探討新時期醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理策略

梁容輝

（東莞市萬江醫(yī)院，廣東 東莞 523039）

醫(yī)院檔案是針對醫(yī)院行政管理、醫(yī)療活動所產(chǎn)生的文件、圖表、記錄、檔案、錄像等多種資料載體，是醫(yī)院極為寶貴的文獻(xiàn)資料財富，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用科學(xué)技術(shù)與手段，將線下資料轉(zhuǎn)移至線上，減少醫(yī)療、行政資料管理難度與成本，進(jìn)一步深化醫(yī)療數(shù)據(jù)的使用范疇，提高醫(yī)療數(shù)據(jù)的使用效率與整體質(zhì)量，促使相關(guān)工作能夠滿足時代發(fā)展的基本需求。通過信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)，醫(yī)院檔案管理人員可以對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，改變醫(yī)護(hù)人員對檔案內(nèi)容原有應(yīng)用方法，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的治療服務(wù)，從而促使醫(yī)院醫(yī)療水平得到提升。

1 醫(yī)院檔案管理內(nèi)涵

在科學(xué)技術(shù)的支持下，醫(yī)療事業(yè)整體發(fā)展邁入全新的階段，醫(yī)院醫(yī)療也開始邁高速發(fā)展階段，而檔案管理作為醫(yī)院醫(yī)療活動與行政管理重要的組成部分，必須對其進(jìn)行深度改革，使其能夠更好地幫助醫(yī)護(hù)人員向患者提供醫(yī)療服務(wù)。具體而言，醫(yī)院醫(yī)療檔案現(xiàn)代化管理主要包含以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

1.1 信息收集與時化

在上文中我們曾經(jīng)提及過，醫(yī)院檔案形成包括對醫(yī)療活動與醫(yī)院行政管理信息收集、整理、統(tǒng)計三個重要環(huán)節(jié)，其中信息收集是最為基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)，需要利用科學(xué)方法與信息技術(shù)對其進(jìn)行優(yōu)化，保障醫(yī)院資料的完整性與真實性，為后期檔案內(nèi)容高效使用提供便捷[1]。因此，醫(yī)院管理人員在對檔案信息收集時，必須要注意對其進(jìn)行時化。伴隨著無紙化辦公理念的普及，線上云端信息內(nèi)容儲存已經(jīng)悄然走進(jìn)我們的生活之中，改變了人們傳統(tǒng)生活、工作方式都發(fā)生了巨大改變，數(shù)據(jù)采集方式也隨之得到了發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員可以在嘗試將每個科室電子設(shè)備連接在一起，對其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與統(tǒng)計，并將數(shù)據(jù)內(nèi)容分階段進(jìn)行儲存，部分患者信息可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行簡化，保留關(guān)鍵內(nèi)容，納入信息檔案報告之中，進(jìn)一步彌補(bǔ)檔案內(nèi)容的缺失，提高檔案時化應(yīng)用率[2]。

1.2 信息收集標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院檔案信息收集現(xiàn)代化的基礎(chǔ)就是能夠使其擁有一條完善的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案應(yīng)用效率，醫(yī)院管理人員需要根據(jù)自身醫(yī)療單位實際需求，明確一套管理制度，包含醫(yī)療檔案應(yīng)用辦法、檔案工作制度、檔案管理人員守則、機(jī)房管理標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對現(xiàn)有的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行優(yōu)化管理。醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)在于工作人員對于檔案信息的使用效率上，最好的處理方式就是將其利用到醫(yī)療服務(wù)之中，通過檔案信息對患者恢復(fù)狀態(tài)進(jìn)行管理，降低可能會出現(xiàn)康復(fù)并發(fā)癥出現(xiàn)的可能性[3]。

