檔案館建設(shè)搬遷工作的探析與實(shí)踐

韓照光

（中國南方航空股份有限公司，廣東 廣州 510000）

如何在規(guī)定時間內(nèi)，高效、安全、優(yōu)質(zhì)地完成檔案搬遷這項(xiàng)復(fù)雜工程，是很多檔案館所面臨的一項(xiàng)重要課題。中國南方航空集團(tuán)有限公司檔案館搬遷是今年工作的重中之重，也是首要任務(wù)。我們成立了專項(xiàng)工作小組，理順工作程序，明確工作職責(zé)，召開專題會議制定檔案館搬遷工作方案，并多次論證，前后共用40天的時間，順利完成檔案搬遷工作。

1 中國南方航空集團(tuán)有限公司檔案新館介紹

中國南方航空集團(tuán)有限公司檔案新館（以下簡稱檔案新館）是按照《國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等要求設(shè)計(jì)、施工的市級一類標(biāo)準(zhǔn)檔案館。

檔案新館總建筑面積約5200平方米，設(shè)閱覽室、保密閱覽室、數(shù)字化加工室、整理編目室、消毒室、裝具庫房及備品庫和檔案庫房等用房，館藏檔案包括企管、合同、會計(jì)、基建工程、實(shí)物、房產(chǎn)、音像、出版物、干部人事、紀(jì)檢監(jiān)察、購租機(jī)、飛機(jī)維修、空勤人員等多個類型共三十余萬卷檔案。新檔案館的建成從根本上解決了現(xiàn)有庫房面積緊張，館區(qū)業(yè)務(wù)用房狹小，檔案存儲分散等一系列問題。

2 檔案新館高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是搬遷工作的前提

2.1 設(shè)計(jì)高標(biāo)準(zhǔn)多功能

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工程，檔案館是檔案工作的基礎(chǔ)“硬件”，而“硬件”建設(shè)的好壞取決于設(shè)計(jì)思路。公司和辦公廳領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視新館設(shè)計(jì)建設(shè)工作，組織相關(guān)人員先后赴國家電網(wǎng)、國航和首都機(jī)場集團(tuán)檔案館等多家場館學(xué)習(xí)、考察和論證，在嚴(yán)格按照檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)要求的基礎(chǔ)上，形成了既確保檔案安全保管，又體現(xiàn)檔案館的多種服務(wù)功能，布局科學(xué)、設(shè)施完備的檔案新館設(shè)計(jì)思路。

2.2 嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)建設(shè)指標(biāo)

在新館建設(shè)上，按照建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館全國示范的標(biāo)準(zhǔn)，興建RFID系統(tǒng)、智能密集架、環(huán)境控制和智能管理等多個先進(jìn)系統(tǒng)，并加強(qiáng)與施工單位的密切溝通，統(tǒng)籌推進(jìn)。

在新館各項(xiàng)目驗(yàn)收時，堅(jiān)持嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對新館建設(shè)情況進(jìn)行全面驗(yàn)收，重點(diǎn)對各系統(tǒng)項(xiàng)目及安全防護(hù)、消防工程、恒溫恒濕、防火防盜、供電系統(tǒng)等方面開展驗(yàn)收，確認(rèn)每項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，為后續(xù)工作開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3 成立搬遷工作小組

檔案館搬遷工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、服從全局、互相協(xié)作、保障安全、按時搬遷”的原則，成立了搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作小組，明確職責(zé)、責(zé)任到人、層層落實(shí)、大力推進(jìn)。如領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)搬遷全面工作，討論制定搬遷工作方案并組織實(shí)施，研究決定相關(guān)重要事項(xiàng)等；安全監(jiān)督組，負(fù)責(zé)保密協(xié)議簽訂和涉密檔案搬遷監(jiān)督工作；檔案上、下架組，負(fù)責(zé)搬遷區(qū)域內(nèi)館藏資源上、下架的定位和搬遷；檔案運(yùn)輸組，負(fù)責(zé)協(xié)助搬遷過程中出現(xiàn)的問題等。

3 檔案新館搬遷前的準(zhǔn)備工作

檔案搬遷工作是一個涉及面廣，銜接環(huán)節(jié)多的復(fù)雜工程，存在檔案資源數(shù)量多、年代久、門類雜和順序排列、載體易損、保密性高等因素，對檔案館來講即是一次考核，也是一次比武。

3.1 清點(diǎn)家當(dāng)

