行政單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

王安卿

（博興縣人力資源和社會保障局，山東 濱州 256600）

科技的發(fā)展為提高行政單位人力資源檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供了創(chuàng)新路徑，是提升行政單位人力資源檔案管理水平的重要手段。從整體來看，當(dāng)前在行政單位人力資源檔案管理中仍舊普遍存在一些問題，制約管理水平的提升。因此，就相關(guān)問題進(jìn)行深入探討，并采取科學(xué)有效的措施，對于促使行政單位人力資源檔案管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，為行政單位適應(yīng)時代發(fā)展要求提供重要途徑具有重要意義。

1 人力資源檔案管理的重要意義

1）記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案收存工作人員的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，記錄工作人員個人成長、思想發(fā)展的歷史。能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容。它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的原始記錄憑證，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。2）人的檔案最重要。人事檔案非常全面和詳細(xì)地記錄了個人的經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和發(fā)展過程，通過人事檔案個人信息的篩選，解決了人才被埋沒的問題。通過人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長避短、各司其職，最大限度地發(fā)揮人才的作用。在信息化飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變將提高工作效率，助推人力資源管理向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。人事檔案是工作人員個人信息的儲存庫，它概括地反映工作人員的個人全貌。人事檔案為人力資源管理提供人才的可靠的基本情況，是選拔人才和重用人才的重要依據(jù)和保障，是做好人力資源管理的基礎(chǔ)保障。因此，在檔案管理中人的檔案最重要。3）組織認(rèn)可的個人材料。以人事檔案為基本參考，對員工進(jìn)行工作上的安排，保證員工能夠各盡其職，發(fā)揮員工所長，避免因信息與數(shù)據(jù)的缺失，致使員工的才能得不到有效地發(fā)揮，造成企業(yè)人才流失的嚴(yán)重問題。對人事檔案進(jìn)行分析整理，是了解員工過往工作經(jīng)驗(yàn)與工作表現(xiàn)的有效途徑，同時能對員工的能力做出一個大致的評估，并簡要分析員工的潛力。人事檔案是人力資源管理工作獲取有效信息與數(shù)據(jù)的重要方法，提高了人力資源管理工作的效率，優(yōu)化其基本結(jié)構(gòu)。從這個角度來說，提高人事檔案管理工作的水平，是發(fā)揮人力管理資源優(yōu)勢的基本方法。一個檔案袋就是一個人一生或一個階段集中的實(shí)況資料。

2 行政單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案管理人力資源開發(fā)使用不合理。檔案管理人力資源的開發(fā)和使用沒有達(dá)到最優(yōu)效果也是當(dāng)下階段行政部門檔案管理的一個重要問題。人力資源開發(fā)不合理主要表現(xiàn)為兩個方面：首先是上文提到的招聘環(huán)節(jié)。行政單位從事檔案管理的人才招聘主要由內(nèi)部和外部這兩種方式，在內(nèi)部聘請過程中，同事關(guān)系、朋友關(guān)系這些因素對招聘的影響非常大。在進(jìn)行內(nèi)部招聘時，如果應(yīng)聘者和招聘者的關(guān)系比較好，那么就可能會對應(yīng)聘者打開綠色通道；反之，如果應(yīng)聘者和招聘者二者之間平時所處的關(guān)系并不融洽，招聘者便有可能提出一些苛刻條件以阻擋應(yīng)聘者進(jìn)入檔案管理工作部門。其次是培訓(xùn)環(huán)節(jié)。行政單位在培訓(xùn)新人方面一般采取的都是以一名老員工帶領(lǐng)一名新員工的一對一的輔導(dǎo)方式，老員工雖然工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富但是其教學(xué)能力是否達(dá)到專業(yè)水準(zhǔn)這一點(diǎn)是未知的，工作能力強(qiáng)但講解能力差的老員工去培訓(xùn)新人所取得的效果，要想達(dá)到預(yù)期是有難度的。2）對人力資源檔案管理工作的重視度不足。行政單位人力資源檔案管理是單位內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作中的重要內(nèi)容，注重日?；⒊Ｒ?guī)性管理。但是，長期以來，行政單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，在管理人員設(shè)置、資金投入、技術(shù)投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業(yè)的人力資源檔案管理人員，管理設(shè)備不能及時更新，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用不足等，導(dǎo)致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進(jìn)行人事調(diào)動，或者是應(yīng)對檢查的時候，才對人力資源檔案進(jìn)行整理利用，因而對單位內(nèi)部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導(dǎo)致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設(shè)不健全。當(dāng)前行政單位面臨新的經(jīng)濟(jì)形勢和市場環(huán)境，其改革發(fā)展已經(jīng)成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護(hù)方面的政策法規(guī)也在不斷完善。這些都要求行政單位結(jié)合新形勢、新環(huán)境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮人力資源對單位發(fā)展的促進(jìn)作用。由于行政單位相關(guān)管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導(dǎo)致其作用難以發(fā)揮，影響行政單位發(fā)展。

