近十年來我國電子檔案研究現(xiàn)狀及發(fā)展

岳丹丹

隨著現(xiàn)代技術(shù)的迅猛發(fā)展，微博、微信、QQ、電子政務(wù)、數(shù)字檔案館的普遍應(yīng)用，各行各業(yè)對電子信息的利用和依賴逐步加強，電子檔案已不可抗拒地進入到我們的工作、生活中，越來越受到檔案業(yè)界的重視。

根據(jù)布拉德福定律：領(lǐng)域內(nèi)的高質(zhì)量文章刊載在核心區(qū)[1]。因此，本文期刊來源選取了CNKI中在圖書情報、檔案及博物館學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的SCI、EI及核心期刊，即2009—2020年所發(fā)表的電子檔案領(lǐng)域的高質(zhì)量文章。其檢索式為：檢索條件：SCI收錄刊=Y或者EI收錄刊=Y或者核心期刊=Y并且年between（2009，2020）并且關(guān)鍵詞=中英文擴展（電子檔案，中英文對照）或者keyword=中英文擴展（電子檔案，中英文對照）（精確匹配），專輯導(dǎo)航：圖書情報與數(shù)字圖書館，檔案及博物館；數(shù)據(jù)庫：學(xué)術(shù)期刊跨庫檢索，共檢索到文獻856篇。而博碩士學(xué)位論文在該領(lǐng)域的涉及也在一定程度上反映了該領(lǐng)域的發(fā)展程度，因此本文利用檢索條件：年between（2009，2020）并且關(guān)鍵詞=電子檔案（精確匹配），專輯導(dǎo)航：圖書情報與數(shù)字圖書館，檔案及博物館；數(shù)據(jù)庫：博碩士學(xué)位論文跨庫檢索，共檢索到29篇相關(guān)文獻（檢索時間：2020年4月20日）。

一、發(fā)文年代統(tǒng)計分析

自1996年4月國家檔案局將電子檔案研究項目列入科技計劃起[2]，我國電子檔案管理的研究陸續(xù)興起，且研究主題日益豐富。對所檢索到的論文進行年度分析如圖1，發(fā)現(xiàn)：從2009年起年均核心以上論文發(fā)文量即超過50篇，在2013、2014年達到論文發(fā)文量的高峰，之后起伏較小，基本趨于穩(wěn)定。

圖1 年度發(fā)文量

二、期刊來源統(tǒng)計分析

期刊在某一領(lǐng)域發(fā)文量說明該期刊對該領(lǐng)域的關(guān)注程度，對檢索到文獻的期刊來源進行統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)：就電子檔案領(lǐng)域的發(fā)文量來看，《蘭臺世界》居首位，其次是《中國檔案》《檔案學(xué)研究》（見圖2）。

圖2 來源期刊分布

三、核心作者分析研究

核心作者是指在某一主題領(lǐng)域內(nèi)發(fā)表論文數(shù)量較多、影響較大的高產(chǎn)作者。對所檢索的論文作者進行分析研究發(fā)現(xiàn)（如圖3）：高產(chǎn)作者有北京市檔案局的陶水龍，其發(fā)表的電子檔案相關(guān)論文共計10篇，其中最高被引為35次，是2014年發(fā)表于《檔案學(xué)研究》的《電子檔案雙套制管理問題研究》，其下載數(shù)量為1362次，同時是其論文中的下載量最高的；其次為北京市檔案局的田雷，電子檔案領(lǐng)域共計發(fā)文9篇，其被引及下載數(shù)量最高的除其與陶水龍合著的《電子檔案雙套制管理問題研究》外，即2016年的《電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略研究》，其被引次數(shù)為14，下載次數(shù)為610；排名第三的為中山大學(xué)的楊茜茜和侯衡，其電子檔案領(lǐng)域共計發(fā)文均為8篇，其中被引和下載次數(shù)最高的文章為2015年的《電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：安全保障》。

圖3 核心作者分布圖

四、發(fā)文機構(gòu)分析研究

對于文獻的發(fā)文機構(gòu)進行研究，可以了解到電子檔案研究領(lǐng)域的核心機構(gòu)群。對檢索到文獻的發(fā)文機構(gòu)進行分析發(fā)現(xiàn)（見圖4）：電子檔案研究領(lǐng)域的發(fā)文機構(gòu)一部分來自于各省市檔案局，一部分來自高校，其中最為活躍的是北京市檔案局和中國人民大學(xué)。

圖4 發(fā)文機構(gòu)統(tǒng)計分析圖

五、基金支持情況分析研究

某研究領(lǐng)域的基金支持情況可以反映出國家或地方對該領(lǐng)域研究的支持情況。對所檢索文獻的基金出處進行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)（見圖5）：在電子檔案研究領(lǐng)域，國家和地方對該領(lǐng)域的研究都有所涉及，但以國家和北京市為首，國家社科基金15項，國家自然科學(xué)基金5項；而地方上對電子檔案的研究只有北京市科技計劃項目8項，河南省科技攻關(guān)計劃1項，其他地方基金項目均未涉及。

