轉(zhuǎn)變服務(wù)創(chuàng)新理念的檔案管理信息化發(fā)展途徑

馬宏正

（廣東開放大學(xué)（廣東理工職業(yè)學(xué)院），廣東 廣州 510091）

利用信息化技術(shù)開展高校學(xué)生檔案的有效管理已經(jīng)成為高校檔案管理的過程中使用的主要方式，與傳統(tǒng)的線下紙質(zhì)高校學(xué)生檔案管理相比，利用信息化技術(shù)進(jìn)行高校學(xué)生檔案的電子化管理，能夠有效的節(jié)約管理成本，讓原本復(fù)雜的查找方式變得更為簡單。同時隨著信息化技術(shù)的革新，電子化的管理方式不僅節(jié)省了檔案信息儲存空間，同時也極大程度地提升了高校學(xué)生檔案的保密性，因此充分利用信息化技術(shù)開展高校學(xué)生檔案的有效管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段高校檔案管理的主要方式。

1 高校學(xué)生檔案電子化管理的特點

為了將繁雜的高校學(xué)生檔案內(nèi)容進(jìn)行有序合理的管理，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的電子化管理已經(jīng)成為高校實行學(xué)生檔案管理的主要方式，同時利用信息化技術(shù)實現(xiàn)有效的高校學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校專職檔案管理人員必須具備的一項專業(yè)技能。但是隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新型的電子信息化技術(shù)和信息化管理方式更新?lián)Q代速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了高校管理進(jìn)程的改革，因此在利用信息化技術(shù)開展高校學(xué)生檔案的電子化管理方面所暴露出來的問題也層出不窮，因此只有不斷加快信息化技術(shù)的革新，提升高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，統(tǒng)籌管理可能出現(xiàn)的多種信息化條件下高校學(xué)生檔案電子化管理過程中出現(xiàn)的問題，才能有效地降低高校學(xué)生檔案管理問題的出現(xiàn)，促進(jìn)高校學(xué)生檔案的長效發(fā)展。

1.1 查找檔案資料的高效性

高校學(xué)生檔案本身存儲時間相對較長，因此數(shù)量較多，查找起來相當(dāng)困難。而作為以數(shù)據(jù)存儲為基礎(chǔ)的電子化高校學(xué)生檔案管理更多的是利用計算機核心，將所有的高校學(xué)生檔案進(jìn)行整理歸納，不但減少了由于翻找而產(chǎn)生的時間消耗，同時也能有效的保證數(shù)據(jù)資料存儲不受地理環(huán)境的影響而損壞。在查找檔案資料的過程中只需要通過計算機的數(shù)據(jù)庫搜索查找就能及時有效的找到需求者想要找到的資料，極大程度的提升了高校學(xué)生檔案管理能力，讓高校學(xué)生檔案的管理更加高效。

1.2 電子化檔案資料的共享性

當(dāng)前的電子化高校學(xué)生檔案的存儲都是通過計算機管理系統(tǒng)對高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理的，由于計算機設(shè)備不僅具有存儲功能，還具備一定的傳輸功能，這就導(dǎo)致檔案的查找翻閱可以不用受到空間的束縛。只要在管理員管理過程中對部分賬號進(jìn)行特殊的查閱權(quán)限管理，就能夠通過計算機終端對所需要的電子信息化高校學(xué)生檔案進(jìn)行設(shè)定。在傳統(tǒng)的檔案文件查閱的過程中，需要的不僅僅是檔案管理人員每天進(jìn)行的日常管理，在進(jìn)行查找過程中還需要使用者通過查詢備份等方式才能進(jìn)行查找傳輸，不僅消耗了大量的人力物力，同時也增加了查找的難度。而通過電子化檔案的有效管理，花費較少的人力和較短的時間就能夠獲取使用者所需要的檔案內(nèi)容，這種共享性也正是符合現(xiàn)在快節(jié)奏的生活工作方式。

