企業(yè)員工人事檔案管理風險分析及防控

薄 嘉

（太原天然氣有限公司，山西 太原 030000）

人事檔案能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供充足的信息資源，隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的持續(xù)增加，需要加強管理，使其能夠在事業(yè)單位發(fā)展的過程中發(fā)揮出應有的作用。事業(yè)單位檔案種類較多，包括人事檔案、公文檔案、績效檔案等，人事檔案是進行人力資源管理工作的重要基礎，能夠準確了解事業(yè)單位人員的具體工作情況，保證各崗位人員的合理分配，新時期，事業(yè)單位應當不斷創(chuàng)新管理方式，提高管理水平，促進事業(yè)單位改革的實施。

1 加強人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認識，可以詳細掌握每個人才的優(yōu)點和缺點，優(yōu)化人力資源管理機構，使得人才結構可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓和培養(yǎng)有非常好的促進作用，使得人才可以快速地適應企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務和工作也逐漸細化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現(xiàn)有人才的培訓工作，使得人才具有更多能力，可以適應企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。

2 企業(yè)員工人事檔案管理風險

2.1 企業(yè)對人事檔案管理的重視不足

雖然檔案管理在新時期的企業(yè)發(fā)展當中扮演著非常重要的角色，能夠為企業(yè)經(jīng)營活動的開展形成基礎信息依據(jù)，但人事檔案卻并未得到企業(yè)的重視，無論是人事檔案方面的設備還是資金投入都非常不足。一些企業(yè)雖然引進了先進的電子信息設備，但由于檔案管理人員的素質跟不上實踐需求，因而不能展開高質量的人事檔案管理，僅能夠從事一些基礎的檔案管理工作，整個檔案管理流程缺乏對電子信息設備的充分應用，因而難以推動檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。同時，不少企業(yè)都存在員工檔案意識薄弱的情況，檔案信息填寫不健全、更新不及時，導致檔案交接和使用都較為麻煩，給檔案管理的科學化發(fā)展造成了諸多阻礙。

2.2 企業(yè)人事檔案管理人員素質參差不齊

人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，管理人員需要具備過硬的業(yè)務素質，但目前很多企業(yè)人事檔案管理人員素質參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業(yè)沒有考量其勝任能力，也未進行專業(yè)培訓和指導，使他們對其工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業(yè)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中，也無閑暇學習專業(yè)的檔案管理知識。他們只應付基本的檔案工作，如及時轉遞、歸檔材料等，根本談不上對專業(yè)性內(nèi)容，如信息審核認定、真假辨別等的學習和整理，更不可能利用和開發(fā)信息化技術進行人事檔案管理。再次，有些員工認為人事檔案管理工作崗位缺乏挑戰(zhàn)性和升職空間，只是抱著短期過渡的目的，工作崗位頻頻更換，使得長期有經(jīng)驗的人事檔案管理人員缺乏。員工素質參差不齊給企業(yè)人事檔案管理工作留下較多隱患，大大影響了人事檔案管理的水平。

2.3 人事檔案利用價值不高

檔案管理的目的最終是要服務企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價值。然而當前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒有詳細了解人才的素質、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。

2.4 人事檔案管理的手段極為落后

信息技術快速發(fā)展，但整體的檔案管理與時代發(fā)展要求無法有效統(tǒng)一。首先，在檔案管理中，由于工作人員不專業(yè)，沒有辦法引用專業(yè)的檔案管理軟件進行人才信息的錄入，致使檔案存儲信息過于復雜，無法在第一時間完成檔案的查找。其次，整體的錄入方式過于簡單，多是通過手工錄入的方式完善信息內(nèi)容的編輯與檢索，致使有關檔案資料更新速度緩慢，所有資料內(nèi)容無法在第一時間完成信息化的轉變，造成人才資料的缺失，致使錄入信息中出現(xiàn)差錯，影響人事檔案的管理工作。

3 企業(yè)員工人事檔案管理風險防控策略

3.1 探索檔案材料收集的標準化、規(guī)范化

人事檔案規(guī)范化管理是實現(xiàn)人事檔案標準化和信息化的前提和基礎，也是提高人事檔案管理效益的有效途徑。當今人事檔案管理信息系統(tǒng)仍處于無序開發(fā)和低端應用，制約著我國人事檔案工作的開展。因此，在新的歷史條件下，加強人事檔案的規(guī)范化管理，對于歷史、全面地了解干部，實行黨管干部，更好地開展組織人事工作，開發(fā)人事檔案信息資源為社會主義現(xiàn)代化建設服務，具有十分重要的意義。在人事檔案資料收集的過程中，人事檔案各項內(nèi)容過度分散以及其要求的統(tǒng)一管理是現(xiàn)在面臨的主要矛盾。針對該現(xiàn)象，檔案管理工作人員需要對人事檔案的功能、流動特點等進行全面了解和掌握。在嚴格遵守國家相關法律法規(guī)的基礎上，根據(jù)用人單位的實際情況來對材料的內(nèi)容、歸類及歸檔方法進行嚴格要求，切實提升人事檔案歸納及管理工作的開展效率及落實效果。另外，在當前我國各單位開展互聯(lián)網(wǎng)人事管理工作的大背景下，人事檔案管理工作需要積極建立互聯(lián)網(wǎng)體系，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