圖5 基金支持情況統(tǒng)計

六、研究主題分析研究

通過對所檢索到文獻的關(guān)鍵詞及主題出現(xiàn)的頻次進行統(tǒng)計分析（見表1），并結(jié)合內(nèi)容分析法將所檢索到的文獻劃分為五大主題，分別代表目前我國國內(nèi)圖書情報檔案學(xué)界對電子檔案研究的五大方向。

表1 高頻關(guān)鍵詞

1.電子檔案理論研究。根據(jù)檢索文獻研究發(fā)現(xiàn)，近十年核心期刊刊登有關(guān)我國電子檔案理論研究的文章共64篇，其中關(guān)于電子檔案術(shù)語定義、基本要求、管理原則、基礎(chǔ)理論方面的共9篇；關(guān)于電子檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)體系、管理辦法解讀方面的共16篇；關(guān)于紙質(zhì)檔案和電子檔案比較研究、差異研究方面的共13篇；關(guān)于電子檔案四性（即真實性、原始性、憑證性、完整性）方面的論文共11篇；關(guān)于國內(nèi)外電子檔案發(fā)展比較研究的共5篇；關(guān)于法制方面的共4篇。

黃新榮學(xué)者對電子檔案作了解析：“按照檔案管理規(guī)范有目的保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。”[3]53這個定義要比以前的表述詳細，同時也揭示了電子檔案的一些重要屬性。而王英瑋則對2014年由國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國檔案行業(yè)推薦性標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）用“定義+示例”“定義+注釋”“定義+參見”的方式進行了解讀。對電子檔案規(guī)范的解讀研究也比較多，有關(guān)于國家、地方、各類型的解讀，使電子檔案相關(guān)的概念、術(shù)語更加清晰、明了。

對于電子檔案與紙質(zhì)檔案比較研究主要從其屬性、管理方法、鑒定方法、庫存管理方法、編目及檢索、保存利用等方面較詳盡的進行了比較分析[4]88。

對于國外先進技術(shù)、經(jīng)驗借鑒方面的研究比較少，目前只有4篇，有學(xué)者對我國法律界和文件檔案界中電子檔案“真實性”的使用和加拿大證據(jù)法中的“真實性”（Authenticity）進行比較研究，其認為文件檔案界應(yīng)在完善自身概念體系的基礎(chǔ)上加入電子證據(jù)真實性概念及其判定途徑的討論，以自身學(xué)科的專業(yè)知識和技能促進電子證據(jù)立法的系統(tǒng)性和實施的可操作性[5]13。而作者王萍對2000—2014年國外電子檔案技術(shù)與應(yīng)用的最新進展進行研究，指出國外研究人員的基本理念已將滿足用戶的檔案信息需求為基本出發(fā)點，以服務(wù)為宗旨進行技術(shù)開發(fā)；在技術(shù)研究上，他們更側(cè)重對專項技術(shù)的深入探討，對于電子檔案的歸檔及云檔案存儲技術(shù)的研究創(chuàng)新較多，發(fā)展較為成熟且多數(shù)已經(jīng)投入應(yīng)用[6]61。

對于電子檔案四性的分析主要從法律憑證性、原始性進行研究，而其他涉及電子檔案法制方面研究比較少。

2.管理模式研究。關(guān)于電子檔案管理模式的研究共25篇，通過內(nèi)容分析發(fā)現(xiàn)：最新研究逐漸由紙質(zhì)檔案和電子檔案共存模式以及電子檔案雙套制的研究，演變?yōu)殡娮訖n案單套制的研究。其中，陶水龍?zhí)岢鰢揖C合檔案館施行電子檔案單套制接收政策，通過完善的信息技術(shù)解決電子檔案的長期保存問題，通過法規(guī)的修訂終止電子檔案的雙套制管理模式[7]61。錢毅則指出，雖然目前我國在檔案管理實際工作中仍普遍采用雙套制管理模式，但電子檔案單套制的實踐正在興起，電子檔案管理模式可以表述為“單軌運行＋雙套保存＋多份利用”的組合形式[8]8。另有學(xué)者提出基于PDM（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）的電子檔案管理及集成歸檔管理模式[9]44。

