基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

陳鳳高

（山東省榮成市總工會(huì)，山東 榮成 264300）

檔案運(yùn)行管理對(duì)事業(yè)單位尤為重要，因?yàn)檫@些檔案記錄了內(nèi)部從業(yè)人員的一些主要行為，是個(gè)人長(zhǎng)處以及短處的主要體現(xiàn)，也是判斷是否可以通過(guò)事業(yè)單位考核的重要依據(jù)。檔案運(yùn)行管理是事業(yè)單位員工的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，由于檔案比較多，整理起來(lái)比較困難，收集整理所需的周期也很長(zhǎng)，因此這會(huì)對(duì)人力資源的時(shí)間資源造成浪費(fèi)，所以將現(xiàn)代技術(shù)引入事業(yè)單位的管理過(guò)程當(dāng)中勢(shì)在必行。

1 事業(yè)單位的檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化進(jìn)程當(dāng)中所面臨的挑戰(zhàn)

1）技術(shù)設(shè)備不足。事業(yè)單位在檔案運(yùn)行管理現(xiàn)代化過(guò)程中面臨的難點(diǎn)之一是技術(shù)設(shè)備不充分，由于現(xiàn)代化過(guò)程中需要許多硬件設(shè)備的投入，所以配套設(shè)備必須十分完善。如果現(xiàn)代化的過(guò)程當(dāng)中缺乏充足的硬件設(shè)備，或者由于硬件設(shè)備不夠符合現(xiàn)代化技術(shù)的有關(guān)要求，就會(huì)呈現(xiàn)出檔案內(nèi)容失誤、文件存儲(chǔ)錯(cuò)亂或者一些其他更為復(fù)雜的有關(guān)問(wèn)題。當(dāng)前事業(yè)單位檔案運(yùn)行管理現(xiàn)代化最重要的挑戰(zhàn)之一就是無(wú)法配備完整的技術(shù)裝備，但配備完整的技術(shù)裝備是檔案運(yùn)行管理實(shí)施的重要前提和保障。

2）管理人員操作不規(guī)范。在文件管理中，員工通常按照以往的日常習(xí)慣工作，對(duì)一些現(xiàn)代技術(shù)沒(méi)有透徹地了解，無(wú)法充分利用現(xiàn)代技術(shù)操作需要清理的文件。管理工作人員隨著閱歷的慢慢累積，對(duì)于新鮮事物的理解以及接受能力比起年輕人要慢上許多，對(duì)于現(xiàn)代化操作技術(shù)所需要的設(shè)備相關(guān)的應(yīng)用操作技能沒(méi)能做到認(rèn)知透徹，從而缺乏對(duì)于與現(xiàn)代化設(shè)備息息相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于工作缺乏積極性，對(duì)重復(fù)性的工作也未呈現(xiàn)出足夠的熱情，這也就逐漸成為事業(yè)單位的檔案運(yùn)行管理現(xiàn)代化進(jìn)程中所必須面對(duì)的重大挑戰(zhàn)。

2 基層機(jī)構(gòu)檔案運(yùn)行管理問(wèn)題

1）文件管理系統(tǒng)不完善?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案運(yùn)行管理當(dāng)中并沒(méi)有形成十分完善的管理制度，也就存在著檔案編號(hào)遺失、個(gè)人信息編號(hào)錯(cuò)亂、團(tuán)體檔案編號(hào)不一致等一系列的問(wèn)題，這種現(xiàn)象也間接反映出檔案運(yùn)行管理系統(tǒng)的不完善。這是由于文件管理人員不注意整理，檢查不認(rèn)真，經(jīng)常導(dǎo)致文件丟失以及文件混亂，也是以后檔案運(yùn)行管理所需要的額外注意的問(wèn)題。如若沒(méi)有完整的文件系統(tǒng)，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件的高效管理，也無(wú)法確保文件管理的安全可靠。

