 要：在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的推動下，我國衛(wèi)生健康事業(yè)得到了快速發(fā)展，在此背景下，中醫(yī)醫(yī)院加大了財力、物力以及人力投入，以提升中醫(yī)醫(yī)院與時代發(fā)展的匹配度，檔案作為中醫(yī)醫(yī)院發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐，對中醫(yī)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要影響。但是，在實際的管理過程中，部分中醫(yī)醫(yī)院忽視了對檔案管理的優(yōu)化，特別是在數(shù)字化時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然無法適應(yīng)當下中醫(yī)醫(yī)院管理的需求，數(shù)字化檔案管理成為必然。對此，本文將對數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新進行分析，為中醫(yī)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代;中醫(yī)醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新

中醫(yī)醫(yī)院檔案主要指醫(yī)院在工作中形成的文書、人事、科研、財務(wù)、病案等各種門類和各種載體檔案，是中醫(yī)醫(yī)院各項工作開展的基礎(chǔ)性保障。檔案管理作為檔案價值充分發(fā)揮的重要保障，其重要性可想而知。在傳統(tǒng)的中醫(yī)醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院更多采用紙質(zhì)形式對檔案進行保存與管理，但是隨著中醫(yī)醫(yī)院的發(fā)展壯大，檔案內(nèi)容日趨復(fù)雜，使得檔案管理的難度逐漸提升，進而對中醫(yī)醫(yī)院管理的質(zhì)量產(chǎn)生影響。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化檔案管理成為中醫(yī)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢。對此，本文將從四個方面對數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新進行分析，旨在通過明晰檔案管理創(chuàng)新的必要性，為檔案管理的創(chuàng)新提供思想基礎(chǔ)，立足于數(shù)字化檔案管理存在的問題，對中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑進行分析，為中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化發(fā)展創(chuàng)造條件。

一、數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的必要性

中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理主要是指在保證檔案原件與檔案數(shù)據(jù)真實性的基礎(chǔ)上，借助計算機硬件功能與軟件功能，對檔案進行數(shù)字化處理的管理模式，這一方式能夠有效促進醫(yī)院檔案信息資源作用的充分發(fā)揮。此外，中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的必要性，還表現(xiàn)在以下幾方面：一是推動資源共享，中醫(yī)醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項管理活動的數(shù)據(jù)支撐，檔案信息資源的共享性對各項管理活動的質(zhì)量具有重要影響，在傳統(tǒng)的中醫(yī)醫(yī)院檔案管理中，工作人員查找檔案資料的難度較高，使得中醫(yī)醫(yī)院檔案存在使用率偏低的問題，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策完整性與準確性的提升產(chǎn)生不良影響。而借助信息技術(shù)實現(xiàn)中醫(yī)醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理，提高了中醫(yī)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的共享性，同時極大地提高了數(shù)據(jù)信息資源獲取的方便度，對管理工作效率的提高創(chuàng)造了條件;二是數(shù)據(jù)檔案保存的需要，檔案作為各項管理工作展開的數(shù)據(jù)支撐，其真實性與完整性對中醫(yī)醫(yī)院的管理質(zhì)量具有重要影響，在傳統(tǒng)的檔案管理中，對人工的依賴度較高，極易受到主觀因素的影響，使得檔案收集與整理存在一定的問題，加上以紙質(zhì)為媒介的檔案管理形式，在數(shù)量上受到較多的限制，同時紙質(zhì)檔案的管理本身具有一定的難度，對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理形式而言，受到空間與時間的限制較少，不僅能夠有效提高檔案管理的效率，對檔案使用率的提升亦具有良好的推動作用。