檔案搬遷前的庫存清點(diǎn)工作至關(guān)重要，即是對現(xiàn)有庫存資源的清點(diǎn)查驗(yàn)，也是校正館藏錯誤的大好時機(jī)。首先要對現(xiàn)有館藏檔案按照全宗、案卷目錄、分類目錄，逐卷、逐冊核對。其次，要對辦公家具等資產(chǎn)進(jìn)行全面的核查、登記，該報(bào)廢的提前報(bào)廢，該添置的提前添置。最后，制作明細(xì)清單和目錄，為檔案搬遷建立了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。此項(xiàng)工作是搬遷的必要前提，需在工作前完成。

3.2 科學(xué)劃分

新館的館藏布局需有前瞻性、合理性和科學(xué)性，必須要在確?，F(xiàn)有館藏資源全部入庫的基礎(chǔ)上，結(jié)合建筑空間分布、各空間檔案資源承載量、未來三十年預(yù)留和檔案資源的內(nèi)容、性質(zhì)等特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)劃分，如實(shí)物檔案庫、紙質(zhì)檔案庫、涉密檔案庫、資料庫、特殊載體檔案庫等。

3.3 精準(zhǔn)測量

館藏柜架位的測定是檔案館搬遷的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于新舊館空間布局、館藏量和密集架之間存在差異，為有效利用柜架位精確定位館藏資源放置位置，必須進(jìn)行柜架位測定。同時，可依據(jù)測定結(jié)果制定新舊館館藏資源放置對照表，并正在每節(jié)柜架上標(biāo)出定位序號，方便加快搬遷速度，掌握入館資源實(shí)際。

3.4 開荒保潔

開荒是清潔工程之首，由于在新館建筑工程中常常會遺留下許多垃圾污垢，所以在使用前必須做全面清潔工作，著重處理污漬、灰塵等，既方便人員入駐，又起到對檔案資源的防護(hù)。而開荒工程的好壞，直接影響到日后保潔工作的質(zhì)量和檔次，所以做好開荒保潔有著相當(dāng)重要的要求。

3.5 明確搬遷任務(wù)

檔案實(shí)體搬運(yùn)要對所需要的人、財(cái)、物、安全等方面提前策劃，心中有數(shù)。如在人員方面，對內(nèi)要多少人員從事檔案下架、上架、打包、押運(yùn)、接收外地入館檔案和監(jiān)控等工作，對外要多少人員從事實(shí)際工作；在車輛方面，對內(nèi)要什么車型以備不時之需，對外要考慮用幾臺車運(yùn)輸檔案、幾臺車備份，什么車型等，如大型廂式貨車、中型廂式貨車等；在安全方面，對內(nèi)配備手套、藥箱、白大褂等勞保用品，對外嚴(yán)加把關(guān)搬遷工作人員，如與搬遷公司簽訂保密協(xié)議，搬遷人員統(tǒng)一著裝佩戴胸卡，制定貨車行駛路線，明確搬遷和車輛運(yùn)輸紀(jì)律守則，二十四小時值班等；在保障預(yù)案方面，需要考慮如何保護(hù)消毒設(shè)備，故障車輛更換，防雨防火保護(hù)等。

3.6 制定搬遷方案

在確定搬遷時間后，應(yīng)在保障人員和檔案安全的基礎(chǔ)上，制定詳盡、切實(shí)可行的搬遷實(shí)施方案，并下發(fā)封館通知，明確封館期限，通知相關(guān)單位和人員。

首先在時間安排上可根據(jù)舊庫房檔案資源的數(shù)量和分類進(jìn)行搬遷排期。如涉密檔案，較珍貴文獻(xiàn)、資料，實(shí)物檔案、數(shù)量較多的紙質(zhì)檔案，存放較為集中的檔案等可以放在首批搬遷，其它資料、照片、錄像等可以放在后批搬遷。其次注意減慢速度、延長搬遷時間，為突發(fā)情況預(yù)留時間。最后還需考慮到搬遷起始地點(diǎn)、運(yùn)輸路線規(guī)劃、消毒設(shè)備最大消毒量及可能遇到的突發(fā)問題和情況。

如在情況和資源允許的情況下，盡量在搬遷前做預(yù)演。

3.7 工具準(zhǔn)備充分

考慮到館藏資源的種類不同，需提前準(zhǔn)備一定量的裝具和搬遷用品。在裝具方面，如大型實(shí)物，可以在覆蓋氣泡膜后使用量身制作的木箱安置運(yùn)輸；小型的實(shí)物，可以在覆蓋氣泡膜后使用運(yùn)輸筐或塑料收納箱；紙質(zhì)的檔案可以選擇一定規(guī)格的加厚紙箱。在搬遷用品方面，如區(qū)分庫房和樓層的標(biāo)識貼、紙質(zhì)封條、鉛封及信號筆、寬膠帶、裁紙刀、螺絲刀、錘子、鉗子、隔離帶、隔離樁等。

