新時(shí)期優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的相關(guān)舉措

王世軍

（吉林省梨樹(shù)縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，吉林 四平 136500）

檔案管理工作是一切工作的基礎(chǔ)。檔案是日常工作過(guò)程中的信息記錄，檔案能夠起到總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指導(dǎo)日后工作的作用。在新時(shí)期背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐漸擺脫了枯燥乏味的傳統(tǒng)檔案管理的痛點(diǎn)，逐漸向電子檔案方向進(jìn)行發(fā)展。但是在目前檔案管理的過(guò)程中，依然存在一定的問(wèn)題，所以要優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案管理工作，提高工作效率，為機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

1 機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 管理方式過(guò)于傳統(tǒng)，管理觀(guān)念落后

目前來(lái)看，雖然有一部分機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理的工作中使用了先進(jìn)管理方式和管理技術(shù)，但是仍然還有一部分機(jī)關(guān)事務(wù)方案管理工作處于傳統(tǒng)的檔案管理模式中[1]。比如說(shuō)檔案的審閱流程仍然是先審批后審閱，檔案的信息載體仍然以紙張作為主要載體，在日常工作過(guò)程中仍然沒(méi)有形成按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行建檔的習(xí)慣。這種檔案管理方式顯然落后于時(shí)代的發(fā)展速度?，F(xiàn)在是信息化時(shí)代，紙質(zhì)檔案雖然有其珍貴的特殊性，但是在日常建檔工作應(yīng)該及時(shí)開(kāi)展的背景下，檔案的載體也應(yīng)該像電子信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，檔案的審閱流程應(yīng)該根據(jù)檔案的優(yōu)先級(jí)別進(jìn)行審查。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式是由檔案管理者落后的管理觀(guān)念形成的，所以在機(jī)關(guān)事務(wù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，管理者一定要是及時(shí)更新自己的管理觀(guān)念，緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新管理方式。

1.2 制度建設(shè)不完備，相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力差

由于檔案管理工作不受重視，往往機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)不高，這就造成了相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力差的結(jié)果[2]。在實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)不是檔案管理，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)了檔案亂擺亂放，不能進(jìn)行及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。同時(shí)由于檔案管理相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力差，導(dǎo)致審閱檔案的效率低，因?yàn)楣ぷ魅藛T不能及時(shí)找到相關(guān)檔案。同時(shí)由于制度建設(shè)不完備，檔案管理人員是臨時(shí)調(diào)到檔案管理處進(jìn)行工作的，工作效率低下是一方面，在面對(duì)自己主要工作時(shí)，臨時(shí)工作人員沒(méi)有時(shí)間和精力對(duì)檔案進(jìn)行耐心的整理和歸檔。這就導(dǎo)致檔案的真實(shí)性和完整性遭到了極大的破壞[3]。

1.3 審閱流程過(guò)于繁瑣

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理工作人員對(duì)檔案審閱工作的態(tài)度是“擺攤”態(tài)度。也就是在進(jìn)行檔案審閱的過(guò)程中，審閱人員需要拿到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，然后才能讓檔案管理人員進(jìn)行檔案查找，最后將檔案送給審閱人員。在具有高度機(jī)密的檔案中，這種管理措施無(wú)可厚非。但是對(duì)于審閱一般性質(zhì)的檔案，這種審閱流程就顯得過(guò)于繁瑣，直接導(dǎo)致審閱工作的效率低下，進(jìn)而可能影響到機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的下一步展開(kāi)。所以要簡(jiǎn)化審閱流程，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的效率[4]。

2 如何優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作

2.1 更新檔案管理觀(guān)念

優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作，首先檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員要更新檔案管理觀(guān)念[5]。重視檔案管理，不能像以往的工作中對(duì)待檔案管理工作敷衍了事，要針對(duì)檔案管理工作提出工作重點(diǎn)，布局相關(guān)工作規(guī)劃，使檔案管理工作能夠有計(jì)劃的推行下去。比如說(shuō)檔案管理部門(mén)可以組織一個(gè)或者幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理小組，牽頭檔案管理工作，使檔案管理工作有人管。檔案管理小組還可以組織檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行月度年度檔案管理工作計(jì)劃的制定，使檔案管理工作能夠在保證一定工作效率的前提下，順利進(jìn)行下去。

