建筑工程檔案管理的規(guī)范化研究

摘要：隨著建筑行業(yè)的迅速發(fā)展，建筑工程數(shù)量在不斷的增加，因此也產(chǎn)生了大量的建筑工程資料，這就對(duì)檔案管理的質(zhì)量提出了更高的要求。工程檔案是建筑工程的重要組成內(nèi)容，影響著后期的工程質(zhì)量評(píng)定以及各項(xiàng)工作的開展。為保障建筑工程檔案管理工作的順利開展實(shí)現(xiàn)檔案的透明公開化和科學(xué)化管理，本文就建筑工程檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;規(guī)范化

1.建筑工程檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

建筑工程實(shí)施包括前期設(shè)計(jì)階段、中期施工階段和竣工階段等幾個(gè)主要部分，每個(gè)階段都有每個(gè)階段的工作，而檔案資料則是對(duì)各個(gè)階段進(jìn)行記錄的一個(gè)重要方式，完整的工程檔案資料應(yīng)該包括以上幾方面的內(nèi)容。在前期設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段會(huì)產(chǎn)生一些有關(guān)工程審批、勘察地質(zhì)條件、工程預(yù)算以及招投標(biāo)等方面的資料，而在施工階段涉及到的是施工材料使用以及各種基礎(chǔ)設(shè)施安裝等詳細(xì)的資料，施工階段的檔案資料以及建設(shè)情況會(huì)直接反映整體工程的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量。在建筑工程項(xiàng)目施工完成之后，竣工階段也會(huì)涉及到竣工文件、工程檢查、驗(yàn)收移交等各項(xiàng)資料，這些都會(huì)影響工程后期的審核與鑒定。其次建筑工程檔案資料會(huì)記錄各個(gè)安全設(shè)施的安放位置和實(shí)際情況，可以有效的消除險(xiǎn)情，在防火防災(zāi)防治方面也具有積極的影響。

2.建筑工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要性

在建筑工程項(xiàng)目施工過程當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生大量的工程資料，而這些資料都要納入到工程的檔案管理工作當(dāng)中。通過開展檔案管理，有利于對(duì)工程建設(shè)過程的實(shí)際情況進(jìn)行真實(shí)與全面的記錄，為后期進(jìn)行工程建設(shè)提供依據(jù)和參考，做好工程質(zhì)量的檢測。其次，工程的管理會(huì)對(duì)工程質(zhì)量控制具有一定的影響，因?yàn)榇蠖鄶?shù)的工程檔案資料是靜態(tài)的，而檔案管理過程卻是動(dòng)態(tài)的。通過開展檔案管理工作，有利于加強(qiáng)對(duì)建筑工程項(xiàng)目各個(gè)階段的動(dòng)態(tài)化跟蹤，將真實(shí)的數(shù)據(jù)資料實(shí)時(shí)的記錄到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當(dāng)中，真實(shí)的記錄工程施工過程及材料質(zhì)量，對(duì)控制工程質(zhì)量具有重要的影響。

3.建筑工程檔案管理存在的問題

3.1檔案管理制度不健全

就目前來看，我國雖然對(duì)工程檔案管理封面有了嚴(yán)格的文件規(guī)定，但是在執(zhí)行過程當(dāng)中，各個(gè)單位無法嚴(yán)格按照文件的規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行，而且工程立項(xiàng)期間，檔案記錄工作缺乏一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，往往在施工期間想到哪里就記錄哪里，過于的隨意化，導(dǎo)致檔案資料數(shù)據(jù)內(nèi)容不夠全面，無法真實(shí)的反映工程建設(shè)的實(shí)際情況。其次，檔案管理需要各個(gè)部門之間的配合，而大多數(shù)建筑工程企業(yè)缺乏一個(gè)明確的責(zé)任劃分機(jī)制，各個(gè)部門之間在工作過程當(dāng)中交流溝通不足，各自的檔案也是各自進(jìn)行管理，經(jīng)常出現(xiàn)一些漏記和錯(cuò)記的問題。另一方面，大多數(shù)建筑工程企業(yè)缺乏一個(gè)專門的監(jiān)督管理部門，無法及時(shí)的發(fā)揮監(jiān)督權(quán)力去對(duì)檔案管理制度的落實(shí)以及執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)管，檔案管理工作各項(xiàng)工作無法得到有效的落實(shí)，較為混亂。

