企業(yè)檔案工作中的人性化管理

尹 路 張文生

（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇 無(wú)錫 214205）

1 前言

檔案工作是企業(yè)發(fā)展中較為重要的一項(xiàng)管理工作，可以說(shuō)檔案中的信息、資料見證了一個(gè)企業(yè)的成長(zhǎng)與發(fā)展，見證了企業(yè)中各個(gè)部門的發(fā)展，見證了企業(yè)中各個(gè)員工的發(fā)展，所以檔案既具有使用價(jià)值又具有保管價(jià)值，是企業(yè)發(fā)展中不可或缺的構(gòu)成內(nèi)容?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)之所以沒有做好檔案管理工作，往往與檔案工作思路和方法不當(dāng)有很大的關(guān)系。在檔案工作中比較容易忽視檔案人員的價(jià)值及感受，檔案工作中沒有體現(xiàn)出人性化管理理念來(lái)，這與企業(yè)以人為本的發(fā)展原則相違背，自然也就無(wú)法有效地調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性，不利于檔案人員盡職盡守做好檔案工作。為此，企業(yè)在檔案工作中必須要逐漸建立并確立檔案工作的人性化管理思維，只有這樣才能夠保證企業(yè)檔案工作向更加成熟、完善的方向邁進(jìn)。

2 人性化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別分析

1）檔案工作在管理方式上發(fā)生了變化。人性化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在理念上、工作方式上有很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理下，檔案人員是檔案工作中的“工具”，企業(yè)通過(guò)開發(fā)檔案人員的潛能與價(jià)值來(lái)提高檔案工作效率，保證檔案工作質(zhì)量，所以在傳統(tǒng)檔案工作中仍然是以檔案工作為中心，而人性化檔案管理則不然。在人性化檔案管理下，企業(yè)檔案工作在管理方式上發(fā)生了比較大的變化，工作中心逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)移，對(duì)人的重視程度不斷提高，檔案人員逐漸成為檔案工作的管理中心、建設(shè)中心，企業(yè)會(huì)在尊重檔案人員的基礎(chǔ)上來(lái)開展檔案工作，與檔案人員有關(guān)的企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)、考核、薪酬福利等也會(huì)更加完善，以滿足檔案人員的工作需要，以不斷滿足檔案人員需求，提高檔案人員工作積極性，并在此基礎(chǔ)上去落實(shí)檔案工作。

2）檔案工作在管理制度上發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)檔案工作中，主要是依靠嚴(yán)苛的制度來(lái)確保工作執(zhí)行力與效果，不斷是對(duì)檔案管理人員，還是對(duì)檔案借閱人都會(huì)設(shè)置各種制度來(lái)加以管理與約束，并沒有顧及到檔案管理人員及檔案借閱人的心理感受，會(huì)讓人覺得檔案工作太過(guò)制度化，沒有人情味，而將人性化管理應(yīng)用到檔案工作中，能夠有效地改變這一問(wèn)題。人性化檔案管理在制定上將更加柔化，不會(huì)向過(guò)去那樣依靠僵硬的制度來(lái)開展工作。如，在人性化管理下，檔案工作中會(huì)增加溝通、交流，借閱人在借閱檔案時(shí)，檔案管理人員會(huì)積極地與借閱人進(jìn)行交流，了解借閱人的需求，進(jìn)一步提高檔案工作中的服務(wù)質(zhì)量。

3）檔案人員在素質(zhì)與能力上發(fā)生了變化。與傳統(tǒng)檔案工作相比，人性化檔案管理以檔案人員為中心，工作的開展也是牢牢圍繞檔案人員來(lái)進(jìn)行的，所以在這個(gè)過(guò)程中能夠提高檔案人員的工作滿意度，提高檔案人員對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)，有利于檔案人員做好檔案工作。此外，在人性化檔案管理更加強(qiáng)調(diào)服務(wù)，在人性化檔案管理下能夠持續(xù)提高檔案人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量，檔案人員的自身素質(zhì)自然也就得到了提高。最后，在人性化檔案管理下，企業(yè)會(huì)更加注重對(duì)檔案人員的管理與培養(yǎng)，會(huì)通過(guò)各種方法和措施來(lái)提高檔案人員的工作素質(zhì)和工作能力，幫助檔案人員實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

