機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

丁國玲

（曹縣發(fā)展和改革局，山東 菏澤 274400）

做好文件管理是保存關(guān)鍵信息，繼承關(guān)鍵數(shù)據(jù)和學(xué)習(xí)關(guān)鍵策略的重要手段。特別是，一些有價值的文檔，音頻數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)可以得到很好的保護(hù)和利用。在信息時代的背景下，如何做好檔案管理是一個嚴(yán)肅而科學(xué)的主張。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1）檔案管理部門缺乏完善的管理體系。當(dāng)前的電子檔案模式過于老舊，不適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理需要順應(yīng)時代潮流，與時俱進(jìn)，及時更新。管理的各個方面都需要制定明確的規(guī)范。檔案管理的重要性不容忽視。如果沒有完整的管理系統(tǒng)，則該部門的員工可能無法意識到管理的重要性，并且可能降低相應(yīng)員工的熱情，并且可能無法達(dá)到預(yù)期的文件管理效果。它將進(jìn)一步引起一些管理問題并造成嚴(yán)重后果，這可能會嚴(yán)重影響人們的財產(chǎn)。

2）檔案管理部門的機(jī)構(gòu)和制度有待完善。面對新形勢，有必要改善部門結(jié)構(gòu)和制度，以滿足社會發(fā)展的需要。由于相關(guān)管理部門缺乏合理的崗位設(shè)置和不完善的系統(tǒng)，使得在職人員的檔案管理難度在一定程度上增加，導(dǎo)致管理人員分配不足，檔案管理在處理方面存在嚴(yán)重滯后。另外，由于系統(tǒng)的不完善以及于日常的文件管理工作量繁重，工作相對無聊，很容易引起一些員工的不滿。

3）分散文件管理。一般來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位有很多文件。受實(shí)際情況影響，難以在同一地區(qū)實(shí)施統(tǒng)一管理，在一定程度上容易造成倉庫布局的分散。由于倉庫的分散安排，統(tǒng)一文件管理的難度增加，管理成本也大大增加。所有文件都需要建立相應(yīng)的文件設(shè)備和計算檔案，這增加了重復(fù)管理和重復(fù)構(gòu)建的可能性，并且還導(dǎo)致文件管理成本的增加。

4）文件管理部門缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。由于缺乏完整的信息化文件管理系統(tǒng)，因此用戶在文件傳輸期間難以跨部門和地區(qū)傳輸電子文件信息。還要求相關(guān)管理人員在內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中搜索和檢索相關(guān)文檔。在缺乏信息的影響下，它對檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

5）缺乏文件管理相關(guān)人員。大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏文件管理相關(guān)人員，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部過于混亂。因此，必須注意選擇了解文件管理內(nèi)容的人員進(jìn)行文件管理。在新形勢下，以往的檔案管理系統(tǒng)已然不適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展。除此之外，由于相關(guān)工作人員的文化水平較低，無法適應(yīng)新型的電子檔案管理系統(tǒng)。

2 大數(shù)據(jù)時代文件管理的優(yōu)勢

1）降低檔案管理成本。與當(dāng)代檔案管理的工作內(nèi)容相比，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力和物力。需要有足夠的紙張材料作為檔案管理的重要支撐。因此，新型的電子檔案管理更優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理。即使在前期電子檔案管理當(dāng)中可能會需要障礙，如需要招聘熟悉電子檔案操作的新型人才。但是當(dāng)文件管理工作真正走上信息化和數(shù)據(jù)化之路時，文件管理工作將進(jìn)入新的軌道大大降低了管理成本，大大提高了檔案管理的效果。

2）提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理包括各種數(shù)據(jù)和人員文件的管理。從文件管理的角度來看，人員文件管理經(jīng)常被調(diào)用，但是其他類型的文件管理在保存后很少使用和參考。因此，一旦需要查閱一些文件數(shù)據(jù)，則可能需要花費(fèi)更多時間進(jìn)行搜索。實(shí)際上，許多文件都放在書架上，保存后幾乎從未使用過。甚至許多文件的內(nèi)容都被忘記了。這影響了各行各業(yè)甚至各個領(lǐng)域的發(fā)展。許多檔案具有有價值的價值，但是在組織檔案的過程中將其忽略，這影響了檔案的應(yīng)用。數(shù)據(jù)管理形成后，檔案管理部門保存的檔案一目了然。遍布全國的網(wǎng)絡(luò)之后，可以通過大數(shù)據(jù)處理直接存儲檔案的內(nèi)容。當(dāng)需要提取檔案數(shù)據(jù)時，大數(shù)據(jù)功能可以直接收集與“關(guān)鍵詞”有關(guān)的檔案信息，從而有效地提高了檔案管理的質(zhì)量，使檔案真正適用。

