強(qiáng)化清點(diǎn)工作措施 確保檔案完整安全
——以青島市檔案館為例

文·王曉華

清查盤點(diǎn)是檔案庫(kù)房管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)，是保管統(tǒng)計(jì)館藏檔案資料的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是確保館藏檔案資料齊全完整和安全管理的一項(xiàng)重要舉措。國(guó)家檔案局《副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》，以及山東省檔案館《山東省市級(jí)綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)體系》分別對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行定期全面清點(diǎn)工作提出明確要求。因此，各級(jí)檔案館應(yīng)把檔案資料清點(diǎn)工作作為一項(xiàng)重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)抓緊抓實(shí)抓細(xì)，做到賬物相符、科學(xué)管理，確保館藏檔案資料完整安全。有的檔案館雖然應(yīng)用RFID信息技術(shù)手段，提高了清點(diǎn)工作時(shí)效性，但卻無(wú)法檢查實(shí)體檔案資料保存狀況，不利于及時(shí)做好搶救保護(hù)工作。筆者以青島市檔案館為例，從把好整理檢查、接收進(jìn)館、出庫(kù)入庫(kù)、定期盤點(diǎn)、離崗到崗“五個(gè)關(guān)口”方面，談?wù)勅绾吻袑?shí)做好館藏實(shí)體檔案資料清點(diǎn)工作。

一、整理檢查，把好檔案資料清點(diǎn)第一關(guān)

檔案資料在移交進(jìn)館前，由形成或移交單位清查盤點(diǎn)、檔案館接收部門審核確認(rèn)，是保證館藏檔案資料齊全完整的第一個(gè)關(guān)口。

（一）形成移交單位清點(diǎn)。檔案資料形成單位在檔案館接收部門指導(dǎo)下，按照接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)將各種門類、各種載體檔案整理完畢后，應(yīng)對(duì)照形成的“檔案目錄”進(jìn)行全面梳理、清點(diǎn)核查。清點(diǎn)核實(shí)完畢，在“檔案資料移交清冊(cè)”中登記檔案門類、檔案數(shù)量、起止年度等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

（二）檔案館審核確認(rèn)。檔案館接收部門應(yīng)對(duì)擬進(jìn)館檔案整理質(zhì)量、檔案數(shù)量等進(jìn)行檢查核實(shí)，這也是《副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》第33條評(píng)價(jià)方式中 “查閱進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查的通知和檢查意見(jiàn)”所要求。青島市檔案館采取以“進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查意見(jiàn)”書面形式，強(qiáng)化此項(xiàng)工作。“進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查意見(jiàn)”包括擬進(jìn)館檔案齊全完整、整理質(zhì)量情況，實(shí)體檔案與檔案目錄、電子檔案（目錄）與實(shí)體檔案（目錄）對(duì)應(yīng)情況，以及檔案目錄、全宗指南（進(jìn)館說(shuō)明）編制情況，有無(wú)涉密檔案及檔案目錄、檔案保管狀況情況等內(nèi)容。

（三）遞交進(jìn)館“通行證”。具體辦理檔案資料移交進(jìn)館前，檔案館接收部門應(yīng)先將“進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查意見(jiàn)”，作為檔案資料移交進(jìn)館的“通行證”提交檔案保管部門。

二、接收進(jìn)館，把好檔案資料清點(diǎn)第二關(guān)

實(shí)體檔案資料接收進(jìn)館時(shí)，檔案館檔案保管部門應(yīng)組織對(duì)實(shí)體檔案資料再次進(jìn)行清點(diǎn)審驗(yàn)。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第二個(gè)關(guān)口。

（一）清點(diǎn)數(shù)量。逐卷、逐件清點(diǎn)進(jìn)館實(shí)體檔案資料數(shù)量，核對(duì)實(shí)體數(shù)量與檔案目錄、移交清冊(cè)、全宗指南等材料中的相關(guān)數(shù)據(jù)是否一致。大批量實(shí)體檔案資料進(jìn)館時(shí)，組織處室人員共同清點(diǎn)，確保檔案資料接收進(jìn)館工作快速高效完成。

（二）檢查質(zhì)量。包括檔案實(shí)體是否整潔，檔案盒（卷皮）規(guī)定項(xiàng)目填寫是否準(zhǔn)確規(guī)范，歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、頁(yè)碼、備考表等編寫是否規(guī)范完整。

（三）辦理手續(xù)。實(shí)體檔案資料、檔案目錄及相關(guān)材料等清點(diǎn)核對(duì)、審驗(yàn)無(wú)誤后，方可辦理移交進(jìn)館手續(xù)。

三、出庫(kù)入庫(kù)，把好檔案資料清點(diǎn)第三關(guān)

目前，大部分檔案館基本實(shí)現(xiàn)了館藏檔案資料數(shù)字化，一般不對(duì)外提供檔案資料原件查閱利用。在確需檔案資料原件出入庫(kù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案資料出入庫(kù)有關(guān)規(guī)定，清點(diǎn)、核查檔案資料出入庫(kù)數(shù)量、保存狀況等。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第三個(gè)關(guān)口。

（一）少量檔案資料出入庫(kù)。由庫(kù)房管理人員根據(jù)調(diào)卷申請(qǐng)單清點(diǎn)核實(shí)，并在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中進(jìn)行登記、做好記錄。