3 人性化管理方法探討

人性化管理現(xiàn)代企業(yè)管理中的一種新型管理思維和方法，通過(guò)物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)等方式并在尊重員工的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工間的雙贏，落實(shí)人性化管理必須要找準(zhǔn)方法，企業(yè)中常用到的人性化管理方法主要有四種，分別為情感化管理、民主化管理、自我管理、文化管理。1）情感化管理：人與動(dòng)物最大的差別就是人具有感情色彩，這種感情色彩也會(huì)帶入到工作當(dāng)中，如果企業(yè)管理制度不科學(xué)、不人性化，員工在工作中就會(huì)以消極怠工、被動(dòng)工作等方式表現(xiàn)出來(lái)，而情感化管理注重人的內(nèi)心世界，根據(jù)情感的可塑性、傾向性等特征對(duì)員工進(jìn)行管理，在滿足員工情感需求的基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。2）民主化管理：民主化管理是人性化管理中最為有效和最常用的一種方式，民主化管理強(qiáng)調(diào)員工參與到企業(yè)的管理、決策當(dāng)中，這樣能夠提高員工的主人翁地位，而且民主化管理也更的科學(xué)。3）自我管理：自我管理是在民主管理進(jìn)一步發(fā)展下產(chǎn)生的，就是在管理中給予員工充分的自主權(quán)和自主性，實(shí)現(xiàn)員工的自我管理與提升，這樣既可以節(jié)約企業(yè)成本，又能夠提高員工對(duì)企業(yè)的好感與滿意度。4）文化管理：文化管理指的是通過(guò)企業(yè)文化建立與輸出實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)員工的管理，文化管理能夠進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)與員工之間的關(guān)系，使企業(yè)與員工形成共同的價(jià)值觀和共同的行為規(guī)范。

4 人性化管理下企業(yè)檔案工作中存在的常見問(wèn)題分析

1）企業(yè)對(duì)人性化檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視不夠。在檔案人性化管理建設(shè)發(fā)展中最大的阻力往往來(lái)自企業(yè)，大多數(shù)企業(yè)在檔案工作中對(duì)人性化管理的認(rèn)識(shí)與重視并不夠，工作中沒有體現(xiàn)出人性化管理思維與方法來(lái)。首先，企業(yè)管理層對(duì)人性化檔案管理的認(rèn)識(shí)不全面，并不了解人性化管理的主旨與內(nèi)涵，再加上管理層往往更加注重其他工作環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期對(duì)檔案工作的忽視等，都不利于人性化管理在檔案工作中的應(yīng)用與發(fā)展。其次，檔案工作與企業(yè)中各個(gè)管理部門都有關(guān)系與聯(lián)系，所以檔案工作建設(shè)離不開企業(yè)中其他部門的認(rèn)可和支持，但在企業(yè)中往往其他管理部門并不重視檔案工作，使得檔案人員在開展工作時(shí)會(huì)遇到更多的問(wèn)題和阻力。

2）檔案人員工作素質(zhì)與工作能力不過(guò)關(guān)。雖然在人性化管理要求下，企業(yè)在檔案工作中會(huì)給予檔案人員更多的工作自主權(quán)，但是這并不意味著檔案人員就能夠放松對(duì)自我的要求與管理，反而要持續(xù)提高自身的工作素質(zhì)與工作能力，但顯然有很多檔案人員沒有做到這一點(diǎn)。在檔案工作中仍有部分檔案人員對(duì)自身的工作要求比較低，即便知道自身在工作上存在哪些不足和問(wèn)題，也不愿意及時(shí)的去修正，虛心的向他人請(qǐng)教。此外，部分企業(yè)沒有落實(shí)好檔案人員的管理與培養(yǎng)，很少有關(guān)于檔案人員的培訓(xùn)，即便有培訓(xùn)往往也只是走走過(guò)場(chǎng)，培訓(xùn)工作中對(duì)檔案人員在政治思想方面的涉及也比較少，在這種情況下，檔案人員很難得到業(yè)務(wù)提升，在工作中也容易形成消極情緒。

3）檔案工作中沒有做到以人為本。人性化管理下的檔案工作在管理思維和管理方法上需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，需要建立更加人性化的檔案管理機(jī)制，但顯然很多企業(yè)在檔案工作中沒有做到這一點(diǎn)。一方面，企業(yè)檔案工作中給予到檔案人員的工作待遇并不能夠達(dá)到檔案人員的目標(biāo)需求，這會(huì)降低檔案人員的工作滿意度，導(dǎo)致檔案人員與企業(yè)間逐漸產(chǎn)生隔閡。另一方面，企業(yè)在制定檔案工作制度、培訓(xùn)方法、設(shè)置福利待遇時(shí)并沒有顧及到員工的感受，也沒有做好員工需求分析，只是想當(dāng)然的按照企業(yè)的意愿來(lái)開展檔案工作，其中體現(xiàn)不出人性化管理來(lái)，這樣在實(shí)際落實(shí)檔案工作時(shí)自然得不到檔案人員的理解與支持，會(huì)降低檔案工作效率與工作質(zhì)量。