3.電子檔案移交歸檔研究。通過內(nèi)容分析法對所檢索文獻進行研究發(fā)現(xiàn)：關(guān)于電子檔案移交接收工作、文件歸檔方式、流程及范圍、保管期限等方面的研究共30篇。其中，黃新榮學(xué)者提出電子文件歸檔的實質(zhì)應(yīng)是電子檔案控制權(quán)向檔案部門的移交，即無論電子文件的格式、對系統(tǒng)環(huán)境的依賴，檔案部門完成接收、登記、編目、保存，并提出了應(yīng)加強對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)的研究、擴大歸檔范圍等措施[10]49。陳永生學(xué)者對雙軌移交現(xiàn)狀會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性、完整性及管理成本增加等問題進行深入分析，并對檔案移交流程檔案室在電子檔案移交中的職責(zé)與作用進行深入研究[11]27。宋華對行政審批的電子文件歸檔流程、存檔信息包進行研究，并采用Java語言，基于J2EE技術(shù)架構(gòu)，充分采用可信時間戳、數(shù)據(jù)交換、四性檢測等技術(shù)保障對“一鍵式”歸檔系統(tǒng)進行設(shè)計開發(fā)，且已在浙江省十多家省級單位得到應(yīng)用推廣[12]26。

研究發(fā)現(xiàn)對電子檔案歸檔流程研究的較多，已基本趨于完善，企業(yè)研究較少，電子檔案形式多樣，對環(huán)境依賴度高，目前應(yīng)加強檔案接收系統(tǒng)研發(fā)，四性的檢驗等的研究。

4.電子檔案技術(shù)、安全方面的研究。對所檢索文獻進行內(nèi)容分析發(fā)現(xiàn)關(guān)于電子檔案技術(shù)、安全方面的研究共102篇，其中系統(tǒng)研究的共7篇，涉及自動歸類系統(tǒng)、安全評價系統(tǒng)、備份應(yīng)用系統(tǒng)、著錄系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等；元數(shù)據(jù)技術(shù)研究方面的論文5篇，區(qū)塊鏈技術(shù)研究4篇；長期存儲及存儲技術(shù)方面的研究共22篇；電子/數(shù)字簽名、數(shù)字水印、封裝策略、防篡改技術(shù)、技術(shù)鑒定、可信時間戳等技術(shù)研究15篇；安全管理模式、安全措施研究、信息安全問題、容災(zāi)備份工作、四性及檢測方法、安全存儲及鑒定、技術(shù)鑒定、學(xué)生（高校）電子檔案信息安全等方面研究共49篇。

由此可見，我國對電子檔案安全的研究較多，說明電子檔案的安全問題已引起檔案學(xué)界的重視。但縱觀這些研究發(fā)現(xiàn)，關(guān)于安全風(fēng)險、安全策略、長期保存策略及安全需求、長期保存需求，安全管理模式等研究的較多，但關(guān)于具體技術(shù)領(lǐng)域的研究較少。

5.實踐應(yīng)用。筆者將各行各業(yè)對電子檔案的具體研究及對資源共建共享的研究均作為實踐應(yīng)用，對所檢索的文獻進行內(nèi)容分析發(fā)現(xiàn)此類文獻共49篇，其中各行業(yè)對電子檔案的研究即“電子檔案+”共42篇，包括行政機關(guān)、房管建設(shè)項目、鐵路、公路項目、道路危險品、婚姻、稅收、醫(yī)院（電子健康）、隨遷兒童、高校學(xué)生等電子檔案的研究；資源共建共享6篇；電子檔案編研研究共1篇。

對此方面文獻進行深入內(nèi)容分析發(fā)現(xiàn)，關(guān)于各領(lǐng)域電子檔案工作的思考、試圖構(gòu)建各領(lǐng)域電子檔案平臺、探索建設(shè)各領(lǐng)域電子檔案系統(tǒng)等的研究較多，即研究較多的還是理論，而真正建立、實踐應(yīng)用起來的研究還需持續(xù)加強。

電子檔案已成為大數(shù)據(jù)時代記錄社會發(fā)展的主力軍，越來越受到社會各界的重視。由文獻分析發(fā)現(xiàn)，我國檔案學(xué)界對電子檔案的定義及相關(guān)概念、理論原則、規(guī)范體系等的研究已基本成熟，不再成為檔案學(xué)界爭議的焦點；對于管理模式也基本統(tǒng)一了認識：由雙軌制/雙套制轉(zhuǎn)變?yōu)閱诬壷?單套制，認識到了以數(shù)字形式為主的電子檔案管理模式是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢；對于電子檔案單軌移交也已形成了一致認識，但要從管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及信息技術(shù)等方面保障其安全、可用；對于電子檔案的安全問題已引起了足夠的重視，但應(yīng)加強電子檔案安全的具體措施及應(yīng)用；在應(yīng)用方面，電子檔案+的模式也引起了檔案學(xué)界的重視，研究重心應(yīng)進一步加強電子檔案在各行業(yè)、各領(lǐng)域中的具體實踐應(yīng)用，并加強在可以公開范圍內(nèi)的電子檔案的資源共建共享。