從財務(wù)管理角度倒控倉庫管理

摘要：新視野（化名），一家從事眼科醫(yī)療器械生產(chǎn)、銷售的企業(yè)。企業(yè)在高速的發(fā)展過程中，一些舊的管理模式無法跟上。筆者認(rèn)為財務(wù)管理應(yīng)在企業(yè)管理中能發(fā)揮好事前控制的作用，若無財務(wù)管理的事前預(yù)測、控制與決策，在事后控制時才發(fā)現(xiàn)問題，會嚴(yán)重降低企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率，倉庫管理亦是如此。筆者通過與倉庫管理員一起工作的形式，觀察總結(jié)出倉庫管理的問題，從財務(wù)管理角度提出倉庫管理不善對公司效益的影響，并針對現(xiàn)階段的倉庫管理問題提出改善的措施。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，財務(wù)管理應(yīng)持續(xù)參與倉庫管理中，針對不斷變化的狀況提出改善的措施。

關(guān)鍵詞：財務(wù)管理;倉庫管理;資金占用;成本管控;服務(wù)水平

一、從財務(wù)管理角度規(guī)范倉庫管理的意義

財務(wù)管理最優(yōu)目標(biāo)：企業(yè)價值最大化;財務(wù)管理是企業(yè)管理活動中重要組成部分，與各部門的營運息息相關(guān)。企業(yè)財務(wù)管理活動的最大意義：加強企業(yè)資金管理，加強各部門業(yè)務(wù)活動的事前預(yù)測、控制與決策;用活企業(yè)的財務(wù)資源-資金，為企業(yè)創(chuàng)造最大的效益。

倉庫管理是企業(yè)物資管理中重要的組成部分，其管理狀況直接影響供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)，如：生產(chǎn)、供應(yīng)、經(jīng)營，從而進(jìn)一步影響企業(yè)的總體效益。

從財務(wù)管理角度看來，規(guī)范倉庫管理的意義在于：科學(xué)的倉庫管理可以提高企業(yè)的效益。用財務(wù)指標(biāo)衡量，具體可體現(xiàn)在以下三個方面：

1.1降低資金占用

資金，是企業(yè)可以正常運轉(zhuǎn)的血液，也是重要的財務(wù)資源。倉庫管理過程中，設(shè)定安全庫存，提出合理的采購需求，定期盤點，均能降低對資金的占用。

1.2為成本管控提供分析的數(shù)據(jù)

成本管控，是財務(wù)管理職能中一個重要組成部分?？茖W(xué)的倉庫管理對成本管控活動的開展起到事半功倍的作用：成本管控的大部分?jǐn)?shù)據(jù)來源于倉庫的報表，若倉庫管理做到有效地輸出相關(guān)數(shù)據(jù)，財務(wù)部門可從對這些數(shù)據(jù)的分析過程中，發(fā)現(xiàn)成本居高不下的關(guān)鍵點，并有針對性地提出改善的措施。

1.3提高企業(yè)服務(wù)水平

企業(yè)銷售出庫的服務(wù)水平達(dá)到一定的程度，有助于提高企業(yè)的預(yù)收款-銷售收入，減少應(yīng)收賬款壞賬。而銷售收入是企業(yè)流動資金增加的主要來源。倉庫管理過程中，掌握實時的成品庫存狀況，在收到銷售出庫申請時，能及時做出反應(yīng)，對于提高企業(yè)服務(wù)水平有重要的作用。

二、倉庫管理存在的問題

筆者有從事財務(wù)管理5年的工作經(jīng)驗，與倉庫管理員一起工作幾個月后，通過觀察、記錄日常工作，總結(jié)出以下倉庫管理存在的問題。

2.1資金占用問題

（1）采購需求不合理

企業(yè)的采購需求由倉庫管理員根據(jù)庫存情況提出。但由于倉庫管理員掌握的信息并不全面，單方面根據(jù)庫存情況提出的采購需求是不合理的，導(dǎo)致部分物料采購過度，占用倉儲空間的同時，占用企業(yè)的流動資金。

