解讀如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

程曉俠

（陜西省韓城市人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中心，陜西 韓城 715400）

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.1 改善人力資源結(jié)構(gòu)

在政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過程中，通過對(duì)人事檔案管理的有效開發(fā)，有助于改善人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)職能、崗位、人才的全面整合，充分利用人力資源。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速成長(zhǎng)，其內(nèi)部人員也應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整。在人事調(diào)動(dòng)過程中，要查閱人事檔案中的信息，進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的分析和評(píng)價(jià)，綜合評(píng)價(jià)員工的個(gè)人能力和實(shí)際工作表現(xiàn)。通過開展當(dāng)前的工作，有助于實(shí)現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，為開展人事檔案管理工作提供了重要保障，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)人才的真正意義。

1.2 提升人力資源管理效果

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理，除人事調(diào)動(dòng)外，還包括相關(guān)人員的培訓(xùn)，以及專業(yè)評(píng)價(jià)；人事檔案主要將機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體工作人員的個(gè)人經(jīng)歷、崗位業(yè)績(jī)和職稱變動(dòng)情況直觀展示。人事管理部門可以通過這些數(shù)據(jù)資源開展相關(guān)的培訓(xùn)工作。同時(shí)，充分利用現(xiàn)有檔案中的人事資料，為人事考核提供了重要的保障依據(jù)。最終的考核結(jié)果會(huì)記錄在人事檔案中，這樣就可以很好地利用單位內(nèi)部的人事檔案，發(fā)揮其人事信息的輔助作用，可以有效地提高人事管理的效率。

2 機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案保存過程中出現(xiàn)的問題

檔案室作為機(jī)關(guān)的重點(diǎn)機(jī)構(gòu)之一，主要由機(jī)關(guān)內(nèi)部資源和資金進(jìn)行配置。由于不同的機(jī)構(gòu)有不同的職責(zé)，在管理財(cái)政資源的過程中存在著很大的差異。風(fēng)琴電子文件是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)相關(guān)路徑下的文件，包括U盤、CD盤、硬盤等。硬盤的壽命大約為5年，這比一個(gè)基本的紙質(zhì)文件要短得多。同時(shí)，電子存儲(chǔ)軟件的應(yīng)用周期相對(duì)較短，產(chǎn)生的材料穩(wěn)定性較差，容易受到水、火的破壞。此外，在使用和閱讀電子文件時(shí)，有必要跟隨互聯(lián)網(wǎng)電腦。當(dāng)存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)不正常使用時(shí)，無(wú)法讀取電子信息。

2.2 人事檔案管理信息化水平不高

檔案管理人員在信息化管理方面的整體關(guān)注度偏低，管理觀念相對(duì)落后，管理方式未能跟隨時(shí)代變化進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率偏低，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息共享。在干部調(diào)動(dòng)過程中，人事管理方面所能給予的整體檔案信息支持也是少之甚少。除此之外，檔案管理人員關(guān)于干部人事檔案管理方面的創(chuàng)新發(fā)展同樣關(guān)注度較低，對(duì)于當(dāng)下的檔案管理要求、具體的形勢(shì)了解不多，不能較好地和實(shí)際接軌，直接影響人事檔案的管理水平和應(yīng)有效用地發(fā)揮。除此之外，整個(gè)單位對(duì)檔案管理信息化和創(chuàng)新發(fā)展的重視程度不夠，也是導(dǎo)致干部人事檔案管理水平、效率低下的重要原因。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

在信息時(shí)代的背景下，機(jī)構(gòu)應(yīng)該意識(shí)到信息技術(shù)的重要性，并可以利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。在這種情況下，機(jī)構(gòu)應(yīng)推進(jìn)信息化建設(shè)，以信息管理平臺(tái)取代目前手工編輯和檢索的方式。但事實(shí)并非如此，部分在人事檔案管理機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位中，由于缺乏技術(shù)、資金投入，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式仍占據(jù)著重要的引導(dǎo)作用，導(dǎo)致人事檔案管理方式陳舊，不能滿足信息化背景下的政府機(jī)關(guān)人事檔案管理，忽視了人事檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致人事檔案管理效果不理想，難以提高整體管理質(zhì)量。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作相關(guān)建議

3.1 規(guī)范人事檔案管理各項(xiàng)事宜

在機(jī)關(guān)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，有必要明確信息化建設(shè)的具體路徑，建立一個(gè)相對(duì)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息建設(shè)的重點(diǎn)。實(shí)施所有文件的電子歸檔都要求歸檔的真實(shí)性和完整性，紙質(zhì)文件和電子文件之間需要高度的一致性，以確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。同時(shí)，機(jī)關(guān)、單位的檔案要配合監(jiān)督管理部門，將所有檔案納入信息系統(tǒng)，并進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，以確保檔案信息的安全。

3.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)

器官和單位的工作強(qiáng)度較高。在高強(qiáng)度的工作模式下，機(jī)關(guān)、單位收集和保留的檔案信息會(huì)越來(lái)越多地積累起來(lái)。如果不能及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行整理、匯總和分類，大量檔案信息將會(huì)丟失或失效。因此，當(dāng)局應(yīng)及時(shí)建立和完善相關(guān)管理制度，除了完善以上諸多情況外，還可使當(dāng)局內(nèi)的一些檔案信息實(shí)時(shí)共享。機(jī)關(guān)和單位的檔案信息分為保密和公開兩部分，可以實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的公開。同時(shí)，代理單位可以集成到扁平化管理模式中，這種管理模式的優(yōu)勢(shì)可以打破原來(lái)單一的信息傳遞模式，使權(quán)威單位內(nèi)部相關(guān)文件信息傳遞速度加快，能否在一定程度上實(shí)現(xiàn)權(quán)力單位內(nèi)部信息的共享與互動(dòng)，促進(jìn)機(jī)構(gòu)信息管理的全面發(fā)展。

