電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式解析

丁 寧

（山東省單縣行政審批服務(wù)局，山東 菏澤 274300）

電子政務(wù)，主要是指在政務(wù)活動(dòng)中國(guó)家機(jī)關(guān)全面利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)實(shí)施辦公、管理，屬于一種新型的為社會(huì)提供公共服務(wù)的管理模式。最近幾年，在各個(gè)領(lǐng)域中，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都得到了廣泛的應(yīng)用，其中政府行政管理也已經(jīng)引入了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有效提升政府行政管理質(zhì)量和效率，也有效提升政府行政服務(wù)水平和質(zhì)量。在政府行政管理工作中，檔案管理屬于重要的內(nèi)容，基于電子政府背景，政府相關(guān)部門需要結(jié)合實(shí)際情況，通過(guò)科學(xué)合理的手段，不斷優(yōu)化和完善政府檔案管理模式，從根本上提升檔案管理質(zhì)量。

1 電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式轉(zhuǎn)變內(nèi)容

1）管理理念需要轉(zhuǎn)變。基于電子政務(wù)背景下，政府檔案管理已經(jīng)向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，檔案管理模式出現(xiàn)了較大的變化，電子檔案法律效力獲得認(rèn)可，檔案管理質(zhì)量與效率得到有效提升[1]。在這樣的時(shí)代背景下，需要政府檔案管理人員對(duì)管理理念、思維模式進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，樹立全生命周期管理理念，積極主動(dòng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、保護(hù)、加密、備份工作。并且，檔案管理人員還需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，對(duì)電子檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，促使政府檔案管理可以適應(yīng)和滿足電子政府發(fā)展需求。

2）管理模式需要轉(zhuǎn)變。在電子政務(wù)背景下，政府檔案管理模式需要在管理載體、服務(wù)手段這兩個(gè)層面進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。從管理載體層面來(lái)講，政府檔案管理發(fā)生了較大的改變，電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之間的融合，有效提升了檔案管理效率[2]。并且，電子檔案數(shù)字化發(fā)展，能夠有效提升檢索檔案的效率，有效延長(zhǎng)檔案壽命。在該情況下，身為檔案管理人員需要對(duì)管理載體和服務(wù)手段的應(yīng)用進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，進(jìn)而滿足電子檔案管理需求。從服務(wù)手段層面來(lái)講，政府檔案管理需要靈活利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息技術(shù)、智能化OA辦公模式，創(chuàng)建政府各個(gè)部門之間的溝通與銜接，進(jìn)而不斷提升檔案管理服務(wù)的便捷性和高效性。

3）管理流程需要轉(zhuǎn)變。受到電子政務(wù)背景的影響，日常處理信息種類變得越來(lái)越多樣化，各個(gè)部門之間的信息溝通和交流也變得非常便捷，管理人員需要處理的信息數(shù)量在不斷增多，且大多信息都不屬于歸檔范圍[3]。在這樣的情況下，需要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行轉(zhuǎn)變，需要及時(shí)鑒定電子檔案的價(jià)值，保證電子檔案應(yīng)歸盡歸，還需要避免多頭歸檔和重復(fù)歸檔問(wèn)題，減輕工作負(fù)擔(dān)。并且，還需要保證各個(gè)部門之間的電子檔案信息共享，避免信息孤島情況。對(duì)檔案管理流程進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)變，從生成、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、歸檔等，全過(guò)程實(shí)施電子文件管理，堅(jiān)持全生命周期理念，且在電子檔案管理中做好數(shù)據(jù)備份工作，能夠有效保證檔案管理有效性和簡(jiǎn)便性。

