淺議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理

高 寧

（河北廣播電視臺(tái)器材購置服務(wù)中心，河北 石家莊 050031）

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，行政機(jī)關(guān)檔案規(guī)模與數(shù)量不斷擴(kuò)大，類型繁雜，對(duì)管理效率和質(zhì)量都提出較高標(biāo)準(zhǔn)。依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，行政機(jī)關(guān)檔案管理獲取全新發(fā)展手段，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，依托先進(jìn)的管理方式，切實(shí)提高管理效率，為檔案查詢與使用奠定基礎(chǔ)。因此，要以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為背景，對(duì)行政機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行全面探討，尋求切實(shí)可行的發(fā)展之路。

1 網(wǎng)絡(luò)化對(duì)行政機(jī)關(guān)檔案管理產(chǎn)生的影響

1）突破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，網(wǎng)絡(luò)管理與利用效率顯著提升。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景之下，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理強(qiáng)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)化與改變，強(qiáng)調(diào)以檔案服務(wù)為核心，依托網(wǎng)絡(luò)化分類、加工和整理，達(dá)到對(duì)網(wǎng)絡(luò)的高度整合與提取，提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，查詢難度較大，效率不高，一旦需要進(jìn)行調(diào)整，面臨復(fù)雜的流程。網(wǎng)絡(luò)化支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)模式的有效改善，彌補(bǔ)不足之處，在方便檔案網(wǎng)絡(luò)保存的同時(shí)，為修改提供便利，提升檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的速度。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持網(wǎng)絡(luò)高效傳遞，檔案利用效率顯著提升，管理成本大幅降低。

2）與行政機(jī)關(guān)檔案管理工作相契合，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加速。在當(dāng)前行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，主要手段仍為手工的形式，需要面對(duì)較大工作量，工作效率不高。即使部分機(jī)關(guān)檔案管理工作中引入了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但只是停留在基本的網(wǎng)絡(luò)輸入進(jìn)系統(tǒng)中，尤其是查詢與搜索建設(shè)緩慢，整體檔案網(wǎng)絡(luò)化水平不高。在新時(shí)期，行政機(jī)關(guān)重視推廣無紙化辦公，為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)創(chuàng)造條件，加快其檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

3）與時(shí)代同步，網(wǎng)絡(luò)化管理模式保持較強(qiáng)的先進(jìn)性。在人工檔案管理之下，管理流程復(fù)雜而繁瑣，使得機(jī)關(guān)檔案管理工作凸顯局限性。另外，在檔案網(wǎng)絡(luò)查詢使用中，也借助人工方式實(shí)施，管理成本顯著提升，降低網(wǎng)絡(luò)共享性，無法保證檔案管理與利用服務(wù)發(fā)展同步。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求以及網(wǎng)絡(luò)化的普及，行政機(jī)關(guān)需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行積極地探究，不斷進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，引進(jìn)先進(jìn)管理技能，滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求，從真正意義上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

2 提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的對(duì)策措施

1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案管理的制度建設(shè)。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)大眾的法制意識(shí)及檔案安全意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，對(duì)于檔案的管理與應(yīng)用觀念正在不斷強(qiáng)化，機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門更應(yīng)如此。對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，檔案管理制度的完善，是保證檔案管理水平提升的重要前提條件。為了做好管理工作，必須要嚴(yán)格遵照檔案管理相關(guān)法規(guī)當(dāng)中的要求，完善管理規(guī)章、更新管理理念、提升檔案管理宣傳的力度，優(yōu)化組織體系，增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)人員保障。首先，必須要結(jié)合檔案管理工作崗位的職能要求去針對(duì)性建立人員隊(duì)伍，要嚴(yán)禁一人兼任多職的問題出現(xiàn)。其次，對(duì)于檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用等一系列制度規(guī)范，必須要在保證嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那疤嵯侣鋵?shí)到位，要最大限度剔除管理規(guī)章當(dāng)中的漏洞，明確檔案工作流程，確認(rèn)檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護(hù)、分類等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并且將規(guī)章結(jié)合獎(jiǎng)懲，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，體現(xiàn)約束力。最后，要革新管理技術(shù)，要利用先進(jìn)的管理平臺(tái)，提升檔案管理的效率，保證檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平得到提升。

