信息時(shí)代企業(yè)檔案管理效能提升策略

陳 莉

（延安市機(jī)關(guān)服務(wù)中心，陜西 延安 716000）

1 企業(yè)檔案管理效能概述

企業(yè)檔案管理效能是對(duì)企業(yè)檔案管理部門實(shí)現(xiàn)其檔案管理目標(biāo)的能力以及管理效能的有效性和收益性的全面反映。企業(yè)效率是衡量公司檔案管理結(jié)果的指標(biāo)，持續(xù)提高檔案管理效率是企業(yè)檔案管理活動(dòng)，所有檔案管理操作的開始以及企業(yè)檔案管理生命周期的基礎(chǔ)。創(chuàng)建有意義的檔案，必須與創(chuàng)新和進(jìn)步的精神保持同步，并改善檔案館的管理以與時(shí)俱進(jìn)。在經(jīng)濟(jì)體制變革的過程中，企業(yè)檔案管理將帶來(lái)新的變化，檔案管理和效率技術(shù)需要進(jìn)一步發(fā)展。特別是，盡管現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理基于檔案管理概念，但它不能改變低級(jí)公司管理的成功率。2020年10月15日，《2019年國(guó)家財(cái)產(chǎn)管理綜合報(bào)告》發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，2019年信息化資產(chǎn)總額達(dá)到233.9萬(wàn)億元，保持了非?？斓乃俣?。國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)與合作水平極大地促進(jìn)了人民衛(wèi)生企業(yè)的制定和實(shí)施。隨著公司的有效發(fā)展，通過公司各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行公司檔案管理的價(jià)值和速度也大大提高。建立“現(xiàn)代國(guó)家管理體制，提高管理水平”，有必要依靠新的社會(huì)管理體制、技術(shù)和方法，促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變。這包括通過偵聽創(chuàng)建新的管理方法。在現(xiàn)代商業(yè)計(jì)劃中，它促進(jìn)了商業(yè)檔案管理服務(wù)的交換，并提高了商業(yè)檔案管理的效率以及經(jīng)濟(jì)利益。

2 企業(yè)檔案管理效能管理問題

2.1 企業(yè)檔案管理體系不健全

據(jù)調(diào)查，目前60%以上的企業(yè)存在公司檔案管理制度不完善的問題。隨著行業(yè)改革的不斷發(fā)展，檔案管理體制也在發(fā)生著變化。但由于對(duì)檔案管理重視不夠，大部分企業(yè)檔案管理系統(tǒng)沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理系統(tǒng)不完善。企業(yè)檔案管理制度不完善，操作檔案管理位置設(shè)置不正確，人員職責(zé)不明確。檔案管理缺乏評(píng)價(jià)和監(jiān)督，管理形式化、粗放化，缺乏健全的檔案問責(zé)制度，缺乏對(duì)違反檔案管理行為的監(jiān)督和處罰。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量差

檔案人員素質(zhì)低下是制約當(dāng)前檔案管理效率的關(guān)鍵因素之一。據(jù)調(diào)查，67.54%的檔案管理人員沒有受過專門培訓(xùn)，檔案管理缺乏專業(yè)人才?，F(xiàn)有人員對(duì)檔案管理的流程和分類不熟悉，特別是對(duì)企業(yè)檔案資料的收集、分類、歸檔、存儲(chǔ)、查閱等流程不熟悉。有些公司用兼職人員來(lái)管理文件，效率不高。一些兼職人員在沒有評(píng)估和監(jiān)督的情況下，無(wú)法對(duì)檔案資源進(jìn)行組織、分類、歸檔或有效存取，導(dǎo)致個(gè)人資料不準(zhǔn)確。

2.3 部分檔案管理工作技術(shù)手段相對(duì)落后

檔案管理要善于創(chuàng)新和運(yùn)用新的科技手段。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，各部門、各公司的檔案根本沒有信息設(shè)置，技術(shù)手段上仍采用“人海戰(zhàn)術(shù)”。傳統(tǒng)的檔案管理方式如筆記本、手抄等，嚴(yán)重阻礙了檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。有些公司沒有專門的檔案管理軟件，員工在使用該軟件時(shí)必須手工搜索，因此管理效率很低。在智能化時(shí)代，管理者缺乏智能化的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法收集檔案。因此，大多數(shù)企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)員工的檔案管理和服務(wù)能力建設(shè)。