5 基于人性化管理要求下的企業(yè)檔案工作發(fā)展方法探討

1）企業(yè)要注重對(duì)檔案人員的管理與培養(yǎng)。檔案人員的成長(zhǎng)與進(jìn)步離不開企業(yè)的支持與幫助，尤其是在人性化管理要求下，企業(yè)更是需要注重對(duì)檔案人員的管理與培養(yǎng)，打造一支專業(yè)素養(yǎng)高、工作能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。首先，在人性化管理下企業(yè)要注重對(duì)檔案人員的培養(yǎng)，為檔案人員成長(zhǎng)與進(jìn)步制定更加系統(tǒng)、完善的培訓(xùn)機(jī)制，并要保證培訓(xùn)工作的執(zhí)行力，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)滿足檔案人員的知識(shí)、對(duì)技能的需求。其次，在人性化管理下企業(yè)要注重檔案人才的引進(jìn)，這樣才能夠提高檔案隊(duì)伍的活力與實(shí)力，為此企業(yè)要持續(xù)優(yōu)化檔案招聘工作，通過(guò)完善的招聘方法和過(guò)程來(lái)選擇更為合適的檔案人員加入到企業(yè)中，不斷壯大企業(yè)檔案管理隊(duì)伍。最后，要進(jìn)一步完善檔案管理監(jiān)督與問(wèn)責(zé)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的監(jiān)督，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案人員在工作存在的不足與問(wèn)題，以便及時(shí)對(duì)此做好修正與改善?？傊?，在人性化管理要求下，企業(yè)必須要落實(shí)好對(duì)檔案人員的培養(yǎng)，這樣能夠幫助檔案人員在不斷提高自身能力的基礎(chǔ)上，讓檔案人員感受到企業(yè)對(duì)其的重視。

2）檔案工作要堅(jiān)持以人為本的管理思想。人性化管理講究員工自治、開發(fā)員工潛能、充分尊重員工，所以檔案工作要以員工為中心，檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)應(yīng)該逐漸向員工傾斜，在檔案工作中一定要讓檔案人員感受到主人翁地位，給予檔案人員足夠的尊重。如，企業(yè)在制定檔案薪酬福利時(shí)，一定要顧及到檔案人員的感受，讓檔案人員參與到薪酬福利方案制定當(dāng)中，在制定方案之前一定要做好詳細(xì)的調(diào)查，要及時(shí)了解到檔案人員真正需要的是什么，并對(duì)檔案人員提出的建議一定要重視，在此基礎(chǔ)上再去制定薪酬福利方案。這樣所制定出的薪酬福利方案便是基于員工意愿與需求基礎(chǔ)上得到的，才會(huì)得到更多員工的認(rèn)可與支持。

3）提高檔案工作認(rèn)識(shí)與地位。檔案工作建設(shè)發(fā)展離不開企業(yè)的支持以及內(nèi)部各部門的參與，所以想要做好檔案工作，做好人性化管理在檔案工作中的應(yīng)用，必須要提高企業(yè)全員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)與重視。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在其中將扮演非常重要的角色，需要發(fā)揮引導(dǎo)作用，在企業(yè)中肯定檔案工作重要性，積極帶領(lǐng)各部門及部門人員參與到檔案工作當(dāng)中。其次，企業(yè)要進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)各個(gè)部門間的溝通與協(xié)作，提高檔案部門與其他部門之間的信息共享能力與人員互動(dòng)能力，使其他管理部門通過(guò)與檔案部門的接觸與交流來(lái)進(jìn)一步提高檔案意識(shí)，為檔案工作發(fā)展培育良好的企業(yè)內(nèi)部發(fā)展氛圍。

4）優(yōu)化檔案部門崗位結(jié)構(gòu)。部分企業(yè)檔案部門存在這樣的現(xiàn)象，即檔案人員根據(jù)自己所從事的具體檔案管理任務(wù)各自為戰(zhàn)，進(jìn)而形成一人一攤子的工作現(xiàn)象，這會(huì)導(dǎo)致檔案部門內(nèi)部出現(xiàn)職能壁壘，不利于保證檔案工作效率與質(zhì)量。為此，企業(yè)應(yīng)該按檔案工作流程持續(xù)優(yōu)化崗位模塊，如建立檔案收集和信息化崗位、檔案歸類整理崗位、檔案資源利用崗位等不同的管理職能崗位，并以工作流程為導(dǎo)向建立起各崗位之間的協(xié)作機(jī)制。為了保證各崗位間的協(xié)作能力，檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)各崗位的工作任務(wù)數(shù)量和工作強(qiáng)度，靈活調(diào)配各崗位檔案人員參與下游或上游的工作任務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

文章主要研究了基于人性化管理下的企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策，希望通過(guò)文章的相關(guān)分析，能夠?yàn)槠髽I(yè)做好人性化檔案工作建設(shè)提供到一定的幫助。