1.3 信息儲存數(shù)據(jù)化

伴隨著計算機(jī)技術(shù)與云技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也因此受到的一定程度的影響，檔案內(nèi)容儲存逐漸形成數(shù)字化管理的趨勢，在運(yùn)用云計算的處理，對部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容可以進(jìn)行實時分析，從而降低醫(yī)療人員工作難度。醫(yī)院醫(yī)療人員在參與醫(yī)療活動之中時，會要求患者進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)檢查，每一項檢查內(nèi)容都具備一定的標(biāo)準(zhǔn)，若該患者數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與正常標(biāo)準(zhǔn)差異過大，患者體內(nèi)很可能出現(xiàn)病灶，通過針對其他檢查報告的比較，最終可以判斷出患者具體的病因。根據(jù)這個原理，醫(yī)院可以為患者提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析服務(wù)，對患者所提供的數(shù)據(jù)檢測報告進(jìn)行分析，根據(jù)數(shù)據(jù)檢測報告第一時間得出患者可能患有的疾病，從而降低醫(yī)護(hù)人員工作難度嗎，為醫(yī)療事業(yè)智能化發(fā)展作出寶貴的貢獻(xiàn)[4]。當(dāng)然，醫(yī)療數(shù)據(jù)報告只能作為最為簡單的分析參考，不能直接左右醫(yī)生對患者整體狀態(tài)的判斷，同時，在數(shù)據(jù)分析出現(xiàn)錯誤時，醫(yī)生也需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行報備，使得檔案分析系統(tǒng)能夠快速成長，糾正自身存在的錯誤[5]。

1.4 信息使用無限制化

當(dāng)下，每個醫(yī)護(hù)人員都會擁有一臺屬于自己的智能手機(jī)，而智能手機(jī)作為移動終端設(shè)備的一種，可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問，消除檔案訪問工作時間與空間限制。傳統(tǒng)檔案管理工作，需要醫(yī)護(hù)人員到達(dá)指定檔案室，記錄自己的身份信息，而后對檔案內(nèi)容進(jìn)行長時間排查、篩選，尋找到自己所需要的內(nèi)容，這種檔案方式不僅會耗費(fèi)醫(yī)護(hù)人員大量時間，在某種程度上還會存在一定的限制，使得檔案管理工作無法發(fā)揮其真正的價值。而在現(xiàn)代化技術(shù)的幫助下，醫(yī)護(hù)人員可以利用智能手機(jī)，通過特殊app軟件登錄到云端服務(wù)系統(tǒng)之中，消除時間與空間對于醫(yī)護(hù)人員的工作限制，讓醫(yī)護(hù)人員在任何位置都可以隨時分析患者以往的病情檔案，提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容[6]。

2 當(dāng)下制約醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展主要成因

2.1 經(jīng)費(fèi)投入較少

部分醫(yī)療單位領(lǐng)導(dǎo)人員，對于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化改革認(rèn)知程度較低，持續(xù)削減檔案管理設(shè)備投入，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代化醫(yī)療檔案就建設(shè)速度。除了部分三甲醫(yī)院資金較為充裕以外，很多地區(qū)醫(yī)院經(jīng)費(fèi)十分緊張，而檔案管理建設(shè)作為一項基礎(chǔ)性工作，對其投入經(jīng)費(fèi)難以在短時間內(nèi)收獲“成果”，這促使很多醫(yī)院管理人員不愿意將資金投入到檔案室發(fā)展改革之中，再加之現(xiàn)代化設(shè)備更新速度較快，醫(yī)護(hù)人員對其使用程度不高，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)處于較低水準(zhǔn)[7]。

2.2 管理觀念陳舊

部分醫(yī)院在積極響應(yīng)國家的號召后，的確投入的大量的資金建設(shè)檔案室現(xiàn)代化改革工程，但是由于管理人員思想陳舊，工作人員綜合素質(zhì)較差，導(dǎo)致檔案室管理工作存在“重投資、輕利用”的問題。當(dāng)下，部分檔案室管理人員與工作人員都是醫(yī)院即將退休的醫(yī)護(hù)人員擔(dān)任，對于工作內(nèi)容與工作形式早已根深蒂固在其腦中，而隨著新設(shè)備、新理念的引進(jìn)，部分即管理人員開始排斥全新的工作模式，及時有全新的工作方法也得到相關(guān)人員的支持。同時，部分醫(yī)院管理人員認(rèn)為，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)只于檔案室工作人員有關(guān)，忽略了對于醫(yī)護(hù)人員的引導(dǎo)，沒有得到基層醫(yī)護(hù)人員的支持，缺乏對其檔案使用的培訓(xùn)，致使醫(yī)護(hù)人員無法積極、主動的融入檔案管理之中。同時，在現(xiàn)代科技化背景下，醫(yī)院檔案建設(shè)需要一支專業(yè)化團(tuán)隊，該團(tuán)隊必須能夠主導(dǎo)醫(yī)院其他人員積極主動到管理活動之中，對醫(yī)院醫(yī)療活動、行政活動進(jìn)行深度改革，使其能夠搭配檔案建設(shè)一起發(fā)展，而多數(shù)醫(yī)院缺乏相關(guān)技術(shù)指導(dǎo)，只是將檔案建設(shè)工作看作是一場工作意義上的優(yōu)化，沒有認(rèn)識到其對醫(yī)院發(fā)展的重要性[8]。