3 企業(yè)檔案管理效能提升的管理對(duì)策

3.1 檔案管理信息化所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益

3.1.1 降低企業(yè)檔案用房的直接經(jīng)濟(jì)成本

企業(yè)檔案管理完成信息化，記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的檔案將變“紙”為“電”，以往庫(kù)房吃緊要“地盤”的現(xiàn)象得到根本改變。特別是對(duì)于大城市“寸土寸金”，可以考慮將庫(kù)房位置進(jìn)行整體搬移，土地集約化節(jié)約下來(lái)的用地成本用于信息化建設(shè)和后期維護(hù)，打造以人為本的智能型庫(kù)房?；ヂ?lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)目前已較為成熟，只需要配備傳感器、七氟丙烷氣體、監(jiān)控探頭、空調(diào)、除濕器，以及溫濕度控制系統(tǒng)、煙感報(bào)警系統(tǒng)等，檔案管理人員就可以24小時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控一個(gè)甚至多個(gè)庫(kù)房，出現(xiàn)報(bào)警自動(dòng)即時(shí)通知檔案人員并觸發(fā)相應(yīng)的應(yīng)急措施，具有操作性強(qiáng)、性價(jià)比高的特點(diǎn)。

3.1.2 減少企業(yè)歷史檔案損毀的間接經(jīng)濟(jì)成本

庫(kù)藏檔案有些因保存年代久遠(yuǎn)，褪色磨損無(wú)法使用；有些在多次反復(fù)調(diào)閱的過程中出現(xiàn)損毀，帶了不可逆轉(zhuǎn)的損失。檔案數(shù)字化后的利用服務(wù)，除特殊情況外，可以為用戶提供數(shù)字化（電子）檔案，避免紙質(zhì)檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)，提高利用效率。

3.2 完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對(duì)于企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知，企業(yè)檔案涉及諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息，要想保證信息的安全，避免商業(yè)機(jī)密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當(dāng)前這個(gè)過程當(dāng)中，企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外，還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采取信息化的管控手段。企業(yè)管理者必須高度重視信息化建設(shè)安全工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度，加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。另外，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)互聯(lián)，但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關(guān)系到個(gè)人的隱私，因此在實(shí)施檔案的信息化建設(shè)時(shí)要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問題，及時(shí)修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。但是一些病毒在對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時(shí)會(huì)造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原，因此需要檔案管理部門針對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，從而增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性。

3.3 強(qiáng)化檔案管理者綜合能力

提高檔案管理效能應(yīng)與專業(yè)、高質(zhì)量的檔案管理器相匹配。公司需要有專門的人員來(lái)?yè)?dān)任檔案管理專業(yè)。需要兼職工作的經(jīng)理需要檢查基本要求，組織系統(tǒng)的培訓(xùn)，并提高他們?cè)跈n案管理中的專業(yè)技能。檔案管理政策，保密性和專業(yè)要求應(yīng)集中于檔案管理責(zé)任、職位意識(shí)和培養(yǎng)政治素養(yǎng)。具體來(lái)說，我們將著重對(duì)新員工進(jìn)行信息技術(shù)教育和培訓(xùn)，并確保新員工提高他們?cè)跈n案管理方面的專業(yè)知識(shí)，提高他們的管理水平，并進(jìn)一步實(shí)施一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)要注意對(duì)工作場(chǎng)所員工進(jìn)行檔案管理的持續(xù)教育和培訓(xùn)。進(jìn)行培訓(xùn)以增強(qiáng)員工檔案管理的概念，管理方法以及吸收和改善管理經(jīng)驗(yàn)。通過講座、外部學(xué)習(xí)、聘請(qǐng)專業(yè)人員和參考經(jīng)驗(yàn)，可以提高繼續(xù)教育的熱情和在職員工的參與度。將創(chuàng)新精神的培養(yǎng)融入企業(yè)文化體系中，以提高員工素質(zhì)、創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，提高檔案管理人員的自主創(chuàng)新管理意識(shí)，并不斷引進(jìn)新方法。充分展示檔案管理和檔案管理的熱情和創(chuàng)造力，并增加崗位的責(zé)任感。具有較高的政治素養(yǎng)，積極主動(dòng)的工作，較強(qiáng)的責(zé)任心，管理能力以及重大的獎(jiǎng)勵(lì)，榜樣示范和鼓勵(lì)形式，以鼓勵(lì)使用激勵(lì)管理技術(shù)提高對(duì)獨(dú)立學(xué)習(xí)的熱情，從而表現(xiàn)出較高的技能。在新時(shí)代，建立檔案培訓(xùn)制度。為企業(yè)檔案人員提供全面的企業(yè)能力培訓(xùn)。從形態(tài)上講，歸檔工作應(yīng)采用區(qū)分新老員工的培訓(xùn)方法。關(guān)于培訓(xùn)方法，可以出去學(xué)習(xí)并邀請(qǐng)專家講課。懲罰不負(fù)責(zé)任的行為，并建立健全獎(jiǎng)懲約束機(jī)制。