二、中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的具體化應(yīng)用

中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的具體化應(yīng)用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，更多采用的光電掃描的方式，先將紙質(zhì)檔案掃描為圖像文件，再在計算機中進行保存處理。但是，光電掃描無法對掃描的圖像進行適當?shù)膬?yōu)化，由此檔案多以原始形式保存，對此，在實際的管理過程中，工作人員應(yīng)當明悉圖像文件會占據(jù)較多的空間，一般只用于珍貴檔案的數(shù)字化處理，以節(jié)約內(nèi)存空間。此外，針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理還可以借助拍照的形式完成，其具有操作簡單且清晰度較高的特點，在實際的檔案管理過程中，相關(guān)工作人員可以結(jié)合實際情況自行選擇最為恰當?shù)姆绞健Ｍ瑫r，檔案管理人員在工作過程中，應(yīng)當避免原始檔案因裝訂與掃描而造成的損壞。由于數(shù)字化處理所得的檔案數(shù)據(jù)大小與原始文件存在一定的差異，工作人員在上傳時，應(yīng)當對數(shù)據(jù)進行適當?shù)奶幚?二是特種載體檔案的數(shù)字化處理。特種載體檔案主要是指照片和聲像等檔案，一般而言，照片檔案的數(shù)字化處理方式，主要包括掃描處理和數(shù)碼處理。掃描處理主要是指運用掃描儀對紙質(zhì)照片進行掃描處理，之后再進行存儲。數(shù)碼照片主要是指借助數(shù)碼相機對檔案進行翻拍，通過這種方式能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案圖像的完全獲取。對實物檔案管理也應(yīng)當進行數(shù)碼保存;三是電子病歷的數(shù)字化處理，在中醫(yī)醫(yī)院檔案管理中，患者病歷在檔案的比例中最大，工作人員在處理病歷檔案時，應(yīng)當做好數(shù)字檔案與電子病歷的實時傳輸，并在當?shù)貦n案多采用錄像錄音的方式進行處理，由于聲像檔案的容量較大，對此，在實際的數(shù)字化處理過程中，檔案管理人員應(yīng)當對其進行壓縮處理，并完善掛接工作，以方便數(shù)字文件的調(diào)用點播做好備份，以保證電子病歷的安全性與完整性。一般而言，需備份處理的檔案主要包括醫(yī)院信息、電子病歷以及影像視頻等內(nèi)容，由于其容量較大且重要性較高，備份載體包應(yīng)當分開創(chuàng)建。

三、數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的所存問題

數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的所存問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是信息準確度偏低，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，由于重視程度偏弱、檔案管理規(guī)范度偏低等因素的影響，檔案信息的收集、記錄以及傳遞存在規(guī)范度偏低的狀況，使得中醫(yī)醫(yī)院檔案管理存在信息完整度偏低、真實性不高等方面的問題，這給中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理價值的實現(xiàn)帶來一定的阻礙，對中醫(yī)醫(yī)院管理質(zhì)量的提升產(chǎn)生了一定的不良影響。此外，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，中醫(yī)醫(yī)院記錄信息的方式較為落后，部分檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的信息整理模式，一時難以適應(yīng)數(shù)字化的檔案管理模式，進而對中醫(yī)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響;二是數(shù)字化管理認識不足，在傳統(tǒng)的檔案管理中，中醫(yī)醫(yī)院對檔案管理的重視程度較弱，并未充分認知到檔案管理的重要性，將檔案管理局限于檔案的保護與存放上，并未充分認知到檔案管理的最終價值在于推動檔案價值的充分發(fā)揮，在這一管理理念下，使得中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展面臨較多的限制;三是管理模式落后，數(shù)字化檔案管理模式的構(gòu)建對管理人員和管理體系皆具有較高的要求，但由于傳統(tǒng)管理模式的長久影響，使得中醫(yī)醫(yī)院存在管理人才缺失或管理人員能力不足等方面的問題，再加之培養(yǎng)體系的缺失，使得部分檔案管理工作人員的成長機會較少，進而對數(shù)字化檔案管理的推進產(chǎn)生不良影響;四是管理機制陳舊，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作的側(cè)重點在于檔案信息的收集、整理以及儲存，管理機制同樣側(cè)重于以人工為導(dǎo)向的信息收集、整理以及保存工作的管控，但是，在數(shù)字化時代，中醫(yī)院檔案管理的工作模式與側(cè)重點發(fā)生了較大的變化，相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，對人工的依賴度有所降低，但是，對檔案管理人員的職業(yè)技能與工作規(guī)范等提出了更高的要求，在此背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理機制難以適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，使得數(shù)字化檔案管理仍存在工作規(guī)范度偏低與有效性較低等方面的問題;五是安全管控滯后，在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案多以紙質(zhì)文件的形式出現(xiàn)，安全管控依賴于管理人員的職業(yè)能力，但是，數(shù)字化檔案管理中，檔案資料的呈現(xiàn)方式逐漸多樣，相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言安全系數(shù)更高，安全隱患亦有所變化集中體現(xiàn)在黑客攻擊、系統(tǒng)崩壞等方面，極易導(dǎo)致檔案文件丟失的問題出現(xiàn)，但是，在實際的安全管理過程中，中醫(yī)院對安全維護管理的重視程度偏弱，對檔案管理系統(tǒng)的維護力度不足，在一定程度上增加了檔案安全管理的風(fēng)險。