2）文件回收工作效率低。對(duì)于許多事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代技術(shù)都逐漸在單位內(nèi)部普及了，但對(duì)于部分工作人員而言，工作效率反而因此降低了，這是因?yàn)槊總€(gè)文件的收錄過(guò)程中都必須仔細(xì)地檢查以及反復(fù)的比較，以確保文件的完整性和可靠性。但是，由于管理人員對(duì)于這一過(guò)程的開(kāi)展仍然在堅(jiān)持純手工的操作，這一方面是由于管理人員并不精通現(xiàn)代新技術(shù)，另一方面是管理人員仍覺(jué)得手動(dòng)操作更為方便。由于管理人員存在這樣的心態(tài)，就使得整理文件的整體工作效率因此大大降低。

3）員工積極性低。長(zhǎng)期穩(wěn)定化的工作內(nèi)容很明顯會(huì)使得員工的工作積極性大打折扣，且部分的檔案運(yùn)行管理從業(yè)人員對(duì)于檔案的運(yùn)行管理工作的重視程度相對(duì)不夠。隨著時(shí)間的推移，很多員工在這個(gè)職位上工作了十余年，這可能會(huì)致使他們出現(xiàn)疏忽大意等現(xiàn)象，這些問(wèn)題的出現(xiàn)也客觀(guān)體了員工整理檔案的積極性相對(duì)較低，相對(duì)來(lái)說(shuō)，這個(gè)問(wèn)題相對(duì)于事業(yè)單位的檔案運(yùn)行管理有關(guān)工作之中，算是比較嚴(yán)重的且出現(xiàn)頻率較高的問(wèn)題。

3 基層的事業(yè)單位的有關(guān)檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化要求

1）檔案運(yùn)行管理無(wú)紙化。在傳統(tǒng)意義之上，檔案一般是在紙質(zhì)的資料庫(kù)當(dāng)中展示、管理以及保存的。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，信息技術(shù)和信息產(chǎn)品變得更加便捷，為基層機(jī)構(gòu)的檔案運(yùn)行管理提供了新的存儲(chǔ)和管理方式。不同類(lèi)型的存儲(chǔ)介質(zhì)為文件管理提供了許多便利條件，管理人員可以根據(jù)管理任務(wù)的需要，選擇更方便的排序和存儲(chǔ)方式，這意味著文件管理任務(wù)是在計(jì)算機(jī)上執(zhí)行的，可以開(kāi)設(shè)便于文件管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用信息平臺(tái)進(jìn)行文件管理，從而大大提高文件管理的質(zhì)量和效率。

2）檔案運(yùn)行管理數(shù)字化。除了無(wú)紙化特征，檔案的運(yùn)行管理現(xiàn)代化當(dāng)中呈現(xiàn)的另外一個(gè)特點(diǎn)就是檔案運(yùn)行管理整體呈現(xiàn)數(shù)字化特征。采用數(shù)字化的壓縮打包技術(shù)能夠直接將紙質(zhì)檔案當(dāng)中的文本、圖像等類(lèi)型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化存儲(chǔ)方式的電子文檔，再利用信息壓縮技術(shù)將電子文檔轉(zhuǎn)換為利用很小的存儲(chǔ)空間即可完成保存的數(shù)字電子文件。檔案運(yùn)行管理的數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，不僅可以有效地降低檔案運(yùn)行的管理成本，還可以大大的提高檔案運(yùn)行管理的科學(xué)性、便捷性以及合理性，防止紙質(zhì)文件出現(xiàn)損壞、丟失或更新恢復(fù)不及時(shí)。檔案運(yùn)行管理員也可以隨時(shí)檢索檔案、補(bǔ)充、修改和錄入檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，明顯延長(zhǎng)檔案的保存期限，強(qiáng)有力提高檔案運(yùn)行管理水平。

4 基層事業(yè)單位對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化的有關(guān)實(shí)現(xiàn)路徑

