現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念在大學(xué)生檔案管理中的運(yùn)用

文/賴丹香

大學(xué)生檔案是用人單位快速了解其是否適合工作崗位需求的重要參考資料，也是學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)軌跡的重要證明[1]，高校需要妥善保管詳細(xì)記錄。一旦出現(xiàn)內(nèi)容缺少或丟失，補(bǔ)辦手續(xù)較為復(fù)雜且會(huì)對(duì)其今后的就業(yè)產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響。由于高校每年入學(xué)的人數(shù)較多、專業(yè)分布不同、需要對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行不斷完善等因素，使得高校在管理學(xué)生檔案上的工作量較為繁重，需引入科學(xué)的指導(dǎo)理念、先進(jìn)的信息化技術(shù)手段、科學(xué)設(shè)計(jì)管理步驟來提高工作效率，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念經(jīng)過運(yùn)輸業(yè)、物流業(yè)的檢驗(yàn)，反饋較好，將其運(yùn)用于高校學(xué)生檔案的管理中，可以滿足現(xiàn)階段發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作提出的新要求。

一、現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理在大學(xué)生檔案管理中運(yùn)用的可行性分析

（一）倉儲(chǔ)管理理念與學(xué)生檔案管理概述

倉儲(chǔ)管理是基于物流業(yè)發(fā)展而誕生的管理科目，內(nèi)涵是對(duì)倉庫內(nèi)部的物資按照倉庫的結(jié)構(gòu)、物資的特性等參考依據(jù)進(jìn)行妥善管理和收納[2]；是倉儲(chǔ)人員為了提高貨物調(diào)配效率、加大風(fēng)險(xiǎn)控制、壓縮成本等目的而進(jìn)行的有計(jì)劃的協(xié)調(diào)管理過程[3]。具體步驟包括物資獲取、倉庫內(nèi)部管理、倉儲(chǔ)流程設(shè)計(jì)、倉儲(chǔ)作業(yè)流程、保管條件控制、風(fēng)險(xiǎn)因素評(píng)測(cè)、貨物及場(chǎng)地安全管理等[4]工作。

大學(xué)生檔案管理指的是對(duì)學(xué)生從入學(xué)至今的所有資料予以整理和不斷填充的過程，以保證其今后的政審、招工單位查詢等過程的順利實(shí)施。不同高校有不同的管理辦法，如有的高校會(huì)按照入學(xué)時(shí)間將一屆的學(xué)生根據(jù)專業(yè)予以統(tǒng)一管理，有的高校會(huì)細(xì)分到具體的班級(jí)，以便填充資料和進(jìn)行檔案的調(diào)動(dòng)等工作。

（二）可行性分析

倉儲(chǔ)工作的進(jìn)行主要是圍繞物資的保管活動(dòng)而開展的，從物資入庫為起點(diǎn)，到按照各種標(biāo)準(zhǔn)將其保管直至運(yùn)送出去為終點(diǎn)的全過程[5]，簡(jiǎn)化流程即：入庫—保管—出庫這三個(gè)步驟。按照工作性質(zhì)和具體內(nèi)容又可劃分為：物質(zhì)檢驗(yàn)與審核、物質(zhì)保管與保養(yǎng)、物質(zhì)裝載與卸運(yùn)、具體產(chǎn)品的包裝、整裝發(fā)送等[6]。倉儲(chǔ)系統(tǒng)的輸入可看成是要存儲(chǔ)的商品入庫，系統(tǒng)的輸出可看成是倉庫保存的商品發(fā)出。與大學(xué)生管理工作相比對(duì)來看，不難發(fā)現(xiàn)，高校的學(xué)生檔案管理室在存儲(chǔ)這一性質(zhì)上與倉庫十分類似，其整個(gè)工作流程也包含了檔案歸入、整理及傳遞發(fā)出這三個(gè)步驟，與倉儲(chǔ)工作流程十分類似。較大的區(qū)別是服務(wù)對(duì)象不同，高校檔案管理室服務(wù)的是學(xué)生、高校管理者及學(xué)生就業(yè)所涉及的就業(yè)單位，而倉儲(chǔ)管理服務(wù)的是各種有儲(chǔ)存需求的客戶。但是究其本質(zhì)還是相通的。

現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理運(yùn)用于大學(xué)生檔案管理中的可行性可以細(xì)化為以下具體步驟。