四、數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的特征

數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的特征，主要包括以下幾方面：一是綜合性，醫(yī)院檔案管理的綜合性特點主要體現(xiàn)在醫(yī)院檔案的分類來源于多方面。醫(yī)院檔案主要由醫(yī)院辦公室下屬的綜合檔案室管理。各業(yè)務(wù)部門定期上交部門檔案，檔案內(nèi)容涵蓋醫(yī)院人事、財務(wù)、科研、黨務(wù)、基建等方面。從檔案資料來源看，除了上級下發(fā)的各種行政文件、政策性文件、黨務(wù)文件、指導(dǎo)性文件外，還包括各業(yè)務(wù)部門往來的文件;二是專業(yè)性，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)特點主要體現(xiàn)在檔案管理的內(nèi)容上。醫(yī)院以醫(yī)療工作為主，工作中產(chǎn)生的專業(yè)檔案是醫(yī)院檔案主體的客觀反映?；卺t(yī)療工作專業(yè)技術(shù)性強的特點，相關(guān)檔案專業(yè)性也很強，如醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)院未來發(fā)展規(guī)劃以及醫(yī)院在不同時期制定的各項制度等等，都具有非常鮮明的專業(yè)特點;三是階段性，醫(yī)院的行政管理涉及方方面面，許多科室設(shè)置了不同的行政職責。另外，醫(yī)院由各個不同的科室組成，因此產(chǎn)生的檔案有一定的分散性。為保證醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門提供檔案的連續(xù)性，期間形成的資料應(yīng)定期報送綜合檔案室。特別是一些醫(yī)院的大事記資料要及時送到綜合辦公室保存，以免數(shù)據(jù)丟失。在保持檔案資料連續(xù)性的同時，還要對產(chǎn)生的各類文件資料進行系統(tǒng)管理，確保檔案的完整性。綜合檔案室對醫(yī)院檔案的整理一般為半年或一年;四是保密性，醫(yī)院檔案收集整理的目的，不僅是為了保存這些資料，而且是為了提供各種服務(wù)，有效利用和提高檔案的社會價值。醫(yī)院檔案的專業(yè)性決定了檔案的保密性。雖然醫(yī)院對檔案實施了信息管理，建立了共享平臺，但仍需對不同類型的檔案設(shè)置保密等級。由于醫(yī)院檔案開放程度有限，不能提供更深層次的社會服務(wù)，而僅限于醫(yī)院工作人員的使用;五是數(shù)字化，在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式的實效性、完整性以及共享性等方面皆有所欠缺，借助網(wǎng)絡(luò)對檔案進行管理，有效促進了檔案管理效率的提高。

五、數(shù)字化時代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化路徑

1.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理制度

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，中醫(yī)醫(yī)院主要采用紙質(zhì)方式對檔案進行管理，相較于數(shù)字化檔案管理而言，不易出現(xiàn)信息刪改與丟失等方面的問題，且不需要定期對信息系統(tǒng)進行更新維護，由此可見，兩者在管理模式與管理內(nèi)容上存在較大的差異，為強化管理人員對中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的適應(yīng)性，相關(guān)工作人員應(yīng)當格外注意以下幾方面：一是優(yōu)化檔案的收集工作，檔案收集與整理作為數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)性工作，亦是數(shù)字化檔案管理價值發(fā)揮的核心所在，對檔案管理的質(zhì)量具有直接影響。對此，在落實數(shù)字化檔案管理的過程中，應(yīng)當對電子檔案的保存、分類以及歸檔等一系列流程進行嚴格規(guī)定，以促進檔案信息完整性與真實性的提升;二是權(quán)責的劃分，中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)當對檔案管理工作人員的權(quán)責范圍進行嚴格劃分，并通過強化部門溝通的方式，為檔案價值的充分發(fā)揮創(chuàng)造條件。三是監(jiān)督機制，通過完善檔案管理監(jiān)督機制的方式，約束數(shù)字化檔案管理人員的工作行為，一方面保證數(shù)字化檔案管理工作的順利落實，一方面為數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提升創(chuàng)造條件;四是考核機制優(yōu)化，中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)當定期或不定期對檔案管理人員的工作能力、工作表現(xiàn)、工作態(tài)度以及工作結(jié)果等各方面進行考核，并對能力不達標的檔案管理人員及時進行培訓(xùn)，一方面提升檔案管理人員對數(shù)字化檔案管理工作的重視程度，一方面能夠推動檔案管理人員工作能力的提升，為數(shù)字化檔案管理的進一步優(yōu)化提供人才支撐。

