醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理策略及建議

李海峰

（大理大學(xué)第一附屬醫(yī)院，云南 大理 671000）

醫(yī)院是專門救死扶傷，緩解病人病痛的場(chǎng)所。在醫(yī)院OA系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，這些電子檔案具有一定的特殊性。只有對(duì)這些電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的管理，保證電子檔案信息管理效率，才能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保證。

1 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的特點(diǎn)

1）非常依賴辦公設(shè)備的運(yùn)行。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開(kāi)展，需要工作人員使用計(jì)算機(jī)及OA系統(tǒng)軟件等辦公設(shè)備才能夠完成。即在電子文件完成歸檔之后，工作人員需要借助這些辦公設(shè)備，對(duì)這些電子檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的閱讀。如果沒(méi)有這些辦公設(shè)備，那么電子檔案信息的產(chǎn)生、傳遞以及識(shí)別將無(wú)從進(jìn)行。

2）連續(xù)性與可塑性。醫(yī)院OA環(huán)境下，一份電子檔案信息的創(chuàng)建，需要經(jīng)過(guò)起稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、生成以及歸檔等過(guò)程。而這些過(guò)程需要在起草部門、辦公室、會(huì)簽部門以及信息管理部門等多個(gè)部門的共同努力下才能夠完成。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，電子檔案歸檔管理的完整性就會(huì)受到影響。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案具有連續(xù)性特點(diǎn)。另外，這些職能部門還會(huì)在其職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案也表現(xiàn)出了可塑性特點(diǎn)[1]。

3）資源共享。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，由于時(shí)間與空間的限制，實(shí)際的檔案利用率并不高。而電子檔案的管理工作主要是借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)完成。電子檔案中的信息可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成傳遞和查閱，且可以被多個(gè)科室的人同時(shí)查閱。所以，醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案有著較高的資源共享性。

2 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理策略

1）電子檔案資料的收集。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開(kāi)展，需要檔案管理人員需要進(jìn)行各種電子文件資料、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)以及信息處理參數(shù)的收集。首先，電子檔案的形成過(guò)程，就是相關(guān)信息編輯、修改以及辦理的過(guò)程，所以將有價(jià)值的電子文件進(jìn)行定稿保留有著非常重要的意義。其次，檔案管理人員不僅要對(duì)存儲(chǔ)在磁盤、硬盤等介質(zhì)中的電子檔案進(jìn)行歸檔，還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中或者云中的電子檔案進(jìn)行歸檔。歸檔后的電子檔案需要保證格式的統(tǒng)一。與此同時(shí)，檔案管理人員還要填寫登記表，并將登記表與電子檔案保存在一起，為后續(xù)的查閱提供便利。

2）電子檔案的歸檔。醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案管理工作的開(kāi)展，必須要對(duì)電子檔案的歸檔工作予以高度的重視。首先，要對(duì)電子檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確。即結(jié)合國(guó)家針對(duì)紙質(zhì)文件的歸檔規(guī)定和醫(yī)院電子檔案的形成特點(diǎn)，對(duì)電子檔案的背景信息與元數(shù)據(jù)進(jìn)行明確。其次，對(duì)電子檔案的歸檔要求進(jìn)行明確，即完善電子檔案歸檔規(guī)章制度，確保相關(guān)部門可以按照要求對(duì)電子文件進(jìn)行編輯與整理，并將符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案?jìng)鬏斨玲t(yī)院的檔案管理部門，最后由檔案管理部門將電子檔案存儲(chǔ)到相應(yīng)的脫機(jī)載體上。再次，對(duì)歸檔時(shí)間進(jìn)行明確。一般情況下，醫(yī)院電子檔案的歸檔時(shí)間主要包含兩種：一種是邏輯歸檔，可以實(shí)時(shí)進(jìn)行；另一種是物理歸檔，不僅需要將數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到相應(yīng)的介質(zhì)上，還需要按照紙質(zhì)檔案的要求來(lái)完成。最后，對(duì)電子檔案的歸檔流程進(jìn)行明確。通常情況下，醫(yī)院電子檔案的歸檔流程主要包含以下幾步：第一步鑒定、第二步檢測(cè)、第三步歸檔、第四步整理、第五步存儲(chǔ)、第六步移交[2]。