1.檔案入庫。高校新入學(xué)學(xué)生，可自行攜帶其高中階段的個(gè)人檔案，包含個(gè)人學(xué)籍材料、團(tuán)員組織關(guān)系等[7]到高校新生報(bào)到處交由專門的管理老師；也可由高中學(xué)校的檔案管理人員將所需資料打包完成后直接轉(zhuǎn)交至高校接收部門。在完成接收、登記和核對(duì)工作后，方可進(jìn)入高校檔案管理室分類放置。

2.檔案保管。高校學(xué)生在進(jìn)入校園學(xué)習(xí)后，會(huì)產(chǎn)生這一階段的個(gè)人信息檔案，包含學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲文件、學(xué)籍資料、黨團(tuán)關(guān)系證明資料、體檢信息、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)資料等個(gè)人檔案資料[8]，由專門的管理人員對(duì)這些材料進(jìn)行核對(duì)后，與其高中階段的資料一起保管。

3.檔案出庫。高校學(xué)生在完成學(xué)業(yè)教育后開始著手實(shí)習(xí)或就業(yè)時(shí)，檔案管理人員要對(duì)其檔案資料進(jìn)行與整理和轉(zhuǎn)寄相關(guān)的工作。轉(zhuǎn)寄工作又可細(xì)分為：暫緩就業(yè)、報(bào)到證、讀研等類型。

從這一角度來看，將現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念引入到大學(xué)生檔案管理工作中具有較高的可行性。

二、現(xiàn)階段大學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）信息化先進(jìn)技術(shù)有待引進(jìn)

隨著國家鼓勵(lì)高等教育的普遍推行、高校擴(kuò)大招生數(shù)量等因素，使得接受高等教育的大學(xué)生人數(shù)逐年增多，為高校檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，原有的舊模式已無法滿足就業(yè)去向的多元化發(fā)展及檔案在轉(zhuǎn)寄方面出現(xiàn)新類型。目前，大學(xué)生檔案管理工作主要依靠管理人員的手動(dòng)及較為落后的信息技術(shù)來完成，存在工作量大、人員較少、重復(fù)步驟多、出錯(cuò)率高等問題。具體體現(xiàn)在：其一，缺乏專業(yè)化的檔案管理軟件，增大了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的負(fù)擔(dān)；其二，無現(xiàn)代化的實(shí)時(shí)端口為學(xué)生提供檔案轉(zhuǎn)寄進(jìn)度的查閱服務(wù)，需依靠人工值班來解決這一需求。

（二）管理不匹配實(shí)際需要

大學(xué)生在高校階段生成的檔案信息主要來源于黨委組織部、教務(wù)處等部門，由負(fù)責(zé)該生的輔導(dǎo)員予以收集和轉(zhuǎn)交。整個(gè)流程看似簡(jiǎn)單，但在實(shí)際操作過程中，存在著部門之間缺乏協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致許多信息傳遞與接收的及時(shí)性差、審核過慢，延誤學(xué)生檔案的最終轉(zhuǎn)寄工作。大多數(shù)學(xué)校為了提高效率，并沒有從提高信息化水平和優(yōu)化管理步驟入手，而是采取了擴(kuò)大管理的人工數(shù)量這一保守做法，如將一部分工作分擔(dān)給勤工儉學(xué)或勤工助學(xué)的學(xué)生身上，由于不夠熟練、人員的流動(dòng)性較大等因素，導(dǎo)致整個(gè)管理水平參差不齊、不能完全匹配實(shí)際需求。

（三）存在資源上的浪費(fèi)

由于缺乏信息技術(shù)輔助，使得高校檔案的重復(fù)審核次數(shù)較多，造成了時(shí)間、人力等方面的浪費(fèi)。具體體現(xiàn)在：其一，在學(xué)生檔案入庫前，需要各院系對(duì)招收的學(xué)生檔案進(jìn)行第一遍核實(shí)，轉(zhuǎn)交至檔案室時(shí)還需進(jìn)行第二遍核實(shí)，確認(rèn)無遺漏，在檔案室實(shí)施入庫工作時(shí)，還需對(duì)其進(jìn)行第三遍核實(shí)；其二，一般高校檔案室的管理工作是嚴(yán)格按照學(xué)號(hào)進(jìn)行的，一旦一個(gè)學(xué)生的檔案出現(xiàn)了錯(cuò)誤，就會(huì)造成后續(xù)管理工作的失序，需重新進(jìn)行管理和分類。

