公證處檔案管理制度規(guī)范化策略研究

高春紅

（河北省平山縣公證處，河北 石家莊 050400）

隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，公證工作所涉及的范圍十分廣泛，公證工作的應(yīng)用范圍已經(jīng)深入社會各個層面，隨著公證工作的不斷深入，公證工作的檔案數(shù)量也越來越多，公證檔案的相關(guān)管理工作也受到各界人士的關(guān)注。有效加強(qiáng)公證檔案的管理工作，可以幫助以及推動公證大干管理工作內(nèi)容的有效擴(kuò)展，使得公證工作可以提供出更加全面的相關(guān)檔案材料。在新形勢的背景之下，公證處需要進(jìn)一步科學(xué)改進(jìn)，新形管理制度對于公證處的每一項工作可以順利展開具有一定幫助作用。基于此，本文主要針對公證處檔案管理制度規(guī)范化策略進(jìn)行以下相關(guān)的分析和研究，希望具有一定參考價值以及借鑒意義。

1 公證檔案管理工作自身的意義

公證檔案是國家管理檔案的重要組成部分，公證檔案是對公證機(jī)關(guān)在工作中的基本活動、公證結(jié)果的切實記錄，是對公證處日常工作的能力有效反映，在公證這一行業(yè)之中具有一定參考價值以及借鑒意義。公證檔案的基本作用主要可以表現(xiàn)在以下幾點：

1.1 針對公證工作展開有效的衡量

公證檔案它是對公證工作中各種情況的客觀事實的記錄。公證工作具有一定的特殊性，所以，公證工作要實行公正化、公開化、透明化，公證員在進(jìn)行公證管理工作時，要嚴(yán)格按照相關(guān)的法律條款和公證流程進(jìn)行公正，公證檔案是對公證工作過程的文字集料記錄，公證檔案來源于公證工作的中的各種信息或文件。因此，公證檔案能夠切實反映公證工作中相關(guān)的信息現(xiàn)狀[1]。在當(dāng)前社會的不斷發(fā)展背景下，利用公證工作的科學(xué)以及統(tǒng)一化管理，利用計算機(jī)技術(shù)可以更為真實以及準(zhǔn)確的獲取公證資料，進(jìn)而做到減少傳統(tǒng)記錄基本方式所出現(xiàn)的一些虛假問題，促進(jìn)公證檔案資料能夠得到科學(xué)保存，方便未來相關(guān)工作人員的運用，更加有利于對于公證工作展開有效監(jiān)督。

1.2 公證檔案管理屬于公證行業(yè)的基礎(chǔ)

所有行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展都會出現(xiàn)檔案信息，要想進(jìn)一步保證公證一個工作行業(yè)的發(fā)展，就一定要依照公證證檔案的工作基礎(chǔ)。公證檔案的主要負(fù)責(zé)人不只是公證檔案管理工作人員，還主要包括公證人員以及檔案材料管理人員和信息記錄的有關(guān)管理人員。所以，可以見得公證檔案管理屬于公證處每一個部門都需要交融的工作內(nèi)容，而且需要公證處的全部工作人員都能夠切實參與進(jìn)來。相關(guān)工作人員針對公證檔案管理的基本過程進(jìn)行規(guī)范，能夠科學(xué)有效地針對檔案管理之中所出現(xiàn)的問題，使得每一個工作部門都能夠進(jìn)行協(xié)調(diào)性的發(fā)展，能夠為公證行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

2 公證檔案管理之中存在的問題

公證檔案屬于公證機(jī)關(guān)證明實踐活動的一種真實記錄，屬于國家檔案管理之中十分重要的構(gòu)成部分，對于檔案資料的查閱具有十分重要的價值和利用作用[2]。隨著公證相關(guān)工作已經(jīng)逐漸走進(jìn)了大家的生活，公證檔案管理工作已經(jīng)受到更進(jìn)一步的重視，公證檔案的實際數(shù)量也在逐漸增加，傳統(tǒng)的公證檔案管理工作中還存在著許多問題，公證檔案管理工作中的問題不利于公證處穩(wěn)定發(fā)展。