4 具體實(shí)施檔案搬遷工作

4.1 檔案資源下架封裝

此項(xiàng)工作標(biāo)志著搬遷工作進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，可在準(zhǔn)備工作就緒后，依據(jù)搬遷方案和搬遷順序，首先將舊庫房內(nèi)的館藏資源依次下架，放入裝具內(nèi)封好。其次用信號筆在裝具上標(biāo)注庫房號、架位號、全宗號、起止號、盒數(shù)等信息。最后在新舊館館藏資源放置對照表上打鉤確認(rèn)，在正式到達(dá)新庫房時開箱驗(yàn)收并統(tǒng)一存放，防止出現(xiàn)錯誤裝箱的情況。

4.2 檔案資源運(yùn)輸保護(hù)

此項(xiàng)工作分為出庫、裝車、運(yùn)輸、卸車、入庫五個部分，出庫時，工作人員應(yīng)認(rèn)真記錄信息出庫館藏資源信息；裝車時，按照不同入庫區(qū)域和上架順序裝車，比對裝車箱數(shù)與出庫單后，使用鉛封、封條和車鎖封閉車門；運(yùn)輸時，要有工作人員隨行押車，確保車輛途中不得?？炕蛩阶愿淖兙€路，出現(xiàn)檔案“丟、掉、散”現(xiàn)象，如有條件可在運(yùn)輸車輛駕駛室和后艙內(nèi)安裝GPS和監(jiān)控；在卸車時，注意檢查鉛封、封條和車鎖情況，與裝車單做好數(shù)量核對、清點(diǎn)；在入庫時，注意與出庫單仔細(xì)清點(diǎn)、核對，按照裝具上的標(biāo)識和庫內(nèi)架位對應(yīng)位置，將館藏資源運(yùn)載至附近，逐一上架。

4.3 檔案資源消毒措施

檔案消毒主要是殺滅沾染在檔案文件上的大腸桿菌、金黃色葡萄球菌、肝炎病菌、霉菌及各種害蟲，延長檔案保存期限，可在上架前依據(jù)館藏資源數(shù)量購置或租賃消毒設(shè)備。

如條件允許也可視情在全部館藏資源安置妥當(dāng)并保潔后，封閉庫房內(nèi)所有通風(fēng)設(shè)備，使用季銨鹽（復(fù)合孤類）霧化滅菌、硫酰氟熏蒸進(jìn)行二次消毒。

4.4 固定資產(chǎn)搬遷

在全部館藏資源上架、核對無誤后，需要進(jìn)行辦公用具、設(shè)備資產(chǎn)等的搬遷工作。如對電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、風(fēng)扇等設(shè)備進(jìn)行保護(hù)包裝，將辦公家具內(nèi)的書籍等取出裝箱，貴重、易碎和個人物品應(yīng)分別裝箱做好標(biāo)記，統(tǒng)一編號、粘貼標(biāo)示后運(yùn)至新館指定位置。

5 搬遷收尾整理工作

5.1 檔案資源的整架和細(xì)排架

在時間緊、任務(wù)重、強(qiáng)度大的狀況下進(jìn)行檔案資源搬遷，難免會出現(xiàn)一些問題，需要在檔案資源全部上架后，按照搬遷時間或上架順序，逐一清點(diǎn)核對，并做好登記記錄，方便查找。

5.2 自動化系統(tǒng)的調(diào)試和培訓(xùn)

完成搬遷工作后，要組織相關(guān)系統(tǒng)工作人員對建成系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印設(shè)備、電話及系統(tǒng)服務(wù)器、系統(tǒng)功能和系統(tǒng)使用等方面做調(diào)式和培訓(xùn)，以便盡快進(jìn)入角色，服務(wù)工作大局。

檔案搬遷工作是一項(xiàng)細(xì)致而又繁瑣的工作，既改善了館藏資源的存儲條件，又對館藏資源進(jìn)行了再整理，因此檔案搬遷工作至關(guān)重要。我們要與時俱進(jìn)、立足本崗，不斷學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀的檔案管理和搬遷實(shí)踐，做好檔案的管理和開發(fā)利用，推動工作創(chuàng)新發(fā)展。