3.2 加大軟硬件建設

人事檔案管理工作的搭建需要強化領導層的重視，并在此過程中給予一定的物力與財力的支持。同時，還需要大量的人力資源對紙質內(nèi)容進行信息化處理，完成人事電子檔案的存檔工作。前期可以從相關部門借調(diào)一些業(yè)務能力較強的人才，集中進行檔案存儲與整理工作，對一些填寫內(nèi)容不詳?shù)牡胤浇o予改進，并在電子檔案整理完畢后對相關的內(nèi)容進行核對，強化檔案內(nèi)容的完整性。人事檔案異地網(wǎng)絡查詢的案例，為新時期人事檔案管理的信息化建設提供了實踐思路，通過推行“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的遠程共享，甚至未來可以實現(xiàn)人事檔案外網(wǎng)資源互聯(lián)互通狀態(tài)，這樣就可以全面推動人事電子檔案的歸檔工作，實現(xiàn)全面的電子化。需要說明的是，人事檔案管理工作不僅僅是人才資料的存儲管理工作，更是為單位發(fā)展、人才流動提供合理配置的信息資源。所以，要對原始檔案內(nèi)容進行開發(fā)與利用，通過網(wǎng)站及數(shù)據(jù)庫等技術的應用，對檔案內(nèi)容進行歸檔與分類，這樣才能確保信息內(nèi)容查詢更快、更精準，實現(xiàn)檔案管理工作的深度開發(fā)。

3.3 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進行合理地安排，重視引進高素質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

3.4 提升企業(yè)人事檔案管理人員的素質

首先，企業(yè)在選人用人上把好關，設置高標準的人事檔案管理人員選拔條件。工作人員應政治素養(yǎng)過硬，做到堅持原則、遵守紀律、保守秘密，檔案管理水平專業(yè)、細致耐心、責任感強。其次，企業(yè)要加強人事檔案管理專業(yè)培訓。一是進行入職培訓。讓初入職的人事檔案管理人員對人事檔案管理機制、內(nèi)容、需注意的問題等基本常識熟悉；還可通過老帶新，讓新入職員工在老員工指導下盡快熟悉人事檔案日常管理工作。二是重點培訓。新入職員工經(jīng)過一段時間工作后，一方面初步了解了人事檔案管理工作，另一方面肯定會遇到很多不確定或不太清楚的專業(yè)性問題。企業(yè)針對這種情況開展重點培訓，著重解決員工業(yè)務實踐中的具體問題，加深其對檔案管理知識的理解。三是提升培訓。人事檔案管理人員要與時俱進，參加檔案業(yè)務新知識的培訓，比如人事檔案信息化建設培訓、安全性培訓等。通過培訓促使其快速成長，從而更好、更高效地管理人事檔案，提高人事檔案利用率。

3.5 構建靈活檔案轉交渠道，合理配置人力資源

在當前的企業(yè)發(fā)展中，員工跳槽轉到其他企業(yè)的狀況常有發(fā)生，如果企業(yè)扣留住員工的人事檔案不予轉交，不僅會影響員工的發(fā)展，也不利于樹立良好的企業(yè)形象。為了吸引更多的優(yōu)秀人才，企業(yè)人事檔案管理需要構建靈活的檔案轉交渠道，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動的現(xiàn)象，便迅速為其轉交檔案，有效避免人檔分離問題。在對新進員工的人事檔案交接工作中，檔案管理部門也需要認真對待，做好檔案交接，如果檔案中存在不明確的信息或者疏漏，需要及時進行核對，避免影響員工升遷和企業(yè)人力資源配置。

4 結束語

在當前人事檔案管理工作中，還存在很多不足，在新時期要做好人事檔案管理工作，應努力提升檔案管理工作效率及服務水平，補短板強弱項，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的基礎性支撐性作用，不斷對檔案管理工作進行深度探究，建立高素質專業(yè)化的管檔人才隊伍，壓實工作責任，為事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展貢獻“檔案智慧”和“檔案力量”。