（2）沒有定期盤點要求

筆者與倉庫管理員第一次盤點時，實盤情況與庫存明細(xì)表差異甚大，多種物料出現(xiàn)盤虧現(xiàn)象。細(xì)問之下，發(fā)現(xiàn)前期的倉庫管理并沒有定期盤點工作習(xí)慣和要求，而且沒有規(guī)范的庫存明細(xì)登記，導(dǎo)致采購到貨情況統(tǒng)計、生產(chǎn)領(lǐng)料情況統(tǒng)計等庫存數(shù)據(jù)缺失。根據(jù)倉庫管理員登記的庫存明細(xì)表數(shù)據(jù)備料，導(dǎo)致部分物料出現(xiàn)短缺，部分物料出現(xiàn)長期積壓情況。

2.2成本管控問題

（1）倉庫規(guī)劃不規(guī)范

倉庫物料的擺放，未能科學(xué)有效地進(jìn)行擺放規(guī)劃，導(dǎo)致倉儲空間大，倉儲成本高。而且還導(dǎo)致出入庫的效率低，入庫的物料無法及時反映，生產(chǎn)無法及時領(lǐng)用;合格品、不合格品、成品、配件沒有明顯的分區(qū)擺放，出庫時需再三核對出庫的是否為合格品，工作效率低下，進(jìn)一步影響銷售出庫的服務(wù)水平。

（2）物料出入庫管理不規(guī)范

倉儲物料出入庫管理是線下管理（無ERP系統(tǒng)），銷售出庫通過釘釘申請，倉庫管理員根據(jù)審批通過的申請打包出庫。但生產(chǎn)領(lǐng)用則是通過口頭通知，無領(lǐng)料單據(jù)等，全由倉庫管理員1人把控。庫存明細(xì)表，物料出入庫明細(xì)賬，成品出庫明細(xì)賬則靠倉庫管理員通過Excel表格流水賬式登記，事后也無人核對其準(zhǔn)確性。

（3）無成文的倉庫管理制度

現(xiàn)行的倉庫管理無成文的制度規(guī)范，倉庫管理員非專業(yè)倉管、日常操作不規(guī)范，而且并無專業(yè)的上級進(jìn)行工作指導(dǎo)，全憑倉庫管理員的經(jīng)驗處理日常工作及一些突發(fā)的事件。遇到無法處理的突發(fā)事件時，不知所措，無法及時做出判斷該如何處理，導(dǎo)致工作效率低下，影響與其相關(guān)的生產(chǎn)、經(jīng)營相關(guān)的環(huán)節(jié)的工作開展。

2.3服務(wù)水平不高問題

（1）銷售出庫反應(yīng)慢

銷售出庫通過釘釘申請，銷售部、商務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，只經(jīng)過倉庫管理員，由于成品并無完善的入庫流程，倉庫管理員無法掌握實時的成品庫存情況，每次收到出庫申請時，再跟生產(chǎn)部反饋出庫情況。當(dāng)成品庫存不足時，無法及時滿足銷售部門出庫的要求。

（2）銷售投訴問題處理不及時

當(dāng)出現(xiàn)客戶投訴或者對產(chǎn)品不良的反饋時，銷售部門是直接反饋到倉庫管理員，但倉庫管理員并未及時和無意識將投訴和反饋傳達(dá)到相關(guān)部門跟進(jìn)處理。

三、從財務(wù)管理角度提出改善倉庫管理問題的措施

針對以上總結(jié)的倉庫管理問題，再結(jié)合企業(yè)的實際情況，提出以下改善倉庫管理問題的措施

3.1解決資金占用問題的措施

（1）合理的采購需求

采購需求量設(shè)置在合理的范圍內(nèi)，有助于降低資金的占用，所以企業(yè)需設(shè)定安全庫存。設(shè)定安全庫存水平，單靠倉管部門是無法完成的。銷售部，生產(chǎn)部，采購部等部門需要參與進(jìn)來一同協(xié)商后決定。銷售部提出月度銷售計劃，生產(chǎn)部的生產(chǎn)水平根據(jù)銷售計劃做出調(diào)整，給出月度最大生產(chǎn)量;采購部給出各個物料的采購周期。根據(jù)生產(chǎn)月度最大生產(chǎn)量、各物料的采購周期，設(shè)定各個物料的安全庫存水平，當(dāng)物料實時庫存低于安全庫存時，倉庫管理員需及時提出采購需求。如此可以保證生產(chǎn)不會斷料，采購物料及時到貨，減少部分物料采購過度造成積壓，減少資金的占用。

