淺談加強(qiáng)血站檔案管理工作的探討

高 宇

（河北省承德市中心血站，河北 承德 067000）

1 明確意義，提高認(rèn)識(shí)，是做好血站檔案管理工作的基礎(chǔ)

文件管理的優(yōu)缺點(diǎn)反映了實(shí)體管理的整體水平。血液站負(fù)責(zé)向該地區(qū)提供緊急臨床血液，有效的檔案管理是確保臨床輸血安全的基礎(chǔ)。完善的檔案管理系統(tǒng)不僅可以標(biāo)準(zhǔn)化和簡化日常工作，提高工作效率和質(zhì)量，還可以促進(jìn)無償獻(xiàn)血工作的開展，并在解決臨床醫(yī)療糾紛中起輔助作用。我站已連續(xù)25年實(shí)現(xiàn)無償輸血臨床服務(wù)；連續(xù)8年完成了三項(xiàng)100%的無償獻(xiàn)血工作，確保充分、及時(shí)、安全和有效地使用臨床血液。

1.1 良好的檔案管理，有利于血液數(shù)據(jù)信息的保存與檢索

在嚴(yán)格執(zhí)行《獻(xiàn)血法》，《輸血站管理辦法》和其他相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，將文件管理納入了國際質(zhì)量管理體系ISO9001，并且不斷完善各種規(guī)章制度、操作程序和注冊(cè)，不僅有效地保證了獻(xiàn)血者和接受者的健康，同時(shí)為部門檔案的使用和開發(fā)提供了原始依據(jù)。一種是為因輸血引起的臨床醫(yī)療糾紛提供法律依據(jù)。隨著公民法律知識(shí)的普及和對(duì)受血者自我保護(hù)的認(rèn)識(shí)的提高，輸血后與乙型肝炎、丙型肝炎、艾滋病等輸血有關(guān)的醫(yī)療糾紛通常同情于受血者，并且法院還堅(jiān)持倒置證據(jù)的原則。完整的業(yè)務(wù)記錄是獻(xiàn)血者，血液檢查和血液質(zhì)量的最真實(shí)的客觀證據(jù)。幫助澄清事故、分析情況、主動(dòng)解決醫(yī)療糾紛，并成為確定醫(yī)療事故的法律依據(jù)。二是為制定采供血計(jì)劃提供參考。有關(guān)部門通過對(duì)獻(xiàn)血檔案數(shù)據(jù)的檢索、統(tǒng)計(jì)和分析，了解了獻(xiàn)血者供血，供血面積數(shù)據(jù)，合理制定了獻(xiàn)血計(jì)劃和措施，更好地實(shí)施了獻(xiàn)血工作。第三是為血液工業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供決策依據(jù)。檔案數(shù)據(jù)的完全保存有利于獻(xiàn)血者的保留和募集。通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究，為建立低危獻(xiàn)血者，稀有血型團(tuán)隊(duì)，自愿收集的血小板團(tuán)隊(duì)和“流動(dòng)血庫”提供了可靠的信息支持。

1.2 良好的檔案管理，有利于無償獻(xiàn)血的推廣和實(shí)施

文件信息的完整性和準(zhǔn)確性對(duì)于廣告、促進(jìn)和實(shí)施無償獻(xiàn)血工作非常重要。首先是提供詳細(xì)數(shù)據(jù)，以評(píng)估無償獻(xiàn)血的先進(jìn)模式。自《獻(xiàn)血法》實(shí)施二十年以來，各級(jí)政府每兩年對(duì)先進(jìn)的集體和無償獻(xiàn)血者進(jìn)行表彰。獻(xiàn)血者檔案的完整性和準(zhǔn)確性有助于相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和先進(jìn)模型的認(rèn)可，并且有助于促進(jìn)無償獻(xiàn)血。第二個(gè)是獲得寶貴的血液安全時(shí)間以進(jìn)行臨床搶救。特別是，用于稀有血液類型的急救血液，用于在機(jī)器中收集的血小板的緊急輸血等，可以從及時(shí)存檔的數(shù)據(jù)中顯示和提取第一手獻(xiàn)血者信息，并創(chuàng)建收集的稀有血型和血小板志愿者的數(shù)據(jù)庫在機(jī)器上。第三是為獻(xiàn)血者享有合法權(quán)益提供信息支持。對(duì)雜志文章的分類要求，全部在雜志庫中按照《獻(xiàn)血法》中規(guī)定的免費(fèi)獻(xiàn)血原則，鼓勵(lì)和動(dòng)員公民參加免費(fèi)獻(xiàn)血。采血站檔案記錄了個(gè)體獻(xiàn)血者和集體參加獻(xiàn)血的單位的信息，從而為正確執(zhí)行《獻(xiàn)血法》和保護(hù)獻(xiàn)血者的權(quán)益提供了可靠的保證。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，是做好血站檔案管理工作的關(guān)鍵

