論社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化

王 晶 雷 虹

（伊金霍洛旗就業(yè)和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017010）

如今我國(guó)科技發(fā)展水平愈加的先進(jìn)，信息化技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理當(dāng)中廣泛應(yīng)用，本單位的檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、信息化的建設(shè)，所有的社保資料檔案都進(jìn)行了數(shù)字化掃描與錄入。這對(duì)于社會(huì)管理發(fā)展以及各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案資源利用和儲(chǔ)存便利性提高都大有助益，從而為社保用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但信息化建設(shè)需要在發(fā)展當(dāng)中持續(xù)強(qiáng)化，才能更好地發(fā)揮管理能效，對(duì)其進(jìn)行研究具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 論社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作信息化建設(shè)與優(yōu)化必要性

1.1 提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息查詢與利用的便捷性

在為社會(huì)保險(xiǎn)用戶提供各項(xiàng)服務(wù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)應(yīng)用相應(yīng)的檔案信息，對(duì)應(yīng)查找用戶的檔案信息內(nèi)容，建設(shè)信息化的檔案管理模式，能夠有效地提升信息查詢與利用的便捷性，就不需要依賴人工查詢檔案信息，直接在檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，直接利用查詢功能，搜索檔案的關(guān)鍵字就能夠快速且準(zhǔn)確的查詢到需要的信息，提高檔案信息利用率，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的高效開展提供便利。而且將檔案信息全部放在信息化檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，能夠受到信息安全防護(hù)技術(shù)的保護(hù)，避免用戶的隱私信息泄漏。

1.2 全面革新檔案管理方式保證資料完整性

以往傳統(tǒng)模式的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息都是以紙質(zhì)的形式整理與保存，紙張經(jīng)過長(zhǎng)年累月的儲(chǔ)存之后，就非常容易損壞，由于經(jīng)常使用后也容易出現(xiàn)磨損，檔案信息的內(nèi)容字跡容易磨損消失，也容易出現(xiàn)丟失的情況。將社保檔案信息全部以信息化的模式進(jìn)行管理能夠有效解決這一問題，將所有的檔案信息全部以掃描、錄入的方式進(jìn)行電子版檔案儲(chǔ)存與管理，能夠保證社保信息資料的完整性與準(zhǔn)確性，避免檔案管理人員手動(dòng)操作失誤導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。同時(shí)檔案管理工作信息化建設(shè)完善之后，能夠全面革新檔案管理方式與信息采集的方法，如檔案管理的所有信息都可以通過信息掃描技術(shù)，進(jìn)行自動(dòng)掃描與錄入，檔案管理人員工作量和壓力也被大大減輕了。

1.3 全面提升社保業(yè)務(wù)資料應(yīng)用的時(shí)效性

由于近些年我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)發(fā)展水平的不斷提升，社會(huì)保險(xiǎn)單位的業(yè)務(wù)量規(guī)模顯著擴(kuò)大，業(yè)務(wù)覆蓋范圍也比較廣泛，在業(yè)務(wù)辦理使用檔案信息資料時(shí)，通過運(yùn)行信息化管理能夠提升資料應(yīng)用的時(shí)效性，業(yè)務(wù)管理人員在想要調(diào)取應(yīng)用社會(huì)保險(xiǎn)檔案時(shí)，可以直接利用遠(yuǎn)程信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行調(diào)取，檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)共享。檔案管理信息化當(dāng)中包含多樣化的技術(shù)，都具備先進(jìn)性、高效性與便利性，同時(shí)這對(duì)于檔案管理人員的信息化技術(shù)掌握水平提出了更高的要求，同時(shí)在保證信息共享便利時(shí)，信息安全防護(hù)技術(shù)強(qiáng)化也是重點(diǎn)[1]。

2 論社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化的管理原則

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化原則

首先在檔案信息化管理當(dāng)中，需要制定統(tǒng)一的信息采集標(biāo)準(zhǔn)，依照社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的相應(yīng)規(guī)范要求，將檔案信息的著錄、標(biāo)引、登記方式、信息記錄規(guī)格等內(nèi)容都進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，嚴(yán)格設(shè)定信息形式標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案信息的儲(chǔ)存，同樣需要根據(jù)單位檔案管理的規(guī)范文件要求，來對(duì)檔案數(shù)字化儲(chǔ)存的形式與在信息管理系統(tǒng)當(dāng)中的儲(chǔ)存方式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，讓信息采集與儲(chǔ)存都能保持統(tǒng)一的模式，避免出現(xiàn)信息形式規(guī)格混亂的情況。其次，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要保持一致，同時(shí)管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)要具備層次性，根據(jù)檔案信息利用的范圍、特點(diǎn)等進(jìn)行層次分化。最后，檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)也要統(tǒng)一，軟件之間運(yùn)行要能夠相互兼容，以保證檔案信息傳輸、利用等操作能夠順暢完成。