2.1 工作檔案管理缺少重視度

公證處深入發(fā)展過程之中，必須有效提高對公證檔案管理的相應(yīng)重視，并且明確公證檔案管理自身的實際意義，特別是在新發(fā)展時期，針對公證檔案管理的相關(guān)理念進(jìn)行創(chuàng)新。目前，有一些公證處在逐漸發(fā)展的時候，針對檔案管理的相關(guān)工作并沒有給予真正重視，而且公證檔案管理工作的基本目標(biāo)不是十分明確，所以使得公證處內(nèi)部的公證檔案管理工作受到一定影響。

2.2 檔案管理工作的安全問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息技術(shù)也得到進(jìn)一步應(yīng)用，針對公證處的公證檔案管理工作需要做到統(tǒng)一化的管理，并且摒棄過去十分傳統(tǒng)的人工管理基本方式，有效加強(qiáng)對于信息化管理相關(guān)系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用，使得每一個部門之間能夠科學(xué)聯(lián)系。但是在實際管理工作之中，利用信息化進(jìn)行工作過程中依然會出現(xiàn)一定安全隱患。主要是因為公證檔案自身就具有十分重要的參考價值以及利用價值，對其進(jìn)行安全管理，是公證檔案管理工作的重要內(nèi)容。目前，還有部分供證檔案在進(jìn)行檔案管理之中會呈現(xiàn)出一些問題，使得檔案出現(xiàn)泄漏、丟失等現(xiàn)象，使得檔案相關(guān)要素不夠完整[3]。

2.3 缺少統(tǒng)一化的管理機(jī)制

公證檔案管理相關(guān)體系以及制度并不健全，這是進(jìn)一步影響公證檔案管理工作基本效率的重要原因。在公證檔案進(jìn)行管理的時候，如果沒有明確以及嚴(yán)格的相關(guān)管理制度，缺少管理目標(biāo)，而且也沒有制定出統(tǒng)一化的管理制度，那么就會使得公證檔案的進(jìn)一步收集和整理等相關(guān)工作就會受到影響，導(dǎo)致管理工作沒有規(guī)范性，對于公證檔案整體的管理水準(zhǔn)都會帶來嚴(yán)重影響。

3 公證處檔案管理制度規(guī)范化策略

3.1 加強(qiáng)針對公證檔案管理的重視程度

在公證處不斷發(fā)展的時候，檔案管理屬于一個更為重要的掛接，針對公證處自身的發(fā)展具有一定意義[4]。在公證處進(jìn)行管理制度的整改工作當(dāng)中?進(jìn)一步加強(qiáng)對于相關(guān)管理任務(wù)展開科學(xué)布局，有效加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)一步重視，創(chuàng)建出具有專業(yè)化水準(zhǔn)的檔案管理科學(xué)隊伍，進(jìn)而從相關(guān)的管理制度、管理技術(shù)以及管理方式等基本方面著手，針對傳統(tǒng)的公證處檔案管理之中所出現(xiàn)的問題展開科學(xué)解決，進(jìn)而可以有效提升檔案管理整體的內(nèi)容的規(guī)范性，做到科學(xué)防止出現(xiàn)一些不夠合理的檔案管理資源，導(dǎo)致發(fā)生資源浪費的現(xiàn)象。

