芻議醫(yī)院電子檔案管理中的問題與完善

牛天鶴

（東莞市萬江醫(yī)院，廣東 東莞 523039）

在信息數(shù)字化不斷發(fā)展過程中，醫(yī)院開展檔案管理工作中實現(xiàn)了現(xiàn)代化，電子檔案成為進行檔案管理時的主要形式，也是管理重要發(fā)展趨勢。通過運用這種檔案管理方式，能夠在一定程度上促進管理質(zhì)量與管理效率的不斷提高[1]。

1 醫(yī)院檔案管理基本特點

在醫(yī)院中，檔案管理具有明顯封閉性特點，檔案和醫(yī)護人員、管理人員關系十分密切。檔案在進行歸檔之后一般會具有封閉期，封閉期的形成可以避免信息發(fā)生泄露問題，也能使患者權(quán)利獲得比較充分的保證。檔案主要由多種類型報表、會議記錄、管理文件等組成[2]。醫(yī)院檔案中會包含各項工作在實施時的記錄，會將醫(yī)院中的重要信息進行匯總，工作人員需經(jīng)常查詢與使用。

2 電子檔案管理運用于醫(yī)院中的重要意義

首先，減輕管理人員工作強度。醫(yī)院在開展檔案管理時，傳統(tǒng)模式下，利用率比較低，立卷時難度比較大，并且查詢時準確率也并不高，運用信息技術進行管理，能夠使檔案檢索與檔案查找工作在實施時程序更加簡化，保證檔案進行立卷與歸檔時的整體效果，也能使檢索工作在實施過程中更為準確與高效。并且可以運用病案管理以及文書檔案，提升檔案管理整體效率[2]。其次，提升檔案管理整體水平。針對檔案價值進行分析與判斷過程中，主要是針對其利用進行分析，要想保證檔案利用率，就需給予文檔卷宗整體質(zhì)量充分重視。傳統(tǒng)模式下，開展文書立卷工作時，對人員具有較高依賴性，并且立卷人在展開工作時，往往會建立在自身分析理解基礎上，這對于立卷時標準性的實現(xiàn)比較不利[3]。通過電子檔案管理的實現(xiàn)，能夠使管理工作在實施過程中將更多時間與精力放在檔案編制方面，促進檔案管理整體水平的不斷提升。

3 醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 未能形成大數(shù)據(jù)意識

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，體現(xiàn)出了明顯的新型化，要想促進檔案存儲的效率提升，提高其應用效率，就需重視大數(shù)據(jù)理念的形成。但是多數(shù)醫(yī)院未能給予大數(shù)據(jù)充分重視，運用大數(shù)據(jù)展開檔案管理的思想意識較為薄弱，其中主要體現(xiàn)在這幾方面：首先，部分醫(yī)院開展檔案管理時，通過運用大數(shù)據(jù)進行存儲使管理效率獲得了一定程度提升，但是管理人員在思想上比較固化，仍然運用傳統(tǒng)模式展開管理工作，進而導致大數(shù)據(jù)作用與價值難以充分發(fā)揮出來[4]。其次，部分醫(yī)院針對檔案的資料進行處理時，比較重視人員分析，大數(shù)據(jù)未能獲得合理應用，在大數(shù)據(jù)中，信息量雖然比較大多，但在價值密度上卻不高，因此信息準確性難以獲得充分保證[5]。同時，部分醫(yī)院展開電子檔案管理時，也存在云存儲方面數(shù)據(jù)挖掘有所缺失的問題，只是單純使用大數(shù)據(jù)，在此情況下，大數(shù)據(jù)在應用價值上難以獲得充分發(fā)揮。

3.2 管理制度有所欠缺

檔案在進行存儲與應用過程中，需重視管理制度建設，發(fā)揮制度引導作用，保證檔案存儲效率與應用效率[6]。但是在開展電子檔案管理時，部分醫(yī)院對于制度建設并不是十分重視，運用大數(shù)據(jù)進行存儲相關內(nèi)容相對較少，管理人員難以獲得有效引導。并且基于當前實施的管理制度分析，激勵內(nèi)容較少，管理人員運用電子檔案管理模式的積極性并不高，這對于管理質(zhì)量的提高會產(chǎn)生不良影響。