（二）大批量檔案資料出入庫(kù)。在館內(nèi)提供因數(shù)字化、數(shù)據(jù)審核、檔案消毒等大批量檔案資料出入庫(kù)時(shí)，由庫(kù)房管理人員與借用檔案資料處室人員共同清點(diǎn)核實(shí)，單獨(dú)登記造冊(cè)，雙方辦理檔案出庫(kù)入庫(kù)交接手續(xù)。

（三）檔案資料原件出借出館。如因特殊需要，需提供檔案資料原件借閱出館，嚴(yán)格按照檔案原件出借規(guī)定，清點(diǎn)、核查、記錄出借檔案資料數(shù)量及狀況，與借用單位辦理檔案出借交接手續(xù)。歸還時(shí)再次檢查確認(rèn)檔案資料數(shù)量及狀況，確保外借檔案齊全完整、及時(shí)歸館入庫(kù)。

四、定期盤點(diǎn)，把好檔案資料清點(diǎn)第四關(guān)

根據(jù)《副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》“五年內(nèi)至少對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行一次全面清點(diǎn)”和《山東省市級(jí)綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)體系》“對(duì)館藏檔案資料定期進(jìn)行全面清點(diǎn)，清點(diǎn)結(jié)果明確，對(duì)清點(diǎn)結(jié)果反映問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行分析整改”要求，各級(jí)檔案館應(yīng)根據(jù)館藏情況有序推進(jìn)清點(diǎn)工作，做到清點(diǎn)工作進(jìn)度明確、數(shù)量明確、結(jié)果明確，按照規(guī)定全面完成清點(diǎn)任務(wù)。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第四個(gè)關(guān)口。

（一）確定清點(diǎn)工作周期。檔案管理利用部門制訂五年和年度清點(diǎn)計(jì)劃。庫(kù)房管理人員每年按計(jì)劃開(kāi)展分管庫(kù)房檔案資料清點(diǎn)工作，每年11月底前完成年度清點(diǎn)任務(wù)；5年內(nèi)對(duì)所管檔案資料全面清查盤點(diǎn)一次，并要求在第五年的6月份前完成清點(diǎn)任務(wù)，下半年整理總結(jié)清點(diǎn)情況，形成全面清點(diǎn)報(bào)告。

（二）規(guī)定清點(diǎn)工作內(nèi)容。一是逐卷逐件全面清點(diǎn)各全宗檔案資料，做到不遺漏不缺項(xiàng)。清點(diǎn)同時(shí)檢查檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)缺失、破損、霉變等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)報(bào)告，采取有效措施加以整改解決。二是每個(gè)全宗清點(diǎn)完畢后，按檔案全宗或資料序列填寫《檔案資料檢查清點(diǎn)記錄表》，記錄清點(diǎn)情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，經(jīng)處室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后歸入相應(yīng)全宗卷。三是每個(gè)庫(kù)房清點(diǎn)完畢后，整理留存清點(diǎn)原始臺(tái)賬，形成清點(diǎn)報(bào)告。清點(diǎn)報(bào)告包括清點(diǎn)時(shí)間、清點(diǎn)檔案（資料）數(shù)量情況、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改建議等內(nèi)容，經(jīng)處長(zhǎng)審核后，歸入所在庫(kù)房綜合全宗卷。

（三）核定清點(diǎn)工作數(shù)據(jù)。根據(jù)清點(diǎn)情況，對(duì)照紙質(zhì)檔案總登記簿和數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)檢查館藏各項(xiàng)登記數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有差異應(yīng)及時(shí)報(bào)告，經(jīng)核實(shí)后修改數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)。

五、離崗到崗，把好檔案資料清點(diǎn)第五關(guān)

檔案庫(kù)房管理人員出現(xiàn)工作崗位調(diào)整、退休等情況，需要離崗和新到崗人員做好所保管檔案資料等的清點(diǎn)、交接工作。這是保證館藏檔案資料齊全完整的第五個(gè)關(guān)口。

（一）離崗人員清點(diǎn)。離崗人員對(duì)所管庫(kù)房的檔案資料、檔案目錄、全宗卷、設(shè)施設(shè)備等情況進(jìn)行整理、清點(diǎn)，形成《檔案保管情況一覽表》（包括保管全宗和檔案資料總計(jì)數(shù)量，文書、照片、實(shí)物、音像及專業(yè)等各門類檔案數(shù)量情況）、《庫(kù)房管理人員離崗交接一覽表》（包括全宗卷數(shù)量、檔案資料目錄冊(cè)數(shù)、簿式總登記冊(cè)數(shù)，以及庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)施設(shè)備等情況）。

（二）到崗人員清點(diǎn)。按照《檔案保管情況一覽表》《庫(kù)房管理人員離崗交接一覽表》所列內(nèi)容，清點(diǎn)、核實(shí)所交接庫(kù)房檔案資料數(shù)量、全宗卷、檔案資料目錄、設(shè)施設(shè)備等。

（三）辦理交接。經(jīng)清點(diǎn)確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在處室負(fù)責(zé)人監(jiān)督下辦理交接手續(xù)，相關(guān)交接材料存入所在庫(kù)房綜合全宗卷。手續(xù)辦理完畢，離崗人員方可離開(kāi)庫(kù)房管理崗位。

2020 年7月，青島市檔案館出臺(tái)館藏檔案資料清點(diǎn)工作制度，將館藏檔案資料清查盤點(diǎn)工作提升為檔案管理制度體系建設(shè)的重要內(nèi)容，進(jìn)一步明確和規(guī)范清點(diǎn)工作內(nèi)容、工作流程和工作要求，以確保館藏檔案資料的完整與安全。