檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

于文倩

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的企業(yè)不斷發(fā)展壯大，因此人數(shù)在數(shù)量上也出現(xiàn)成倍的增長。尤其是，現(xiàn)如今生活水平的提高，人們越來越重視自身的居住環(huán)境，所以很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)這個商機開始建設高檔小區(qū)，人們對物業(yè)提出更高的要求，為了滿足人們的需求，佳木斯市物業(yè)管理辦公室不斷創(chuàng)新，提升檔案管理方式，結(jié)合時代發(fā)展的特征，提升工作效率，避免不必要的失誤?？萍嫉目焖侔l(fā)展，計算機、互聯(lián)網(wǎng)等得到普及，尤其是在檔案管理中，需要通過現(xiàn)代信息化管理技術提升檔案管理的正規(guī)化。首先要明確檔案信息檢索，并且以此達到提升檔案使用的效率。隨著數(shù)字化的發(fā)展，需要不斷構(gòu)建檔案服務平臺，強化共享觀念，建設檔案共享庫，壯大檔案信息關系隊伍。

關鍵詞：檔案管理;物業(yè)管理;信息化;科技;工作效率

21世紀以來，我國科技得到飛速發(fā)展，網(wǎng)絡時代、互聯(lián)網(wǎng)+時代到來，更能夠滿足人們的生活需求，提升人們的生活質(zhì)量。一切事物都在隨著信息時代的變化而變化，避免在時代發(fā)展中被淘汰。同樣的，作為佳木斯市物業(yè)管理，更應該緊隨時代發(fā)展的步伐，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)為主，隨著時代的發(fā)展，檔案信息越來越多，需要的空間越來越大，需要大量的人力、物力進行檔案的管理和分類。隨著年份的增加，越來越多的無用檔案被堆積在一起，卻又不能夠處理，占據(jù)著檔案室大量的空間。并且隨著檔案的增多，工作人員若想查看某一份檔案，需要花費大量的時間去檔案室查閱，查找的過程是非常漫長并且工作效率難以得到保證的一項工作。為了適應快節(jié)奏、高壓力的生活，檔案管理辦公室也應該不斷的創(chuàng)新，提升工作效率，在市場競爭中獲得一席之地。時代的發(fā)展給佳木斯市物業(yè)管理辦公室?guī)硖魬?zhàn)的同時，也帶來無限的機遇。為了更好的服務社會，必須不斷精化分工，通過網(wǎng)絡技術、信息化技術在檔案管理中能提升服務質(zhì)量，提升人們的滿意程度。這就需要管理人員應該與時俱進，不斷進行創(chuàng)新，在管理綜合檔案中下功夫，充分利用網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢和普及度，提高檔案管理水平，以使檔案管理工作人員的工作效率更高，能夠更加便捷地為社會提供良好的服務質(zhì)量。

一、簡述新形勢下對檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求

“《佳木斯市物業(yè)管理條例》是為了認真貫徹中央、省、市關于加強民生領域立法的指示精神，重點解決我市物業(yè)管理面臨著物業(yè)企業(yè)運行不規(guī)范、業(yè)主委員會成立比例低、物業(yè)糾紛調(diào)處難、老舊小區(qū)棄管、物業(yè)訴訟量高等問題，促進社會和諧穩(wěn)定和百姓安居樂業(yè)而制定的一部地方法規(guī)。條例起草過程中，堅持不抵觸、有特色的原則，結(jié)合我市實際，歷經(jīng)二十余次討論和修改，形成了條例草案。2019年12月18日，黑龍江省第十三屆人大常委會第十五次會議審查批準了該條例，市人大常委會發(fā)布了公告，自2020年5月1日起實施。在條例施行前，召開新聞發(fā)布會，對這部法規(guī)予以介紹，目的是加大宣傳，提高社會各界對條例的關注度，使公眾對條例有正確的認識和了解，引導公眾正確運用條例維護合法權利，進而保障條例順利實施，并在經(jīng)濟社會發(fā)展中切實起到引領和推動作用?！边@是國家對佳木斯市的物業(yè)管理提出更高的要求，為了滿足社會發(fā)展的需求，就必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在網(wǎng)絡時代的大背景下，信息化檔案管理趨于形式化。計算機等的普及，也使得大部分的企業(yè)開始將自身企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀與公司的實際情況進行結(jié)合，提升自身的企業(yè)發(fā)展。檔案信息正處于改革階段，信息技術的創(chuàng)新，注定要求檔案管理向著由簡單到復雜、由經(jīng)驗管理向科學管理過渡的階段，在這個階段，需要相關工作人員有著極高的綜合素質(zhì)，能夠滿足檔案管理變革的需求。檔案管理人員向著專業(yè)化、科學化的管理進行改革，逐漸淘汰一些非專業(yè)化人士，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不斷提升。隨著科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化的檔案信息管理更加的科學，能夠節(jié)省大量的人力、物力，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式被取代，一個小小的電腦能夠儲存幾十年的檔案，當工作人員需要調(diào)用某個地區(qū)、某個校區(qū)的物業(yè)管理情況時，只需要簡單的幾個操作步驟，這份檔案就會出現(xiàn)在查閱者的面前，非常的方便快捷，極大的節(jié)省人們?nèi)n案室查找的時間。并且也避免由于時間較久檔案信息不清晰，提交人員信息缺失等問題。能夠通過計算機快速的找到所需的內(nèi)容，并且內(nèi)容非常的清晰，也能夠看到具體的時間、來源，以及其他有效的信息。