（2）定期盤點

制定一個月一次倉庫盤點工作計劃，月度的盤點工作可以由倉管部門自行安排完成。倉庫管理員上級核對盤點表差異物料，找出原因，及時指導(dǎo)倉庫管理員在庫存明細(xì)表做盤盈或盤虧的處理。盤虧較大的，需形成書面的盤虧報告，核對當(dāng)月的單據(jù)，找出盤虧較大的原因，及時進(jìn)行盤虧的處理。建議每季度與財務(wù)、質(zhì)檢部門進(jìn)行一次大盤點，財務(wù)部核對實際庫存與庫存報表是否一致，質(zhì)檢部在盤點過程中，對已入庫超數(shù)月的物料進(jìn)行抽檢，確保在庫的物料質(zhì)量滿足生產(chǎn)需求，若出現(xiàn)因儲存發(fā)生質(zhì)量問題的物料，倉管部門需及時進(jìn)行物料報廢，并及時提出采購需求，以滿足生產(chǎn)對物料的需求。

3.2解決成本管控問題的措施

（1）合理規(guī)劃倉庫

倉庫規(guī)劃，應(yīng)根據(jù)物料不同類型設(shè)置不同的擺放區(qū)域：待檢區(qū)（來料到貨區(qū)）、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、成品區(qū)、配件區(qū)。采購到貨時，做好數(shù)量清點，擺放在待檢區(qū)，及時與質(zhì)檢交接清楚檢驗后物料合格品與不合格品，并按規(guī)劃擺放合格的物料;不合格的物料及時與采購做好交接，以便采購及時與供應(yīng)商協(xié)商退換事宜，減少不合格品占用庫存：減少倉儲成本的同時降低物料的采購成本;成品入庫需與生產(chǎn)部、質(zhì)檢部做好入庫的流程，成品區(qū)還應(yīng)再區(qū)分合格成品區(qū)與問題成品區(qū)。銷售員退回倉庫有問題的成品，倉庫管理員收到后，應(yīng)擺放在問題成品區(qū)，做好相關(guān)問題成品入庫的登記后，并及時退到質(zhì)檢部門，由其跟進(jìn)問題產(chǎn)品的檢測維修工作。

（2）規(guī)范物料出入庫管理流程

規(guī)范出入庫管理流程，降低物料因出入庫問題的損耗，保證采購到貨物料與采購需求、付款合同一致;生產(chǎn)更換不合格物料原因統(tǒng)計，找出物料損耗的主要原因。

采購入庫：采購到貨時，采購員必須提供采購到貨單，倉庫管理員聯(lián)同質(zhì)檢員與采購員一起清點到貨物料數(shù)量，清點完成，倉庫管理員出具采購到貨單，三方簽字確認(rèn)，保證實際到貨情況有跡可循。

生產(chǎn)領(lǐng)用：生產(chǎn)領(lǐng)料必須填寫領(lǐng)料單，且領(lǐng)料單需由其部門主管簽字確認(rèn)，不能口頭通知領(lǐng)用，

生產(chǎn)更換：生產(chǎn)更換不合格物料時，必須在申請單上填寫更換原因。如此方便后期統(tǒng)計更換原因是生產(chǎn)損耗還是采購物料的不符合生產(chǎn)要求。