3.4 加大對(duì)計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)的投入力度

企業(yè)必須要加強(qiáng)各項(xiàng)資源的有效投入，進(jìn)行資源科學(xué)合理配置，例如購(gòu)買相關(guān)設(shè)備有助于促進(jìn)企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化可持續(xù)發(fā)展?？梢再?gòu)買大量與企業(yè)工作密切關(guān)系的先進(jìn)信息設(shè)備，有助于營(yíng)造良好的信息化建設(shè)氛圍。另外，人才對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)的重要性是不言而喻的，人才的素質(zhì)會(huì)直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的水平。企業(yè)想要開展信息化建設(shè)，就必須要努力提高人才的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一些具備專業(yè)信息技術(shù)的人才，能夠熟練應(yīng)用各種先進(jìn)的信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)開展工作，以此來(lái)保證信息化建設(shè)的有效開展。企業(yè)還可以從當(dāng)前的員工中選擇出一些具有潛能和資質(zhì)的人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其掌握信息化知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能，并將其安排到合適的崗位上，這也能夠發(fā)揮出其作用，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的開展也有著積極作用。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機(jī)制，使其能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案信息化建設(shè)要求工作人員具備高度的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

3.5 健全企業(yè)檔案管理體系

第一階段使用數(shù)字技術(shù)對(duì)收集到的資源進(jìn)行系統(tǒng)性分類和編碼，從而確保文件以及在不同地區(qū)的有序組織，有效的區(qū)分各種行業(yè)模式，建立企業(yè)信息化模型；第二階段驗(yàn)證數(shù)字技術(shù)使用的真實(shí)性和有效性，并嚴(yán)格按照國(guó)家法律和地方法規(guī)對(duì)數(shù)字技術(shù)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)，以使具有很高的價(jià)值的檔案進(jìn)入信息化數(shù)據(jù)庫(kù)；在第三階段，采用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行更科學(xué)的測(cè)試，以查找錯(cuò)誤的文件，避免由于人為因素而損壞；在文件排序過程中，管理人員必須確保創(chuàng)建的文件的準(zhǔn)確性，并且不應(yīng)因工作量不足而導(dǎo)致文件損壞。在將資源轉(zhuǎn)換為檔案時(shí)，就安全性、便利性和準(zhǔn)確性而言，使用數(shù)字技術(shù)的傳統(tǒng)方法無(wú)法與之媲美。因此，在對(duì)源進(jìn)行收集和分類之后，非常重要的一步是將它們轉(zhuǎn)換為數(shù)字源，完成體系的最終搭建。在這一過程中，應(yīng)特別注意檔案信息的準(zhǔn)確性，科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的公司檔案管理系統(tǒng)可以促進(jìn)公司檔案管理與更加標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)的系統(tǒng)的鏈接和過程，從而提高管理效能。具體來(lái)說，有必要根據(jù)公司的實(shí)際檔案管理制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程。

4 結(jié)論

企業(yè)檔案管理界的各派觀點(diǎn)值得每個(gè)檔案管理工作者認(rèn)真思考，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的價(jià)值與面對(duì)的問題。筆者經(jīng)過思考認(rèn)為檔案管理施行信息化有諸多優(yōu)勢(shì)和意義。在工作實(shí)踐中，需要檔案管理從業(yè)者根據(jù)企業(yè)不同情況，趨利避害、因勢(shì)利導(dǎo)開展信息化工作，避免一些因信息化帶來(lái)的問題，同時(shí)積極放大信息化的優(yōu)勢(shì)和能量，探索出適合自身企業(yè)需要的檔案管理信息化創(chuàng)新工作方法。