2.2 數(shù)字化原則

在檔案信息化管理當(dāng)中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料都需要轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，也就涉及檔案信息的數(shù)字化錄入、管理與接收等內(nèi)容，數(shù)字化錄入就是指要將檔案信息內(nèi)容全部完整、準(zhǔn)確的錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)當(dāng)中，同時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化檔案的查詢與運(yùn)用等。數(shù)字化檔案信息管理與接收，就是要關(guān)注并研究電子文件的運(yùn)作規(guī)律，制定電子文件的歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，使來自不同數(shù)據(jù)庫和平臺(tái)的電子文件能夠及時(shí)歸檔[2]。電子形式的檔案信息文件的格式需要保持一致，這樣在傳輸與接收時(shí)，能夠保證文件順利的打開和應(yīng)用，保證管理系統(tǒng)文件的兼容性。

2.3 網(wǎng)絡(luò)化原則

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化運(yùn)行期間，需要利用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)檔案信息檢索功能進(jìn)行優(yōu)化，讓功能運(yùn)行更加的智能，以往比較傳統(tǒng)的檢索功能包括連接和脫機(jī)形式，網(wǎng)絡(luò)化檢索功能是未來社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理需要改良優(yōu)化的重點(diǎn)，進(jìn)一步完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)功能水平的提升，強(qiáng)化信息化管理實(shí)效性。

3 論社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化的優(yōu)化策略

3.1 對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理作用有正確認(rèn)知

在建設(shè)與運(yùn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理工作時(shí)，想要實(shí)現(xiàn)信息化水平的提升以及管理能效的強(qiáng)化，首要前提就是要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理作用有正確認(rèn)知，信息化管理的建設(shè)實(shí)行是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，社會(huì)保險(xiǎn)單位的工作人員都需要建立信息化意識(shí)。尤其社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是參保用戶享受保險(xiǎn)服務(wù)的依據(jù)，保證檔案管理質(zhì)量對(duì)于社保服務(wù)品質(zhì)保證尤為重要，因而對(duì)于信息管理的認(rèn)知需要保持正確和統(tǒng)一。

檔案信息管理工作人員要在信息化運(yùn)行期間，認(rèn)真對(duì)待，積累經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐工作當(dāng)中總結(jié)出現(xiàn)的問題，分析其原因，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示與協(xié)調(diào)處理，盡快將問題進(jìn)行處理改善，以此促進(jìn)檔案信息化管理水平能夠進(jìn)一步提升，發(fā)揮更多的作用。并且對(duì)于檔案管理信息化的建設(shè)需要更多的投入精力，對(duì)檔案管理信息化需求進(jìn)行明確，也要多對(duì)檔案管理人員工作實(shí)踐的情況進(jìn)行關(guān)注，采取有效的激勵(lì)策略讓檔案管理人員工作積極性與熱情的提升，為檔案管理信息化運(yùn)行質(zhì)效的提升奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)建更多的信息化發(fā)展動(dòng)力。

3.2 針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理建立完善的制約制度

任何一項(xiàng)管理工作的實(shí)行與開展都需要按照相應(yīng)管理制度的標(biāo)準(zhǔn)要求，來保證管理工作運(yùn)行的規(guī)范性。如今很多社會(huì)保險(xiǎn)單位雖然建立了相對(duì)完善的檔案信息化管理設(shè)施和體系，但是對(duì)應(yīng)的管理制度并不健全，制約力度不足，對(duì)各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作沒有實(shí)行全面的監(jiān)管，這導(dǎo)致檔案信息化管理工作規(guī)范開展沒有制度依據(jù)和支撐。需要針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理建立完善的制約制度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理內(nèi)容包含的信息采集、整理、儲(chǔ)存、利用等環(huán)節(jié)，都需要設(shè)定管理制度，來對(duì)各項(xiàng)工作操作運(yùn)行進(jìn)行指導(dǎo)，保證工作開展的有序性、規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，并在制度當(dāng)中設(shè)置管理考核機(jī)制，來對(duì)管理人員工作進(jìn)行考評(píng)，強(qiáng)化管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和能力提升的主動(dòng)性[3]。管理制度制定完善時(shí)，需要能夠滿足信息化管理的要求，保證制度的可行性與管理方式執(zhí)行的有效性。