（3）制定倉庫管理員工作指引

倉庫管理員常規(guī)工作標(biāo)準(zhǔn)化，就需要制定倉庫管理員工作指引，工作指引需結(jié)合企業(yè)的實際情況編寫：可以讓倉庫管理員把自己日常工作的內(nèi)容寫下來，在此基礎(chǔ)上留下客觀合理的操作，加上規(guī)范的操作指引。倉庫的報表也可在原有的報表的基礎(chǔ)上修改，增加必須記錄的內(nèi)容，刪減不必要的內(nèi)容。倉庫管理員按照工作指引開展日常的工作，遇到非常規(guī)的事件時，需及時匯報上級。以月度為周期，安排人員根據(jù)出入庫單據(jù)、釘釘申請單等核對庫存明細(xì)表、成品出庫明細(xì)表等報表。發(fā)現(xiàn)有差異的，及時與倉庫管理員核對查找原因，避免下一個月出現(xiàn)同樣的錯誤操作。

3.3解決服務(wù)水平不高問題的措施

（1）規(guī)范成品入庫流程

倉庫管理員需要掌握實時的成品庫存情況，才能保證銷售出庫的效率。成品入庫流程涉及成品檢測的質(zhì)量問題，即成品生產(chǎn)完成，質(zhì)檢部需檢測合格后才可以算是入庫的成品。這就需與生產(chǎn)部、質(zhì)檢部溝通協(xié)商。為保證企業(yè)的服務(wù)水平，每周至少要入庫一次。倉庫管理員收到生產(chǎn)、質(zhì)檢簽字確認(rèn)的成品入庫單后，按照成品入庫單的信息登記入庫成品庫存明細(xì)表。堅持先進(jìn)先出的原則出庫。當(dāng)成品庫存低于安全庫存時，倉庫管理員需及時通知生產(chǎn)部，以保證有銷售訂單時，倉庫與生產(chǎn)部門能及時做出反應(yīng)，滿足銷售出庫的需求，從而達(dá)到提高企業(yè)服務(wù)水平的效果。

（2）規(guī)范成品打包流程

打包流程主要分成兩部分：打包前準(zhǔn)備，打包過程。收到審批通過的銷售出庫申請后，倉庫管理員需做好打包前準(zhǔn)備：通知質(zhì)檢部進(jìn)行成品出庫前的檢測;清點打包物品種類數(shù)量。打包前準(zhǔn)備完成，倉庫管理員需嚴(yán)格按照規(guī)范的打包流程進(jìn)行打包，以保證銷售出庫的成品符合要求。打包流程也需聯(lián)合質(zhì)檢部，銷售部、售后部一起制定。質(zhì)檢部參與的目的是保證成品不會在運輸過程中發(fā)生質(zhì)量問題，對此提出對打包規(guī)范的要求;銷售部、售后部接觸客戶比較多，把從客戶處了解到的對成品質(zhì)量、包裝問題的反饋過來。整合這3個部門的意見，由此制定的打包流程相對符合實際的需要。

四、結(jié)語

4.1結(jié)論

在企業(yè)各部門的營運活動中，財務(wù)管理一般處于事后控制。若無財務(wù)管理的事前預(yù)測、控制與決策，在事后控制時才發(fā)現(xiàn)問題，會嚴(yán)重降低企業(yè)的運轉(zhuǎn)效率，倉庫管理亦是如此，財務(wù)管理對倉庫管理的過程提出改善的措施，就是在倉庫營運活動發(fā)生前進(jìn)行事前預(yù)測、控制與決策。

4.2展望

從財務(wù)管理角度提出的倉庫管理規(guī)范措施，是基于現(xiàn)階段倉庫管理的現(xiàn)狀。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，會不斷出現(xiàn)新的變化。財務(wù)管理需持續(xù)參與到倉庫管理的過程中，針對不斷變化的狀況提出改善的措施。當(dāng)線下管理完善到一定的程度時，企業(yè)需引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)，以滿足企業(yè)高速發(fā)展的要求。

作者簡介：

溫洪蓮，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院在職人員高級課程研修班學(xué)員。

對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院在職人員高級課程研修班學(xué)員? 溫洪蓮