通過網(wǎng)絡，將其進行信息的整合，通過電子檔案的方式，將原始檔案與電子信息檔案分開，確保信息的準確性和真實性。通過計算機將檔案管理規(guī)范化，以此作為基礎，實現(xiàn)檔案信息的共享化，提升檔案信息管理的效率。除此之外，還能夠確保檔案信息儲存的多樣性。隨著科技的發(fā)展，電子信息技術不斷創(chuàng)新，越來越多的電子技術的儲存功能越來越強大，為檔案管理人員的信息讀取和共享提供了便利。在電子信息技術的運用下，能夠幫助檔案管理人員延長保存時間，提升工作效率，避免由于檔案長時間的儲存出現(xiàn)缺失等問題，確保了檔案儲存的高效性、準確性和長久性，最終實現(xiàn)檔案信息管理的快速性。但是從檔案實際管理中來看，由于受到檔案傳遞速度和方式的限制，致使檔案信息在傳遞中出現(xiàn)滯后性，極大地降低了人們的工作效率，但是，通過信息技術的應用可以提高信息傳播速度，縮短信息傳遞的時間。

二、基于檔案資源管理理念，實現(xiàn)信息技術的發(fā)展

1.提升基礎工作的準確性，創(chuàng)建信息化

從目前來看，在檔案信息管理中，需要將信息技術運用其中，因此必須做好相關的基礎工作，其主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

首先，就是能夠完善檔案管理制度，確保所設置的制度能夠落地。因此，在建設過程中，不可避免的要提升檔案資源管理制度，通過不斷的創(chuàng)新和完善，提升企業(yè)的管理制度，但是對于一些原則性的問題卻不能夠刪減，必須確保檔案信息管理的質(zhì)量。所以要對檔案資源管理工作進行梳理，找出重點工作，并且制定相應的工作制度。在對檔案信息資源管理的硬件設備以及環(huán)境進行完善的同時，也需要完善新設備的管理制度，不斷更新和管理檔案資源信息管理中所需要的設備，與時俱進，提升檔案資源信息管理人員的綜合素質(zhì)，壯大相關人員的隊伍，通過多形式、多角度的培訓，提升人才儲備的數(shù)量。例如，通過定期對相關人員進行專業(yè)知識的培訓，通過相關的講座，提升專業(yè)知識，當引進新設備、新軟件時，要對相關人員進行專業(yè)知識的培訓，能夠幫助工作人員簡單快捷的通過學習合理應用檔案管理人員的使用方法。其次，要提升工作人員檔案資源管理信息化的概念，優(yōu)化工作人員的意識。這就需要相關的上級領導加強重視度，提升工作人員的注意力，這是由于只有領導引起了高度的重視，下面的工作人員才能夠在領導的鼓勵下轉(zhuǎn)變自身的意識，通過積極主動的自我學習意識，幫助其掌握各種信息化技術。