3 行政單位人力資源檔案管理的應(yīng)對策略

1）合理開發(fā)檔案管理人力資源。合理開發(fā)檔案管理人力資源同樣也需要落實(shí)到人才招聘和人才培訓(xùn)這兩個方面。首先是人才招聘方面。在內(nèi)部招聘的過程中，行政單位應(yīng)當(dāng)避免單一的招聘模式，同時也要對面試官的權(quán)力作出制約。比如可以規(guī)定：內(nèi)部招聘分兩期進(jìn)行，而在面試官的選擇上要保證有三位面試官且在面試過程中同時出席。關(guān)于應(yīng)聘者的面試結(jié)論也需要三位面試官共同協(xié)商決定，采取少數(shù)服從多數(shù)的原則。通過這種方式盡可能保證內(nèi)部招聘環(huán)節(jié)的公平性和公正性。除此之外，每一次內(nèi)部面試結(jié)束后，面試官都要根據(jù)實(shí)際的面試情況寫一份面試報告，在報告中詳細(xì)闡明求職者之所以被錄取或被拒絕的原因。通過這一系列的操作保障行政單位檔案管理人才吸收的合理性。而在外部人才招聘方面，行政單位可以直接聘請那些在企業(yè)內(nèi)從事多年檔案管理工作的有經(jīng)驗(yàn)的人才，這也有利于為部門注入新的活力。其次是培訓(xùn)方面。行政單位對檔案管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)注意完善整個培訓(xùn)流程并實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)流程的科學(xué)化和正規(guī)化。2）提升行政單位對人力資源檔案管理的重視。首先，行政單位管理層需要正確認(rèn)識人力資源檔案管理的重要性，加強(qiáng)對人力資源檔案管理人員的培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員思想意識的提升。單位通過組織管理人員進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)，或者通過專家講座的方式加強(qiáng)管理人員交流溝通，從而提高其檔案學(xué)習(xí)及管理意識，正確使用檔案資源，促進(jìn)人力資源檔案管理工作的有效性。其次，加強(qiáng)對人力資源檔案管理工作的資金投入，為檔案管理工作建設(shè)與發(fā)展提供充足的資金支持。最后，加強(qiáng)對人力資源檔案管理部門技術(shù)及基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，加強(qiáng)對先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用提供保障。例如，重視引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平，加快對計算機(jī)、掃描儀、監(jiān)控設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，保障檔案信息化管理工作的順利開展，提高人力資源檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，行政單位越來越重視人力資源檔案管理。行政單位管理者要理性分析這當(dāng)中的利與弊，雖然創(chuàng)新了人力資源檔案管理模式，大大提高了工作人員的效率，但隨之而來的信息安全問題也日益突出。行政單位在改進(jìn)檔案管理工作的同時，也要有一系列積極的舉措來加強(qiáng)信息安全建設(shè)。