檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化探討

王 燦

（益陽市赫山區(qū)科學(xué)技術(shù)局，湖南 益陽 413002）

檔案管理要更好地服務(wù)社會、服務(wù)大眾，需要落實(shí)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理模式，改善信息資源共享和單位高效率是大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)的迫切要求。

1 推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的優(yōu)勢

1.1 有效減輕檔案管理負(fù)擔(dān)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展促進(jìn)了信息技術(shù)的發(fā)展。隨著各類辦公軟件的升級改進(jìn)，給檔案工作帶來了很多的便捷，減輕了檔案保存管理者的工作量。通過自建服務(wù)平臺，如網(wǎng)絡(luò)平臺、微信公眾號等，將部分圖書、檔案通過掃描儀數(shù)字化，輸入電腦，上傳至本單位網(wǎng)站進(jìn)行數(shù)字化保存。能有效克服傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理由于保管人的疏忽而損壞重要檔案。最重要的是在檔案管理部門歸檔、管理、出租和共享檔案和書籍更方便。

1.2 大大提高了檔案保存管理人員的工作效率

有效地推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的管理，提供先進(jìn)技術(shù)支持和良好發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化了檔案管理經(jīng)營人員的生活和工作效率。通過對于檔案館軟、硬件的管理體系進(jìn)行升級，不僅能夠大大提高了檔案管理的科學(xué)性，而且可以構(gòu)建一種新的信息管理工作模式，通過相關(guān)信息的共享，相關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部員工可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)交流和資源共享。它不僅提高了檔案管理人員的工作效率，而且對事業(yè)單位起到了促進(jìn)作用。

1.3 推動(dòng)和支持企事業(yè)單位的檔案管理可持續(xù)發(fā)展

在當(dāng)今的現(xiàn)代信息社會，標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代性和信息化建設(shè)，體現(xiàn)一個(gè)事業(yè)單位總體的管理水平與其服務(wù)功能的一個(gè)重要組成部分。檔案信息資源是新形勢下事業(yè)單位制定公共決策，開展公眾服務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)。積極探索創(chuàng)新檔案管理模式，深度運(yùn)用數(shù)字化和信息化等技術(shù)，積極地推進(jìn)檔案信息化管理運(yùn)行，促進(jìn)檔案管理運(yùn)行的健康可持續(xù)發(fā)展，為全國各類社會性公用事業(yè)項(xiàng)目的總體規(guī)劃與實(shí)施提供良好的準(zhǔn)備。

2 現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理形式

2.1 檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化虛擬化

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)一步普及和網(wǎng)絡(luò)規(guī)模的日益擴(kuò)大，無紙化的辦公必然會成為一種現(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式也會發(fā)生一些根本的改變。而且無紙化的辦公、自動(dòng)化目前已經(jīng)是一種發(fā)展的趨勢。檔案也可在線進(jìn)行發(fā)送與接收，報(bào)告也可在線進(jìn)行發(fā)送。這不僅簡化了用戶在接收或者發(fā)送一個(gè)檔案時(shí)程中所需要操作的程序，而且使用戶能夠更安全、快捷地交付個(gè)檔案。這是一場由辦公自動(dòng)化科技進(jìn)步推動(dòng)的革命，對傳統(tǒng)的檔案管理任務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理實(shí)現(xiàn)小型化、數(shù)字化

所謂的檔案信息數(shù)字化，就是將所有的館藏檔案都利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代數(shù)字化的電子技術(shù)，把所有的館藏檔案都轉(zhuǎn)化成編碼，并且全部轉(zhuǎn)化成電子檔案。在我們實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化后，可以直接通過電腦或者互聯(lián)網(wǎng)對其進(jìn)行智能搜索，搜尋速度快，范圍寬。它在根本上緩解了紙質(zhì)檔案對于存儲容量的要求和壓力，克服了在檔案管理中的諸多沖突。尤其重要的是縮微技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和計(jì)算機(jī)相互結(jié)合的應(yīng)用?？梢杂行幚頇n案管理中照片和圖片的褪色、滲透問題，還原其本來面貌。

