大數(shù)據(jù)背景下社保檔案管理信息化思考

徐海春

（招遠(yuǎn)市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，山東 招遠(yuǎn) 265400）

在我國(guó)，社會(huì)保險(xiǎn)制度的逐步完善不但提升了社會(huì)基本民生建設(shè)的質(zhì)量和水平，而且也為國(guó)家和各級(jí)政府后續(xù)審查工作的開(kāi)展提供了有力保障。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)參保率的整體增加，也為相關(guān)部門開(kāi)展檔案管理工作增加了不少負(fù)擔(dān)和壓力，所以，立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上的信息化檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。為了增強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的安全性，全面發(fā)揮其管理工作的價(jià)值，在對(duì)行業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息資源的有效整合的同時(shí)，提升相關(guān)工作開(kāi)展的專業(yè)性，就要求有關(guān)部門能夠通過(guò)對(duì)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際狀況的研究和討論，逐步建立健全檔案管理制度，利用信息化的管理模式，提升行業(yè)內(nèi)部的整體工作水平。

1 大數(shù)據(jù)背景對(duì)社保檔案管理工作所產(chǎn)生的主要影響

1.1 大數(shù)據(jù)背景下針對(duì)社保檔案管理方法所產(chǎn)生的影響

在傳統(tǒng)的社保檔案管理工作中，由于我國(guó)各地區(qū)居民的社保參與率整體較低，且相關(guān)部門在開(kāi)展工作時(shí)廣泛缺乏工作流程和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制約，因此就極易出現(xiàn)兩種情況：其一，各地區(qū)在進(jìn)行社保檔案管理工作時(shí)通常采用人工錄入管理的工作方式。在過(guò)去，由于居民參保率低社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋范圍也較為狹窄，因此人工處理社保檔案的方法還有據(jù)可依。但是在大數(shù)據(jù)背景下，隨著我國(guó)社保實(shí)現(xiàn)全面覆蓋的進(jìn)程加快，人工管理方式已然不能夠滿足社會(huì)各界對(duì)其工作效率的基本要求，而且該種模式對(duì)工作人員的數(shù)量要求極大，長(zhǎng)此以往必將造成部門人員冗余，致使各單位人員支出加大，影響單位內(nèi)部的平衡；其二，行業(yè)內(nèi)部缺乏標(biāo)準(zhǔn)致使社保檔案管理工作開(kāi)展缺乏規(guī)范，各地區(qū)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及流程不一。由于在傳統(tǒng)的社檔案管理模式中各地區(qū)普遍采用人工處理的方式方法，在此背景下，很容易造成各地區(qū)工作開(kāi)展水平不一致，檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性大打折扣，從而影響社會(huì)各界對(duì)社保單位工作的整體評(píng)價(jià)，降低各部門的公信力。

1.2 大數(shù)據(jù)背景下針對(duì)社保檔案管理平臺(tái)所產(chǎn)生的影響

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，社保檔案往往寄存在各單位的檔案保管室中，而通常情況下，由于各單位在發(fā)展過(guò)程中逐步擴(kuò)大自身規(guī)模，工作人員數(shù)量飆升，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的數(shù)量也逐步呈現(xiàn)出上升趨勢(shì)。因此在此背景下，不但加重了檔案管理科室的工作難度，而且在對(duì)相關(guān)人員的社保檔案進(jìn)行查閱時(shí)，也會(huì)受制于檔案規(guī)模的基礎(chǔ)龐大而難以迅速開(kāi)展，大大制約了部門管理水平的提升?，F(xiàn)階段，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，各單位對(duì)社保檔案管理工作的要求從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到了電子化管理，如何全面實(shí)現(xiàn)檔案接收、傳遞以及利用的一體化目標(biāo)也成為各部門工作人員所關(guān)注的焦點(diǎn)，只有將社保檔案信息全面錄入到相關(guān)平臺(tái)內(nèi)部，才能夠保障該項(xiàng)工作的安全性及準(zhǔn)確性。

1.3 大數(shù)據(jù)背景下針對(duì)社保檔案管理制度所產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已經(jīng)落后于時(shí)代的相關(guān)要求，在此背景下，我國(guó)社會(huì)各界所普遍遵循的檔案管理制度也失去了其對(duì)行業(yè)工作開(kāi)展進(jìn)行規(guī)范和約束的初衷。尤其是在針對(duì)社保檔案安全性的相關(guān)要求方面，傳統(tǒng)的社保檔案管理制度較為片面，且內(nèi)容中并未涉及對(duì)檔案信息化和電子化管理所提出的相關(guān)規(guī)范。所以，各單位社保部門在加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)與利用的同時(shí)，必須要對(duì)以往的社保管理工作模式進(jìn)行全面的調(diào)整與優(yōu)化，并在結(jié)合我國(guó)社會(huì)的實(shí)際狀況，以及社會(huì)各界的根本要求，來(lái)構(gòu)建出更為完善合理的管理制度，從而讓行業(yè)相關(guān)人員在開(kāi)展工作時(shí)能夠有據(jù)可依，切實(shí)地解決城鎮(zhèn)居民在社會(huì)保險(xiǎn)的使用過(guò)程中所遇到的諸多問(wèn)題。