三、大學(xué)生檔案管理優(yōu)化措施

（一）引進(jìn)先進(jìn)信息化技術(shù)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算背景下，高校檔案管理需要這些新技術(shù)的支持，構(gòu)建更為現(xiàn)代的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)多部門聯(lián)動(dòng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化辦公，提高信息傳遞的效率和信息保存的安全性。具體為：其一，該系統(tǒng)需要支持信息的備份、存儲(chǔ)、即時(shí)傳遞等功能；其二，細(xì)分系統(tǒng)用戶類型，設(shè)計(jì)專門的部門訪問界面，使信息呈現(xiàn)更有針對(duì)性，如學(xué)生端口可以查詢檔案歸入信息、教務(wù)處支持直接信息與材料的提交、檔案處可對(duì)信息進(jìn)行整合與分類等；其三，實(shí)現(xiàn)信息的導(dǎo)入與導(dǎo)出一體化，避免手動(dòng)輸入帶來的巨大工作量。

在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，也需要培養(yǎng)配套的實(shí)施人才，才能使其在工作中發(fā)揮最大的效用。一是對(duì)已入職的員工定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)課程，可以由本院計(jì)算機(jī)系的教師實(shí)施培訓(xùn)也可外聘專業(yè)化的技術(shù)人才實(shí)施培訓(xùn)，最好設(shè)計(jì)并印發(fā)相關(guān)操作手冊(cè)，方便管理人員隨時(shí)學(xué)習(xí)；二是引入現(xiàn)代化信息技術(shù)人才，擴(kuò)充檔案管理人員隊(duì)伍；三是對(duì)于勤工儉學(xué)或勤工助學(xué)的學(xué)生予以崗前培訓(xùn)，即使其技能得到了提升，又能從整體上提高高校檔案管理的水平。

（二）優(yōu)化管理流程

現(xiàn)代化倉儲(chǔ)管理理念中，將入庫—保管—出庫這三個(gè)步驟形成有機(jī)的聯(lián)動(dòng)，并制定了相關(guān)工作的流程標(biāo)準(zhǔn)，確保每一步驟實(shí)施的穩(wěn)定性，而不是依靠不同部門工作人員的意志、責(zé)任心等主觀條件。運(yùn)用到大學(xué)生檔案的管理工作中也是如此，各部門需要制定符合部門特色和工作性質(zhì)的規(guī)章制度，保證學(xué)生信息傳遞與接收的及時(shí)性，避免工作內(nèi)容上的重復(fù)和工作人員水平上的不平衡性。如分別規(guī)定學(xué)生檔案信息的收集、轉(zhuǎn)交、審核時(shí)間；細(xì)化各部門交接檔案信息工作的流程，使其向著科學(xué)、高效的方向進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案管理的成本控制避免重復(fù)性

加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的成本控制需要從多角度同時(shí)進(jìn)行：一是需要增加各部門交接工作時(shí)的配合度，提高人員的責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)拖沓、相互推卸的情況，這一任務(wù)主要依靠引入倉儲(chǔ)管理中分類管理的思想，如建立ABC分類法，集學(xué)生檔案材料的日常收集、定期歸理與審查、最終轉(zhuǎn)寄為一體，建立責(zé)任追究制度，拒絕返工；二是實(shí)現(xiàn)云端存儲(chǔ)、 硬件存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)等多方存儲(chǔ)手段為一體，對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行審核與錄入后，即時(shí)上傳到云端和保存原件，以降低存儲(chǔ)的費(fèi)用。

四、結(jié)語

大學(xué)生檔案管理是高校管理的重要組成部門，也是其綜合管理水平的體現(xiàn)。提高大學(xué)生檔案管理部門的工作效率，對(duì)其他部門的管理工作也有借鑒和參考意義。在檔案管理工作中引入現(xiàn)代倉儲(chǔ)管理理念，既能滿足現(xiàn)代就業(yè)模式的新需求和高校擴(kuò)招的新趨勢(shì)，又能避免出現(xiàn)工作內(nèi)容上的重復(fù)提高工作效率，值得在我國高校檔案管理工作中普遍推廣，幫助高校檔案管理人員逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化。