2.增強安全意識，強化檔案資源管理信息化的安全性

在網(wǎng)絡科技發(fā)展的時代，人們的生活質(zhì)量提高，但是人們的安全性也受到相應的“威脅”。例如，通過網(wǎng)絡詐騙、網(wǎng)絡病毒等盜取用戶的信息，用戶的財產(chǎn)安全和自身的隱私得不到保證。物業(yè)管理更是與市區(qū)千家萬戶的人們有著密切的聯(lián)系。若出現(xiàn)信息泄露等問題，極有可能對他們的生活以及財產(chǎn)造成極大的影響。網(wǎng)絡時代背景下的檔案資源管理信息化更能夠提升工作人員的工作效率，更好的為人民服務。但是，也應該做好各項安全措施，提升安全管理意識，切實落實各個管理措施，避免安全隱患的發(fā)生。有些不法分子，通過網(wǎng)絡技術，侵入到單位的計算機中，進而盜取一些客戶的信息，進行一些不法活動。這是由于計算機網(wǎng)絡技術的開放性和交互性的特點所造成的。由于其特點，給網(wǎng)絡安全造成極大的隱患，加上部分單位忽略了通過安裝殺毒軟件等具體的措施，導致網(wǎng)絡極易受到外界的侵擾，最終導致檔案出現(xiàn)泄露的風險。因此，相關人員在進行檔案信息的管理中，不能夠不經(jīng)過實驗或者勘察就盲目的使用互聯(lián)網(wǎng)技術，相關人員應該不斷的研究，找出其存在的問題，要合理規(guī)劃網(wǎng)絡用網(wǎng)安全，例如，規(guī)劃360、百度等殺毒軟件，并且及時更新計算機病毒軟件，提升殺毒軟件的時效性和快捷性。主要是避免黑客人員通過網(wǎng)絡侵入檔案系統(tǒng)，造成檔案的流失。并且檔案管理部門也應該對檔案數(shù)據(jù)進行更新，加強身份證的驗證，便于管理人員提升自身的安全管理意識。

3.優(yōu)化檔案信息管理流程，提升檔案資源管理工作效率

在檔案資源管理工作中，首先要幫助相關工作人員樹立一個良好的、積極的、正向的形象，鼓勵工作人員不斷的進行創(chuàng)新，能夠在物業(yè)檔案信息化的方向中不斷的前進。可以主動對檔案資源信息化管理進行探索和研究，尋找新的道路，能夠完善檔案信息的收集、管理與鑒定，努力向著電子檔案的完善發(fā)展，最大程度的實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，使其最大程度的發(fā)揮其作用，嚴格按照操作流程對物業(yè)檔案信息進行管理和儲存。與此同時，相關工作人員在進行檔案的保存和管理中，不僅僅只是通過電子檔案進行管理，最主要的還是將紙質(zhì)版的檔案進行儲存，增加其準確性，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，能夠通過紙質(zhì)版的檔案進行輔助，避免出現(xiàn)疏漏。值得注意的是，相關工作人員在對電子檔案進行保存后，不是放在一邊就不要管理了，為了避免電子信息出現(xiàn)差錯，就需要相關人員對電子檔案進行相應的備份，尤其是在進行更新后，必須通過檔案備份，提升檔案信息的準確性。通過檔案的備份，能夠確保在檔案缺失時，能夠通過備份，復原檔案信息。這是由于雖然信息技術越來越發(fā)達，但是在相關人員操作中，仍舊出現(xiàn)各種各樣的問題，如電腦出現(xiàn)病毒、文件無法修復、操作人員操作失誤導致檔案被刪除無法修復等情況，這時就可以通過備份來彌補這部分的失誤，避免工作受影響。通過分類能夠方便工作人員對檔案信息進行整理，并且也能夠方便相關工作人員進行檢索。當管理人員需要某份檔案時，只需要通過計算機技術進行檢索，該項檔案能夠出現(xiàn)，有利于工作效率的提高。

