新時期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理探析

雷勇

摘要：隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各企業(yè)間的競爭愈發(fā)激烈，而內(nèi)部管理對企業(yè)的發(fā)展非常重要，其中檔案管理更是重中之重。目前，越來越多的企業(yè)都采用了電子檔案管理工作模式，但在具體實施過程中還是存在一定問題，難以發(fā)揮其真正的作用，因此本文將從電子檔案的定義與特點出發(fā)，對其管理中存在的問題進行了全面分析，然后提出了相應的改進策略，以供相關人員參考。

關鍵詞：新時期;企業(yè)現(xiàn)代化;電子檔案管理

前言

在企業(yè)發(fā)展進程中，檔案管理的重要性不言而喻，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)難以滿足實際需要，想要促進企業(yè)的長遠發(fā)展，還必須要重視對現(xiàn)代化電子檔案管理的有效落實。但是，就沒全實際情況來看，很多企業(yè)對電子檔案管理的認識還不夠充分，在具體落實過程中也存在很多問題，未能將電子檔案的優(yōu)勢作用充分展現(xiàn)出來。因此，在新時期社會背景下，加強對電子檔案管理的深入研究與分析，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、電子檔案的定義與特點

所謂的電子檔案，其實際就是一種虛擬化的管理形態(tài)，借助信息技術來構建電子化、虛擬化的檔案，通常儲存在計算機內(nèi)，方便修改、提取以及刪除。通過對電子檔案的分析可以得知，其具有如下幾個顯著特征：其一，非人工識讀性，也就說檔案信息是由數(shù)字代碼組成，只有借助計算機才能解讀;其二，系統(tǒng)依賴性，由于電子檔案以計算機為基礎，一旦離開了計算機系統(tǒng)，則所有工作都無法實施;其三，信息的可變性，電子檔案中的信息可以靈活變動，使得檔案資料的真實性與完整性大大提高。

二、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案管理重視不高

通過相關研究可以發(fā)現(xiàn)，由于電子檔案的出現(xiàn)時間不長，人們對其的了解還不夠充分，因此大部分企業(yè)都是抱著一種觀望的狀態(tài)，在管理電子檔案的過程中就會因為認識不足而導致管理出現(xiàn)各種問題，難以將電子檔案的優(yōu)勢完全展現(xiàn)出來。換句話來說，檔案管理人員的專業(yè)能力及思想素質都會影響到整個工作的實施效果，如果他們本身就缺乏對電子檔案的足夠了解與重視，則必然無法以正確的思想指導行動，進而導致電子檔案管理工作對企業(yè)的作用與價值大打折扣。

（二）相關的規(guī)章制度不夠健全

在企業(yè)電子檔案管理過程中，想要確保整體工作的開展效果，除了需要有理論引導和技術支持之外，往往還離不開相關的規(guī)章制度，只有制定出科學合理的管理制度之后，才能讓管理人員的各項操作有章可循、有據(jù)可依，從而提高電子檔案管理整體水平。但是，就目前實際情況來看，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理制度方面的建設還比較落后，仍使用以往的制度體系進行電子檔案管理，一旦出現(xiàn)管理問題，無法對受罰人員進行有效的法律界定，執(zhí)行力度也將大幅下降。

（三）電子檔案的安全隱患較大

如前文所述，電子檔案對計算機技術的依賴性非常強，所有的文件資料都是儲存在專門的檔案系統(tǒng)當中，因此對系統(tǒng)安全系數(shù)要求非常高，一旦電子檔案受到病毒或黑客的入侵，導致資料數(shù)據(jù)被篡改或偽造，將會對企業(yè)帶來非常嚴重的影響，甚至造成企業(yè)倒閉，所以安全問題非常重要。但目前實際情況來看，雖然已經(jīng)有越來越多的先進技術為電子檔案提供了安全保障，但網(wǎng)絡病毒及黑客技術也始終在不斷發(fā)生變化，因此電子檔案的安全隱患仍比較突出。

二、新時期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理策略

（一）增強對電子檔案管理的重視

無論是對企業(yè)還是個人來說，思想對行為的影響非常大，想要促進企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理水平的提高，則首先需要增強企業(yè)對電子檔案管理的足夠重視，這樣才能保證管理人員更好地遵循相關制度條例，從而提升電子檔案管理質量?；诖?，在具體的實施過程中，現(xiàn)代化企業(yè)應當加強對電子檔案的宣傳力度，讓全體員工都意識到電子檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，這樣才能為電子檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。除此之外，還需要注重提高電子檔案管理人員的思想素養(yǎng)，并要求他們學習最新的電子檔案管理知識與理論，不斷強化自身專業(yè)能力，如此方可進一步推動電子檔案管理的良性發(fā)展。

（二）完善電子檔案管理規(guī)章制度

沒有制度的管理就沒有執(zhí)行力，為進一步保障電子檔案管理工作的高效開展，企業(yè)相關負責人還必須要重視對電子檔案管理各項規(guī)章制度的建立與完善，以便為這項工作的落實提供法律支持，并推動企業(yè)的向前發(fā)展。為此，在具體的實施過程中，應當做好如下幾項工作：其一，企業(yè)需結合自身發(fā)展情況以及國家標準規(guī)范，來制定符合實際需求的電子檔案管理制度體系，確保制度內(nèi)容具有前瞻性與包容性;其二，需要建立相應的監(jiān)督機制與責任機制，將責任明確到部門和個人，以此來增強電子檔案管理工作的整體效能，促使其發(fā)揮更大的作用與價值，推動企業(yè)的向前發(fā)展。

（三）保障電子檔案的絕對安全性

電子檔案最突出的問題就是信息安全問題，相對紙質檔案來說，電子檔案存在的安全隱患更多且更為復雜，如果不能保證電子檔案的絕對安全，則管理也就是失去了意義，因此必須要不斷加強對電子檔案的安全管理。具體來說，企業(yè)技術人員應對電子檔案系統(tǒng)進行加密處理，設置專門的訪問控制技術，防止外來人員的非法入侵，保障系統(tǒng)的安全性。與此同時，還需要構建文件的備份和恢復系統(tǒng)，這樣即便發(fā)生信息資料被竊取、丟失的情況，也能在備份系統(tǒng)中恢復原有資料，從而降低管理風險。除此之外，還需要加強對網(wǎng)絡病毒的預防，提前做好各種準備工作，比如安裝防火墻、建立入侵檢測系統(tǒng)等等，通過這些方式來防范人為破壞、病毒侵擾等風險。

結束語

總而言之，在檔案資料越積越多、檔案管理要求越來越高的背景下，企業(yè)想要實現(xiàn)更加長遠的發(fā)展，就必須要重視對電子檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。為此，作為企業(yè)相關負責人，不僅要提高對電子檔案管理的進一步認識與了解，同時還要正確看待當前電子檔案管理中存在的問題，并積極采取有效措施來改善這些問題。只有這樣，才能更好地發(fā)揮出電子檔案管理的作用與價值，助力企業(yè)做出正確決策，進而推動長遠發(fā)展。

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