2.3 檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

我國于1999年建立了安全的電子郵件信息認(rèn)證網(wǎng)站，為電子郵件信息提供了認(rèn)證。該技術(shù)的研究開發(fā)和其應(yīng)用是為提高檔案信息化管理中識別各類電子檔案信息的真實(shí)性和可靠度提供了重要的技術(shù)保障，具有無可比擬的優(yōu)勢。一是傳輸速度高，二是傳輸范圍廣，三是無失真?zhèn)鬏?，四是傳輸成本低，在國際上得到廣泛認(rèn)可。隨著電子檔案的逐步發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，人們將共存、共享信息并充分利用資源，隨著這項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展，規(guī)范化檔案管理也將隨之發(fā)展。

2.4 檔案管理多樣化、智能化

現(xiàn)在，在新的檔案管理模式下已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對檔案資料的整合，所有檔案資料和信息在電腦上自動(dòng)獲取和接收，并按既定程序進(jìn)行自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化，可以讓廣大檔案工作者從眾多復(fù)雜的腦力勞動(dòng)中解放出來，有效地為社會服務(wù)。履行檔案信息功能，彰顯檔案價(jià)值，提高檔案工作者的社會地位。

2.5 檔案管理實(shí)現(xiàn)社會化、市場化

隨著我國檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推移和加快，我國的檔案工作已經(jīng)進(jìn)入了社會化、市場化的進(jìn)程。一是推動(dòng)檔案信息資源實(shí)施市場化管理，有利于促進(jìn)檔案信息的共存與分享。二是要求檔案信息資源實(shí)施市場化管理，這樣才能夠有利于檔案信息的開拓與利用。三是積極推動(dòng)檔案信息資源的市場化運(yùn)營，這樣才能夠促進(jìn)檔案服務(wù)事業(yè)的健康、快速地發(fā)展。隨著我們黨和國家的政治制度改革的不斷推進(jìn)和經(jīng)濟(jì)市場化建設(shè)進(jìn)程的不斷推移，社會各界都將繼續(xù)更多地依靠檔案的經(jīng)濟(jì)信息資源。

3 檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理存在的問題

3.1 對檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化不感興趣

以往我國在進(jìn)行檔案管理的過程中，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對檔案管理的創(chuàng)新性和管理意識，認(rèn)為自己的檔案管理并不是很重要，或者說自己沒有得到合理有效的全面管理。簡單地進(jìn)行檔案管理相當(dāng)于公司對員工進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)是足夠的，檔案管理只是一種形式。隨著信息社會的不斷發(fā)展，過去的管理觀念和方法已經(jīng)難以跟上社會的發(fā)展，容易造成檔案丟失和信息不全。

3.2 檔案管理內(nèi)部人才參差不齊

過去，由于我國高等教育制度體系的不完善，沒有一位檔案保護(hù)專業(yè)人才，60%的檔案管理工作人員都不是檔案保護(hù)專業(yè)人才，沒有受過相關(guān)培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理能力?，F(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的思維和理念，對檔案現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化管理更加陌生，缺乏數(shù)據(jù)處理能力，往往導(dǎo)致管理不善，無法完成復(fù)雜的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理。

3.3 檔案管理現(xiàn)代化程度低

雖然現(xiàn)在許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都擁有用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，但辦公系統(tǒng)和設(shè)備都得到了更新和更換，用于檔案管理的各種軟件和硬件也得到了改進(jìn)。但是，一些基層企業(yè)和機(jī)構(gòu)仍然采用人工檢索的方式，預(yù)留了一些現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備。有一些檔案信息并不總是及時(shí)更新，一些需要在網(wǎng)絡(luò)上共享的信息資源不可用。它以標(biāo)準(zhǔn)化的方式處理。

4 提高企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理水平

4.1 檔案管理規(guī)范化

一是培養(yǎng)穩(wěn)定合理的高素質(zhì)專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。基層單位檔案管理人員要努力做到年輕、專業(yè)、穩(wěn)定，單位領(lǐng)導(dǎo)要盡力為他們營造良好的激勵(lì)環(huán)境。鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)和發(fā)展。考慮并解決對工作評估、工作薪酬和其他福利問題的擔(dān)憂。作為區(qū)域檔案管理機(jī)構(gòu)，要積極開展多種形式的教育。培養(yǎng)他們適應(yīng)復(fù)雜專業(yè)任務(wù)的專業(yè)理論和操作技能，熟練掌握現(xiàn)代管理知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要。

二是加強(qiáng)檔案資料的收集。建立崗位責(zé)任制，將檔案資料的收集和報(bào)送納入單位負(fù)責(zé)人，建立企業(yè)檔案管理工作人員的年度目標(biāo)考核責(zé)任制，并對其業(yè)績進(jìn)行一個(gè)年度目標(biāo)考核，績效管理考試的考核結(jié)果與否應(yīng)當(dāng)與年度績效考核人員總薪水相對應(yīng)掛鉤。