3.3 數(shù)據(jù)庫開發(fā)整體力度缺失

就當前社會發(fā)展現(xiàn)狀來講，多數(shù)醫(yī)院都比較重視電子檔案管理，在開展電子檔案管理過程中，要想使大數(shù)據(jù)存儲獲得有效應用，就需重視數(shù)據(jù)庫建設，保證管理工作在實施過程中整體效率。但醫(yī)院現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫存在較大漏洞與缺陷，其中主要體現(xiàn)在這幾方面：首先，電子檔案管理中運用的數(shù)據(jù)庫在功能上不夠全面，多數(shù)數(shù)據(jù)庫僅能錄入數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行簡單整理，數(shù)據(jù)挖掘與云存儲等功能未能獲得充分發(fā)揮，單純運用人工分析數(shù)據(jù)，進而導致大數(shù)據(jù)在存儲方面的得功能未能獲得充分發(fā)揮。其次，錄入大數(shù)據(jù)時，一般會運用手動錄入方式，難以較保證信息在錄入過程中整體準確性。最后，數(shù)據(jù)庫處于運行狀態(tài)時，其安全水平急需提升，在存在安全問題情況下，十分容易導致信息泄露。

3.4 安全管理力度有待提升

電子檔案在使用時，要想將其完整性與完整性充分發(fā)揮出來，就需積極開展安全管理工作。一般來講，電子文件可重復性比較高，可以對其進行編輯與修改，也能避免出現(xiàn)痕跡，對于一些針對原始文件進行鑒別的憑證信息較，更改問題發(fā)生的概率比較大，在此情況下，電子文件中原始憑證進行的辨別時復雜性會明顯提升，整體難度比較大。同時在自然災害影響與威脅作用下，電子檔案十分容易受到破壞。

3.5 管理人員存在素質(zhì)參差不齊問題

當前在醫(yī)院中進行電子檔案管理的工作人員，存在理論水平、專業(yè)素以及文化程度多方面參差不齊情況，并且人員具有較大流動性，配備隨意性也比較大，管理人員多數(shù)由護理部門、行政部門或者是醫(yī)技部門中轉(zhuǎn)崗而來。專業(yè)人員比較少。并且工作人員在工作中存在專業(yè)知識老化、知識結(jié)構(gòu)缺少合理性以及知識面比較窄的問題，他們在管理水平和管理理念上存在滯后性，與時代實際發(fā)展需求之間難以充分適應，進而管理工作在實施過程中，難以獲得比較明顯的效果。

4 醫(yī)院電子檔案管理工作中問題完善措施

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識

對于大數(shù)據(jù)來講，其在應用時優(yōu)勢比較顯著，這對檔案管理順利開展十分重要，因此醫(yī)院在實施電子檔案管理過程中，要想在水平上獲得的提升，就需積極轉(zhuǎn)變管理意識，實現(xiàn)管理改進與管理創(chuàng)新[7]。在此過程中，領導層需的積極改進自身落后觀念，重視相關管理人員對大數(shù)據(jù)知識的學習，進一步明確掌握大數(shù)據(jù)知識的重要性與必要性，使管理人員在開展管理工作過程中可以獲得充足理論與技術支持。同時需對大數(shù)據(jù)存儲進行宣傳與推廣，保證相關工作人員可以靈活運用大數(shù)據(jù)進行存儲，保證大數(shù)據(jù)進行存儲時和應用時的整體效率，提升檔案開展管理工作時的整體質(zhì)量。

4.2 重視管理制度建設

醫(yī)院在實施電子檔案管理時，通過管理制度建設能夠推動管理工作順利進行。因此醫(yī)院需加強相關制度建設，展開制度建設過程中，需與現(xiàn)有制度之間進行結(jié)合，與大數(shù)據(jù)之間展開融合，進而使管理人員在工作中可以獲得有效指導。同時展開制度建設時，需注重激勵內(nèi)容設置，做到各項工作獎懲分明，并保證激勵制度與懲罰制度可以處于統(tǒng)一平衡狀態(tài)[8]。在此情況下，不僅能夠?qū)芾砉ぷ魅藛T行為進行約束，也能增強人員運用信息技術的熱情與主動性，進而使電子檔案管理質(zhì)量提升獲得制度上的保證。

