交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理問題研究

白四嬌

（寧津縣交通運輸局，山東 德州 253400）

現(xiàn)在，在我國的交通執(zhí)法領(lǐng)域的檔案管理存在很多不足，其中一些對執(zhí)法的發(fā)展產(chǎn)生了嚴重影響。本文的重點是改善交通執(zhí)法領(lǐng)域的文件管理，以確保交通運輸業(yè)務的持續(xù)健康發(fā)展。

1 交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理的重要性

運輸業(yè)對經(jīng)濟和社會發(fā)展具有重要影響，運輸業(yè)的健康發(fā)展可以直接促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。交通執(zhí)法是交通運輸和交通事務中及其關(guān)鍵的部分。檔案管理在交通執(zhí)法中尤其重要。交通執(zhí)法檔案是交通管理部門執(zhí)行交通執(zhí)法時創(chuàng)建的各種文本、音頻、視頻和電子文檔。這些材料具有極大的使用和研究價值，是交通執(zhí)法人員的真實記錄，并且是保護道路產(chǎn)權(quán)的重要證明。交通執(zhí)法文件和交通管理是緊密聯(lián)系的。兩者都是必不可少的。近年來，由于交通執(zhí)法事務中經(jīng)常發(fā)生違法違規(guī)行為，如道路產(chǎn)權(quán)補償案件、當事方不配合執(zhí)法、對法律的暴力抵制等，執(zhí)法檔案特別以“主題教育”為宗旨活動，充分利用執(zhí)法文件，深入分析和數(shù)據(jù)分析，與服務目標的積極聯(lián)系，擴展工作思路，改進執(zhí)法流程，減少批準時間限制，提高工作效率并在法律上取得巨大的經(jīng)濟效益和社會效益執(zhí)法過程：做好交通執(zhí)法檔案管理，不僅可以提高檔案的使用效率，而且可以為交通運輸和領(lǐng)導決策的經(jīng)濟社會發(fā)展提供科學、準確、有效的指導。

2 目前我國的交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理所存在的問題

對于交通執(zhí)法機構(gòu)而言，現(xiàn)在的檔案管理中還有很多的不足之處，具體表現(xiàn)在以下幾點。

1）對檔案管理的重要性缺乏了解。在交通執(zhí)法部門中，檔案管理人員僅執(zhí)行托管人的職責，而檔案的價值并沒有真正發(fā)揮作用。特別是一些基層部門沒有專職的檔案管理人員。資料未及時組織和分類，造成資料不完整或者丟失，無法進行檔案管理。對于交通部門的依法行政水平的建設是非常不利的，同時對于規(guī)范執(zhí)法隊伍建設也是非常不利的。

2）提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理是專業(yè)性非常強的工作，需要極強的專業(yè)水平，但是因為人事制度的限制，制約了交通執(zhí)法單位的建立，人員緊張，有的交通執(zhí)法機構(gòu)的檔案管理部門大多是年齡偏大、能力不高的人。這些人員大多都沒有接受過音頻和視頻文件的系統(tǒng)性培訓，尤其是在信息技術(shù)水平較高的情況下。這使檔案的收集、分類和歸檔顯得不規(guī)則，并影響了檔案管理的發(fā)展。

3）檔案管理未形成有機整合。當前，交通執(zhí)法機構(gòu)在沒有建立集成管理系統(tǒng)的情況下把在執(zhí)法過程中形成的檔案管理與文書分開管理，這種分開的管理，由于無法形成有效的聯(lián)系而無助于檔案的形成、管理和利用。有的交通執(zhí)法機構(gòu)僅關(guān)注文書檔案的組織和分類，而不關(guān)注常規(guī)文件。特別是，某些文本、音頻和視頻文件未及時組織，對于整個執(zhí)法過程中形成的文件，并且沒有專門負責視聽的部門，數(shù)據(jù)沒有被歸檔和組織，不利于檔案管理工作的開展。

4）檔案管理技術(shù)水平不高。隨著社會的發(fā)展和發(fā)展，對檔案信息工作的要求越來越高。當前，交通執(zhí)法機構(gòu)正在各級實施檔案管理信息化，但起初使用管理軟件，在記錄、編目和檢索過程中沒有進行檔案信息的數(shù)字化管理，也沒有達到資源共享，造成檔案資源的利用率比較低，社會對檔案的需求下降。