1.3 電子高校學(xué)生檔案管理的保密性

高校學(xué)生檔案是一個高校長久以來發(fā)展的重要數(shù)據(jù)支撐內(nèi)容，只有做好高校學(xué)生檔案的保密管理才不會讓高校的核心秘密流失。近年來隨著保密管理要求的不斷加強，違反保密要求的人員已經(jīng)被列為違法犯罪行為，但是即使如此，一旦高校學(xué)生檔案流入社會仍舊會為高校帶來不可估量的損失。而利用電子信息化信息管理，將所有的高校學(xué)生檔案內(nèi)容在涉密計算機中進(jìn)行存儲，同時設(shè)定專門的查詢系統(tǒng)和查詢權(quán)限，不僅能夠加強高校學(xué)生檔案的管理，同時也能提升高校學(xué)生檔案保密的有效性。在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理過程中，需要查詢的檔案往往會通過復(fù)印的形式進(jìn)行傳播，不僅使檔案的保密性降低，同時還會造成檔案流入社會的風(fēng)險，但是通過信息化涉密計算機的使用，則有效提升了電子高校學(xué)生檔案管理的有效性，減少了高校學(xué)生檔案管理儲存風(fēng)險的產(chǎn)生。

2 檔案管理在高校管理中的重要性

如今，快速的經(jīng)濟發(fā)展導(dǎo)致人才的不斷增加。在檔案管理過程當(dāng)中，管理人才扮演著較為重要的角色。如果檔案管理方面的人才不足，則無法有效地管理檔案[1]。因此，在管理過程中加強人力資源建設(shè)可以促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展。但是，現(xiàn)實和理想總是相反的。如上所述，當(dāng)前在文件管理工作中只有很少的高素質(zhì)專業(yè)文件管理人員。部門的轉(zhuǎn)移不利于檔案的有效管理。這間接表明，在文件管理過程中，如果沒有專業(yè)的文件管理人員，將很難促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展。

高校本身的檔案管理是為了有效地記錄高校發(fā)生的多種重要事件，其中不僅僅記錄了高校已經(jīng)發(fā)生的重大歷史事件，同時也對現(xiàn)階段高校本身的管理情況進(jìn)行了詳細(xì)地記錄。這些記錄的保存不僅是對高校發(fā)展起到了重要的參考作用，同時也是對高校發(fā)展情況進(jìn)行的記錄，以此保證高校的市場占有率。因此，高校檔案的管理對于高校的招生占有率和未來的發(fā)展非常重要。因此，高校檔案管理要進(jìn)行創(chuàng)新性的改變，才有助于高校的發(fā)展。

首先，在檔案管理方面，除了缺乏現(xiàn)代管理技能外，高校管理者也缺乏對檔案管理的重視，沒有把檔案管理作為高校實施的永久性機制角色。當(dāng)前電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，中國各行各業(yè)都在逐步改變管理方式，電子文檔管理的發(fā)展和應(yīng)用，可以促進(jìn)文檔的系統(tǒng)性和可視性。除此之外，作為管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案監(jiān)督管理的重要性，在開展檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)建立起針對高校實際情況的檔案管理模式，從而實現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理機制。最后是檔案收集不足。高校檔案具有專業(yè)性，涉及教學(xué)、管理、基礎(chǔ)建設(shè)等多個方面，使高校檔案多樣化、復(fù)雜化。收集存檔數(shù)據(jù)困難且質(zhì)量低下，沒有硬性格式和統(tǒng)一的記錄書寫格式的形式。某些材料受實際工作的限制，無法及時提交，導(dǎo)致丟失檔案，并影響檔案的使用價值[2]。