針對(duì)檔案管理工作國(guó)家對(duì)應(yīng)發(fā)布了一些規(guī)范指導(dǎo)文件，社會(huì)保險(xiǎn)單位可以依據(jù)其指導(dǎo)規(guī)范內(nèi)容，來對(duì)檔案信息化管理制度進(jìn)行改良完善處理。首先，在檔案信息管理期間，資料的完整性必須要得到保證，若是管理期間發(fā)現(xiàn)檔案資料存在不完整、殘缺的情況，要及時(shí)進(jìn)行查找補(bǔ)充，對(duì)缺失的原因進(jìn)行明確，對(duì)于電子檔案錄入時(shí)要保證內(nèi)容完整和準(zhǔn)確，做好備份，并要應(yīng)用信息安全技術(shù)來對(duì)電子檔案文件進(jìn)行保護(hù)，防止信息泄漏、被盜等情況發(fā)生。對(duì)于紙質(zhì)檔案內(nèi)容需要做好保護(hù)措施，防止受潮、破損等，并要對(duì)存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域進(jìn)行定期打掃和維護(hù)管理。管理制度的完善與嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化運(yùn)行水平提升和長(zhǎng)效發(fā)展都有重要意義，因而，社會(huì)保險(xiǎn)單位需要結(jié)合自身檔案管理信息化的實(shí)際情況來對(duì)管理制度進(jìn)行合理規(guī)劃設(shè)置，也為檔案管理人員工作開展提供幫助與指導(dǎo)。

3.3 持續(xù)創(chuàng)新引進(jìn)數(shù)字化檔案信息管理技術(shù)和設(shè)備

目前，大部分的社會(huì)保險(xiǎn)單位都積極推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，并且已經(jīng)取得了一定的成效，而管理信息化的運(yùn)行，需要依靠數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備的支持，以此來將檔案信息資料全部轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存、管理與利用，這樣社會(huì)保險(xiǎn)檔案應(yīng)用時(shí)也更加的方便。本身檔案管理工作的內(nèi)容比較多，并對(duì)應(yīng)都有管理規(guī)范要求，管理工作的難度與壓力都比較大，通過引進(jìn)先進(jìn)、全新的數(shù)字化管理技術(shù)能夠幫助檔案管理人員節(jié)省人工操作的時(shí)間，提高管理質(zhì)量與效率。

就比如，可以將手動(dòng)操作的存放檔案的密集架進(jìn)行升級(jí)，應(yīng)用比較高級(jí)的密集架，其可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來查詢檔案信息，確定檔案信息之后，密集架會(huì)自動(dòng)打開、并將檔案退出來，這樣一來就進(jìn)一步減輕了檔案管理人員的工作量，促進(jìn)信息化技術(shù)水平的提升[4]。

當(dāng)然，這就需要社會(huì)保險(xiǎn)單位能夠針對(duì)檔案信息化管理設(shè)備創(chuàng)新建設(shè)，來提供更多的資源支持，來持續(xù)性的保持檔案管理信息化水平的先進(jìn)性。同時(shí)，還可以應(yīng)用信息技術(shù)，來對(duì)檔案信息的動(dòng)態(tài)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)電子檔案的流轉(zhuǎn)信息進(jìn)行追蹤，為管理工作開展提供準(zhǔn)確的信息支持。社會(huì)保險(xiǎn)單位當(dāng)中包含許多的部門，檔案信息管理工作與單位所有部門之間都是有關(guān)聯(lián)的，可以利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將檔案管理與其他部門進(jìn)行關(guān)聯(lián)，提高檔案管理與其他部門之間的協(xié)調(diào)性，促進(jìn)檔案信息采集的完整性、順暢性提升，尤其是零散的檔案信息內(nèi)容，收集之后加工整理工作難度比較大，就可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用技術(shù)手段來對(duì)信息進(jìn)行歸類儲(chǔ)存，也為后期的利用與管理提供更多的便利。

4 結(jié)束語

社會(huì)保險(xiǎn)是社會(huì)保障制度的核心，提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平，能促進(jìn)我國(guó)社保事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在檔案信息化管理期間，需要對(duì)管理制度進(jìn)行完善，對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新升級(jí)，同時(shí)也要注重全面提升檔案信息化管理人員的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，為檔案管理信息化水平提升奠定基礎(chǔ)。