信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探究

朱文慧

（河北省承德市圍場(chǎng)縣紀(jì)律檢查委員會(huì)，河北 承德 068450）

機(jī)關(guān)單位檔案數(shù)量龐大，給檔案管理工作帶來(lái)一定的難度，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理要求，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理方式尤為重要，既可以實(shí)現(xiàn)高效率網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，同時(shí)還促進(jìn)現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，由此可見(jiàn)，信息化檔案管理對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常深遠(yuǎn)的意義。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析

首先，以往事業(yè)單位采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，紙質(zhì)檔案在調(diào)閱方面十分不便。大多數(shù)紙質(zhì)檔案會(huì)存在在檔案柜中，但是如果檔案目錄記錄不全的情況下，只能依靠人工的方式進(jìn)行查找與借閱。一旦檔案管理人員出現(xiàn)換崗、調(diào)崗的情況，新的檔案管理人員不了解檔案存儲(chǔ)的情況，那么在尋找檔案上就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。因此，要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。采用信息化檔案管理之后，既提高了檔案調(diào)閱效率，同時(shí)也減少了申報(bào)與審批的環(huán)節(jié)，閱讀者可以直接在系統(tǒng)中調(diào)取相關(guān)檔案內(nèi)容[1]。

其次，紙質(zhì)檔案難以保存，并且分布松散。通常機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門檔案保存在各部門內(nèi)，這對(duì)于檔案的統(tǒng)一管理十分不利，從而也給檔案內(nèi)容的利用效率帶來(lái)影響。直到信息技術(shù)被應(yīng)用之后，檔案資源得到保護(hù)，有效保證了檔案內(nèi)容的安全性，徹底解決檔案存儲(chǔ)所占空間大的問(wèn)題。

最后，檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，降低了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)安全隱患的出現(xiàn)。紙質(zhì)檔案不便于保存，遇到明火或者潮濕情況，就會(huì)發(fā)生破損。但是將其存放于電腦中既可以實(shí)現(xiàn)妥善保管，不易受到損壞。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1）對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足?；诨ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，但是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化管理理念未能得到普及與實(shí)施。部分機(jī)關(guān)單位對(duì)信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)與管理人員一致認(rèn)為，雖然目前采用的管理方法比較落后，但是管理模式已經(jīng)成熟，可以滿足單位的正常需求與發(fā)展，無(wú)需再投入資金做出改變[2]。有些機(jī)關(guān)單位雖然引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備儀器，已經(jīng)建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是由于管理觀念未打通，實(shí)際工作并未實(shí)現(xiàn)真正的信息化模式，導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升。

2）缺少完善的配套設(shè)施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，離不開(kāi)高性能的硬件設(shè)施與軟件作為基礎(chǔ)保障。但由于管理人員認(rèn)識(shí)上的不足，有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用就是完成檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與使用，忽視信息化檔案管理環(huán)境的創(chuàng)造，設(shè)備與設(shè)施投入少[3]。其一，檔案管理工作環(huán)境較差，檔案室凌亂不堪，條件十分簡(jiǎn)陋，有的機(jī)關(guān)單位未能為檔案存儲(chǔ)留下充足的空間。其二，相對(duì)應(yīng)的配套設(shè)施比較落后，軟件系統(tǒng)未得到及時(shí)更新，運(yùn)用不流暢，嚴(yán)重影響用戶調(diào)閱檔案的體驗(yàn)感。

3 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理策略

1）明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，制定完善管理制度。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作信息化建設(shè)需要制定明確的建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合檔案管理實(shí)際工作，展開(kāi)科學(xué)的信息化建設(shè)工作。作為檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，了解信息化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作資源整合與處理，做好軟件與硬件的開(kāi)發(fā)與使用，為檔案管理工作開(kāi)展提供技術(shù)支持[4]。信息化檔案創(chuàng)新管理模式的開(kāi)展，離不開(kāi)檔案管理制度的支撐。機(jī)關(guān)單位要結(jié)合從實(shí)際工作情況出發(fā)，建立與信息化技術(shù)相關(guān)聯(lián)的檔案管理制度。按照不同類別的管理工作內(nèi)容，制度的實(shí)施與制定也存在差異性，管理人員要準(zhǔn)確把握主體工作內(nèi)容。對(duì)大量檔案資料進(jìn)行妥善管理，建立檔案輸入與輸出系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化。

2）建立信息化檔案管理系統(tǒng)，有效銜接各系統(tǒng)功能。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部要構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效互動(dòng)與交流，節(jié)省了大量人工查找檔案的時(shí)間。檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要按照前端控制原則和文檔一體化管理原則，徹底實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)以及檔案保存系統(tǒng)之間的銜接，從而滿足檔案分類整理、長(zhǎng)期保存、歸檔處理等工作需求，從而保證檔案電子文檔的真實(shí)性與完整性[5]。信息化系統(tǒng)要具有文件保管、文件利用、鑒別處理等方面內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)整理。檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要資源，如果機(jī)關(guān)單位將內(nèi)部局域網(wǎng)與外界社會(huì)網(wǎng)絡(luò)相連接，此時(shí)檔案資源就會(huì)被單位內(nèi)部人員與社會(huì)大眾共同使用與分享，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值。機(jī)關(guān)單位可以構(gòu)建全業(yè)務(wù)檔案利用平臺(tái)，嚴(yán)格控制檔案信息化管理的全過(guò)程，在平臺(tái)上進(jìn)行檔案的上傳與歸檔工作，經(jīng)過(guò)檔案管理人員檢查審批之后，才可以記錄到指定數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，平臺(tái)可以分為電子借閱與紙質(zhì)借閱兩種方式。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理建設(shè)中，可以引入OCR文字識(shí)別技術(shù)完成檔案的錄入工作，檔案管理人員將檔案上傳到文字識(shí)別系統(tǒng)上，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案圖片的識(shí)別處理，利用OCR文字識(shí)別技術(shù)將文檔內(nèi)容讀取下來(lái)，形成可供編輯的電子文本，大大提高了檔案錄入速度。

3）提升檔案管理信息化水平，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升。隨著信息化社會(huì)的逐漸發(fā)展與進(jìn)步，機(jī)關(guān)單位要不斷提升檔案管理的信息化水平，其主要做法可以從以下幾個(gè)方面闡述，首先，要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升給予足夠的重視，針對(duì)一些電腦操作水平較低的工作人員，要加大對(duì)其信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，從而提升檔案管理人員互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)與檔案管理水平，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的重要性，從而提升自身的責(zé)任意識(shí)，全身心投入信息技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)中[6]。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位針對(duì)檔案管理人員要定期展開(kāi)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，合理運(yùn)用單位內(nèi)部考評(píng)體系，有效監(jiān)督檔案管理人員培訓(xùn)成效，同時(shí)還可以制定激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作表現(xiàn)突出，積極配合單位技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)的檔案管理人員，要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，有利于積極向上的員工完善自身工作能力，并樹(shù)立榜樣力量，激發(fā)其他工作人員的工作積極性與熱情，從而從整體上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量，為檔案管理培訓(xùn)工作順利落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作想要順利發(fā)展，需要緊隨互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展浪潮，借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)創(chuàng)新檔案管理工作。信息技術(shù)在機(jī)關(guān)單位檔案管理中運(yùn)用，保障了檔案管理工作服務(wù)的便捷性與實(shí)效性，為機(jī)關(guān)單位檔案管理可持續(xù)發(fā)展提供便利。