人性化理念在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用措施

孫彥玲

（黑龍江省哈拉海農(nóng)場，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)具有人性化的特征，強(qiáng)調(diào)根據(jù)企業(yè)單位的服務(wù)對象需要提供針對性的開展檔案服務(wù)，進(jìn)一步挖掘企業(yè)單位的檔案潛能，實(shí)現(xiàn)檔案員與用戶充分的交流，從而更好的體現(xiàn)檔案的使用價值。人性化的檔案管理理念是提升企業(yè)單位檔案企業(yè)質(zhì)量的重要舉措和必要渠道，是信息化時代消解檔案信息化建設(shè)軟硬件不足的必要手段，是提升檔案服務(wù)質(zhì)量的必由路徑。

1 人性化檔案管理的理念內(nèi)涵

人性化檔案管理的核心是從用戶的檔案使用需要出發(fā)，構(gòu)建一個科學(xué)的控制、調(diào)節(jié)與供給服務(wù)體系，真正的激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理工作的創(chuàng)新性，圍繞著用戶的需要實(shí)現(xiàn)檔案管理方式方法的轉(zhuǎn)變。

1）改革檔案管理方式。人性化的檔案管理促進(jìn)了檔案管理技術(shù)的升級，強(qiáng)調(diào)根據(jù)用戶的檔案使用需要不斷引進(jìn)新型的檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)越發(fā)重視實(shí)用性，強(qiáng)調(diào)基于檔案使用的具體需要引進(jìn)合適的檔案管理技術(shù)，檔案管理工作將更加高效，檔案管理人員的地位被高度的重視，從而形成了一個檔案員主動學(xué)習(xí)和自主提升的氛圍，基于現(xiàn)有的人才情況配置軟硬件設(shè)備，引導(dǎo)檔案員及相關(guān)人員主動投入到檔案管理工作當(dāng)中，在群策群力的氛圍中更好的滿足用戶對檔案的使用需求。

2）柔化檔案管理制度。企業(yè)單位踐行人性化的檔案管理方法，有助于提高檔案管理科學(xué)性，進(jìn)一步根據(jù)基層檔案的實(shí)際需要細(xì)化檔案管理制度，改進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，簡化檔案管理程序，把一系列復(fù)雜的、難以適應(yīng)基層的，高成本的檔案管理制度剔除掉。人性化的檔案管理制度使得基層企業(yè)單位的檔案運(yùn)行不再依賴上級行政命令，基層檔案管理人員對檔案企業(yè)充分自信心，各部門檔案管理人員會形成多方配合的機(jī)制，檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，檔案企業(yè)的建設(shè)性更高，檔案用戶與檔案管理人員的溝通更加暢通，檔案員職業(yè)得到充分的尊重，檔案員與用戶的對立情緒逐漸降低，兩者建立了更加信任的關(guān)系，由此形成了更加良好的檔案管理工作氛圍，提高了檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

3）提高檔案員的素質(zhì)。人性化的檔案管理工作方式從現(xiàn)有的檔案工作情況出發(fā)，檔案管理制度更加合理，檔案員的發(fā)展空間更大，檔案員的積極性被充分的激發(fā)出來，運(yùn)用人性化的方式進(jìn)行檔案管理有助于保證檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理人員自覺提高檔案服務(wù)水平，推動檔案人員從服務(wù)態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、技能創(chuàng)新、制度優(yōu)化方面自主進(jìn)行改革。這種情況下為檔案員的發(fā)展提供了更好的平臺，推動了檔案企業(yè)更加快速的發(fā)展，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中因檔案員而暴露的各種問題。

2 人性化檔案管理的實(shí)踐措施

人性化理念用于檔案管理應(yīng)當(dāng)尊重檔案管理者，關(guān)懷檔案的使用者，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建檔案管理者與使用者之間的裂縫銜接機(jī)制，在信息化的技術(shù)手段輔助下滿足檔案使用者的個性化檔案使用需要。

