關(guān)于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新體系建設(shè)探析

劉 靜

（黃河水利委員會(huì)黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

檔案館的經(jīng)營與發(fā)展有助于創(chuàng)造并實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益，是具有公益性特征的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，可以將“社會(huì)記憶”整理、收集、保存下來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，各大檔案館積極建設(shè)數(shù)字檔案館，愈加重視數(shù)字檔案館體現(xiàn)的信息服務(wù)功能和價(jià)值，縱觀我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，尚未順利過渡到智慧檔案館水平，仍舊存在著信息服務(wù)內(nèi)容單一、個(gè)性化不足、全面性較差等問題，亟待采取有效策略創(chuàng)新數(shù)字檔案館信息服務(wù)體系。在此過程中，知識(shí)管理的應(yīng)用價(jià)值不容忽視，將知識(shí)管理用于數(shù)字檔案館工作，能夠在引入一套現(xiàn)代化系統(tǒng)管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，做好工作人員培訓(xùn)、管理層數(shù)據(jù)、個(gè)人知識(shí)、隱性知識(shí)挖掘、知識(shí)互動(dòng)分享等知識(shí)相關(guān)的綜合管理工作，讓數(shù)字檔案館內(nèi)的知識(shí)流動(dòng)起來，不僅被用戶利用，也被工作人員充分利用，更好地發(fā)揮數(shù)字檔案館信息服務(wù)的積極意義。由此可見，研究關(guān)于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新體系建設(shè)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

1 知識(shí)管理概述

所謂知識(shí)管理，簡單來說就是順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的管理方法和思想，其內(nèi)容涵蓋了現(xiàn)代管理理念、企業(yè)管理思想、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、現(xiàn)代信息技術(shù)，可以在組織中形成兼具質(zhì)化和量化的綜合性知識(shí)系統(tǒng)，令組織內(nèi)知識(shí)與資訊通過記錄、創(chuàng)造、存取、分享、更新、整合、創(chuàng)新等向知識(shí)系統(tǒng)進(jìn)行不斷回饋，達(dá)到智慧循環(huán)狀態(tài)，獲取知識(shí)資本，保證企業(yè)決策正確，便于企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)形勢(shì)提升整體管理能力[1]。

2 數(shù)字檔案館信息服務(wù)的各個(gè)發(fā)展階段

檔案行業(yè)的數(shù)字檔案館是時(shí)代進(jìn)步發(fā)展的必然成果，也是科技水平提升在檔案行業(yè)的一種具體體現(xiàn)，從最初的單一化逐漸過渡到目前的多元化發(fā)展，此過程可從以下三個(gè)階段加以分析了解[2]。

首先，在第一個(gè)發(fā)展階段中，準(zhǔn)確界定了數(shù)字檔案館在檔案行業(yè)的地位，制定其建設(shè)目標(biāo)，把握目標(biāo)正確發(fā)展方向，以基礎(chǔ)性檔案信息查詢?yōu)橹攸c(diǎn)服務(wù)關(guān)注對(duì)象。

其次，在第二個(gè)發(fā)展階段中，引入信息化管理手段，初步融合數(shù)字檔案管理與信息技術(shù)功能，更好的分類了檔案信息，此階段檢索檔案信息便捷性明顯增強(qiáng)，給接下來的檔案資源全面整合以及共建共享打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，豐富了理論依據(jù)，突出了數(shù)字檔案館信息服務(wù)的應(yīng)用價(jià)值。

最后，在第三個(gè)發(fā)展階段中，加強(qiáng)對(duì)知識(shí)管理模式的研究與應(yīng)用，以知識(shí)為檔案管理載體，加速數(shù)字檔案館在新時(shí)期的轉(zhuǎn)型腳步，強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的優(yōu)勢(shì)與特征。

近年來，數(shù)字檔案館發(fā)展不斷加快，檔案館用戶需求愈加復(fù)雜化、多樣化、個(gè)性化，創(chuàng)新信息服務(wù)體系成為數(shù)字檔案館工作新任務(wù)與新方向，只有將數(shù)字檔案館與知識(shí)管理有機(jī)結(jié)合，才能夠肩負(fù)起時(shí)代重任，全面發(fā)揮數(shù)字檔案館服務(wù)功能與價(jià)值，為社會(huì)文明進(jìn)步發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。

3 知識(shí)管理應(yīng)用于數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新的可行性

1）數(shù)字檔案館信息服務(wù)宗旨和知識(shí)管理理念具有統(tǒng)一性。數(shù)字檔案館開展信息服務(wù)工作的宗旨在于，通過持續(xù)進(jìn)步與創(chuàng)新為用戶帶來更多可靠真實(shí)的檔案資源，整個(gè)過程遵循實(shí)事求是、以人為本原則。數(shù)字檔案館將知識(shí)管理應(yīng)用于信息服務(wù)體系創(chuàng)新建設(shè)中，一方面促使該項(xiàng)工作服務(wù)宗旨更加鞏固牢靠，另一方面強(qiáng)化數(shù)字檔案館各類館藏資源應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，將其中蘊(yùn)藏的知識(shí)資源充分挖掘出來，讓信息服務(wù)層次不再單一，而是向著更豐富的方向不斷發(fā)展[3]。

