鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理策略

符方圓

（海南省?？谑协偵絽^(qū)三門坡鎮(zhèn)衛(wèi)生院，海南 ?？?571139）

檔案是人類歷史活動的真實記錄，其不但具有憑證作用，而且還有參考價值。衛(wèi)生院的檔案是衛(wèi)生院的隱形資產，記載了衛(wèi)生院的歷史和發(fā)展，關系到衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學和科研工作。本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作提出有效的發(fā)展策略，愿與同行切磋。

1 重要意義

1.1 救死扶傷的神圣職責

創(chuàng)新是社會發(fā)展的不竭動力，也是知識經濟的靈魂，衛(wèi)生院作為知識密集型事業(yè)單位，每年都有大量的科研成果產生，這些滲透著醫(yī)務人員心血和汗水的成果，一經轉化為生產力，將產生巨大的社會效益，它將不斷突破生命的禁區(qū)，是一項向生命挑戰(zhàn)的事業(yè)，是救死扶傷神圣職責的具體體現(xiàn)，它的經濟效益是無法用金錢來衡量的。作為檔案工作者；手中的檔案資料、病歷對科研人員來說是無價之寶，如何提供有效的便捷的利用，是擺在我們面前一項光榮而又艱巨的任務，這不僅關系著一個科研成果，更關系著成千上萬人的生命安危。目前，計算機網絡技術迅猛發(fā)展為我們提供了這種技術支持。

1.2 衛(wèi)生院檔案信息是衛(wèi)生院的寶貴資源和財富

根據衛(wèi)生院的改革、發(fā)展、建設的需要，合理地制定衛(wèi)生院的發(fā)展規(guī)劃及各類醫(yī)療事務的管理規(guī)定，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成單位管理井然有序、協(xié)調高效的目的，正是衛(wèi)生院檔案的工作對象。充分認識衛(wèi)生院檔案管理工作的意義。衛(wèi)生院檔案信息是衛(wèi)生院的寶貴資源和財富，加強衛(wèi)生院檔案信息的管理有助于提升醫(yī)護人員的醫(yī)護水平，有助于提高衛(wèi)生院的服務質量，有助于衛(wèi)生院整體水平的提升。

1.3 通過檔案信息化建設，能夠更好保存檔案信息原件

檔案是任何一個單位發(fā)展中不可缺少的內容，無論是文字資料還是影像資料都同樣重要，它是基層衛(wèi)生院發(fā)展、群眾的就診、疾病攻關研究等等的客觀依據。衛(wèi)生院本身具有一定的特殊性，在信息化背景下，通過信息化手段優(yōu)化檔案管理工作，能提升檔案利用率，便于更好的保存和保護這些資料原件。

1.4 便于檔案資料查詢

基層衛(wèi)生院的管理相對而言并不完善，各科室及各部門之間的界限并不明顯，導致大量的檔案資料沒有明確歸屬，需要查詢檔案時，需要調動整個衛(wèi)生院。構建完善的信息化檔案系統(tǒng)，讓檔案信息檢索、調出、整合變得更加方便，利用衛(wèi)生院局域網，便于各科室、各部門進行資料查閱。

2 存在不足

2.1 重視不夠

衛(wèi)生院領導對檔案管理工作的重要性缺乏一定的認識，認為檔案工作簡單，技術性不高，利用價值不大，而忽視了檔案工作在醫(yī)療、教學、科研等方面的重要作用，故導致重視不夠。

2.2 管理手段陳舊

隨著信息化程度的提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在電腦配置方面硬件不到位，人員技術參差不齊，加上重視程度不足，部分衛(wèi)生院的信息化檔案管理系統(tǒng)形同虛設，查閱還需人工翻閱，效率低下。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理策格

3.1 爭取領導支持

作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作人員，在面對領導重視程度不足的時候，坐等與發(fā)牢騷是解決不了問題的，要主動出擊，尋求領導的理解與支持，加大檔案工作扶持力度，進行一些高科技高技術或者設備的引進，以此來實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案室里配備一些對檔案進行保護的設備，就像空調設備、滅火滅蟲設備、保持檔案室干燥的設備，這些設備都是采用先進的管理設備進行檔案的管理。用電腦辦公自動化來進行檔案管理，把鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的所有信息都進行歸檔，然后存儲進電腦里面，以方便可以隨時進行閱讀和查找。

衛(wèi)生院領導必須樹立檔案信息化建設意識。只有從思想上加以重視，有了意識才會付諸行動。作為衛(wèi)生院領導，必須從思想上重視檔案管理工作，重視信息化發(fā)展，并通過有效的宣傳手段，讓全體衛(wèi)生院人員都能夠看到信息化建設帶來的優(yōu)勢，繼而提升對檔案信息化體系建設的重視，并投入相應的人力物力財力。繼而將檔案信息化體系構建工作納入衛(wèi)生院議事日程中，認真規(guī)劃并踐行這項工作。

3.2 把檔案工作作為衛(wèi)生院的發(fā)展重點來抓

要借助于上級文件、通知要求以及考核驗收等契機，向院領導提出可行性建設方案，力爭將硬件建設、人員培訓等方面工作列入衛(wèi)生院整體工作安排，為檔案工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。想要使得管理能夠快速有效，提高衛(wèi)生院全體人員的管理意識是必不可少的。只有得到領導的支持重視，才可以更好地開展檔案管理的工作。領導的支持和重視把檔案工作作為衛(wèi)生院發(fā)展重點來抓。是衛(wèi)生院順利進行檔案管理的前提條件，領導在進行重要議事的時候應當把檔案管理列入日程安排，把它作為衛(wèi)生院的發(fā)展重點來抓。