1）建立完整的檔案運(yùn)行管理系統(tǒng)。缺乏嚴(yán)格健全的管理制度是基層檔案運(yùn)行管理現(xiàn)代化過(guò)程中管理效率低下、管理混亂等現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因。尤其是對(duì)于婦幼保健以及計(jì)劃生育部門(mén)所而言涉及的人員眾多，工作量龐大，面對(duì)的數(shù)據(jù)內(nèi)容也較為復(fù)雜繁瑣，不同專(zhuān)業(yè)之間存在數(shù)據(jù)重疊，容易使得責(zé)任重疊，影響歸檔管理的效果。因此，相對(duì)完善的基層組織機(jī)構(gòu)的檔案運(yùn)行管理制度的設(shè)置，可以有效地提高相關(guān)的單位檔案運(yùn)行管理的效率以及質(zhì)量。

首先，必須嚴(yán)格的建立完善的檔案運(yùn)行管理的責(zé)任制度。在制度層面，明確檔案運(yùn)行管理人員的工作職責(zé)，避免重復(fù)工作的出現(xiàn)使得人員相互推諉、逃避責(zé)任等問(wèn)題出現(xiàn)，從而確保所有員工按規(guī)定明確職責(zé)。通過(guò)進(jìn)行管理系統(tǒng)，可以采取員工責(zé)任制來(lái)規(guī)范員工的有關(guān)執(zhí)業(yè)行為。例如，在職工服務(wù)中心，如與人力資源部門(mén)有協(xié)作工作內(nèi)容時(shí)，兩部門(mén)保持相關(guān)檔案的協(xié)作溝通機(jī)制就很重要，兩個(gè)部門(mén)之間必須共同努力進(jìn)行文檔組織和整理。檔案運(yùn)行管理系統(tǒng)能夠通過(guò)明確員工在建立以及整理檔案過(guò)程中的任務(wù)以及責(zé)任，提高檔案的運(yùn)行管理的效率以及質(zhì)量。其次，建立和健全檔案運(yùn)行管理的績(jī)效考核體系，這是指對(duì)于員工的工作狀態(tài)以及工作成效及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督，在檔案運(yùn)行管理的任務(wù)過(guò)程中對(duì)工作效率高、工作質(zhì)量高的員工給予一定性的獎(jiǎng)勵(lì)，再根據(jù)員工的有關(guān)工作態(tài)度，對(duì)于未完成績(jī)效考核的有關(guān)員工進(jìn)行一些處罰。再次，建立健全檔案分類(lèi)管理制度可以利用計(jì)算機(jī)的便利性，根據(jù)特定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和管理，例如長(zhǎng)期有效性、短期影響、通用性和重要性等特征完成文件搜索、文件恢復(fù)、文件管理等工作內(nèi)容。最后，通過(guò)建立了完整的檔案數(shù)據(jù)收集和管理系統(tǒng)，需要基層事業(yè)單位的檔案運(yùn)行管理部門(mén)嚴(yán)格要求各業(yè)務(wù)部門(mén)定期收集、整理和上報(bào)本部門(mén)檔案，加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)檔案資料收集工作的監(jiān)督的同時(shí)，及時(shí)對(duì)上報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、整理和存儲(chǔ)，保證檔案的完整性和有效性，提高檔案的利用效率和質(zhì)量。

2）深化檔案運(yùn)行管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)?，F(xiàn)代檔案運(yùn)行管理需要的是集中化和整合運(yùn)營(yíng)。特別是在無(wú)紙化電子文件數(shù)據(jù)錄入和管理以標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行管理之后。因此，為了提高檔案運(yùn)行管理數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)、錄入和管理的工作效率，使檔案分類(lèi)操作更加方便，檔案運(yùn)行管理操作應(yīng)以規(guī)范、規(guī)范的格式進(jìn)行。因此，對(duì)于基層事業(yè)單位在檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化進(jìn)程之中，要深化檔案運(yùn)行的管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，制定與本單位的實(shí)際以及檔案運(yùn)行管理所需要相適應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而制定出相應(yīng)的規(guī)范化要求。

檔案運(yùn)行管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)在檔案運(yùn)行管理中的作用，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)傳輸和存儲(chǔ)的多樣化特征，以及單位內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)有關(guān)特征，從而對(duì)檔案的類(lèi)型進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)。此外，隨著工作環(huán)境的變化，通過(guò)加強(qiáng)和針對(duì)本單位工作需要的檔案運(yùn)行管理系統(tǒng)及相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)，使得相關(guān)工作能夠規(guī)范和有效地開(kāi)展。