3 醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的管理建議

1）統(tǒng)一電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案部門只負(fù)責(zé)檔案的接收、整理以及歸檔，針對(duì)檔案信息的前期處理，則由文書部門負(fù)責(zé)。在醫(yī)院OA環(huán)境下，為了提升電子檔案管理的工作效率，需要對(duì)這兩個(gè)部門的管理體制進(jìn)行規(guī)范，即由統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排這兩個(gè)部門的工作任務(wù)與工作目標(biāo)。同時(shí)，這兩個(gè)部門也要彼此之間做好配合。其次，將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一，明確檔案管理的流程標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的規(guī)范性。即電子檔案要以檔號(hào)命名，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和歸檔的時(shí)候，也要使用相同的檔號(hào)。這樣，不僅可以提升檔案的利用效率，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，將檔案信息的利用作用充分發(fā)揮出來(lái)。最后，對(duì)技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。即針對(duì)OA系統(tǒng)中的檔案管理流程設(shè)計(jì)，不僅要保證系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性和應(yīng)用性能，還要統(tǒng)一處理相應(yīng)的關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，例如數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)等。只有這樣，才能夠?qū)⒉煌愋偷碾娮訖n案由OA系統(tǒng)順利的流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中。

2）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。首先，醫(yī)院OA環(huán)境下，電子檔案的應(yīng)用雖然為用戶提供了極大地便利，但是相應(yīng)的信息安全也面臨著巨大的威脅。尤其是電子檔案信息的共享依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳輸。而網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的存在又提高了電子檔案的安全管理難度。對(duì)此，醫(yī)院需要加強(qiáng)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行檔案安全預(yù)警預(yù)報(bào)信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，并對(duì)電子檔案安全應(yīng)急指揮與保障體系進(jìn)行完善。其次，電子檔案的管理需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，而網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，又會(huì)使電子檔案面臨著內(nèi)容被破壞，文件無(wú)法打開(kāi)等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，OA環(huán)境下，電子檔案的管理，不僅要對(duì)檔案的存儲(chǔ)載體進(jìn)行保護(hù)，還需要對(duì)采取各種各樣的信息安全技術(shù)與措施，例如信息安全防范技術(shù)、信息加密技術(shù)、信息認(rèn)證技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及信息備份技術(shù)等[3]。最后，與紙質(zhì)檔案最大的不同之處在于，電子檔案的修改沒(méi)有任何痕跡。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將同一份文件發(fā)送給多位用戶，還可能導(dǎo)致文件信息泄密等問(wèn)題的出現(xiàn)。對(duì)此，為了提升電子檔案的安全性與真實(shí)性，檔案管理人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行處理的時(shí)候，需要注意以下幾方面。第一將電子檔案轉(zhuǎn)化成PDF格式，并進(jìn)行防偽水印的添加，進(jìn)行電子公章的加蓋。第二對(duì)重要文件進(jìn)行加密處理，并做好電子簽名。第三注重訪問(wèn)控制、權(quán)限控制以及仿寫等技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。第四對(duì)用戶的使用權(quán)限進(jìn)行限制，使其只有權(quán)限讀取信息，而無(wú)權(quán)限修改信息、復(fù)制信息。

3）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。醫(yī)院OA環(huán)境下，檔案管理工作較之以前有了很大的不同。要想提升電子檔案管理水平，檔案管理人員不僅要與各部門的工作人員進(jìn)行有效的溝通，還要獲得其他工作人員的配合與幫助。所以，只有提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，才能夠?yàn)闄n案管理工作的正常開(kāi)展提供保證。首先，要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其具備扎實(shí)的電子檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和較強(qiáng)的文字處理能力。其次，要提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作能力，確保其可以熟練操作電子檔案管理軟件和OA系統(tǒng)[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

鑒于醫(yī)院OA環(huán)境下電子檔案的特殊性，加強(qiáng)電子檔案的管理具有十分重要的意義。對(duì)此，檔案管理人員需要對(duì)電子檔案資料的收集以及電子檔案的歸檔工作予以高度的重視。而要想有效提升醫(yī)院電子檔案管理水平，還必須要統(tǒng)一電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)電子檔案的安全管理、提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。