3.2缺乏對(duì)檔案工作的重視

在工程建設(shè)過程當(dāng)中，一些建筑工程企業(yè)往往將工作重心放在工程建設(shè)方面，忽略了檔案管理工作的開展，往往在竣工驗(yàn)收階段才想起有檔案記錄這回事，憑借記憶馬馬虎虎的對(duì)檔案資料進(jìn)行記錄與整理。其次，一些建筑工程企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的全面認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為檔案管理工作可有可無，一些檔案數(shù)據(jù)資料經(jīng)常胡擺亂放，導(dǎo)致重要的檔案數(shù)據(jù)資源以及數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象較多。另一方面，工程檔案數(shù)據(jù)資料內(nèi)容較多，而且比較復(fù)雜，在實(shí)際施工過程當(dāng)中檔案管理人員很難收集完整的施工資料，而且不能及時(shí)的對(duì)當(dāng)日的施工進(jìn)程進(jìn)行完整的記錄，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)效性和資料的完整性無法保障，

3.3缺乏專業(yè)的管理人才

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，涌現(xiàn)了很多先進(jìn)的檔案管理思想和管理方法，但是一些工程檔案管理工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的學(xué)習(xí)，甚至思想觀念較為落后，缺乏對(duì)先進(jìn)管理方式方法的接受能力和學(xué)習(xí)能力，在工作過程當(dāng)中仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)等大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活運(yùn)用，降低了建筑工程檔案管理工作的質(zhì)量與效率。另一方面，大部分的檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理資料只是簡單的對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行整理和收集，甚至在工作過程當(dāng)中較為懈怠，導(dǎo)致資料出現(xiàn)疏漏，無法發(fā)揮其后期的利用價(jià)值。

4.建筑工程檔案管理規(guī)范化發(fā)展策略

4.1健全檔案管理制度體系

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，要求相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案的法律法規(guī)完善規(guī)定檔案管理的程序步驟，明確各個(gè)部門之間的責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)章流程進(jìn)行檔案管理工作，全面的反映工程建設(shè)的實(shí)際情況。其次，建筑工程企業(yè)要結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)構(gòu)建一個(gè)健全的管理制度體系，將檔案管理貫穿于日常的管理工作當(dāng)中，并設(shè)置專門的檔案管理部門和工作人員，明確檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，增強(qiáng)對(duì)工作人員的約束力，增強(qiáng)檔案資料收集和整理的規(guī)范性及準(zhǔn)確性。

4.2強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視

建筑工程企業(yè)要增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的全面認(rèn)識(shí)，避免為了檢查工作而制作檔案文件。其次，建筑工程企業(yè)要更新發(fā)展觀念，加強(qiáng)對(duì)打印設(shè)備、掃描儀等現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，保證檔案資料收集和記錄的及時(shí)性，將收集整理好的檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)到信息庫系統(tǒng)當(dāng)中，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展。

4.3注重檔案管理人才的培養(yǎng)

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，對(duì)于提高建筑工程的管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性以及準(zhǔn)確性具有積極作用，這就要求建筑工程企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)其工作責(zé)任感，豐富其檔案管理工作理念和方式方法。同時(shí)，在培訓(xùn)期間，要著重對(duì)檔案管理工作人員的現(xiàn)代化技能操作水平進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠靈活的運(yùn)用計(jì)算機(jī)等大數(shù)據(jù)優(yōu)勢來進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的便捷化和科學(xué)化管理，

5.結(jié)語

檔案在工程建設(shè)中具有重要的作用，為了保障檔案管理工作的順利開展，要求建筑工程企業(yè)增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的全面認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度體系，加大檔案管理人才培養(yǎng)力度以及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝雪彥，高原.建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析[J].居舍，2020（30）：110-111.

[2]李彥潔.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].居舍，2020（01）：146.

[3]劉春蘭. 如何做好建筑工程完工檔案管理工作[C]//.決策論壇——科學(xué)制定有效決策理論學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（上）.2015：123.

[6]蔣曉鳳. 強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式分析[C]//.“決策論壇——企業(yè)精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上、下）.2015：425.

作者簡介

姓名：曹慧（出生年月：1978.04.16），性別：女，民族：漢，籍貫（省市）：甘肅省酒泉市，職務(wù)職稱：助理工程師，學(xué)歷：本科，研究方向：工程檔案管理