2.強化數(shù)字化檔案安全管理

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理而言，對計算機網(wǎng)絡(luò)的依賴度更高，在網(wǎng)絡(luò)安全問題日漸嚴重的背景下，數(shù)字化檔案管理中安全管理的重要性日漸突出。對此，在優(yōu)化安全管理的過程中，應(yīng)當注意以下幾方面：一是優(yōu)化防火墻構(gòu)筑，中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)當借助特殊防火墻對檔案管理系統(tǒng)進行保護，以通過設(shè)置訪問權(quán)限的方式，保護中醫(yī)醫(yī)院數(shù)字檔案的安全性;二是訪問權(quán)限的限制，針對于可訪問的電子檔案，相關(guān)工作人員應(yīng)當在上面加注水印，并限制訪問，以避免資料外泄的問題出現(xiàn);三是有效期的設(shè)置，應(yīng)當對賬戶的有效期進行限制，超過有效期的賬戶需重新登錄，以保證檔案的安全性;四是系統(tǒng)升級，在社會環(huán)境不斷變化的背景下，檔案管理系統(tǒng)面臨各類沖擊，對此，相關(guān)工作人員應(yīng)當對信息管理系統(tǒng)進行及時更新保護，以保證檔案管理系統(tǒng)具有較高的安全性。五是管理機制，中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)當完善相應(yīng)的安全管理機制，旨在為安全管理工作的落實提供重要保障，同時，還能推動數(shù)字化檔案安全管理各項工作的順利運轉(zhuǎn)，為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)安全性的提升創(chuàng)造條件。

3.優(yōu)化數(shù)字化檔案管理內(nèi)部運轉(zhuǎn)

檔案管理的內(nèi)部運轉(zhuǎn)情況，對中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展具有重要影響。對此，在優(yōu)化內(nèi)部運轉(zhuǎn)的過程中，應(yīng)當注意以下幾方面：一是人才隊伍建設(shè)，在數(shù)字化時代，中醫(yī)醫(yī)院檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機實際操作能力，還要有良好的協(xié)調(diào)能力，為醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供有力的檔案信息支持。因此，要加強中醫(yī)醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)，定期開展各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取“請進來、走出去”的方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，更好地滿足崗位工作的需要。此外，傳統(tǒng)的檔案管理模式也有許多值得保存和借鑒的地方。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，要有選擇地甄別、提煉精華、去糟粕，不斷完善醫(yī)院檔案管理體系，更好地促進中醫(yī)醫(yī)院檔案管理水平的提高;二是強化管理意識，相關(guān)人員強化對數(shù)字化檔案管理的重視，加快建立和完善中醫(yī)醫(yī)院檔案管理制度，充分認識中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的重要性，更好地激發(fā)員工的創(chuàng)新精神和敬業(yè)精神，不斷探索中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的新途徑、新方法。另外，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢下中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的要求。因此，中醫(yī)醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)增強數(shù)字化資源管理的意識，進一步建立和完善數(shù)字化中醫(yī)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。

綜上所述，在數(shù)字化時代的背景下，人們的工作方式發(fā)生了較大的變化，快節(jié)奏的工作方式成為常態(tài)，在此背景下，檔案管理效率與質(zhì)量的提升成為中醫(yī)醫(yī)院的重點關(guān)注對象。對此，中醫(yī)醫(yī)院應(yīng)當順應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展變化，借助信息技術(shù)搭建檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理的信息化發(fā)展創(chuàng)造條件，在通過完善管理模式與管理內(nèi)容的方式，促進數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提高。

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（作者單位：青島市黃島區(qū)中醫(yī)醫(yī)院）