2）加快行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，首要在是構(gòu)建與自身發(fā)展相符合的檔案網(wǎng)站，保證具有單位特色，實(shí)效性較強(qiáng)，便于提供更加有效的檔案服務(wù)。基于專業(yè)化的網(wǎng)站，能夠?yàn)闄n案使用提供便利，借助網(wǎng)站搜索、查詢等功能，在最短時(shí)間內(nèi)找到所需檔案網(wǎng)絡(luò)，突破時(shí)空限制，提升工作效率與檔案管理的利用率。依托檔案網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站，便捷性與高效性增強(qiáng)，避免人工方式的復(fù)雜流程以及資源浪費(fèi)。網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站逐步實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)手工操作的替代，代表了行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化改革的發(fā)展方向。在網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)站建設(shè)中，要積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，加快機(jī)構(gòu)建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理體系與行政機(jī)構(gòu)管理體系的融合，保證整體上與行政機(jī)構(gòu)發(fā)展中戰(zhàn)略的一致性，切實(shí)提升檔案網(wǎng)絡(luò)共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。另外，鑒于網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的不斷深入，檔案網(wǎng)絡(luò)資源的數(shù)字化建設(shè)成為重點(diǎn)，強(qiáng)化對(duì)檔案原件的保護(hù)。數(shù)字化建設(shè)需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對(duì)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對(duì)不斷更新的數(shù)據(jù)要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)整合，在整理和分析中提出網(wǎng)絡(luò)的重點(diǎn)內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得行政機(jī)關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。

3）保證檔案管理制度的一致性。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，檔案網(wǎng)絡(luò)的管理與維護(hù)是一項(xiàng)十分龐大的系統(tǒng)工程。因?yàn)楦魇礁鳂拥臋n案資源通過網(wǎng)絡(luò)來連接，所以存在一定的邏輯關(guān)系。在輸入時(shí)，該邏輯管理將在數(shù)據(jù)庫之間和數(shù)據(jù)運(yùn)行程序運(yùn)行之間傳遞網(wǎng)絡(luò)，并且可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔管理，這一定會(huì)與整個(gè)系統(tǒng)存在相關(guān)性。因此對(duì)檔案管理的相關(guān)人員提出來高要求與高標(biāo)準(zhǔn)。這些人不單單需要深諳數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)之間的與或關(guān)系，還要能及時(shí)檢查與維護(hù)使用時(shí)發(fā)生的事故，以致最大限度地減少對(duì)數(shù)據(jù)庫的破壞。

4）確保電子檔案長期有效運(yùn)行。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下，存檔網(wǎng)絡(luò)要以通用的形式進(jìn)行，只有這樣才會(huì)使得目前的存檔網(wǎng)絡(luò)才會(huì)與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和軟件進(jìn)行兼容。保存文件網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)以與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)兼容的模式保存其格式，以便易于閱讀與使用。一旦操作系統(tǒng)處于更新期內(nèi)，則需要及時(shí)更新檔案支持軟件，以使兼容性長時(shí)間在動(dòng)態(tài)的過程中，以此確保檔案網(wǎng)絡(luò)的完整，真實(shí)與一致。

5）確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全。網(wǎng)絡(luò)模式下的文件管理面臨更加嚴(yán)峻而又復(fù)雜的問題。檔案的管理，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行時(shí)的安全性，通常是網(wǎng)絡(luò)的軟件體系與硬件體系對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效設(shè)計(jì)，可使得管理檔案能游刃有余，可在正常的操作下有效運(yùn)行實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的功能。在檔案管理的實(shí)際運(yùn)作中，十分有必要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制的完善，及時(shí)的清除計(jì)算機(jī)的病毒與潛在危險(xiǎn)，嚴(yán)格進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限的設(shè)定。

3 結(jié)束語

綜上，對(duì)于行政機(jī)關(guān)檔案管理工作，行政機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要長時(shí)間的嘗試和探索需要以網(wǎng)絡(luò)化為背景，加快網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，維護(hù)其自身的長期性和系統(tǒng)性，以實(shí)踐為基礎(chǔ)，善于積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，認(rèn)真做好每一環(huán)節(jié)的工作，穩(wěn)抓穩(wěn)打推動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的順利開展，以期提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展與建設(shè)。先進(jìn)的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需求，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，尋求突破，推動(dòng)行政機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的有序推進(jìn)。