檔案管理工作人員也要提高自身的檔案管理觀(guān)念，第一步就是要強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高自己的工作效率。其次就是對(duì)檔案管理工作的相關(guān)工作方法進(jìn)行研究和掌握，同時(shí)檔案管理工作人員要改變自身的工作態(tài)度，將耐心和認(rèn)真滲透在每一份檔案管理的工作中，保證檔案管理質(zhì)量。最終促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展，提高整體機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的效率。

2.2 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，檔案管理工作的工作對(duì)象早已不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案[6]。新時(shí)期出現(xiàn)了以視頻、音頻和圖像為代表的新型檔案。這種檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，比如說(shuō)，信息化檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)占用空間小，存儲(chǔ)方便，不受時(shí)間和空間的效率，同時(shí)信息化檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案相比，存儲(chǔ)時(shí)間更長(zhǎng)，信息完整度更不容易遭到破壞。在檔案儲(chǔ)存的管理方式上，信息化檔案以計(jì)算機(jī)計(jì)算系統(tǒng)為中心，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一管理，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案靠人為編撰的目錄進(jìn)行管理，所以信息化檔案也提高了檔案管理工作的工作效率，減少了人力成本。信息化檔案的缺點(diǎn)是檔案一經(jīng)上傳后再進(jìn)行修改的流程過(guò)于繁瑣，這樣有助于檔案錄入的真實(shí)性和有效性。

所以在對(duì)信息化檔案管理時(shí)，要對(duì)上傳的信息檔單進(jìn)行仔細(xì)的甄別，準(zhǔn)確真實(shí)的錄入信息，遵守檔案錄入的要求：不經(jīng)審查的、手續(xù)不全的和內(nèi)容不真實(shí)的檔案統(tǒng)一不錄入，對(duì)于開(kāi)放性的資料要做到只能閱讀，不能進(jìn)行下載和修改。

同時(shí)，針對(duì)一些沒(méi)有完成信息化檔案管理系統(tǒng)的檔案管理部門(mén)，首先要建立信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化，信息化。將現(xiàn)代信息技術(shù)充分運(yùn)用在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息的處理和利用上來(lái)，機(jī)關(guān)事務(wù)單位可以通過(guò)建立檔案信息化中心，組織專(zhuān)業(yè)人員建立檔案信息庫(kù)，綜合利用計(jì)算機(jī)和掃描系統(tǒng)等信息化技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)的檔案錄入方式。在對(duì)傳統(tǒng)檔案信息化以后，保證未來(lái)的檔案錄入都能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中。最后就是在對(duì)檔案分析的基礎(chǔ)上，可以根據(jù)系統(tǒng)分析的結(jié)果，提供檔案信息的分析報(bào)告，提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而提高整個(gè)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的效率。

2.3 提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

首先在進(jìn)行檔案管理人員的聘用上，機(jī)關(guān)事務(wù)單位可以限制檔案管理人員的相關(guān)專(zhuān)業(yè)?，F(xiàn)在很多大學(xué)都開(kāi)設(shè)了檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)，所以在進(jìn)行人才聘用時(shí)，要優(yōu)先考慮相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才。其次就是在進(jìn)行考試時(shí)可以設(shè)置檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)的題目，對(duì)有檔案管理能力的人才進(jìn)行篩選，提高檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)，能夠幫助檔案管理工作提高效率，提高檔案管理工作的水準(zhǔn)。這需要機(jī)關(guān)事務(wù)單位建立嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)和制度，提高檔案管理專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)入檔案管理工作的概率。