3）檔案管理更安全。這些文件都是基于紙張的，因此在工作場所不容易管理。傳統(tǒng)文件管理是紙質(zhì)文件的管理。紙銼容易受潮和發(fā)霉。隨著時間的流逝，紙張可能會變成黃色，甚至?xí)鴮憙?nèi)容也不清晰。另外，防火對文件存儲有很高的要求。除了紙質(zhì)文件，還有一些視頻數(shù)據(jù)。這些磁帶和CD特別難以存儲。長時間后，它們可能無法播放，甚至在沒有輔助設(shè)備的情況下也無法播放。因此，在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的發(fā)展可以使所有檔案以電子方式存儲，從而使檔案不受外部環(huán)境的影響。在電子存儲模式下，可以備份所有檔案，以確保檔案的安全性。當(dāng)然，電子文件存儲模式僅適用于某些普通文件，許多珍貴文件應(yīng)與文件數(shù)據(jù)和電子文件并行存儲。

3 優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的策略探討

1）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。過去對于在職人員的傳統(tǒng)文件管理，手工方法占據(jù)主導(dǎo)地位，工作效率不高，但在實(shí)際工作中，管理疏忽和錯誤時有發(fā)生。因此，有必要加強(qiáng)計算機(jī)在文件管理中的應(yīng)用，并不斷提高文件管理的數(shù)字化水平。一般來說，檔案管理單位很多，每個檔案對基礎(chǔ)設(shè)施都有一定的要求。可以想象資源需求有多高。有必要提高檔案工具的使用效率

2）改變傳統(tǒng)的檔案管理概念和方法。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)已在許多行業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。在需要大量數(shù)據(jù)的文件管理工作中，還必須利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)和特征，更改工作方法并應(yīng)用新的管理概念。首先，在實(shí)際的文件管理工作中，每個部門應(yīng)整理出當(dāng)前存在的文件內(nèi)容，以了解哪些文件是電子文件，哪些文件僅是物理文件。其次，組織現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，確定所有檔案內(nèi)容的分類，然后根據(jù)需要組織檔案，為下一步轉(zhuǎn)換為電子檔案做準(zhǔn)備。第三，如果文件量很大，可能要花費(fèi)很多時間來輸入文件的計算機(jī)信息，但這對于大數(shù)據(jù)模型的應(yīng)用是非常必要的。只有在對文件進(jìn)行電子排序和輸入后，大數(shù)據(jù)模型才能發(fā)揮作用。最后，檢查所有文件以形成電子文件管理的新模式。

3）建立完善的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。在建立和完善大數(shù)據(jù)電子檔案的平臺，如果要將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到電子檔案當(dāng)中，需要依靠龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，同時需要建立起完善的檔案管理功能?，F(xiàn)如今，大部分的電子檔案儲存的地方不夠統(tǒng)一。導(dǎo)致在規(guī)整電子檔案的同時浪費(fèi)大量的時間。從目前的情況下，由于大數(shù)據(jù)時代的到來，我國大數(shù)據(jù)檔案管理平臺愈來愈完善。如何構(gòu)建更加細(xì)致的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺還有更漫長的路要走。從具體的情況來看，改善資源的改善以及檢索功能是建立完善的電子檔案管理具體發(fā)展的內(nèi)容。通過改善檔案資源，可以進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的相應(yīng)作用。

4）建立健全的管理體系。完善的管理體系不僅可以合理分配管理者，調(diào)動管理者的積極性，而且可以使檔案管理工作正確地進(jìn)行。因此，有必要建立健全的管理體系，做好登記，整理和審計工作，以確保檔案信息的安全性。此外，管理系統(tǒng)應(yīng)涉及所有方面。創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，完善落后管理模式，制定完善的獎懲措施，激發(fā)管理者的積極性。對于檔案中存在的問題，我們還必須積極尋求解決方案，而不是避免它們。還應(yīng)審計一些舊文件，并妥善保存有價值的信息。

4 結(jié)語

在傳統(tǒng)的電子檔案管理模式當(dāng)中，由于對系統(tǒng)更新不及時，導(dǎo)致由于對電子檔案管理的模式了解不透徹，導(dǎo)致電子檔案管理過于落后。因此，需要通過系統(tǒng)的研究，掌握現(xiàn)代文件管理方法，并通過文件管理提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的效果。