2）數(shù)字檔案館信息資源服務(wù)范疇與知識(shí)管理內(nèi)容對(duì)象具有一致性。數(shù)字檔案館的館藏資源非常豐富，看了將其他信息源不具備的信息提供給用戶，這些獨(dú)特信息資源能夠把組織所有活動(dòng)情況與結(jié)果客觀記錄下來，體現(xiàn)出權(quán)威性和高可信度的信息源優(yōu)勢(shì)，具有高度的知識(shí)含量，從錄入基礎(chǔ)性檔案文獻(xiàn)逐步過渡為建立在檔案內(nèi)容基礎(chǔ)上的檔案知識(shí)單元服務(wù)。經(jīng)過有機(jī)整合后構(gòu)建有特色、有價(jià)值的檔案知識(shí)產(chǎn)品，讓檔案資源質(zhì)量得到了飛躍式提升，同時(shí)給創(chuàng)新信息服務(wù)帶來更多動(dòng)力。

3）數(shù)字檔案館建設(shè)資源方法與知識(shí)管理手段具有聯(lián)通性。數(shù)字檔案館的館藏資源雖然非常豐富，但是如果無法有效組織這些資源，則會(huì)加劇資源開發(fā)利用的困難程度，建設(shè)數(shù)字檔案館資源過程中，采取有效信息技術(shù)組織檔案資源內(nèi)知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行開發(fā)、分析、傳播、創(chuàng)新以及應(yīng)用。知識(shí)管理工作開展時(shí)，需借助強(qiáng)大信息技術(shù)提供內(nèi)需動(dòng)力支持，工作方法涵蓋挖掘知識(shí)、檢索知識(shí)、導(dǎo)航知識(shí)、存儲(chǔ)知識(shí)、整合知識(shí)、利用知識(shí)、創(chuàng)新知識(shí)等[4]。從這一角度來看，二者具有連通性，將兩項(xiàng)工作融合起來，可以給數(shù)字檔案館信息服務(wù)的創(chuàng)新開發(fā)帶來更有力的技術(shù)支撐，為用戶提供信息關(guān)聯(lián)性服務(wù)，令其知識(shí)需求得到進(jìn)一步滿足。

4 基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新體系建設(shè)路徑

1）明確知識(shí)管理型數(shù)字檔案館的基本構(gòu)成。想要在數(shù)字檔案館創(chuàng)新信息服務(wù)過程中充分應(yīng)用知識(shí)管理發(fā)揮積極作用，就要明確掌握知識(shí)管理型數(shù)字檔案館的基本構(gòu)成，以此為依據(jù)，保證信息服務(wù)創(chuàng)新方向正確，避免與知識(shí)管理出現(xiàn)脫節(jié)情況，其構(gòu)成主要有以下三部分。

第一，檔案知識(shí)本身的有效管理，應(yīng)用知識(shí)管理思想和知識(shí)管理方法管理數(shù)字檔案館現(xiàn)有知識(shí)資源，通過隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的綜合管理，為創(chuàng)新的方案知識(shí)服務(wù)夯實(shí)基礎(chǔ)。

第二，知識(shí)相關(guān)要素的有效管理，數(shù)字檔案館對(duì)信息服務(wù)環(huán)境、制度、人員、技術(shù)、設(shè)施、知識(shí)組織等知識(shí)相關(guān)要素進(jìn)行有效管理，形成基于“知識(shí)主管”體制的數(shù)字檔案館信息服務(wù)組織機(jī)構(gòu)，將知識(shí)管理涉及的設(shè)備設(shè)施配備齊全，將使用的知識(shí)管理技術(shù)引進(jìn)來，堅(jiān)守以人為本原則，構(gòu)建“學(xué)習(xí)型”知識(shí)環(huán)境管理模式，為創(chuàng)新數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)造良好環(huán)境條件。

2）明確融入知識(shí)管理的具體優(yōu)勢(shì)。很多數(shù)字檔案館工作人員不清楚融入知識(shí)管理的具體優(yōu)勢(shì)，因此在推進(jìn)該項(xiàng)工作時(shí)不夠積極主動(dòng)，很大程度上限制了信息服務(wù)創(chuàng)新體系的建設(shè)，所以，應(yīng)明確融入知識(shí)管理的具體優(yōu)勢(shì)，變被動(dòng)應(yīng)用知識(shí)管理為主動(dòng)應(yīng)用[5]。

首先，全面擴(kuò)大了信息服務(wù)管理范圍，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)了隱性知識(shí)價(jià)值重要性，在此認(rèn)識(shí)下，數(shù)字檔案館引入知識(shí)管理理論，將會(huì)全面擴(kuò)大信息服務(wù)管理范圍，盡可能掌控人類智力資源，這對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)人員頻繁流動(dòng)的情況而言，體現(xiàn)了留住“知識(shí)”的必要性和重要性，是補(bǔ)救人才流失的有效舉措[6]。