3.3 提高干部人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內(nèi)涵，在原有檔案內(nèi)容上增加一些真實(shí)信息，例如是否有房、收入概況、近期業(yè)績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)等，提高其利用價(jià)值。其次，建立檔案的管理與利用機(jī)制，在干部人事任免、職務(wù)晉升、職稱晉級(jí)等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力。再次，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作方法，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，提高檔案的利用率，還需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強(qiáng)培訓(xùn)，使管理人員的素質(zhì)得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務(wù)體系，擴(kuò)大檔案管理的應(yīng)用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會(huì)大眾的合法需求。

3.4 創(chuàng)新人事檔案管理工作思路

創(chuàng)新作為企業(yè)生存和發(fā)展的動(dòng)力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想發(fā)揮出人事檔案管理的作用，就要結(jié)合目前人事檔案管理的要求，注重創(chuàng)新人事檔案管理模式。從傳統(tǒng)人事檔案管理的角度來(lái)講，這項(xiàng)工作往往具有一定封閉性，從檔案管理和服務(wù)的角度來(lái)講，檔案工作人員往往處于被動(dòng)的狀態(tài)。尤其在新時(shí)期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜化，并且逐漸呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這在無(wú)形中增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理難度，要想實(shí)現(xiàn)其理想的管理效果，則需要擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行人事檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展，積極探索出全新的管理思路。其中主要體現(xiàn)在：1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要意識(shí)到人事檔案管理的地位及在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，逐漸提升對(duì)人事檔案管理的重視程度，從人、財(cái)、物等方面進(jìn)行大力支持，做好人事檔案管理規(guī)劃工作，將其納入議事日程上來(lái)；2）設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理需要，定期做好檔案管理檢查工作，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并結(jié)合具體分析的結(jié)果，及時(shí)對(duì)問題進(jìn)行整改。同時(shí)還需要樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)”的理念，通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，可以構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的整體效率，滿足人們的個(gè)性化需要，打造出新型檔案服務(wù)模式。

3.5 培養(yǎng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理專業(yè)人員

如今，我國(guó)代理機(jī)構(gòu)對(duì)信息管理專業(yè)人才有了較大的需求，這就要求人事檔案管理應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，努力學(xué)習(xí)信息管理知識(shí)，同時(shí)將人事檔案管理的相關(guān)工作從紙質(zhì)辦公室向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公室發(fā)展，并能快速、獨(dú)立完成人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)收集、整理和編輯等一系列工作。人事檔案管理多為整體服務(wù)的代理單位，各部門對(duì)檔案內(nèi)容、形式等方面的要求都有所不同，這就要求人事檔案管理人員積極地向代理單位和其他部門人員進(jìn)行溝通和交流，進(jìn)一步調(diào)查機(jī)關(guān)單位和了解各部門在檔案信息管理方面的需求，并虛心聽取他人對(duì)人事檔案管理提出的有效建議和意見。至關(guān)重要的是，機(jī)構(gòu)管理人員需要規(guī)范入職人事檔案管理信息專業(yè)人員的培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)人員在培訓(xùn)時(shí)，認(rèn)真地向《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》學(xué)習(xí)，顯著提高從業(yè)人員的法律意識(shí)、保密意識(shí)，保護(hù)重要檔案，從而顯著提高人事檔案管理的信息質(zhì)量。任何培訓(xùn)模式和激勵(lì)模式都是臨時(shí)性的，只有員工自身的努力才能實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)的人才培養(yǎng)目標(biāo)。因此，從事人事檔案管理的人才一定要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，一定要有豐富的信息知識(shí)，才能熟練地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成人事檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐相結(jié)合，并實(shí)現(xiàn)信息化管理的真正價(jià)值。

3.6 落實(shí)思想政治教育，滲透正確的職業(yè)觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業(yè)認(rèn)知是奠定工作人員良好工作的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)如今，社會(huì)主義核心價(jià)值觀已經(jīng)成為指引各行各業(yè)工作人員的不二法門，在機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員工作中，更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)這一群體的思想政治教育。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)秉承的職業(yè)觀、人生觀和價(jià)值觀，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作朝著穩(wěn)定、堅(jiān)實(shí)的方向發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學(xué)習(xí)過程中發(fā)揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會(huì)意識(shí)、規(guī)則意識(shí)的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)中的作用，引導(dǎo)工作人員在人事檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而建立起一支具有專業(yè)能力、價(jià)值觀念端正的機(jī)關(guān)單位人事檔案管理隊(duì)伍。

4 結(jié)論

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可按照社會(huì)的發(fā)展要求，提升整體領(lǐng)導(dǎo)水平，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理水平。首先，要切實(shí)重視檔案管理工作，進(jìn)一步優(yōu)化工作的制度標(biāo)準(zhǔn)，利用現(xiàn)代化技術(shù)、辦法優(yōu)化檔案管理水平。其次，要組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和素養(yǎng)。此外，干部本身也必須高度關(guān)注入檔材料真實(shí)性和準(zhǔn)確性問題，這樣才能在利用新檔案管理理念的基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，最大程度上提升整體的檔案管理效率。