2 電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式優(yōu)化策略

1）創(chuàng)建完善的管理制度。在電子政務(wù)背景下，想要有效優(yōu)化政府檔案管理模式，首先需要在思想層面給予電子檔案管理工作足夠的重視，明確電子檔案管理面臨的新形勢(shì)、新情況、新變化，在政府重要議事日程中加入政府檔案管理工作。其次，需要對(duì)政府檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步提升?；陔娮诱?wù)背景，政府檔案管理要求與模式都發(fā)生了一些改變，在檔案法、電子簽名法、保密法、電子文件歸檔與管理規(guī)范等基礎(chǔ)上，對(duì)電子政務(wù)管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，對(duì)電子政務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)和檔案分類進(jìn)行明確，保證檔案標(biāo)準(zhǔn)一致和分類精準(zhǔn)。在完善的檔案管理體系下，可以有效提升電子政務(wù)檔案管理規(guī)范性、科學(xué)性、完整性、真實(shí)性。

2）夯實(shí)檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)。基于電子政務(wù)背景，在政府檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，特別是在接受、判定、存儲(chǔ)、運(yùn)用電子政務(wù)檔案方面[4]。想要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)政府檔案管理工作新變化，行政部門需要注重對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，例如定期對(duì)防火墻系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、利用電子密鑰、積極利用數(shù)據(jù)雙備份手段、增添防磁等設(shè)備、對(duì)政務(wù)檔案管理服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)硬件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)等，進(jìn)而為政府檔案管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新打下良好的技術(shù)基礎(chǔ)，使檔案管理工作可以更加適應(yīng)電子政務(wù)背景。

3）對(duì)責(zé)任分工進(jìn)行明確。受到電子政務(wù)背景的影響在，政府和相關(guān)職能部門大多實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)系統(tǒng)中辦公統(tǒng)一化。在該情況下，各個(gè)職能部門在電子政務(wù)背景下政府檔案管理中的職責(zé)分工需要保證明確，實(shí)現(xiàn)各司其職和各就其位，進(jìn)而保證及時(shí)、完整的收集電子檔案文件資料，還可以保證電子檔案的有效性、真實(shí)性。在具體工作中，需要明確責(zé)任分工，保證應(yīng)歸盡歸，充分發(fā)揮出檔案服務(wù)職能，積極主動(dòng)的對(duì)新的檔案管理模式進(jìn)行適應(yīng)。

4）注重定期進(jìn)行核查工作。電子檔案管理屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作，在管理過(guò)程中針對(duì)收集、歸檔、鑒定、分類、查詢利用檔案工作，需要做好定期審核，特別是重要文件的收集，應(yīng)保證歸檔及時(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，保證歸檔準(zhǔn)確性與完整性[5]。與此同時(shí)，需要注重鑒定電子檔案的價(jià)值，利用鑒定對(duì)文檔是否是歸檔范圍進(jìn)行判斷，還有存毀工作。此外，需要注重監(jiān)督電子檔案查詢利用工作，在該過(guò)程中需要充分發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值發(fā)揮，也需要注重電子政務(wù)的信息保密性，經(jīng)過(guò)定期核查減少失泄密出現(xiàn)概率，保證電子檔案信息的安全性。

5）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和能力?；陔娮诱?wù)背景，政府檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，需要依托檔案管理人員較強(qiáng)的使命感與職業(yè)責(zé)任感以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素能。政府行政部門可以定期或不定期開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)工作，特別是電子信息技術(shù)培訓(xùn)，注重崗位練兵，進(jìn)而有效提升電子檔案管理質(zhì)量和效率。與此同時(shí)，政府行政部門可以結(jié)合實(shí)際情況，定期開展一些主題教育，如不忘初心、牢記使命，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，通過(guò)教育指引檔案管理人員守初心和擔(dān)使命，提供給經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在電子政務(wù)背景下，政府檔案管理模式創(chuàng)新是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理質(zhì)量，還可以有效提升政府行政服務(wù)水平。現(xiàn)如今，由于受到多種因素影響，政府檔案管理還存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響到了管理效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，在實(shí)際工作中，政府行政部門在檔案管理工作中需要轉(zhuǎn)變自身的理念，基于電子政務(wù)背景，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，創(chuàng)建完善的管理制度，夯實(shí)電子政務(wù)下檔案管理技術(shù)基礎(chǔ)，明確責(zé)任分工，注重定期核查，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和能力，進(jìn)而有效提升檔案管理效率和質(zhì)量，保證行政部門服務(wù)水平。