信息時代背景下的電子檔案管理初探

周嚴萍

（上海奉賢燃氣股份有限公司，上海 201400）

自從我國步入信息時代以來，各行各業(yè)都在試圖抓住這一改革有利契機，采取了多種多樣的舉措用于節(jié)約成本，擴大效益，為大眾提供優(yōu)質服務，取得了顯著成效。我國檔案管理工作更是不能落在后面，要將電子檔案管理擺在重中之重的位置，思索這一新型管理模式的應用具有哪些優(yōu)勢，以及可能會遇到的實際問題，有針對性地制定計劃方案，促使檔案管理工作煥發(fā)出新的活力，從而為我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展奠定堅實的基礎。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢

1）降低檔案管理人員工作強度。傳統(tǒng)以人工方式進行檔案管理不僅受到主觀因素影響較大，而且工作效率較低，檔案信息的利用率難以得到提高，無法發(fā)揮出其應有價值，檔案管理服務能力遭到了極大的削弱。信息時代背景下，采用電子檔案管理模式，在計算機上進行檔案信息的收集、整理、歸檔和利用，推動了檔案管理的自動化、智能化發(fā)展進程，不需要像管理紙質檔案一樣去定期晾曬、通風、保養(yǎng)，節(jié)省了檔案管理人員的時間精力，減輕了他們的工作負擔，對于調動檔案管理人員的工作積極性大有助益。

2）提高檔案管理效率和質量。眾所周知，大眾對于檔案管理服務能力的要求與日俱增，這就對檔案信息的真實性和完整性提出了更高標準需求，電子檔案管理模式的應用勢必會掀起行業(yè)改革浪潮，轉變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維，優(yōu)化工作流程和效果。檔案管理人員將會產生利用現(xiàn)代信息技術和專業(yè)軟件實施檔案管理工作的意識，認真仔細的審核檔案信息，防止不實信息摻雜其中，避免信息的泄露，統(tǒng)一檔案信息的格式，方便信息的傳遞，那么檔案管理效率和質量必然會大幅上升，檔案信息的安全性也能得到一定保證。

3）提高了檔案信息利用率。檔案信息蘊含著較高價值，如何能夠將檔案信息最大程度的利用起來，創(chuàng)造更多社會經濟效益，一直是檔案管理工作孜孜不倦探索和研究的重要課題。電子檔案管理模式的應用提供了一個可行思路，網絡環(huán)境下檔案信息按照統(tǒng)一格式錄入和保存，可以在不同系統(tǒng)之間高速傳輸，實現(xiàn)了檔案信息的共享理念，各單位及公眾能夠快速獲取需求的檔案信息，用于制定決策、辦理業(yè)務，顯著提高了檔案信息的利用率，檔案管理服務職能得以有效發(fā)揮，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻了不可小覷的力量。

2 信息時代下電子檔案管理存在的主要問題

1）管理體系不夠完善。由于電子檔案管理模式的應用時間尚短，因此在制度體系建設上仍然不夠健全，未能清晰劃分各人員責任，指導相關工作的開展，管理職責交叉問題極為普遍，再加上對于違規(guī)操作者及未履行責任者的懲戒不夠嚴厲，嚴重影響到了檔案管理人員的工作態(tài)度和工作熱情，致使電子檔案管理成效不佳。有些檔案管理人員產生了錯誤認知，不能嚴格約束自己的行為，給電子檔案的安全性及具體利用埋下了不小隱患。

2）電子檔案安全問題。有些檔案管理人員的權限過大，卻不能夠合理地使用手中職權，加大了檔案信息的篡改風險，很難在計算機上查找到原始檔案信息，檔案信息安全岌岌可危?；ヂ?lián)網平臺上有著海量的數(shù)據(jù)信息，這些信息變動頻繁，理應及時予以收集和整理，否則檔案信息的時效性就將難以保證。然而當前電子檔案管理過程中信息同步不及時的情況并不罕見，歸根究底在于檔案信息的歸檔工作沒有落實到位，在一定程度上制約了檔案信息的有效利用。

3）檔案管理人員素質較低。檔案管理人員作為管理檔案信息的主要負責人，其專業(yè)素質能力對于實際工作效果有著巨大影響，目前我國極度缺少專業(yè)的檔案管理人才，給電子檔案管理模式的應用增加了障礙。檔案管理人員素質參差不齊，部分檔案管理人員的責任心較差，信息素質有待提高，不能靈活使用現(xiàn)代信息技術進行檔案信息的收集和傳遞，維護檔案信息的安全，使得檔案管理服務職能的發(fā)揮受阻，釀成了重大損失。