3.2 提升公證檔案管理整體的安全性

公證檔案是公證處深入發(fā)展過程中多由信息的整合和資源的匯總。隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用廣泛，公證檔案管理工作也不例外。但是在這一管理過程之中也會出現(xiàn)一些安全隱患[5]。例如：公證處內(nèi)部公證檔案相關(guān)信息就會被泄露，因為公證處檔工作性質(zhì)具有一定特殊習(xí)慣，其中一些機(jī)密公證檔案信息對公證處的發(fā)展有十分重要的意義，假如信息被泄露，那公證處內(nèi)部的檔案管理發(fā)展就會受到十分嚴(yán)重的影響。目前，信息出現(xiàn)泄露的情況已經(jīng)變成公證處內(nèi)部公證檔案管理之中一項不能夠被避免的一種威脅。基于此，在公證檔案展開管理的時候就需要加強(qiáng)檔案的安全管理，通過對檔案管理過程進(jìn)行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的過程中，應(yīng)該要加強(qiáng)對各種計算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用。例如：其中的防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)以及數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，這些技術(shù)都能夠在公證處內(nèi)部的公證檔案信息管理相依機(jī)制之中被科學(xué)應(yīng)用，針對所有公證處內(nèi)部的公證檔案資料展開科學(xué)保管。而且，針對不同級別的公證處內(nèi)部公證檔案需要做到不同種類的管理模式，比如一些機(jī)密公證處公證檔案，要進(jìn)行絕密保存，—些非機(jī)密公證處公證檔案，那么能夠在管理內(nèi)部相依系統(tǒng)進(jìn)行公開查閱[6]。

3.3 完善公證檔案管理制度

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景之下，公證檔案相關(guān)管理工作需要進(jìn)一步做到管理的信息化以及規(guī)范化，傳統(tǒng)所應(yīng)用的人工管理會在一定程度上使得檔案管理之中所呈現(xiàn)出的一些不良現(xiàn)象[7]。比如，公證檔案管理收集不夠全面、檔案備注不夠清楚等等。這些現(xiàn)象都會為檔案管理資料的整體利用帶來一定影響。所以，在公證檔案相關(guān)管理之中需要進(jìn)一步加強(qiáng)對于公證檔案管理相應(yīng)制度以及規(guī)范的有效確定，進(jìn)而可以促進(jìn)檔案管理相關(guān)工作能夠變得更為規(guī)范化、全面化以及統(tǒng)一化。有效完善檔案管理制度，可以通過幾下幾點著手：首先，創(chuàng)建出規(guī)范性具有的公證檔案管理機(jī)制。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，對于傳統(tǒng)的公證處公證檔案管理相關(guān)制度展開科學(xué)改革，應(yīng)該需要創(chuàng)建出全面化以及規(guī)范化的檔案信息化管理機(jī)制。在檔案管理相應(yīng)機(jī)制之中能夠分別設(shè)置出不同種類的檔案類別，并且依照檔案自身的種類對其占來科學(xué)劃分。同時，使其可以被劃分到不同種類的檔案管理數(shù)據(jù)庫中，這樣做可以方便公證處內(nèi)部工作人員針對每一種檔案信息展開有效調(diào)用。其次，科學(xué)完善數(shù)據(jù)庫基本功能。技術(shù)創(chuàng)新屬于檔案管理相關(guān)工作創(chuàng)新之中的關(guān)鍵部分以及核心部分，而且在公證檔案進(jìn)一步發(fā)展之中需要更為積極地加強(qiáng)對檔案管理相應(yīng)技術(shù)的有效創(chuàng)新，做到完善檔案管理數(shù)據(jù)庫，針對公證處內(nèi)部的公證檔案有用信息和一些其他類型的公證處內(nèi)部公證檔案進(jìn)展開集中化的管理。而且，還需要針對公證處內(nèi)部的公證檔案主要形式展開創(chuàng)新化管理，比如可以結(jié)合一些網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可續(xù)加強(qiáng)一些視頻公證檔案以及音頻公證檔案等主要形式，做到科學(xué)豐富檔案管理的基本形式，促進(jìn)公證處內(nèi)部公證檔案管理整體工作水平的有效提升[8]。

4 結(jié)束語

總而言之，公證檔案的進(jìn)一步管理針對公證處未來的進(jìn)一步發(fā)展具有一定的價值和意義，對于目前公證處相關(guān)檔案管理工作之中所出現(xiàn)的問題，一定要做到架起那個對于公證處內(nèi)部檔案管理相應(yīng)機(jī)制的完善，有效推進(jìn)新信息化的先進(jìn)管理模式，使得公證處的檔案管理相關(guān)工作可以進(jìn)一步實現(xiàn)規(guī)范化的處理以及發(fā)展。