提高現(xiàn)有機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。首先就是要確定方案管理工作的相關(guān)規(guī)范，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，即使檔案管理人員是一個(gè)“臨時(shí)工”，也能根據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行一定的檔案管理，這需要完善檔案管理工作規(guī)范流程制度。其次就是可以組織當(dāng)?shù)馗咝n案管理工作的教師對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，可以采用多種培訓(xùn)方式，像講座、專(zhuān)業(yè)課程等等。通過(guò)對(duì)于現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，同時(shí)也能提高檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員的相關(guān)素質(zhì)，保證檔案管理工作在科學(xué)有序的指導(dǎo)下提高工作效率。

最后就是要優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的績(jī)效考核制度，借此打壓工作人員的懈怠性，提高工作人員的積極性，在進(jìn)行績(jī)效考核制度制定的過(guò)程中，一定要考慮到考核力度可以吸引到檔案管理人員，讓檔案管理人員覺(jué)得這個(gè)制度會(huì)觸碰到核心利益，加大獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的程度。從而提高檔案管理工作的工作效率，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)事務(wù)單位管理整體的工作效率。

2.4 建立日常建檔的工作制度

檔案管理的本質(zhì)就是信息管理，檔案管理的意義就是總結(jié)以前工作中出現(xiàn)的問(wèn)題總結(jié)教訓(xùn)，對(duì)于以前工作中成功的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。所以在進(jìn)行機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的過(guò)程中，一定要建立日常建檔的工作制度，保證日常工作能夠進(jìn)行平穩(wěn)的建檔歸檔，避免出現(xiàn)年終補(bǔ)檔或者是出現(xiàn)檔案空缺，真實(shí)資料不足的情況。使檔案管理充分作為機(jī)關(guān)事務(wù)管理水平的準(zhǔn)確衡量標(biāo)準(zhǔn)。

所以要建立日常建檔的工作制度，不只是檔案管理工作人員還包括機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作人員，都應(yīng)該嚴(yán)格遵守日常建檔的工作制度，保證工作信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，為機(jī)關(guān)事務(wù)管理同坐奠定良好的信息基礎(chǔ)。

2.5 優(yōu)化檔案審閱流程

正如在上文中提到的，現(xiàn)在部分機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)中存在檔案審閱步驟繁雜，工作效率低的問(wèn)題，這就需要簡(jiǎn)化檔案審閱流程，優(yōu)化工作效率。

首先可以按照檔案的機(jī)密性保密性對(duì)檔案進(jìn)行高度機(jī)密、中度機(jī)密、普通檔案和開(kāi)放型檔案的劃分。同時(shí)在機(jī)關(guān)事務(wù)內(nèi)部對(duì)機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行等級(jí)劃分，像特殊的檔案審閱人員和最高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是最高級(jí)別，次之是各個(gè)部門(mén)的主管負(fù)責(zé)人，同理下推。在最高一級(jí)進(jìn)行審閱時(shí)，除領(lǐng)導(dǎo)外的其他所有人都需要領(lǐng)導(dǎo)批示簽字才能進(jìn)行檔案的審閱。在新時(shí)期的背景下，可以將機(jī)關(guān)單位內(nèi)部人員在電腦上進(jìn)行分級(jí)，像特殊的檔案審閱人員就可以是特級(jí)，除了高度機(jī)密的檔案以外都可以進(jìn)行審閱，各部門(mén)主管負(fù)責(zé)人只能審閱中度機(jī)密以下的檔案，門(mén)衛(wèi)同志只能審閱公共檔案。在這樣進(jìn)行設(shè)置的情況下，減少了檔案審閱過(guò)程中出現(xiàn)的步驟繁瑣的問(wèn)題，同時(shí)提高了審閱工作的效率。提高了整個(gè)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的工作中依然存在很多的不足，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該重視機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的工作，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的效率，在針對(duì)工作人員提高技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，為整個(gè)機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，準(zhǔn)確反映機(jī)關(guān)單位的發(fā)展水平。