其次，高度共享了檔案知識(shí)，數(shù)字檔案館信息服務(wù)應(yīng)用知識(shí)管理目標(biāo)并不是單純的存儲(chǔ)和獲取知識(shí)，更在于高度共享檔案知識(shí)資源，注重個(gè)人知識(shí)的輸出共享，促進(jìn)工作人員交流、學(xué)習(xí)，進(jìn)而產(chǎn)生更多新知識(shí)，打破過去相對(duì)封閉的知識(shí)利用局限，在檔案信息服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)共享與創(chuàng)造新知識(shí)，獲取更多利益。

最后，形成和諧的服務(wù)環(huán)境，數(shù)字檔案館信息服務(wù)應(yīng)用知識(shí)管理思想以及方法后，能夠創(chuàng)設(shè)自愿、平等的組織環(huán)境，便于實(shí)施知識(shí)管理措施，在此環(huán)境中，人對(duì)檔案知識(shí)具有的壟斷心理可以被克服和消除，用戶體會(huì)到信息服務(wù)帶來的付出和關(guān)懷，工作人員在愉悅放松氛圍中高效工作，更主動(dòng)貢獻(xiàn)創(chuàng)新想法、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)。

3）加強(qiáng)知識(shí)管理的宣傳力度。數(shù)字檔案館加強(qiáng)知識(shí)管理理念、方法、重要性、應(yīng)用價(jià)值等相關(guān)內(nèi)容的宣傳工作，讓工作人員形成全面性認(rèn)知，樹立知識(shí)管理意識(shí)，在信息服務(wù)日常工作中積極挖掘隱性知識(shí)，創(chuàng)新出更多檔案知識(shí)產(chǎn)品[7]。

例如，數(shù)字檔案館利用微信群為各部門搭建交流溝通的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，圖文并茂宣傳知識(shí)管理相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)及時(shí)收集工作人員的思想火花、創(chuàng)新想法、技術(shù)訣竅、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等，讓利用到這些知識(shí)的人切身體驗(yàn)到知識(shí)價(jià)值與可貴性，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)工作意義。

4）推動(dòng)信息服務(wù)的個(gè)性化發(fā)展。個(gè)性化服務(wù)是數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新的必由之路，在推進(jìn)個(gè)性化服務(wù)過程中，可運(yùn)用知識(shí)管理模式彌補(bǔ)過去采取的信息管理模式不足之處，有效處理用戶信息，優(yōu)化升級(jí)數(shù)字檔案館平臺(tái)與系統(tǒng)，綜合運(yùn)用人臉識(shí)別等多元化技術(shù)手段，為用戶提供高效且個(gè)性化的信息服務(wù)，提高數(shù)字檔案館的檔案資源調(diào)用便捷性，形成音頻、視頻、文字相互整合的檔案知識(shí)組織，保證用戶多樣化、差異化、個(gè)性化需求得到切實(shí)滿足，最大程度提高整體服務(wù)質(zhì)量。

5）建設(shè)知識(shí)管理組織機(jī)制。國家信息化的大背景下，數(shù)字檔案館信息服務(wù)體系的創(chuàng)新建設(shè)應(yīng)順應(yīng)國情，建設(shè)與其對(duì)應(yīng)的知識(shí)管理組織機(jī)制，加快信息化工作進(jìn)程。在此過程中，國家檔案局、國家信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組等有關(guān)部門，發(fā)揮部署與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)作用，將具備知識(shí)管理型數(shù)字檔案館建設(shè)條件的地方縣級(jí)檔案館納入試點(diǎn)范疇，健全該組織體系，完善其組織機(jī)制，達(dá)到共建共享的理想效果[8]。

6）積極轉(zhuǎn)型為智慧檔案館。新時(shí)期，數(shù)字檔案館勢(shì)必要與時(shí)俱進(jìn)演化，向著智慧檔案館方向不斷邁進(jìn)，成為全新城市形態(tài)中的一部分，更好的滿足用戶多種多樣需求。數(shù)字檔案館運(yùn)用知識(shí)管理思想和手段，高度融合檔案館實(shí)體信息與信息化工作，依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，更深入的探索、感知檔案資源，這不僅對(duì)檔案館自身發(fā)展而言有極大幫助，也對(duì)社會(huì)城市進(jìn)步發(fā)展起著深遠(yuǎn)且廣泛影響。

5 結(jié)束語

總之，將知識(shí)管理融入數(shù)字檔案館信息服務(wù)創(chuàng)新中十分必要，新時(shí)期的數(shù)字檔案館要充分運(yùn)用知識(shí)管理思想，采取先進(jìn)技術(shù)手段，整合數(shù)字檔案館的個(gè)人知識(shí)、知識(shí)專家、知識(shí)互動(dòng)、知識(shí)庫，充分挖掘顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，將其變成數(shù)字化、電子化的知識(shí)服務(wù)產(chǎn)品，便于在用戶以及工作人員之間擴(kuò)散、傳播，為數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷知識(shí)力量。