3 電子化高校學(xué)生檔案管理存在的問題

3.1 信息化設(shè)施不符合檔案管理要求

可是因為需要投入大量的資金，很多高校在電子化高校學(xué)生檔案管理方面仍舊存在一定的問題。一是因為電子化高校學(xué)生檔案管理設(shè)備需要的專業(yè)系統(tǒng)較多，很多硬件設(shè)施都不能完全支持，因此需要購買專業(yè)的檔案信息管理計算機。為了保證電子高校學(xué)生檔案的保密性，因此在購買計算機的過程中就需要管理者投入大量資金購買專業(yè)的涉密計算機，因此很多高校都會選擇退而求其次購買不符合檔案管理要求的計算機進(jìn)行檔案管理。二是因為電子化檔案管理系統(tǒng)的特殊性，導(dǎo)致其與很多計算機的系統(tǒng)不兼容。一般來說為了保證高校各項檔案不會丟失，高校管理者會安排專業(yè)的檔案管理公司對高校內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行一定的建設(shè)，但是由于建設(shè)方式和設(shè)計方案的不合理，導(dǎo)致電子化高校學(xué)生檔案系統(tǒng)的實際內(nèi)容與計算機軟件系統(tǒng)不兼容，最終制約了電子化高校學(xué)生檔案的有效建設(shè)。

3.2 檔案管理人員的管理能力缺失

在真正管理的過程中我們可以發(fā)現(xiàn)，由于受到信息化創(chuàng)新能力的影響和人員學(xué)習(xí)意識的制約，導(dǎo)致很多檔案管理人員覺得電子化檔案管理的難度較大，因此不愿意開展信息化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，因此嚴(yán)重影響了高校檔案的管理能力缺失。另外由于高校學(xué)生檔案的保密性相對較高，就需要相關(guān)部門專業(yè)人員實時的對檔案進(jìn)行監(jiān)督管理工作，在此過程中檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和大局意識，在進(jìn)行檔案的有效管理過程中不僅要利用所學(xué)習(xí)的電子檔案管理方式對高校檔案進(jìn)行有效的管理，同時也要明確檔案在整個高校發(fā)展歷史中的重要意義。但是仍舊有很多檔案管理人員檔案管理的大局意識缺乏，認(rèn)為檔案管理的必要性不強，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中敷衍了事，造成檔案管理的有效性缺失。

3.3 電子化檔案管理系統(tǒng)的推進(jìn)性不強

通過數(shù)據(jù)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前雖然國家對于檔案、保密等高校管理方面的要求不斷深化，很多高校也在根據(jù)相關(guān)的要求做到了這方面的有效管理，但是由于管理方式以及線上管理技術(shù)的缺失，導(dǎo)致檔案管理的有效性仍舊較低，檔案管理的水平仍舊參差不齊。其表現(xiàn)出來的具體情況就是，國有高校檔案專項管理要求較為嚴(yán)格，私有高校檔案專項管理能力相對缺失，因此加快電子化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，統(tǒng)一我國所有高校的檔案線上管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定專業(yè)的電子化檔案線上專項管理平臺，以高校各項專項檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，才能有效地推動高校的電子化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)電子化高校學(xué)生檔案的有效管理。

4 提升電子高校學(xué)生檔案管理方式的對策

4.1 加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理水平

對于一個高校來說，做好高校學(xué)生檔案管理是穩(wěn)固高校發(fā)展的重要舉措。為了加快檔案管理的有效性，通過多種信息化設(shè)備來完善高校學(xué)生檔案管理方面的缺失，就成為現(xiàn)階段高校檔案管理的重要內(nèi)容。但是要想完善高校信息化高校學(xué)生檔案管理，最主要就是做好專業(yè)電子設(shè)備配置。高校檔案管理的缺失在于高校檔案管理具體設(shè)施的缺失。為了提升高校學(xué)生檔案的管理能力一是應(yīng)當(dāng)建立專門的電子高校學(xué)生檔案閱覽室，安排相關(guān)部門專門的管理人員對電子高校學(xué)生檔案進(jìn)行維護(hù)。二是配置專門高校學(xué)生檔案使用計算機，確保電子檔案不會受到損壞或失竊。