1）及時更新服務(wù)理念。為了提高檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)及時的更新檔案管理服務(wù)理念，強(qiáng)調(diào)把人本理念融入到檔案管理工作體系當(dāng)中，進(jìn)一步消除以往重物輕人的檔案管理方式，樹立以服務(wù)為宗旨的檔案管理思想，充分的把握檔案管理的實(shí)用價值發(fā)揮出來。首先，更新檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理的目標(biāo)，真正的把服務(wù)放在檔案管理工作的重要地位，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正的圍繞著使用者的需要創(chuàng)新檔案管理方式，強(qiáng)化檔案管理工作能力，真正的在檔案管理中滿足用戶的使用需要。其次，檔案管理者需要積極與檔案使用者保持良好的溝通，加大檔案使用需求的調(diào)研工作力度，做到遇見性、提前性、科學(xué)化的服務(wù)，強(qiáng)調(diào)根據(jù)自身的專業(yè)知識解決檔案使用者的具體問題，從而達(dá)到科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)。例如，圍繞著業(yè)務(wù)工作的專題組織開展一系列的專題檔案服務(wù)。圍繞著編寫地方史志，舉辦榮譽(yù)展等開展一系列的檔案服務(wù)工作。應(yīng)當(dāng)發(fā)揮檔案的最大使用功能，主動提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，達(dá)到提高檔案服務(wù)有效性目標(biāo)。第三，檔案管理在傳統(tǒng)的PC端平臺逐步的將移動互聯(lián)網(wǎng)端轉(zhuǎn)變，各種APP的開發(fā)更好的適應(yīng)性新型檔案供給的需要，檔案管理人性化將在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下提高服務(wù)水平。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)檔案人性化管理理念的升級，現(xiàn)代檔案管理人性化是建立在高新技術(shù)基礎(chǔ)上的人性化，是真正解決檔案員創(chuàng)新力，滿足用戶個性化需要，實(shí)現(xiàn)高效率檔案服務(wù)的人本體系。

2）優(yōu)化歸檔工作方式。人性化檔案管理工作還要指向檔案服務(wù)實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮檔案管理人員在檔案管理實(shí)踐中的積極作用。當(dāng)前情況下，應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員少，檔案管理技術(shù)待更新，大型檔案管理設(shè)備不斷引進(jìn)的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，加大對檔案員的服務(wù)力度，解決檔案員工作中的問題，著力消除各種因素對檔案員工作的干擾。例如，需要形成完善的檔案收集、整理、歸檔與傳輸服務(wù)的共享機(jī)制，強(qiáng)調(diào)企業(yè)單位部門兼職檔案員與專職檔案員的密切配合，從而更好的分擔(dān)檔案管理工作的壓力，提高檔案服務(wù)的整體質(zhì)量水平。進(jìn)一步挖掘檔案的實(shí)用價值，強(qiáng)調(diào)從提高檔案利用率角度優(yōu)化檔案管理工作方式，消除傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)則對檔案員工作限制，進(jìn)一步依靠信息技術(shù)輔助檔案員開展好具體的檔案管理業(yè)務(wù)。只有不斷優(yōu)化檔案管理方式，大力形成檔案管理的部門配合機(jī)制，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)，檔案存儲系統(tǒng)、上級檔案局與基層企業(yè)單位良好溝通機(jī)制，這樣才能優(yōu)化檔案服務(wù)的范圍，擴(kuò)展檔案收集的內(nèi)容，并且在合理的獎懲機(jī)制下激發(fā)檔案管理員的活力，促進(jìn)檔案管理人員主動投入檔案管理創(chuàng)新，達(dá)到全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。

3）改善檔案管理環(huán)境。環(huán)境對于檔案管理人員與檔案使用人員都有重要的作用，當(dāng)前優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境既指向優(yōu)化檔案管理的實(shí)體環(huán)境，同時還要優(yōu)化檔案管理的虛擬環(huán)境，強(qiáng)調(diào)在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)工作的全面升級。首先，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，強(qiáng)調(diào)配置智能化的檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全自動化，依托信息技術(shù)對檔案管理環(huán)境進(jìn)行改變，從而自動化的控制紙質(zhì)檔案管理工作。其次，依托專業(yè)機(jī)構(gòu)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化檔案數(shù)據(jù)信息的快速有效處理，做到檔案管理庫房、辦公、整理與閱覽的全分開，應(yīng)當(dāng)盡可能的為用戶創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，這樣才能滿足用戶的人性化檔案管理需要，達(dá)到全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量的目標(biāo)。例如，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理辦公環(huán)境，強(qiáng)調(diào)對檔案管理室的色彩、溫度等進(jìn)行全面的科學(xué)化控制，配置高標(biāo)準(zhǔn)的計算機(jī)設(shè)備，配齊必要的紙質(zhì)檔案向信息檔案轉(zhuǎn)換的設(shè)備，從而促進(jìn)珍貴的檔案盡快的信息化。還要優(yōu)化檔案室的功能布局，實(shí)現(xiàn)檔案高效的傳遞運(yùn)轉(zhuǎn)。大力進(jìn)行檔案管理部門的人文環(huán)境建設(shè)，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化檔案服務(wù)榜樣，著力給用戶提供一種賓至如歸的感覺，讓用戶在借閱檔案時獲得良好的服務(wù)體驗(yàn)，從而在檔案管理中強(qiáng)化實(shí)踐效能。

3 結(jié)論

人性化理念是當(dāng)代企業(yè)單位檔案服務(wù)建設(shè)工作的重要理念，人本理念符合時代的發(fā)展需要，人性化理念具有重要的應(yīng)用價值，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分的重視人本理念，強(qiáng)調(diào)把檔案管理人員的積極性激發(fā)出來。構(gòu)建更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理體系，滿足用戶的個性化檔案使用需要。