規(guī)范基本檔案管理，提高科學(xué)檔案管理水平，為綜合建設(shè)血站，采供血工作提供更好的優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。有效地加強(qiáng)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)能力并加強(qiáng)各級(jí)責(zé)任是進(jìn)一步做好血液站檔案管理工作的關(guān)鍵。做好文件管理的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)能力。重要的工作站工作議程應(yīng)包括血細(xì)胞檔案管理，應(yīng)建立健全有效的血檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并圍繞檔案的完整性、準(zhǔn)確性、資格、安全性、保密性和便利使用制定各種規(guī)章制度。做到人人有崗位、事事有人管；項(xiàng)項(xiàng)有章程、件件有要求，以確保所有環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3 科技興檔，創(chuàng)新舉措，是做好血站檔案管理工作的保證

隨著人類進(jìn)入信息時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字環(huán)境對(duì)于社會(huì)發(fā)展變得越來越重要。血站文件信息管理還從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中導(dǎo)入了數(shù)字系統(tǒng)信息。電子文件和電子文檔作為數(shù)字檔案館的重要信息，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了文件的生成、處理、傳輸、分類、存儲(chǔ)和使用的一體化。因此，定位高點(diǎn)，設(shè)定創(chuàng)建目標(biāo)，完善軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和管理手段的不斷創(chuàng)新，是做好血站檔案管理工作的重要保證。

3.1 管理規(guī)范化，為檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

狠抓輸血醫(yī)學(xué)檔案質(zhì)量管理，制定《輸血醫(yī)學(xué)檔案質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)》，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效途徑。將檔案管理納入血站ISO9001全面質(zhì)量管理體系和ISO15189認(rèn)證體系，制定操作規(guī)程嚴(yán)格把關(guān)?？萍嘉募牧系臍w檔要嚴(yán)把五關(guān)：即組織通過、科室審查、甄評(píng)、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案室檢查驗(yàn)收，為輸血醫(yī)學(xué)檔案工作順利開展打好基礎(chǔ)。狠抓檔案室規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，按要求達(dá)到防曬、防塵、防光、防蛀、防盜、防霉變的規(guī)定。同時(shí)要購置檔案柜、消毒柜、防磁柜、新型裁紙刀、裝訂機(jī)、微機(jī)、激光彩色打印機(jī)、碎紙機(jī)、除濕機(jī)、照相機(jī)、掃描 儀等現(xiàn)代化設(shè)備，以適應(yīng)科技文檔需求。

3.2 文檔一體化，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接

從傳統(tǒng)意義上講，文件處理工作和檔案管理工作過去是兩個(gè)職能部門的事，分開運(yùn)行，會(huì)出現(xiàn)文書收集不全、檔案缺失、利用不利等情況。文檔集成從文檔處理和存檔管理的連續(xù)性和完整性開始，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從生成到存檔的整個(gè)文檔生成過程受到控制，以實(shí)現(xiàn)文檔處理，從而克服了傳統(tǒng)存檔管理的缺點(diǎn)。與文件處理工作無縫鏈接以實(shí)現(xiàn)管理和使用集成，從而改善文件質(zhì)量管理。

3.3 辦公自動(dòng)化，為檔案管理工作插上騰飛翅膀

加快血站檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，以科技興檔為龍頭，以創(chuàng)建省五星級(jí)檔案管理達(dá)標(biāo)單位為引領(lǐng)，以二個(gè)評(píng)審為契機(jī)，通過辦公自動(dòng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)血站檔案管理質(zhì)的飛躍。血站文件和檔案信息的管理覆蓋了諸如血源、成分、待檢、檢驗(yàn)、成品庫、發(fā)血室、辦公室等各個(gè)不同的職能部門。通過建立完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理完成日常事務(wù)，把全站各科室、部門的文檔按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一分類、設(shè)置、整理、歸檔，形成一個(gè)有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和資源共享，提高工作效率。通過辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)文檔的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和信息化，使血站檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

總之，做好檔案管理工作，永無止境，功在千秋，利在當(dāng)代。隨著目前社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，血站的管理也有著更高的要求，必須與企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展相結(jié)合，在很大程度上推動(dòng)血站的建設(shè)，促進(jìn)血液事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。