淺議行政檔案管理的問題與對策

張曉霞

（山東省淄博市第七人民醫(yī)院，山東 淄博 255000）

我們所認(rèn)識檔案管理工作內(nèi)容具體來講就是對于各種原始檔案及信息的統(tǒng)籌管理，分類規(guī)劃的過程。檔案管理在行政單位中屬于相當(dāng)重要的內(nèi)容，是保障行政單位得以穩(wěn)定運行，為社會服務(wù)的重要條件。檔案管理工作于行政單位而言，能夠幫助單位的人才選拔和培養(yǎng)，為行政單位帶來高效的工作效率和提升發(fā)展水平。不僅如此，行政管理工作的長遠(yuǎn)影響還包括對社會主義建設(shè)的影響?？梢姡訌娕c優(yōu)化檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。

1 行政檔案管理的現(xiàn)狀

1）行政管理人員還沒有足夠重視檔案管理工作的意識，工作人員對于當(dāng)前的檔案信息管理工作并沒有看到檔案信息能夠為行政單位帶來的經(jīng)濟收益與社會收益。這是工作人員意識缺乏，專業(yè)度不高所導(dǎo)致的，也是行政單位最為迫切解決為問題。這間接導(dǎo)致了檔案信息管理工作的環(huán)境得不到改善，資金支持多年不增加甚至減少，有的行政單位甚至將檔案管理工作閑置，僅安排一部分人員兼職檔案信息的管理。由于這種情況，導(dǎo)致在整個行政單位中，檔案管理人員最不受重視，檔案管理工作人員的薪資待遇較其他部門員工較低，無法享受到和其他部門員工相同的待遇，這種情況造成行政檔案管理人員難以從工作中找到自己的人生價值，從而對檔案管理工作失去了熱情和積極性，長此以往會造成行政檔案管理工作發(fā)展緩慢，長期滯后，難以適應(yīng)現(xiàn)代化社會快速發(fā)展的趨勢和要求。

2）內(nèi)容鑒定上把關(guān)不嚴(yán)行政檔案材料內(nèi)容的真實性會對人事工作帶來嚴(yán)重的影響。一旦材料的內(nèi)容失真，會對社會發(fā)展產(chǎn)生很多不良的影響。就目前的行政檔案管理工作來看，由于一些單位的人事部門工作者在進(jìn)行材料審查時，存在疏忽或直接忽略的現(xiàn)象，從而使得人事檔案的材料內(nèi)容如出一轍，并且一些不真實的材料也順勢進(jìn)入個人檔案之中，這種肆意更改個人信息的做法嚴(yán)重影響了正常的社會秩序，對于單位的正常運轉(zhuǎn)具有極大的負(fù)面影響。比較重要的內(nèi)容比如對于工齡的認(rèn)定，退休時間的核準(zhǔn)乃至工資晉升記錄，福利發(fā)放等記錄相當(dāng)重要。不僅如此，有的行政單位甚至出現(xiàn)了重歷史輕現(xiàn)實的管理工作傾向，也就是行政檔案的信息處理偏向于保護(hù)個人的政治信息，政審材料，社會關(guān)系以及組織鑒定等信息，對能夠真實反映個人對社會或單位的貢獻(xiàn)、科研學(xué)術(shù)成果以及個人業(yè)績等方面的材料缺乏足夠的重視，從而造成行政檔案并不能真實準(zhǔn)確的反映個人信息，無法為用人單位提供有說服力的證明材料，因此在一定程度上嚴(yán)重抑制了行政檔案的使用效率。

3）檔案室設(shè)備較為落后許多行政單位都配備有專門的檔案室，但是相關(guān)的檔案設(shè)備比較落后，無法與標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理設(shè)備相提并論。甚至一些單位的檔案管理設(shè)備相當(dāng)陳舊，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求。與此同時，檔案柜樣式不統(tǒng)一，顯得較為凌亂。并且檔案管理機制不健全，無法為檔案管理工作提供有力的保障，容易造成檔案資料受損。