3 信息時代背景下優(yōu)化電子檔案管理的措施

1）構建完善的電子檔案管理體系。為了保證電子檔案管理的規(guī)范化、科學化開展，需要建立相對完善的管理體系，結合實際工作要求科學劃分各崗位人員職責，使之正確認識電子檔案管理工作要求及自己應該履行的責任，更新思想觀念，執(zhí)行改革措施。將檔案管理人員的工作表現(xiàn)與其工作績效掛鉤，定期實施考核，根據(jù)考核結果進行獎懲，以調動檔案管理人員的主觀能動性，徹底杜絕僥幸心理滋生，這樣檔案管理工作隊伍面貌煥然一新，檔案管理人員操作更加趨于標準，大大推動了電子檔案管理工作的落實。

2）動態(tài)管理電子檔案。當前，網絡信息技術的快速發(fā)展，每天要面對大量的數(shù)據(jù)信息，與此同時，伴隨著社會生產活動的持續(xù)開展，無時無刻不在產生著海量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息會在較短的時間內迅速更新?lián)Q代，如處理不當，就會降低信息數(shù)據(jù)的利用率，影響企業(yè)經營管理，甚至是決策的制定。所以，必須堅持動態(tài)化管理的原則，確保所獲信息的時效性，檔案信息才能真正具有參考和利用價值。電子檔案管理系統(tǒng)的構建極為必要，可以動態(tài)實時的監(jiān)控檔案信息的采集整理過程，使得檔案信息可以追根溯源，更好的監(jiān)控工作中的各個環(huán)節(jié)，檔案管理工作的缺陷能夠被及時發(fā)現(xiàn)，即可穩(wěn)步實施電子檔案管理工作的進一步調整，給社會生產活動的開展及國民經濟健康發(fā)展增添助力。

3）提升檔案信息的安全等級。運用電子檔案管理模式需要著重加強檔案信息的安全管理，預防檔案信息的外泄造成不必要的損失，可以設置電子檔案的保密等級和管理權限，根據(jù)檔案管理人員的職責分配權限，有操作權限才能夠登陸查看信息，并進行操作，這樣可以減少信息泄露的風險。同理要對用戶權限予以劃分，登錄系統(tǒng)時需輸入賬號密碼，以保證電子檔案瀏覽、打印、下載的安全性。對于那些格外重要的檔案信息要進行加密處理，規(guī)定查閱范圍，用戶不能輕易將賬號密碼外借給他人，否則權限會受到限制。同時，應定期對系統(tǒng)和軟件進行維護，及時更新升級，利用殺毒軟件查殺病毒，避免網絡風險，建立安全帶系統(tǒng)防御體系，將安全隱患降到最低，從而維護電子檔案信息安全。

4）提高檔案管理人員綜合素質。建立素質能力水平較高的檔案管理人才隊伍，可以降低檔案信息遺失和泄露風險，提高檔案信息利用率，也有利于企業(yè)內部經營管理的規(guī)范化和科學化，需要從以下幾點工作著手：一是從多渠道引進具有專業(yè)知識技能的檔案管理人員，他們應具有較強的責任意識，可以提出合理的工作建議，以完善電子檔案管理制度，提高相關工作的專業(yè)性及有效性。二是對現(xiàn)有檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其信息素養(yǎng)和計算機應用能力，增加與現(xiàn)代電子檔案管理工作的匹配度。三是對電子檔案管理人員進行合理分工，科學設置管理架構，充分發(fā)揮管理人員優(yōu)勢和潛能，全面提高電子檔案管理效能。

4 結語

現(xiàn)階段，電子檔案管理已經成為新趨勢，對檔案信息進行數(shù)字化處理，保存在信息系統(tǒng)平臺上，可以實現(xiàn)檔案信息的快速歸檔和高效利用，打破傳統(tǒng)紙質管理模式弊端，是信息時代背景下的一項重大革命。當務之急需要加強電子檔案管理制度體系建設，實施檔案信息的動態(tài)化管理和精細化管理，提高檔案信息安全等級，打造高素質工作隊伍，從而促進檔案管理工作的轉型發(fā)展，進一步強化檔案服務能力。