3 在新時期背景下現(xiàn)代化醫(yī)院檔案建設(shè)有效建議

3.1 加大投入，提高整體影響力

為了能夠促使醫(yī)院管理人員認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，地方醫(yī)療管理部門需要加大扶持力度，引導(dǎo)醫(yī)院將檔案建設(shè)與醫(yī)療活動同樣放在首要位置。醫(yī)院除了需要引進(jìn)全新的機(jī)房設(shè)備和傳感設(shè)備、大型掃描設(shè)備、計算機(jī)設(shè)備以外，還需要采購滅火設(shè)備、除濕設(shè)備、防塵設(shè)備，同時還需要對原有的檔案室進(jìn)行改造。與傳統(tǒng)檔案室建設(shè)不同，傳統(tǒng)檔案室只需要人員看護(hù)檔案柜架即可，而現(xiàn)代化檔案室則需要擁有密閉的空間，室內(nèi)溫度、濕度、空氣粉塵都需要得到控制，讓信息儲存設(shè)備能夠擁有一個良好的工作環(huán)境，不會因為外因而導(dǎo)致死機(jī)。同時，醫(yī)院管理人員還需要將各個科室計算機(jī)設(shè)備連接起來，每個科室都可以建立獨(dú)立的檔案內(nèi)容額，而這些檔案內(nèi)容還可以在局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行分享，打破“信息孤島”的限制，使得現(xiàn)代化檔案建設(shè)更具實踐意義。此外，醫(yī)院管理人員還需要與其他科技公司進(jìn)行合作，維護(hù)線上檔案運(yùn)行系統(tǒng)，避免線上檔案系統(tǒng)被不法分子所攻擊，保障醫(yī)院檔案內(nèi)容的安全。醫(yī)院檔案內(nèi)容一般會包含患者大量的隱私內(nèi)容，這些內(nèi)容若遭到泄露將會嚴(yán)重影響到患者生活。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升相關(guān)人員素質(zhì)

在投入大量資源后，醫(yī)院現(xiàn)代化檔案室基礎(chǔ)建設(shè)得到保障，這時，醫(yī)院管理人員需要對醫(yī)護(hù)人員、檔案室管理人員、檔案室工作人員一起進(jìn)行教育培訓(xùn)，使其能夠充分的了解線上檔案室系統(tǒng)的使用方法，避免出現(xiàn)錯誤操作問題，將檔案室工作融入日常工作之中。為了能夠建設(shè)專業(yè)化團(tuán)隊，醫(yī)院管理人員可以聯(lián)合專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊或科技公司，從現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備與基礎(chǔ)功能開始進(jìn)行講解，定期對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，并對檔案室管理人員、工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的考核，將考核內(nèi)容納入工資結(jié)算系統(tǒng)之中，對于部分寧玩不靈的人群，醫(yī)院管理人員必須對其進(jìn)行嚴(yán)肅處理，糾正其他人員錯誤思想，促使更多人員能夠認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案建設(shè)的重要性。從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，檔案室工作過人員年齡普遍偏大、學(xué)習(xí)能力也較為有限，檔案室整體人員數(shù)量較少。醫(yī)院管理人員可以嘗試將現(xiàn)代化檔案建設(shè)逐漸變?yōu)闊o人管理的智能模式，讓機(jī)械設(shè)備自行運(yùn)轉(zhuǎn)，定期進(jìn)行維護(hù)即可，而這種檔案室工作方式，必須實施在所有人員對線上檔案系統(tǒng)十分了解之后，方才能得到實施。

4 結(jié)束語

總而言之，在我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展的前提下，醫(yī)療部門也開始督促各地方醫(yī)院加快現(xiàn)代化，檔案改革建設(shè)也會因此發(fā)生一定程度變化，而這是未來我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的主要趨勢，并時不是某個人、某個單位可以拒絕的。在不久未來，國家也會對醫(yī)院檔案內(nèi)容進(jìn)行集中管理，將每一個醫(yī)院信息內(nèi)容聯(lián)合起來，為我國人民群眾提供更好的醫(yī)療服務(wù)，進(jìn)一步提高我國人民群眾生活質(zhì)量。因此，當(dāng)下醫(yī)院管理人員必須重視相關(guān)檔案管理改革，從醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)到醫(yī)護(hù)人員培訓(xùn)，都需要投入百分百的精力，促使現(xiàn)代化檔案工作能夠融入每一個醫(yī)療環(huán)節(jié)之中，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理使用。