4）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平普遍不高。表現(xiàn)在檔案管理人員往往是由低學(xué)歷以及兼職人員任職的，他們沒有足夠的檔案管理意識和知識水平，也就難以勝任檔案的文件整理，歸檔，保管等內(nèi)容，至少無法高效率地完成工作，常常出現(xiàn)一些檔案移交不及時的問題。這些兼職人員有的甚至從接觸工作內(nèi)容開始才學(xué)習(xí)如何去管理檔案信息，其中就很容易出現(xiàn)工作疏忽，檔案管理工作不能如期進(jìn)行和完成，這是比較嚴(yán)重的后果。

2 加強檔案管理的對策

1）加強內(nèi)部檔案管理制度建設(shè)。制度建設(shè)是引導(dǎo)和制約檔案管理人員，還有領(lǐng)導(dǎo)者做好本職工作的重要舉措，因此在檔案管理制度的建立完善方面要下不少功夫。第一就是要遵循科學(xué)性原則，檔案管理制度要更加科學(xué)，才能幫助檔案管理人員更高效的完成工作，減少不必要的步驟。要求各單位結(jié)合自身的具體情況，借鑒其他單位的優(yōu)秀制度，完成制度的規(guī)劃建設(shè)。第二，檔案管理制度的建設(shè)要遵循簡明適用原則。不能讓制度對工作沒有產(chǎn)生實際的指導(dǎo)作用，否則就會成為形式主義，要保證制度的可行性。第三，制度要具備雙向約束性。具體來說就是指檔案制度要能對員工的工作起到一定的束縛作用，并對單位領(lǐng)導(dǎo)存在一定的制約作用，通過這樣的方式構(gòu)建一個相對公平的內(nèi)部管理環(huán)境。同時，要提高員工對待檔案管理的認(rèn)真態(tài)度，形成嚴(yán)肅的工作氛圍，這個可以通過建立相關(guān)的獎懲制度實現(xiàn)。通過獎懲標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的自覺性和積極性也就會被提高。

2）檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平有待提升。高效檔案管理工作的完成就離不開一支專業(yè)的隊伍的參與，因此要求行政檔案管理人員在專業(yè)水平，政治思想方面都要達(dá)標(biāo)，以此保證檔案管理人員能夠嚴(yán)守檔案信息，堅持制度約束。對于檔案信息的收集，歸檔具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的操作能力。最后能夠建立健全檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)體系，各行政單位根據(jù)本單位的實際需求對管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高工作效率，從長遠(yuǎn)來說有助于行政單位的經(jīng)濟效益發(fā)展。

3）強化領(lǐng)導(dǎo)重視程度，將檔案管理提上工作日程隨著現(xiàn)代社會的信息化高速發(fā)展，檔案管理工作的方式和手段必須要堅持與時俱進(jìn)，要不斷進(jìn)行革新。首先，科技水平是非常重要的一點，檔案管理工作的科技水平將直接決定檔案信息的安全系數(shù)和工作效率，因此行政單位有必要深入學(xué)習(xí)攻克技術(shù)難題，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)。其次就是各行政單位有必要根據(jù)實際發(fā)展需求，開發(fā)和選擇恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件，不能盲目的復(fù)制其他單位的軟件，盡量采取電子文件的形式將所有的檔案資料歸檔，方便后續(xù)的查詢，使用，減少紙質(zhì)檔案的使用，妥善處理紙質(zhì)檔案，避免其變質(zhì)腐爛，如此一步步提升行政單位的電子政務(wù)水平和檔案管理工作的信息化水平。

4）就是資金方面，行政單位要適當(dāng)?shù)脑黾訉τ跈n案信息管理的資金同日，用于完善基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境，保證檔案信息的及時信息化和設(shè)備更新和工作人員適宜的工作環(huán)境。并且安裝基礎(chǔ)的安全監(jiān)控設(shè)備，保證檔案的安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前行政檔案管理工作中存在的問題較多，要加大完善力度，不斷促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、法治化和規(guī)范化建設(shè)，有效地提高檔案管理的效率和水平，從而提高單位工作的質(zhì)量，促進(jìn)行政單位對社會作出更大的貢獻(xiàn)。