3）加強(qiáng)檔案運(yùn)行管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化在建設(shè)的期間，檔案運(yùn)行管理有關(guān)的工作方式與傳統(tǒng)的檔案運(yùn)行管理而言有著很大的不同，檔案運(yùn)行管理人員必須充分意識(shí)到這些變化并主動(dòng)改變和主動(dòng)改變現(xiàn)有的工作方法和工作理念，及時(shí)做出新的適應(yīng)當(dāng)前狀況的工作研究，從而提高檔案運(yùn)行管理的管理質(zhì)量。

專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)主要包括文件管理相關(guān)軟件和信息平臺(tái)的操作和應(yīng)用、相關(guān)文件傳輸過(guò)程中的信息安全技術(shù)、大數(shù)據(jù)的有效利用和文件管理平臺(tái)的維護(hù)。完善員工信息的現(xiàn)代化條件之下的檔案運(yùn)行管理的專(zhuān)業(yè)性以及效率，能夠有效保證檔案運(yùn)行管理的質(zhì)量。檔案運(yùn)行管理人員必須轉(zhuǎn)變工作觀(guān)念和工作態(tài)度，從傳統(tǒng)的被動(dòng)接受數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集和管理數(shù)據(jù)，以響應(yīng)檔案運(yùn)行管理的需要。

4）各檔案組織部門(mén)應(yīng)當(dāng)配備齊全的技術(shù)操作設(shè)備。檔案運(yùn)行的管理部門(mén)要充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的技術(shù)操作，就需要構(gòu)建一套相對(duì)完整的技術(shù)操作有關(guān)設(shè)備。在無(wú)紙化操作的過(guò)程中，技術(shù)操作設(shè)備發(fā)揮著重要作用，因?yàn)樗菬o(wú)紙化操作的開(kāi)展基礎(chǔ)，這也是基層單位對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案運(yùn)行管理的現(xiàn)代化的唯一可行性途徑。對(duì)于基層事業(yè)單位，需要購(gòu)買(mǎi)高質(zhì)量的設(shè)備組合，以盡快擺脫紙質(zhì)工作局限性，積極參與到現(xiàn)代化工作進(jìn)程之中。這樣做一方面可以起到有效保護(hù)檔案信息的作用，另一方面可以通過(guò)讓員工盡快掌握現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化。

5）軟硬件配置環(huán)境的改進(jìn)。根據(jù)檔案運(yùn)行管理系統(tǒng)的基本特點(diǎn)，各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)快速、安全地傳送到檔案運(yùn)行管理中心，檔案運(yùn)行管理人員可以統(tǒng)一整理、存儲(chǔ)、識(shí)別文檔內(nèi)容，確保信息的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)還應(yīng)該選擇具有良好兼容性和穩(wěn)定性的管理硬件及軟件，檔案部門(mén)有關(guān)人員必須使用相同的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案運(yùn)行管理的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高電子檔案的質(zhì)量。

6）注意維護(hù)檔案信息安全。在推進(jìn)檔案運(yùn)行管理現(xiàn)代化的同時(shí)，也要重視檔案安全?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案大多含有國(guó)家機(jī)密，事業(yè)單位檔案運(yùn)行管理與個(gè)人或企業(yè)大有不同，大多與國(guó)家的信息安全事件有關(guān)，面向事業(yè)單位開(kāi)展的檔案運(yùn)行管理應(yīng)充分注重信息安全的維護(hù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

基層機(jī)構(gòu)檔案運(yùn)行管理需要現(xiàn)代技術(shù)的全面應(yīng)用，一方面，為員工節(jié)省了時(shí)間，另一方面，確保了檔案的完整性和可靠性，現(xiàn)代科技的融入能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)個(gè)人信息的有效保護(hù)，也能夠使得必要時(shí)調(diào)用文件的流程得以簡(jiǎn)化。這就要求各事業(yè)單位及相關(guān)部門(mén)要重視對(duì)現(xiàn)代技術(shù)人才的培養(yǎng)，從而促進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)的順利實(shí)施。