2 現(xiàn)階段我國(guó)社保檔案管理工作中所存在的基本問(wèn)題

2.1 現(xiàn)階段我國(guó)社保檔案管理部門十分欠缺基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的管理意識(shí)

近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)大數(shù)據(jù)技術(shù)水平的全面提高，各行各業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)也有了相對(duì)顯著的進(jìn)步。但是，在各單位社保檔案管理部門，由于相關(guān)管理人員深受傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，且其自身對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)知不足，因此傳統(tǒng)的思維模式已然阻礙了行業(yè)內(nèi)整體工作水平的提升。同時(shí)，在個(gè)別單位中，盡管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)下達(dá)了加強(qiáng)社保檔案信息化管理建設(shè)的要求，但是由于部門內(nèi)部工作人員并不具備相應(yīng)的信息化手段，在對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行充分利用的同時(shí)很難達(dá)到改革創(chuàng)新的發(fā)展要求，因此在其主要的工作中仍舊以傳統(tǒng)的檔案管理模式為主，故此大大制約了其信息化的發(fā)展水平，阻礙了社保檔案管理工作的全面開(kāi)展。

2.2 現(xiàn)階段我國(guó)社保檔案管理工作缺乏效率

眾所周知，各單位在進(jìn)行社保檔案的管理工作時(shí)，除了要對(duì)不同部門工作人員的社保信息進(jìn)行精準(zhǔn)錄入以及分類歸納之外，在社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的要求下，還需對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整合分析，從而保障各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)υ摰貐^(qū)的社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面積有所了解、有所掌握，以確保對(duì)當(dāng)?shù)赜缮鐣?huì)保險(xiǎn)所衍生出來(lái)的諸多問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)有效的決策。但是，由于個(gè)別地區(qū)單位內(nèi)部對(duì)信息化缺乏相應(yīng)的了解認(rèn)識(shí)，所以社保檔案管理人員仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式來(lái)開(kāi)展工作。在此情況下，一面是逐步擴(kuò)大的參保人員基數(shù)，一面是人工處理的工作方式，很難在實(shí)際工作中對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入與分析，不但影響單位內(nèi)部的管理水平，而且威脅其社保檔案處理的最終效果。

2.3 現(xiàn)階段我國(guó)社保檔案管理工作缺乏完善的安全化管理制度

在社保檔案管理工作中，如何保證檔案信息存儲(chǔ)的安全性是行業(yè)內(nèi)部在開(kāi)展工作時(shí)所必須關(guān)注的重中之重。社保檔案的合理化存儲(chǔ)不但代表著投保人員基本信息的安全，而且對(duì)后續(xù)工作中投保人員合法權(quán)益的正常行使也起著決定性作用。然而在傳統(tǒng)的社保檔案管理工作中，對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，致使其在保存過(guò)程中極易因污損或火災(zāi)而降低其信息的準(zhǔn)確性。尤其是在現(xiàn)階段，各地區(qū)部門對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用并不到位，因此在紙質(zhì)檔案的電子化錄入過(guò)程中通常會(huì)發(fā)生對(duì)應(yīng)偏差，從而嚴(yán)重影響了各投保人員的合法權(quán)益，制約了該地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)工作的推行。

3 大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)社保檔案管理信息化建設(shè)工作的相關(guān)策略

3.1 增強(qiáng)社保檔案管理部門的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，養(yǎng)成信息化思維

在大數(shù)據(jù)背景下，各社保檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，在充分了解信息化工作的內(nèi)涵與優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，全面實(shí)現(xiàn)社保檔案紙質(zhì)化向電子化、人工處理模式向智能處理模式的有效轉(zhuǎn)變。在此過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)各部門踐行信息化管理的號(hào)召，立足于單位的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)，來(lái)正整體資源，統(tǒng)觀全局，對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行合理化配置。工作人員需樹(shù)立信息化思維，并通過(guò)對(duì)當(dāng)前社會(huì)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的了解來(lái)對(duì)社保檔案管理工作模式進(jìn)行全面的改革與創(chuàng)新，同時(shí)，還需建立健全大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，從而全面提高部門的工作質(zhì)量。