三要提高檔案管理水平，依法有效管理檔案。沒有規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)必須在基層得到有效執(zhí)行。同時(shí)，要進(jìn)一步出臺和制定新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，依法實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、管理檔案，主管部門要有機(jī)結(jié)合業(yè)務(wù)指引和執(zhí)法監(jiān)督，共同推動(dòng)檔案管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)和完善。

四是提高的檔案使用能力。促進(jìn)歸檔目的地管理的現(xiàn)代化。觀念的更新、管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化為檔案管理的高水平提供了有力保障，從而進(jìn)一步促使了檔案管理工作走向了現(xiàn)代化。把檔案工作的管理上升得更高和更好。

在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)。為我們的總結(jié)、改進(jìn)和發(fā)展創(chuàng)造了有利條件和契機(jī)，必須在行業(yè)內(nèi)取得共識。與此同時(shí)，檔案規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的建立要吸收與其有關(guān)的科學(xué)知識，加強(qiáng)和開拓對于檔案的管理。通過服務(wù)職能的發(fā)揮，提高檔案對象的社會效益，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。將檔案管理提升到更高、更好的水平。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

管理現(xiàn)代化不僅是與社會緊密聯(lián)系的必要環(huán)節(jié)，也需要檔案管理自身的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化的主要模式離不開科學(xué)的管理技術(shù)。在我國各級檔案機(jī)構(gòu)對于檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的過程中，從內(nèi)部決定了對于檔案的管理，舊有的管理制度和新的科研技術(shù)與此相互矛盾。模式必須有創(chuàng)新，與現(xiàn)代俱樂部的生產(chǎn)力和社會發(fā)展水平保持一致，與瞬息萬變的社會性質(zhì)保持一致。特別注意以下幾個(gè)方面：

不斷提高對企業(yè)檔案管理的專業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)意識，加強(qiáng)對檔案人才的選拔培養(yǎng)；增強(qiáng)社會主義現(xiàn)代化的意識。在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)我國檔案管理的現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的歷史進(jìn)程中，檔案管理工作者必須要進(jìn)一步更新當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的總體目標(biāo)、規(guī)模和辦法，特別是與依靠科技發(fā)展的思想觀念不相適應(yīng)的觀念。與時(shí)俱進(jìn)，有效地改變了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的注重檔案管理的利用、客戶等待、關(guān)閉和維護(hù)等思想和觀念，改變了方式。檔案信息服務(wù)由以前那種傳統(tǒng)的被動(dòng)式企業(yè)檔案信息服務(wù)管理方式轉(zhuǎn)變成了主動(dòng)式的檔案信息服務(wù)，封閉式的檔案信息服務(wù)管理方式轉(zhuǎn)變成了開放式的檔案管理服務(wù)，使檔案運(yùn)作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要和社會發(fā)展的需要。

進(jìn)一步加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)地完善、深化的進(jìn)程，在這一歷史進(jìn)程中，始終需要依靠檔案管理工作者自身素質(zhì)的增強(qiáng)。提高辦公室備案的人員素質(zhì)，應(yīng)該包括政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化、企業(yè)、機(jī)械、電子、計(jì)算機(jī)等方面的專業(yè)知識，也需要學(xué)習(xí)懂得信息技術(shù)、具備綜合工作技能的信息專業(yè)人才和新的高級管理人員。為知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

4.3 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化

把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案工作中還是不完全盡人意的。在進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息資源共享意識的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步加快檔案設(shè)施（裝置）和工藝技術(shù)的現(xiàn)代化，全面推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化?？焖俚嘏鋫錂n案現(xiàn)代化使用所需要的最新檔案辦公設(shè)備，例如電腦、掃描儀、cd刻錄機(jī)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用檔案的縮微技術(shù)，發(fā)揮cd技術(shù)在檔案管理中的重要性，加快開發(fā)和推廣一種通用的軟件，開發(fā)并加速對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化和處理。

5 結(jié)論

檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，就是將與事業(yè)單位一般經(jīng)營相關(guān)的各類文字、圖畫、音像檔案和信息，及時(shí)存儲為數(shù)字化信息，并通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行有效利用和共享。為事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)提供更便捷、更生動(dòng)的檔案信息服務(wù)。