4.2 針對員工管理實際，增進(jìn)檔案專業(yè)人員培養(yǎng)能力

實現(xiàn)電子化高校學(xué)生檔案的有效管理，主要是通過專業(yè)的管理人才培養(yǎng)，才能有效地提升檔案管理的實際水平，推進(jìn)電子化高校學(xué)生檔案的全面建立。為了實現(xiàn)有效的電子化高校學(xué)生檔案管理，一是安排專業(yè)的培訓(xùn)機構(gòu)，系統(tǒng)的對高校中檔案管理專責(zé)進(jìn)行培訓(xùn)，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保高校內(nèi)部的檔案管理人員的專業(yè)性不斷提升，減少檔案管理中存在的缺失。二是端正高校檔案管理專責(zé)的管理意識，讓其明確自身工作的職責(zé)，認(rèn)識到檔案管理的重要性，最終提升高校電子化高校學(xué)生檔案的管理能力。

4.3 根據(jù)檔案管理要求，提升檔案管理系統(tǒng)建設(shè)速度

在專業(yè)的檔案管理中，首先要明確檔案管理的重要性，因此在進(jìn)行高校學(xué)生檔案的管理中一是要制定明確的檔案管理實施細(xì)則，劃分出不同檔案的不同管理方式，針對電子化高校學(xué)生檔案管理平臺的特殊性，確定相關(guān)制度，確保整個管理過程有據(jù)可依。二是通過咨詢專業(yè)人員，在高校內(nèi)部搭設(shè)專業(yè)的高校檔案管理信息化系統(tǒng)，在保證高校學(xué)生檔案不損壞的前提下，提升高校的檔案管理能力。三是通過交流溝通的方式，了解其他高校檔案管理的優(yōu)勢，通過不斷地學(xué)習(xí)和改進(jìn)提升高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)水平。

4.4 轉(zhuǎn)變檔案管理思想，增進(jìn)檔案管理部門協(xié)調(diào)

檔案管理質(zhì)量的提升對于高校的經(jīng)營管理水平有著直接的影響。一是對于高校管理人員來說，應(yīng)當(dāng)不斷重視檔案管理，加快部門之間的協(xié)調(diào)。從而提升檔案管理質(zhì)量。高校領(lǐng)導(dǎo)人是一個高校發(fā)展的核心，作為領(lǐng)導(dǎo)者要明確高校的發(fā)展方向，從而通過提升領(lǐng)導(dǎo)本身的檔案管理意識，增進(jìn)高校的內(nèi)部管理能力。高校的檔案管理不僅僅只是做好紙質(zhì)檔案的有效管理，同時也要做好檔案的規(guī)范，提升檔案管理人員的發(fā)展管理意識，從而不斷優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案的高效管理。二是作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹立正確的價值觀念，明確自身工作的重要性和責(zé)任，在管理過程中對于突發(fā)的安全事件應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行上報處理，規(guī)避可能出現(xiàn)的檔案管理問題。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增進(jìn)部門之間的協(xié)調(diào)工作。三是通過創(chuàng)新的檔案管理模式，以部門協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，優(yōu)化陳舊的檔案管理理念，從而不斷推動高校檔案的優(yōu)化管理，從而實現(xiàn)檔案的高質(zhì)量管理。

5 總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理是高校發(fā)展的重要組成部分，在高校發(fā)展的關(guān)鍵時期，通過對于高校學(xué)生檔案的有效管理，能夠減少了高校的經(jīng)濟損耗，促進(jìn)高校的長足發(fā)展。在高校不斷發(fā)展的過程中，只有管理者認(rèn)識到信息化管理方式在高校教育教學(xué)過程中所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，才能重視電子化高校學(xué)生檔案建設(shè)的重要性。為此，本文通過對于電子高校學(xué)生檔案的特點進(jìn)行分析，結(jié)合現(xiàn)階段高校實現(xiàn)電子高校學(xué)生檔案管理過程中所面臨的多種問題針對性地提出了部分意見。以求能夠通過高校電子高校學(xué)生檔案的有效管理，提升高校自身的市場競爭力。