4.3 積極開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院進行電子檔案管理時，需給予大數(shù)據(jù)技術運用充分重視，加強檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)，在此過程中，醫(yī)院需保證選擇相關研發(fā)機構(gòu)的專業(yè)性，詳細分析電子檔案管理，積極開展數(shù)據(jù)庫開發(fā)，進而使電子檔案管理在運用時的功能優(yōu)勢與性能優(yōu)勢可以獲得充分保證，不僅涵蓋一些比較簡單的功能，也能對先進性能進行開發(fā)。同時，需保證數(shù)據(jù)庫實際使用效率，對其進行定期維護與定期更新，并重視相關工作創(chuàng)新，使數(shù)據(jù)庫可以在性能方面得到擴充，保證電子檔案管理工作在開展時的整體水平。

4.4 加強監(jiān)督力度與管理力度

醫(yī)院在開展電子檔案管理過程中，需重視構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督機制，并且監(jiān)督工作在實施時，需體現(xiàn)出獨立性，針對電子檔案整體管理情況進行定期檢查，在發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)問題時，需及時采取應對措施。對于電子檔案來講，發(fā)生丟失概率比較大，因此管理工作在實施時，需注重規(guī)范性體現(xiàn)，避免發(fā)生安全問題，強化內(nèi)部監(jiān)督工作，明確劃分責任。同時醫(yī)院需實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督之間的緊密配合，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理安全隱患，保證監(jiān)督實際制定效力。

電子檔案管理中，檔案進行機密保管十分重要，這實際上對檔案使用人員和檔案管理人員都提出了比較明確的要求，需其在工作中可以將相關規(guī)章制度充分落實到位，并運用積極方式維護檔案內(nèi)容，促進電子檔案管理在實施過程中保密水平與安全水平的提高。檔案進行傳輸與處理時，為避免資料出現(xiàn)變更現(xiàn)象，就需制定的加密驗證相關保證措施，防止出現(xiàn)惡意程序，使醫(yī)院中的科研成果可以獲得最大程度保證，也能確保醫(yī)院在知識產(chǎn)權(quán)方面的安全性。在開展保密工作與利用工作時，需體現(xiàn)出多角度，實現(xiàn)全方位，綜合考慮變化因素，針對檔案密級進行合理調(diào)整，進而使檔案可以與使用者需求之間相適應。

4.5 重視人員專業(yè)培訓

要想電子檔案管理工作人員在業(yè)務水平方面獲得提升，就需重視相關工作人員培訓工作，在展開培訓工作過程中，可以邀請專家進行講學，也可以將工作人員派遣出去，使其參與到學位班和學習班級中，并鼓勵相關工作人員進行自學，在引導工作人員進行自學過程中，可以向其的推薦專業(yè)性網(wǎng)站或者是相關公眾號，使工作人員可以對這部分內(nèi)容形成更清晰、明確的認識。為保證人員自學效果，可以將其最終獲得的學習情況與聘任和晉升之間結(jié)合在一起。同時需注重人才的引進，保證引進的人才具有良好專業(yè)知識與專業(yè)技能，進而提升其在工作中的質(zhì)量與水平。

5 結(jié)束語

總之，在科技不斷發(fā)展過程中，醫(yī)院開展檔案管理工作時，也需重視管理思想與管理方法的改革，使檔案管理工作可以做到與時俱進，推動檔案管理向著更好方向發(fā)展。就當前醫(yī)院中運用的電子檔案管理來講，其在實施時仍存在一些問題，需基于問題提出對應解決措施，加強人才培養(yǎng)、培訓，積極開展制度建設，強化整體監(jiān)管力度等，進而使電子檔案管理在實施時更具科學性。