淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

王伊蓮

（市北區(qū)人力資源和社會保障局，山東 青島 266000）

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）于2020年6月20日，被第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議審議通過。這是《檔案法》繼1988年頒布以來的第三次修訂。從本次修訂的內(nèi)容來看，增加了“檔案信息化建設”章節(jié)，突顯了檔案信息化建設的重要性，也是檔案信息化建設快速發(fā)展的要求。而檔案信息化建設的步伐越快，檔案的安全問題就會越發(fā)顯著?！稒n案法》第二十五條規(guī)定：“屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規(guī)定的檔案及其復制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸出境。確需出境的，按照國家有關規(guī)定辦理審批手續(xù)”。在信息化快速發(fā)展的當下，檔案的安全管理越發(fā)重要和迫切。

1 信息化建設給檔案業(yè)帶來的變化

紙質(zhì)檔案主要是手工管理，工作重心是檔案材料的收集、整理和調(diào)閱。通過檔案管理人員去各部門收集歸檔材料，分類整理，制作目錄，裝訂成冊，制作檔案盒，編號上架等。為了防止檔案的遺失或損毀，一般情況下，檔案只允許在閱覽室查閱，特殊情況需要帶出的，需經(jīng)層層把關、簽字同意后方可帶出。紙質(zhì)檔案信息利用的難度比較大，需要從一個個檔案材料里抄錄、摘要及匯編，這個環(huán)節(jié)是紙質(zhì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。電子檔案的管理主要是系統(tǒng)程序，通過計算機來完成，利用信息化建設成果，安裝OA辦公系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料的自動收集、即結(jié)即歸、分類存儲、檢索匯編信息，調(diào)用沒有時空障礙，極大地提高了檔案工作效率及利用成效。

2 事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的措施

2.1 增強事業(yè)單位會計電子檔案管理系統(tǒng)中的硬件設施安全性

事業(yè)單位利用財務共享模式來管理會計電子檔案，都有一個專門用來保存會計電子檔案的機房，而這個機房里面的安全性直接就影響到會計電子檔案的安全性。如果事業(yè)單位沒有對機房中的會計電子檔案采取相關保護措施，一旦機房里面發(fā)生火災、進水或者地震，硬件設施因此而損壞，那么對會計電子檔案造成的打擊是致命的，所以事業(yè)單位應該重視機房硬件設施的保護。首先，事業(yè)單位可以在機房頂部加裝一個避雷器，以此來降低雷電天氣被雷劈中的概率，事業(yè)單位還可以在機房的設備中裝一個電涌保護器，這個保護器可以讓電壓不超過設備所能承受電壓的極限，還可以把因雷電而產(chǎn)生的強大電流轉(zhuǎn)移到別處去，通過增加避雷器和電涌保護器的方式，機房便可以在雷雨天氣中安然無恙了。造成機房硬件設施損壞的原因是多種多樣的，針對這種不可抗力因素，事業(yè)單位可以把會計電子檔案存到云端，或者進行備份。這樣一來，不管是自然災害對硬件設施造成的傷害還是人為造成的傷害，機房都能夠在短時間內(nèi)把會計電子檔案數(shù)據(jù)進行恢復，事業(yè)單位的運行不會因此而受到任何影響。事業(yè)單位還可以通過外部供應商為機房安裝一個熱站，如果機房的設備因為不可抗因素突然不能運轉(zhuǎn)了，熱站就可以讓設備快速恢復運轉(zhuǎn)。事業(yè)單位通過上述所提出的方法，可以有效地提升事業(yè)單位會計電子檔案的安全性。

2.2 提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

作為現(xiàn)代化檔案管理的主要執(zhí)行者和實施者，檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)與檔案管理工作的效率和效果密切相關。因此，檔案管理部門應當加強對工作人員的培訓，提升他們的計算機操作能力，使他們能夠掌握數(shù)字化操作技能，并將之運用到具體的檔案管理工作中。此外，檔案管理人員自身也要加強學習，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，為推進檔案管理現(xiàn)代化貢獻自己的一份力量。由于安全性是檔案管理工作的基本要求，為此檔案管理人員還需要提升自身的安全意識和能力，做好檔案安全保護工作，為檔案的安全性和可靠性提供基礎保障。在信息時代的背景下，計算機技術的運用對于推進檔案管理現(xiàn)代化是不可或缺的。在檔案管理工作中，采用數(shù)字化管理模式，能夠顯著提升檔案的管理效率，促進我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。為了加強這方面工作，檔案管理部門應及時更新硬件設備，加快檔案管理信息系統(tǒng)建設，構建信息技術支撐系統(tǒng)，并提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，使計算機技術更好地運用于檔案管理現(xiàn)代化中。

2.3 創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制

確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，離不開軟硬件設備的大力支持。事業(yè)單位應當在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發(fā)展目標，制定出與之相關的標準和方案，不斷擴大投資規(guī)模，提高經(jīng)費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

2.4 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關鍵。檔案管理工作人員應當了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術的使用策略和方法，以口令密碼、身份認證、授權管理、安全防火墻設置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關管理部門需要意識到自身的社會責任，出臺相應的技術舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構建高水平的檔案安全管理團隊，為檔案安全工作提供人力保障。

3 結(jié)語

提高電子檔案安全防范意識、筑牢安全防線是每個人的責任和義務，關乎單位的生存和發(fā)展。日常應做好貫標宣講，讓制度的執(zhí)行主體各司其職，團結(jié)協(xié)作。相關專業(yè)人員要進一步提高業(yè)務水平，謹慎細致，熟練應用加密、解密、授權、身份識別、電子簽名等技術手段，做好基礎防護工作。建立安全防御框架體系，提高網(wǎng)絡安全態(tài)勢感知水平，提升風險評估能力，規(guī)范業(yè)務流程，提高檔案數(shù)據(jù)安全系數(shù)，全方位共同編織電子檔案防護安全網(wǎng)。