4.提升檔案信息管理技術的創(chuàng)新，滿足信息技術的需求

隨著時代的發(fā)展，社會經(jīng)濟的創(chuàng)新，人們生活水平提高，對檔案管理提出更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，相關人員也應該與時俱進，積極的學習各項管理工作，完善自身的管理理念，加強對檔案資源管理方式的提升，進行技術創(chuàng)新，進而確保檔案信息化技術的發(fā)展，提升人們的需求。這就需要相關工作人員首先要確保檔案儲存的有效性、準確性、規(guī)范化，不斷優(yōu)化相應的管理技術，提升管理水平。要對檔案信息的多樣性和廣泛性進行研究。除此之外，要提升相關工作人員的綜合素質(zhì)，提升其專業(yè)技能，培養(yǎng)專業(yè)性人才，相關部門應該加強對工作人員方面的信息技術的培訓，除了具備檔案資源管理所需要的相關理論知識之外，還要對相關檔案的著錄、編研、檢索等方式進行相應的設置，能夠熟練掌握相關的技術，只有提升自身的綜合能力和專業(yè)能力，才能夠在檔案信息不斷更新的過程中提升工作效率，避免工作的失誤。進而滿足社會的需求，實現(xiàn)檔案資源信息化的目的。

5.提升檔案信息的使用效率

只有做好檔案資源信息管理的基礎工作，才能夠確保工作效率，那么檔案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物業(yè)管理部門，每年都會收到諸多的檔案信息，那么面對如此復雜且數(shù)量居多的檔案，若工作人員仍舊采用傳統(tǒng)的方式進行整理和儲存，那么必然會出現(xiàn)各種各樣的問題。只有通過科學的管理手段，規(guī)范管理技術，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務質(zhì)量，避免不必要的失誤。可以對人才進行相應的儲備，只有建設一支高水平、高素質(zhì)的人才隊伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵機制，制定有效的管理方式，搭建一個良好的溝通機制，增強管理人員的創(chuàng)新意識，促進檔案信息的高效性?？梢詮娀蚕碛^念，建設一個有效的共享庫，很多工作都是交叉作業(yè)的，只有提升檔案信息的共享性，強化人們的共享理念，才能夠建設一個真正的檔案共享庫?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)、儲存技術等建立一個資源公共庫，檔案管理人員通過網(wǎng)絡技術可以對信息進行檢索，能夠快速找到有效的信息，避免了重復性的工作。但是，值得注意的是，在這個過程中必須對檔案信息的安全性進行防范。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，人們開始向著信息化，科技的角度發(fā)展，在檔案信息管理中，也應該與時俱進，不斷創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡技術的普及，應該將物業(yè)檔案信息科學運用，提升其工作效率，確保用戶的隱私安全。

參考文獻：

[1]孟會貞.信息化視域中檔案管理的策略研究[J].數(shù)碼世界，2016

[2]李 媛.關于優(yōu)化物業(yè)管理檔案管理的問題探析[J].數(shù)碼設計（下），2018

[3]張 悅.檔案安全管理的強化措施分析[J].青年時代，2019

[4]劉 偉.強化檔案信息化管理的措施解析[J].黑龍江檔案，2015

[5]劉春艷.新形勢下物業(yè)檔案的管理工作[J].邊疆經(jīng)濟與文化，2011

[6]高照麗.探究檔案管理的發(fā)展趨勢--檔案管理的信息化[J].卷宗，2016

[7]譚 琨.電子檔案管理服務工作創(chuàng)新思路[J].人力資源管理，2017

[8]楊秀春.信息化背景下單位人事檔案管理研究[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2018

[9]金滿銀.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設的思與行[J].機電兵船檔案，2019

[10]吳亞男，李文廣，石懷偉，等.新時期對高校教學檔案管理創(chuàng)新的幾點思考[J].山東檔案，2011

[11]曾詩敏.基于本科專業(yè)評估工作對日常教學檔案管理工作的思考與探索[J].現(xiàn)代交際.2018

[12]方宇佳.物業(yè)企業(yè)檔案管理存在的問題和優(yōu)化措施分析[J].營銷界，2019

[13]李 波.建立健全物業(yè)檔案提升物業(yè)服務水平[J].蘭臺世界，2014

[14]劉 玉.淺談互聯(lián)網(wǎng)下住宅小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營的發(fā)展趨勢[J].中國房地產(chǎn)業(yè)，2019

[15]馬云燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下住宅小區(qū)物業(yè)管理創(chuàng)新探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015

[16]齊翠榮.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施研究[J].寫真地理，2020

[17]馬建光.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施研究[J].企業(yè)文化（下旬刊），2019

（作者單位：佳木斯市物業(yè)管理辦公室）