3.3 主動服務

買一份保險，保一生平安，保險業(yè)的興起，在短短的幾年時間已發(fā)展成為燎原之勢，逐步深入人心，這就使保險業(yè)和醫(yī)院之間產生了千絲萬縷的聯(lián)系。以前，衛(wèi)生院病案最多的是為醫(yī)務人員服務，領域狹小，而現(xiàn)在，保險業(yè)在對醫(yī)療保險人員賠償過程中，對衛(wèi)生院病歷檔案的需求也在增多。因此，一方面，我們要調整衛(wèi)生院檔案的服務方式，改善服務手段，另一方面，也可以用我們熱情、周到、及時、便捷及主動服務，改善我們的工作條件和環(huán)境，吸引更多的人才投身于檔案事業(yè)，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.4 積極匯報工作

要利用一切合適的時機，向領導介紹檔案工作的相關制度規(guī)定，讓領導熟悉檔案工作，支持檔案工作，從思想上重視衛(wèi)生院檔案管理工作。及對傳達精神。檔案工作人員還要及時搜集上級扶持政策，向領導匯報，爭取上級在檔案工作中的專項支持，為工作成效的提升奠定基礎。

3.5 注重理念創(chuàng)新

良好的環(huán)境是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的重要基礎，無論衛(wèi)生院管理層，還是具體檔案工作人員，都要注重理念創(chuàng)新，積極創(chuàng)造良好環(huán)境，推進檔案工作成效的提升。要科學理解現(xiàn)代醫(yī)學檔案管理工作的要求與意義，與時俱進地提高檔案工作理念。要提高對檔案工作重要性的認識，還要適應電子檔案，從傳統(tǒng)的檔案管理逐步走向現(xiàn)代化檔案管理。

3.6 認真做好收集、整理、歸檔工作

做好衛(wèi)生院檔案管理工作，不僅是專職檔案管理人員的職責，也是各科室和每一位醫(yī)護人員的重要職責。衛(wèi)生院管理人員，應當在衛(wèi)生院整體工作計劃安排中融入檔案工作要求，專職檔案管理人員也要及時與相關科室對接，定期收集、及時整理。凡涉及歸檔文件材料都要按時收集、及時歸檔，每年按時完成衛(wèi)生院文書檔案、病歷檔案、人事檔案、歸檔工作。

3.7 優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)

要逐步提高檔案儲存場所規(guī)范化建設水平，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院硬件建設水平參差不齊，衛(wèi)生院應當結合自身條件，盡可能地將閱覽室以及辦公室配備齊全，并配備電腦、復印機、空調以及必備的安全與消防設備等，為檔案工作的有效開展創(chuàng)造良好條件。規(guī)范的檔案管理工作流程是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的重要基礎，應當將先進的管理體系以及完善的規(guī)章制度、方式手段的作用發(fā)揮出來，不斷優(yōu)化與提升檔案管理工作環(huán)節(jié)，提升工作質效。

3.8 簽訂責任狀

進一步完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度，將其納入年終整體考核工作，要求檔案管理科室與相關業(yè)務科室就檔案工作收集整理、移交查詢等方面簽訂責任狀，對于文書檔案、病歷檔案、電子檔案建設方面作出明確要求，明確專兼職檔案人員職責，與獎懲考核掛鉤。為了提高衛(wèi)生院檔案管理水平，可加大檔案管理資金的投入力度，合理引進高新技術和高新設備，提高檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理工作中可引進一些保護設備，同時可引進辦公自動化，合理應用網絡化信息技術，加強檔案管理工作，合理歸檔，科學管理，方便檔案的閱讀和查找。

3.9 方便檢索

對檔案進行規(guī)范分類編號的基礎上，將其目錄索引輸入電腦，更加快捷方便地進行檢索。在條件允許的情況下，推進電子病歷的建設與推廣工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作中，工作人員還要從被動服務為主動服務，積極主動地將所有應當納入檔案管理的資料歸檔，在不涉密的前提下，盡可能多地為各科室乃至患者提供檔案信息服務，滿足衛(wèi)生院工作與患者的需求。要使檔案管理更加的標準規(guī)范，最主要的就是要有一個健全管理體系和制度，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一定要結合自身的實際情況，根據國家頒布的有關法律法規(guī)，制定一套與自身相符合的管理制度和管理體系，做到對衛(wèi)生院的檔案進行統(tǒng)一規(guī)范的管理。

3.10 注重人才培養(yǎng)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在進行人才培養(yǎng)的時候，一定不能忘記了對檔案管理人員的培養(yǎng)，而且對于檔案人員的培養(yǎng)一定要加大力度，要對他們進行業(yè)務水平，專業(yè)知識和管理素質的培訓，通過培訓使他們能夠全面系統(tǒng)地了解檔案管理的業(yè)務，使他們的管理素質得到提高。

加強對衛(wèi)生院檔案管理人員培訓，不斷提升其業(yè)務水平。在衛(wèi)生院檔案信息化建設過程中，相關管理人員必須具備與之匹配的業(yè)務能力。不僅需要增加待遇福利，吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，同時需要對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，及時幫助其更新檔案管理理念，讓其掌握先進的信息化技術，以便于能夠為檔案信息化體系構建作出自己的貢獻，保證檔案信息化體系發(fā)揮最大功效。

4 結語

檔案作為衛(wèi)生院所擁有的一筆寶貴財富，忠實的記載了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的進程與過往的歷史。檔案保存和利用開發(fā)對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)學研究和教育宣傳起到了非常大的影響。在衛(wèi)生院檔案管理工作中，為了充分發(fā)揮出檔案信息資源的作用，需要保證檔案管理工作的順利實施，引進先進的檔案管理設備，促進檔案信息資源的利用，促進衛(wèi)生院的發(fā)展。