3.2 在大數(shù)據(jù)背景的支持下全面提高部門工作的整體效率

其一，社保檔案管理部門需依據(jù)當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的基本狀況，以及社會(huì)各界的相關(guān)要求，來(lái)督促部門工作人員全面提高對(duì)社保檔案管理的認(rèn)知水平，并在合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行模式和基本工作方法的創(chuàng)新；其二，社保檔案管理部門需定期對(duì)所有上崗人員進(jìn)行專業(yè)技能的培養(yǎng)和考核，除了檔案管理相關(guān)的內(nèi)容培訓(xùn)外，還需對(duì)其進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的統(tǒng)一學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上，保障相關(guān)管理人員崗位職能的發(fā)揮，并充分借助大數(shù)據(jù)社保管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)部門信息化水平的提升；其三；社保檔案管理部門需主動(dòng)摒棄傳統(tǒng)管理工作的落后模式，在實(shí)際的管理工作中加強(qiáng)部門工作人員對(duì)單位現(xiàn)狀的了解，并在此基礎(chǔ)上通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的相關(guān)利用來(lái)掌握該地區(qū)單位的參保規(guī)律，從而切實(shí)制定出更為合理的社保檔案管理計(jì)劃。

3.3 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)社保檔案管理的安全化建設(shè)

首先，就要求各社保檔案管理部門能夠?qū)Ω鲉挝粌?nèi)部所有的紙質(zhì)參保信息進(jìn)行統(tǒng)一的錄入和分析，并在保障各方面數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的電子化管理目標(biāo)；其次，為了維護(hù)大數(shù)據(jù)社保檔案管理平臺(tái)信息調(diào)取和查閱的安全性，就要求管理部門能夠設(shè)立嚴(yán)格的查閱制度，對(duì)內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行合理化加密，以有效防止部分信息數(shù)據(jù)的泄露，從而保障所有參保人員基本信息存儲(chǔ)的安全程度；最后，可將紙質(zhì)檔案與電子檔案合二為一，建立起統(tǒng)一的社保檔案管理工作室，在實(shí)現(xiàn)錄入、傳遞、利用及第三方查閱為一體的服務(wù)目標(biāo)的同時(shí)，對(duì)單位內(nèi)部的所有信息進(jìn)行全方位的合理保護(hù)。

3.4 以人為本，全面打造一支專業(yè)水平高的信息化管理團(tuán)隊(duì)

在社保檔案管理過(guò)程中，工作人員的專業(yè)化水平從根本上決定了該部門乃至是該單位整體的管理水平。因此，要想提高其自身的工作質(zhì)量，就要求單位內(nèi)部能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，堅(jiān)持以人為本的基本原則，全面打造出一支專業(yè)技能較強(qiáng)的信息化管理團(tuán)隊(duì)。其一，需對(duì)全體管理人員進(jìn)行信息化、數(shù)字化以及電子化的專業(yè)培訓(xùn)，從而保障內(nèi)部社保檔案管理平臺(tái)的合理開(kāi)發(fā)與利用，以提高相關(guān)人員的工作效率；其二，為了全面調(diào)動(dòng)其檔案管理人員的工作積極性，就要求單位內(nèi)部能夠制定出統(tǒng)一的薪酬鼓勵(lì)制度和崗位晉升制度，并根據(jù)各工作人員管理工作的開(kāi)展質(zhì)量來(lái)決定其待遇水平，從而提高部門對(duì)信息化管理的重視程度。

3.5 逐步建立健全檔案管理的制度體系

其一，需全面整合行業(yè)資源，立足于各單位部門的基本要求來(lái)構(gòu)建完善檔案管理制度，通過(guò)對(duì)檔案登記、考核以及評(píng)估等各環(huán)節(jié)的約束，來(lái)保障各部門工作人員自身崗位職能的發(fā)揮；其二，需做好對(duì)檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)違法違紀(jì)的行為給予嚴(yán)厲懲處，嚴(yán)格規(guī)范全體工作人員對(duì)社保檔案信息錄入、統(tǒng)計(jì)及管理過(guò)程中的所有行為，并及時(shí)予以核查和回顧，從而避免信息混亂，保障檔案管理工作的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已然落后于時(shí)代發(fā)展的要求。尤其是在當(dāng)前時(shí)代背景下，社會(huì)在進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷發(fā)展，因此，社會(huì)各界對(duì)社保檔案管理工作也提出了更高的要求。相關(guān)部門只有在全面貫徹落實(shí)信息化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，改變其自身原有的、落后的管理理念，逐步深化信息化的相關(guān)思維，并通過(guò)對(duì)單位建設(shè)、部門建設(shè)以及隊(duì)伍建設(shè)的整體改革，來(lái)將信息化貫徹落實(shí)到行業(yè)的實(shí)際工作中，才能夠?qū)崿F(xiàn)在大數(shù)據(jù)背景下，社保檔案管理工作的電子化、信息化的相關(guān)要求。故此，各管理部門必須擰成一股繩，踐行國(guó)家及各級(jí)政府所提出來(lái)的工作政策，在不斷提升自身管理工作的專業(yè)化水平和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高社會(huì)各界的滿意率，以促進(jìn)行業(yè)內(nèi)部的健康有序發(fā)展。