5）僅對歸檔資源數(shù)據(jù)進行深入分析是不夠的。開展交通執(zhí)法工作，會形成大量的業(yè)務和技術(shù)檔案，如果不能合理的、高效地進行管理，進行全面的分析和利用，將導致大量的有效統(tǒng)計數(shù)據(jù)丟失，不合理的使用這些數(shù)據(jù)資源來對執(zhí)法程序進行改善，提升執(zhí)法服務，在最大程度地利用檔案資源價值，也就不利于提高交通執(zhí)法的效率和執(zhí)行水平。

3 加強交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理的措施

針對交通執(zhí)法機構(gòu)檔案管理中目前存在的主要問題，提出了以下解決方案。

1）提高對交通執(zhí)法領(lǐng)域中檔案管理重要性的認識。部門主管應加深對檔案管理的理解，將檔案管理納入部門的年度工作計劃，與其他任務一起計劃和分發(fā)，并有效解決和執(zhí)行檔案管理所需的人力、財力和物力問題。通過對檔案管理的嚴格評估，提升檔案管理的影響力，對于在檔案管理工作中存在的問題和阻礙及時進行了解及解決，重視檔案收集和管理的工作。

2）加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員不僅是數(shù)據(jù)管理人員，而且還是最新文件信息管理技術(shù)的專家。為了提高交通執(zhí)法文件管理的水平，需要不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員要具備不斷學習的思想，定期進行專業(yè)的學習，不斷提升自己的知識儲備，提高綜合素質(zhì)。

3）完善執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)和機制。由于執(zhí)法文件的特殊性，包括文本、音頻和視頻材料的收集和分類，因此有必要不斷構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，配置各種管理系統(tǒng)以滿足目標，指定特定部門和管理人員并實施責任制。無論是文本還是音頻和視頻資料，都是一個完整的系統(tǒng)，可以執(zhí)行收集、分類、綁定和歸檔中的檔案管理工作，并進行統(tǒng)一管理和加強之間的連接，讓檔案管理工作變得常態(tài)化、正規(guī)化、科學化。同時，必須重視檔案信息的保密性，避免出現(xiàn)泄密的情況。

4）加強執(zhí)法檔案管理的科技化發(fā)展。信息技術(shù)在不斷的進步，交通執(zhí)法領(lǐng)域?qū)Φ臋n案管理工作也要不斷地提升，轉(zhuǎn)變信息管理方式，充分利用便捷的軟件管理手段，發(fā)展和增強先進的管理技能，使檔案管理更加技術(shù)化和信息化。通過管理中準確的信息化應用程序，特定的應用程序任務來自動分類、組織和分類執(zhí)法文件信息，并通過掃描和其他方法實現(xiàn)文件管理的多用途自動化。

5）加強對交通執(zhí)法領(lǐng)域檔案管理的數(shù)據(jù)分析并提高檔案管理的社會經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)的檔案管理不再能夠滿足日益增長的信息需求。檔案管理部門的工作包含了檔案數(shù)據(jù)的挖掘以及檔案存檔的工作。通過對檔案資料數(shù)據(jù)進行深入分析，使交通執(zhí)法案件更加的科學、合規(guī)、合理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展提供服務。通過對文件數(shù)據(jù)的分析和大宗運輸行政許可的處理，使行政許可更加合理科學、快捷方便。示例：根據(jù)行政部門的需求，研究是否可以進一步縮短篩選和批準的期限，是否方便人們處理業(yè)務以及是否能外出進行審核和批準。通過以秦皇島市大規(guī)模運輸?shù)男姓S可證為例。執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)分析創(chuàng)造性地提出了“減少程序，提高效率”的工作方法，批準截止日期從原來規(guī)定的15天縮短為5個工作日，從而在同一天完成了免調(diào)查的申請，并且擁有大規(guī)模的運輸管理許可證，通過電話即可辦理。在家就可以進行申請高價運輸許可證，這樣給運輸企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利益。這種做法已得到地方和市政領(lǐng)導人的充分肯定，并已在河北省上推廣和應用。

4 結(jié)語

信息時代在不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在社會發(fā)展的各個領(lǐng)域中被廣泛應用，檔案管理工作的方式和理也在不斷地改變。交通執(zhí)法管理信息化已成為適應時代發(fā)展的必然趨勢，為交通信息檢索提供了極大的便利，極大地促進了其建設，改變了傳統(tǒng)的記錄管理方法。促進了交通運輸?shù)陌l(fā)展與進步。交通執(zhí)法領(lǐng)域的檔案是非常重要的信息資源，檔案是組織進行各種內(nèi)部決策的基礎，是無形資產(chǎn)。健全的檔案管理制度對于運輸行業(yè)的發(fā)展是非常重要的。交通執(zhí)法主管部門必須重點關(guān)注檔案管理工作，建立規(guī)范的管理體系，加強檔案管理隊伍建設。